人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用分析

李恩敏 重慶市北碚區(qū)朝陽(yáng)小學(xué)校

人力資源檔案是表現(xiàn)相關(guān)人員學(xué)習(xí)、工作情況的重要依據(jù)，通過人事檔案可以直接的了解到學(xué)校人員的具體情況，因此人事檔案是學(xué)校人力資源部門的重要組成部分，人事檔案的管理也是人力資源部門的重要工作。學(xué)校在人事檔案管理方面如果能夠有效的開發(fā)和利用好學(xué)校的人力資源，可以為學(xué)校的建設(shè)提供重要的人才基礎(chǔ)。如果人事檔案管理沒有與學(xué)校的發(fā)展相適應(yīng)，不能滿足學(xué)校各方面的要求，那么不僅不利于學(xué)校的發(fā)展還會(huì)對(duì)學(xué)校的建設(shè)產(chǎn)生負(fù)面影響，不利于學(xué)?？傮w的發(fā)展與進(jìn)步。由此可以看到人事檔案管理在學(xué)校的資源管理中有著重要作用，學(xué)校必須提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，充分意識(shí)到人力資源管理的重要作用，促進(jìn)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展，為學(xué)校的發(fā)展打牢人才根基。

一、人才檔案管理過程中遇到的問題和解決辦法

（一）人事檔案管理信息化程度薄弱

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得人事檔案管理有了更多的可能，但是由于信息管理模式的落后性，使得人事檔案管理并沒有及時(shí)的與信息技術(shù)相結(jié)合，人事檔案管理模式還是以傳統(tǒng)模式為主，而紙質(zhì)的人事檔案管理模式則有諸多的弊端，例如信息重復(fù)、更新不及時(shí)，甚至丟失遺忘的可能性。不僅影響工作的質(zhì)量，還使人事檔案的應(yīng)用效率大幅下降。所以人事檔案管理部門可以以互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)，將人事檔案信息數(shù)據(jù)化，不僅有利于檔案的保存和檢索，還可以為使用人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[1]。

（二）人事檔案管理制度不完善

完善的人事檔案管理制度，可以為學(xué)校的管理提供更好的服務(wù)，但是近些年來(lái)，在實(shí)際工作中，很多學(xué)校對(duì)人事檔案管理的重視程度不高，并沒有完善的管理制度，所以人事檔案在應(yīng)用過程中會(huì)出現(xiàn)諸多的問題，例如檔案的丟失，作假等。所以想要保證人事檔案的正常使用和保存，學(xué)校必須要建立完整的人事檔案管理制度，在傳統(tǒng)管理制度上進(jìn)行優(yōu)化[2]。

二、人事檔案管理的重要作用

人事檔案作為學(xué)校相關(guān)工作人員信息資料的重要載體，在學(xué)校人力資源管理中發(fā)揮著巨大的作用，它的作用主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面

（一）人事檔案是學(xué)校了解工作人員的重要標(biāo)準(zhǔn)之一

人事檔案忠實(shí)的記錄著一個(gè)人的發(fā)展履歷和個(gè)人能力，通過檔案可以清晰的查到一個(gè)人在某段時(shí)間做了什么重要的事情，以及相關(guān)政治思想和工作能力，他的核心思想就是對(duì)這個(gè)人的描述，以人為主體。這樣可以讓學(xué)校根據(jù)工作崗位需要迅速的查找到自己需要的人才，從而保證知人善用，避免人才的流失，同時(shí)也能夠?yàn)閷W(xué)校的崗位選擇出更恰當(dāng)?shù)娜瞬牛^而讓他們?cè)诤线m的崗位發(fā)揮出優(yōu)秀的才能。人事檔案作為學(xué)校選拔合適人才的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此學(xué)校必須要重視對(duì)于人事檔案的利用程度，加深對(duì)干部的了解挖掘潛力發(fā)揮才能，根據(jù)檔案中記錄的點(diǎn)滴細(xì)節(jié)獎(jiǎng)懲情況，政審材料，黨團(tuán)信息等，讓不同的人才可以在合適的崗位上發(fā)揮自己的才華，做出貢獻(xiàn)[3]。

（二）人事檔案為學(xué)校制度制定提供了參考依據(jù)

學(xué)校的制度制定是需要根據(jù)學(xué)校的相關(guān)發(fā)展實(shí)際和人才能力，而人事檔案恰恰是這些信息的最忠實(shí)記錄者。如果學(xué)校在教學(xué)過程中盲目的制定相關(guān)制度，而沒有遵從實(shí)際，那么勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致制度與現(xiàn)實(shí)的脫節(jié)，從而不僅制度不能發(fā)揮相應(yīng)的作用，還會(huì)導(dǎo)致制度為學(xué)校的發(fā)展起到反作用。制度需要服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展現(xiàn)狀，因此學(xué)校必須充分的了解人事檔案，在人力資源管理的過程中加深對(duì)學(xué)校的了解，從而制定符合社會(huì)發(fā)展實(shí)際的規(guī)章制度來(lái)服務(wù)于學(xué)校。因此學(xué)校在人事資源管理過程中必須重視人事檔案的作用，通過研究分析人事檔案，加深對(duì)學(xué)校工作人員的了解從而能夠制定出符合學(xué)校實(shí)際，能夠?qū)ぷ魅藛T起到切實(shí)約束作用的規(guī)章制度，確保規(guī)章制度落在實(shí)際。

三、以科學(xué)的策略發(fā)展學(xué)校人事檔案管理制度

通過前文敘述，可以很清晰的了解到人事檔案在學(xué)校人力資源管理過程當(dāng)中發(fā)揮著不可或缺的作用，了解學(xué)校人員具體情況最直接的方法就是參考學(xué)校人員的人事檔案，與人事有關(guān)的規(guī)章制度的變化以及制定也依據(jù)于此。從這兩個(gè)方面可以清晰地意識(shí)到，學(xué)校人事檔案管理發(fā)揮的重要作用，有關(guān)于完善學(xué)校人事檔案管理制度有以下具體做法：

（一）對(duì)于學(xué)校人事檔案管理信息化水平的提高

在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，迅速發(fā)展至高水準(zhǔn)且保持持續(xù)不斷發(fā)展的最明顯的影響因素就是信息技術(shù)，對(duì)于學(xué)校人事管理這一與數(shù)據(jù)采集與儲(chǔ)存相關(guān)的工作，自然要加入信息化技術(shù)。運(yùn)用信息化技術(shù)做好學(xué)校人事檔案管理，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)多媒體技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的靠人力統(tǒng)計(jì)，且儲(chǔ)存為紙質(zhì)形式的檔案信息。這樣的方式無(wú)論對(duì)于信息的采集，儲(chǔ)存或是借鑒都能帶來(lái)非常之多的便利。節(jié)省人力物力對(duì)于人事工作過程中工作效率的提高，工作資源的利用效率提高均有巨大幫助。鑒于以上原因，在今后的學(xué)校人事檔案管理過程中，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)多媒體的應(yīng)用程度一定要高度重視。在具體實(shí)例當(dāng)中可以體現(xiàn)為以錄入硬盤的形式儲(chǔ)存學(xué)校人員的檔案信息，便于操作管理的同時(shí)還節(jié)省了紙質(zhì)資源節(jié)約了空間資源。除此之外，對(duì)于學(xué)校人事資源管理范疇內(nèi)的所有人員信息的檢索、查閱、增添、刪減等操作，都變得更加有效?？梢酝ㄟ^信息化手段，將不同類型的工作人員分門別類儲(chǔ)存到不同的文件當(dāng)中，可以在打開硬盤的第一時(shí)間就檢索到自己想要檢索的內(nèi)容。針對(duì)同類甚至某一特定人員的信息，可以按照時(shí)間順序顯示不同批次的測(cè)評(píng)結(jié)果等等資料，進(jìn)行時(shí)間線上的針對(duì)比較，也有利于判斷某一工作人員更適合于就任何種崗位，避免人員才能與崗位設(shè)置之間的矛盾。這些人力檔案管理信息化的手段，無(wú)論對(duì)于學(xué)校還是工作人員，都有很大的益處，對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)人力管理制度信息化可以讓校內(nèi)的各項(xiàng)工作運(yùn)行更加順暢[4]。

（二）多元化人事檔案的建設(shè)

人事檔案可以作為學(xué)校對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)的主要參考依據(jù)，也是人才能力的集中展現(xiàn)的所在，依據(jù)于這樣的現(xiàn)實(shí)情況，對(duì)人事檔案管理的要求就提出了多元化要求，單一的人事檔案資料已經(jīng)不足以滿足現(xiàn)階段各項(xiàng)使用人事檔案進(jìn)行的活動(dòng)的需求。傳統(tǒng)意義上對(duì)于工作人員的檔案的管理包括履歷表、學(xué)歷、學(xué)位、自傳材料、團(tuán)黨信息、科研以及獲獎(jiǎng)情況等多方面的信息進(jìn)行采集儲(chǔ)存。而這樣的人事檔案已經(jīng)不足以滿足現(xiàn)階段企業(yè)對(duì)于就業(yè)人才的多元化要求。采取傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定的人事檔案，已經(jīng)成為企業(yè)選擇時(shí)所提出的基礎(chǔ)要求，所以學(xué)校是否可以最大程度上的保證相關(guān)崗位工作開展順利，關(guān)鍵就在于人事檔案的建設(shè)能否做到多元化。在具體的工作實(shí)踐當(dāng)中，可以體現(xiàn)為，人事檔案中除了學(xué)歷、學(xué)位、團(tuán)黨信息、履歷等基礎(chǔ)相關(guān)情況外的科研著作、論文成果、教學(xué)評(píng)級(jí)、實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn)等等信息。經(jīng)過這樣的多元化人事檔案篩選得來(lái)的優(yōu)秀教師與其他部門工作人員，是兼顧于多個(gè)方面共同發(fā)展，具有較高綜合素質(zhì)的群體。對(duì)于教師教學(xué)能力，以及行政能力等等方面，均有比傳統(tǒng)形式人事檔案更加全面、具體的優(yōu)點(diǎn)。但這些又不僅僅限于教學(xué)能力和學(xué)習(xí)能力，其中包括道德品質(zhì)，職業(yè)素養(yǎng)，責(zé)任感，使命感等等內(nèi)容。這種人事檔案的建立，也可以對(duì)于教師及行政工作的評(píng)估工作產(chǎn)生正面的反饋，因?yàn)槿耸聶n案的變更，會(huì)促進(jìn)工作人員在發(fā)展自身能力時(shí)，視野更加寬闊，發(fā)展更加全面。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于工作人員的綜合能力最直觀的體現(xiàn)就是學(xué)校所建立的人事檔案，可以影響到學(xué)校人力資源的統(tǒng)籌調(diào)配，是人力資源管理過程中不可或缺的重要組成部分。無(wú)論是全面了解學(xué)校干部具體情況，還是制定規(guī)章制度，都要查閱人事檔案。由此可見，人事檔案的重要性。人事檔案管理工作是否成熟，決定了學(xué)校的人力資源利用是否合理。學(xué)校應(yīng)當(dāng)高度重視人事檔案管理工作，積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作的工作理念，最大化程度利用信息化技術(shù)，對(duì)于人事檔案所包含的內(nèi)容盡可能的多元化全面化，為學(xué)校日常工作效率的提高做出努力，對(duì)人事檔案可以更全面的反映教師的綜合素質(zhì)做出努力，讓教師的個(gè)人檔案能夠滿足企事業(yè)的招聘的要求，為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)[5]。