淺談如何做好企業(yè)文書檔案工作

鄭莉 河南航天精工制造有限公司

何為檔案，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，而文書檔案又對于公司的正常運行有著非常重要的作用。為了使企業(yè)的發(fā)展能夠滿足當今時代消費者的多樣化需求，同時保證企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)的文書工作人員務必要不斷豐富自己的理論知識，同時也要在平日的工作之中不斷積累經(jīng)驗，只有這樣才能夠使企業(yè)的文書檔案管理工作質(zhì)量得到實質(zhì)性的提升。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理不規(guī)范

如果想要讓文書檔案工作順利開展，那么相關的工作人員首先就要具備最為強烈的文書檔案管理意識，只有這樣他們才能夠重視文書檔案工作。如果工作人員自身都沒有強烈的工作意識，那么他們自然而然就不會重視文書檔案工作。而通過對當前我國企業(yè)文書檔案工作的調(diào)查研究來看，我們可以發(fā)現(xiàn)其中仍然存在著許多明顯的不足之處。文書管理不夠規(guī)范是非常明顯的一個缺陷，當前的文書管理制度仍然存在著許多管理漏洞，而這些漏洞難免就會導致工作人員在工作之中頻頻發(fā)生失誤。比如說相關負責人對文書檔案工作人員的工作任務分配不夠明確，這樣一來在發(fā)生工作失誤的時候就可以在最短的時間內(nèi)準確找到發(fā)生失誤的工作人員，從而就可以有效的避免工作人員之間相互推卸責任。除此之外，“文檔丟失”或者是“歸檔不及時”等問題都會為文檔管理工作的順利開展造成非常大的阻礙，所以說完善文書檔案的管理規(guī)范是非常必要的。

（二）文書與檔案工作銜接不到位

顧名思義，“文書檔案工作”是由“文書”以及“檔案”這兩個部分組成的，這兩者之間是密不可分的，兩者之間有著非常密切的聯(lián)系，因此在文書檔案的整個工作過程中不僅僅需要經(jīng)驗豐富且有能力的文書人員，同時也需要工作能力強的檔案人員，只有把這兩部分的工作進行有效的銜接才能夠使整體的工作質(zhì)量得到實質(zhì)性的提升。但其實在實際的文書檔案工作之中，文書人員或者檔案人員并不能夠把這兩部分工作進行有效的銜接，文書人員可能對檔案管理工作的重視程度不高，而檔案管理人員對文書工作的重視力度也普遍較低，這樣的現(xiàn)實性狀況難免就會造成工作不能進行順利的交接，從而對文書檔案工作的整體質(zhì)量造成惡劣影響。

（三）管理人員責任心相對較低

文書檔案工作的順利開展離不開工作人員強烈的責任心，如果工作人員不具備最基本的責任心，那么他們必定不會以認真負責的態(tài)度去對待自己的工作。對于那些重要的紅頭文件來說，他們可能會非常重視這些文件的管理；而對于那些沒有編號的文件或者是一般性文件來說，他們可能就會對這類文件的管理不予重視，這種現(xiàn)象就必定會導致工作失誤。除此之外，如果員工不能夠以極其負責任的態(tài)度來對相關的文書文件進行記錄整理，那么這樣就會導致文件的真實性不能夠得到保證，而文件檔案的失真不僅僅不會讓文件檔案管理工作發(fā)揮應有的效果，而且還會浪費時間、做無用功，這樣一來自然而然就會為文書檔案管理工作的正常開展造成相當大的阻礙。

二、加強文書檔案管理工作的措施

（一）爭取領導重視

如果想要讓文書檔案管理工作在企業(yè)的整體發(fā)展中發(fā)揮著最大的作用，那么必須要讓部門領導對這項工作重視起來。那么員工應該如何做才能夠讓企業(yè)領導對文書檔案管理工作重視起來呢？這就需要相關的管理人員不斷提高自身工作能力，并且還要具備不怕吃苦、熱愛本職工作的優(yōu)點，爭取盡自己最大的努力來為公司的發(fā)展提供些許助力。另外，相關的檔案管理人員還應該在公司內(nèi)部宣傳檔案管理工作的重要性，同時還必須定期的把相關的工作進度報告給上級領導，讓檔案信息能夠企業(yè)工作中發(fā)揮功效，這樣領導才能夠逐漸意識到檔案管理工作的重要性，從而為文書檔案管理工作的順利開展掃清一切障礙。

（二）加強檔案制度建設

我們在做每一件事情的時候都需要遵循一定的制度規(guī)則，因為有了規(guī)則的約束，人們才會時時刻刻注意自己的言行舉止。這就如同國家完善的法律法規(guī)才保證了社會的正常秩序，從而人們才不會為了自我利益而去損害國家的利益或者是他人的利益；公司的健全制度才能夠使公司得以順利運轉(zhuǎn)，這樣廣大員工才會以極其認真負責任的來對待自己的每一項工作任務，因此相關的文書檔案負責人員一定要對檔案的規(guī)章制度進行優(yōu)化改善，只有這樣才能夠及時的發(fā)現(xiàn)制度中存在的不足之處，從而使企業(yè)檔案管理工作的整體質(zhì)量得到實質(zhì)性的提升。除此之外，還可以在檔案管理制度之中合理的融入“獎懲措施”，針對員工們平日里的工作表現(xiàn)來給予員工們一定的獎勵或者施行相應的懲罰，這種方式可以充分的調(diào)動管理人員的工作積極性。對于那些平日里表現(xiàn)較好且基本不犯錯的管理人員來說，可以對他們進行口頭表揚或者是漲工資以及升職這樣的實質(zhì)性獎勵；而對于那些平日里工作表現(xiàn)不佳、工作態(tài)度不端正且工作中頻頻發(fā)生失誤的員工來說，可以對他們進行口頭批評或者是扣工資以及降職之類的實質(zhì)性的懲罰，嚴重的話還可以對他們施行“辭退”這樣的懲罰。

（三）重視文書檔案資料的收集

檔案的收集工作在文書檔案管理工作中扮演著非常重要的角色，所以說相關的檔案管理人員務必要對檔案資料的收集工作引起重視，爭取在最大程度上增大檔案資料的收集范圍，不僅僅要及時收集一些國家大型事件以及政府重大會議的信息，而且也不能夠忽略對重大科研結(jié)果信息的收集，只有這樣才能夠保證檔案資料信息的豐富性。另外，擴大資料信息的收集渠道也是豐富檔案資料的一個重要渠道，這就需要檔案管理人員在公司內(nèi)部具備足夠好的人脈，這樣他們才能夠和各個部門的工作人員都建立起來比較好的關系，從而他們就可以在比較短的時間內(nèi)快速準確的收集到各個階段的公司發(fā)展信息，從而也就在一定程度上為管理人員資料收集工作的順利開展掃除了障礙。

（四）創(chuàng)新文書檔案管理工作

時代的快速發(fā)展使各行各業(yè)都發(fā)生了相當大的改變，而文書檔案管理工作當然也應該順應著時代的改變而做出一定的創(chuàng)新，因為傳統(tǒng)的管理模式也不再適用于新時代的文書檔案管理工作。而傳統(tǒng)管理模式之中也存在著許多不足之處，比如說日益增加的文件和檔案為管理工作的順利開展造成了很大的困難，而這種狀況一方面使工作效率遭受到大大的降低，另一方面也嚴重影響了資料收集的準確性，而積極利用現(xiàn)代化技術(shù)則是一種非常有效的工作方式。傳統(tǒng)的工作方法都是需要工作人員親力親為的，這種方式只會造成人力和財力的大量浪費，不利于提高工作效率。所以說相關的管理人員在工作的時候一定要合理利用新型科技技術(shù)，因為相比于人工，計算機技術(shù)可以幫助員工快速準確的收集信息并整理檔案，從而可以使管理工作達到事半功倍的效果。

三、結(jié)束語

很多公司負責人覺得檔案管理工作對公司的整體發(fā)展并沒有太大的用處，因此他們并沒有對這項工作過于重視。但事實上他們的這種看法是非常錯誤的，因為檔案管理工作的順利開展可以有效的推動公司的快速發(fā)展，所以說相關的管理人員應該從爭取領導重視、加強制度建設、重視資料收集以及對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新等方式來加強文書檔案管理工作的整體質(zhì)量。