淺談如何設(shè)計內(nèi)部控制

方芳 沈陽雨人商貿(mào)有限公司

近年來，隨著市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，國內(nèi)各行各業(yè)也在不斷成長，企業(yè)管理也受到大家的關(guān)注。當(dāng)今經(jīng)濟條件下的企業(yè)管理不僅僅停留在營運管理層面，而是越來越依賴各種報告，以此評價企業(yè)的績效。管理層必須確保報告的準(zhǔn)確性，同時確保下屬能切實履行管理層的指示。內(nèi)部控制制度能夠保證這些問題得到更為妥善的解決。實施內(nèi)部控制制度的主要目的是完成企業(yè)目標(biāo)，幫助企業(yè)更好的控制風(fēng)險，將企業(yè)風(fēng)險降至可接受水平，提供穩(wěn)定的運營環(huán)境，確保財務(wù)報告的可靠性，保護(hù)公司資產(chǎn)并使公司滿足現(xiàn)行法律法規(guī)的要求。設(shè)計內(nèi)部控制制度，是為了保證企業(yè)達(dá)成目標(biāo)。具體地講，控制活動是制定和實施的一系列政策與程序，旨在為日常運營分派職權(quán)、確立授權(quán)與文件編制制度、保護(hù)公司資產(chǎn)以及實施有效的職責(zé)分離。由董事會負(fù)責(zé)聘任公司管理層，由管理層創(chuàng)建、實施并監(jiān)控公司的內(nèi)部控制活動，目的是提升公司運營效率和效益、確保公司財務(wù)報告的可靠性、保全公司資產(chǎn)，以及保證公司遵守現(xiàn)行法律和法規(guī)。在確立內(nèi)部控制政策和程序時，管理層需要權(quán)衡實施建議的控制舉措成本，以及有意簡化控制政策與程序所可能帶來的風(fēng)險。

在設(shè)計內(nèi)部控制時，最為廣泛接受的模型是“內(nèi)部控制整合框架”。該模型包括以下幾個要素：

1.控制環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境是實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。他一般指一系列的標(biāo)準(zhǔn)、流程和結(jié)構(gòu)。他反應(yīng)組織高層對內(nèi)部控制的重視程度?？刂骗h(huán)境是指組織的管理理念和風(fēng)險偏好、企業(yè)價值觀以及運營環(huán)境。

公司管理層的理念會影響員工的行為，如果管理層對內(nèi)部控制重視，員工也會對內(nèi)部控制重視，并堅信內(nèi)部控制可以實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。反之，如果管理層對內(nèi)部控制不夠重視，員工也會不重視，管理層的控制目標(biāo)將無法實現(xiàn)。

公司的價值觀也是這樣，管理層應(yīng)積極建立誠信機制，建立正直正確的企業(yè)文化，使員工有歸屬感和認(rèn)同感，從而有效的消除或降低員工從事不道德行為的概率。也可以通過樹立榜樣、政策陳述及行為準(zhǔn)則等方式規(guī)范員工的行為。

公司管理層還應(yīng)該建立適合企業(yè)治理機制，報表流程及授權(quán)機制，確保完善流暢的運營環(huán)境。

2.風(fēng)險評估。企業(yè)必須對實行企業(yè)管理目標(biāo)的風(fēng)險進(jìn)行明確和分析，進(jìn)而確定如何規(guī)避或降低該風(fēng)險。風(fēng)險評估的限制條件就是設(shè)定不同水平的企業(yè)目標(biāo)。企業(yè)必須明確特點目標(biāo)，進(jìn)而評估與該目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險。在企業(yè)評估這些風(fēng)險時，需要考慮潛在的舞弊行為。風(fēng)險評估是動態(tài)的，不斷更新的，隨著企業(yè)環(huán)境和條件的變化而不斷變化的。

3.控制活動。是指企業(yè)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險控制在可接受范圍內(nèi)而采取的政策和制定的程序?？刂苹顒迂灤┢髽I(yè)各個業(yè)務(wù)流程的各個階段。企業(yè)應(yīng)制定有助于實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的制度和流程。具體包括以下幾個方面：

（1）權(quán)責(zé)的劃分。企業(yè)經(jīng)營者和工作人員的權(quán)利義務(wù)明確，不越權(quán)進(jìn)行工作。企業(yè)的各個職位的員工要明確其工作范圍及工作內(nèi)容，對每項工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，對每項工作細(xì)分到人，避免工作盲區(qū)，規(guī)范權(quán)限，明確薪資報酬，以此確保公司正常運營。

（2）建立授權(quán)機制。該機制有助于提高工作效率，降低溝通成本，避免工作重復(fù)，規(guī)避重復(fù)和虛假支付，保證公司資產(chǎn)安全，也能確保會計信息的準(zhǔn)確性。

（3）建立檔案機制。公司對各類文件進(jìn)行歸檔保存，文件按一定編碼規(guī)則進(jìn)行歸類保管，包括紙質(zhì)文件和電子文件。采用連號保存的方法，有效避免丟失。

（4）適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離。業(yè)務(wù)的授權(quán)與執(zhí)行相分離，業(yè)務(wù)的記錄與同一業(yè)務(wù)的資產(chǎn)保管相分離。一些重要業(yè)務(wù)應(yīng)直接匯報高層管理人員，而不只是匯報給中層管理人員。這樣有效的預(yù)防和降低舞弊行為。

（5）獨立驗證。即對發(fā)生的業(yè)務(wù)或報表進(jìn)行獨立的審查和稽核，針對個別業(yè)務(wù)進(jìn)行專項審計，履行該活動的可以是內(nèi)部審計部門，也可以說外部審計機構(gòu)。

4.溝通系統(tǒng)的建立。溝通包括內(nèi)部溝通和外部溝通。內(nèi)部溝通是指企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞，該系統(tǒng)可以讓員工準(zhǔn)確的獲得管理層的信息，可以確保業(yè)務(wù)流程的暢通，從而確保工作的順利開展；也可以使管理層獲得一些重要的業(yè)務(wù)信息，從而確保決策的有效性。外部溝通是指獲得企業(yè)外的相關(guān)信息，以及滿足外部相關(guān)者的信息需求。該系統(tǒng)主要目的是及時、準(zhǔn)確的收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效的溝通。

5.建立監(jiān)控機制。定期對內(nèi)部控制制度進(jìn)行監(jiān)控和修訂。監(jiān)控需要通過連續(xù)評價，獨立評價或共同評價等方式評價內(nèi)部控制制度是否發(fā)揮作用，及時的修正內(nèi)部控制的缺陷，并將該缺陷信息傳遞給相關(guān)方，闡明缺陷的風(fēng)險及補救措施。

另外，在設(shè)計內(nèi)部控制制度時，應(yīng)能提供內(nèi)部控制的特征，以保障公司的資產(chǎn)，確保數(shù)據(jù)的可靠性；內(nèi)部控制在設(shè)計時還應(yīng)該保持與組織因素和人員因素一致；制度必須足夠靈活，以適應(yīng)企業(yè)運營及組織結(jié)構(gòu)的變化；在內(nèi)部控制制度可能有助于提高營運效率的前提下，適當(dāng)?shù)目紤]內(nèi)部控制的成本，該制度所帶來的效益必須大于或等于制度的成本。

綜上，內(nèi)部控制制度在設(shè)計時應(yīng)該能有效避免人為犯錯，人為犯錯包括粗心及缺乏相關(guān)知識等，然而，有些錯誤的行為存在故意性，例如員工之間或者員工與外部人員之間共謀和管理層濫用職權(quán)等。無論內(nèi)部控制制度設(shè)計的多么完善，也無法完全防止故意的行為。內(nèi)部控制制度需要根據(jù)運營的變化進(jìn)行及時的調(diào)整，否則就不是有效的內(nèi)部控制。