加強(qiáng)行政單位檔案安全管理的對(duì)策探析

邱松玲

摘要：本文以加強(qiáng)行政單位檔案安全管理的對(duì)策為研究對(duì)象，首先從多個(gè)角度入手，對(duì)行政單位加強(qiáng)檔案安全管理的必要性進(jìn)行了討論分析，隨后探討了行政單位檔案安全管理存在的問(wèn)題，比如檔案工作人員安全管理意識(shí)薄弱、檔案安全管理缺乏資金支持等，最后結(jié)合相應(yīng)問(wèn)題，提出了一些針對(duì)性的檔案安全管理對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：行政單位檔案安全管理問(wèn)題管理對(duì)策

Abstract： In this paper， countermeasures of strengthening the security management in administrative units files is taken as the research object. Firstly， it discusses and analyzes the necessity of strengthening the archives security management of the administrative unit from multiple angles， and then discusses the problems existing in the administrative unit's archives security management. For example， the security management awareness of archives staff is weak， and the security management of archives lacks financial support. Finally， in combination with corresponding problems， some targeted archive security management countermeasures are proposed， hoping to provide a certain reference for related research.

Key Words： Administrative unit; Archivesecurity; Management issues; Management countermeasures

我國(guó)一直以來(lái)都非常重視行政事業(yè)單位的檔案安全管理工作，比如在2014年國(guó)務(wù)院發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中便明確指出：進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)任務(wù)，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體單位檔案工作的基本職責(zé)?；诖?，有必要圍繞當(dāng)下行政單位檔案安全管理現(xiàn)狀，分析其中存在的問(wèn)題，并提出一些檔案安全管理對(duì)策，從而更好地保障行政單位檔案安全管理效果，推動(dòng)單位檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1、行政單位加強(qiáng)檔案安全管理的必要性

首先，檔案管理工作是行政單位一項(xiàng)最為基礎(chǔ)的工作，在提高行政單位工作質(zhì)量與工作效率方面發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用。而在實(shí)際開(kāi)展行政單位檔案管理工作的過(guò)程中，注重加強(qiáng)檔案安全管理，則是推動(dòng)檔案管理工作開(kāi)展的關(guān)鍵所在[1]。尤其是對(duì)國(guó)家行政單位而言，內(nèi)部檔案通常涉及一些國(guó)家機(jī)密信息，一旦在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中出現(xiàn)了檔案損壞、丟失、泄露等問(wèn)題，不僅會(huì)造成嚴(yán)重的工作損失與負(fù)面影響，甚至還會(huì)危及國(guó)家安全。

其次，我國(guó)行政單位本身具備一定的社會(huì)服務(wù)公益屬性，受這一屬性的影響，導(dǎo)致行政單位服務(wù)對(duì)象較為廣泛，由此產(chǎn)生的檔案信息也非常龐大復(fù)雜，在整個(gè)檔案管理過(guò)程中，必然會(huì)面臨更多的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患問(wèn)題。因此為保障行政單位更好地承擔(dān)社會(huì)責(zé)任，為社會(huì)做好服務(wù)，必須要加強(qiáng)檔案安全管理工作，確保相應(yīng)檔案信息得到科學(xué)合理的利用，避免發(fā)生泄漏遺失問(wèn)題。

最后，如今國(guó)際形勢(shì)發(fā)展波云詭譎，市場(chǎng)大環(huán)境也在不斷發(fā)生變化，再加上受信息化技術(shù)飛速發(fā)展的影響，為人們獲取信息帶來(lái)更多便利的同時(shí)，信息泄露問(wèn)題也日益嚴(yán)重。在這一形勢(shì)下，行政單位傳統(tǒng)檔案安全管理工作，已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求。因此行政單位必須要立足信息化時(shí)代，主動(dòng)適應(yīng)新的國(guó)際發(fā)展形勢(shì)與市場(chǎng)大環(huán)境變化，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息安全管理工作，保障檔案信息的完整性與保密性，才能真正發(fā)揮出行政單位社會(huì)服務(wù)價(jià)值。

2、行政單位檔案安全管理存在的問(wèn)題

2.1檔案工作人員安全管理意識(shí)薄弱

當(dāng)前行政單位在實(shí)際開(kāi)展檔案安全管理工作的過(guò)程中，部分檔案工作人員依然缺乏較強(qiáng)的安全保密意識(shí)，針對(duì)檔案信息安全管理工作開(kāi)展積極性不高[2]。比如在信息化時(shí)代下，很多行政單位緊抓時(shí)代發(fā)展帶來(lái)的機(jī)遇，注重推動(dòng)紙質(zhì)檔案向電子化檔案方向轉(zhuǎn)變，但在這一過(guò)程中，需要消耗大量時(shí)間與精力，導(dǎo)致部分檔案工作人員存在消極怠工現(xiàn)象，從而在實(shí)際轉(zhuǎn)換時(shí)，很容易出現(xiàn)工作失誤，導(dǎo)致一些紙質(zhì)檔案信息資料泄露、遺失，從而對(duì)行政單位檔案安全帶來(lái)嚴(yán)重的威脅。

2.2檔案安全管理缺乏資金支持

透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，行政單位檔案管理的本質(zhì)是服務(wù)民生，本身帶有一定的公益屬性，無(wú)法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。而在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，則需要相應(yīng)的軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的支持，再加上進(jìn)行檔案安全管理時(shí)，還需要專門(mén)配置一些安全保護(hù)設(shè)施，比如溫度濕度調(diào)控設(shè)施、監(jiān)控設(shè)施、檔案容災(zāi)備份設(shè)施等，整個(gè)過(guò)程需要消耗大量的資金[2]。但當(dāng)下很多行政單位在資金分配方面，針對(duì)檔案安全管理投入較少，缺乏充足的資金支持，從而導(dǎo)致很多檔案安全管理工作開(kāi)展舉步維艱，難以真正將管理措施落實(shí)到實(shí)際，不利于行政單位整體檔案安全管理質(zhì)量水平提升。

2.3檔案安全管理監(jiān)督不到位

在行政單位檔案安全管理的過(guò)程中，除了要求檔案工作人員具有較強(qiáng)的安全意識(shí)以外，同時(shí)還需要從外部監(jiān)督著手，針對(duì)檔案安全管理工作的落實(shí)，加強(qiáng)監(jiān)督工作。但當(dāng)下在一些行政單位中，針對(duì)檔案安全管理，依然缺乏有效的外部監(jiān)督，相應(yīng)的監(jiān)督措施落實(shí)不到位。此外，針對(duì)當(dāng)下在實(shí)際開(kāi)展檔案安全監(jiān)督管理的過(guò)程中，沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況，做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估，導(dǎo)致在實(shí)際開(kāi)展檔案安全管理工作時(shí)，存在很多安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，最終對(duì)行政單位檔案安全管理工作水平提升帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。

2.4檔案安全管理信息化建設(shè)落后

如今在信息化時(shí)代下，各種先進(jìn)的信息技術(shù)層出不窮，給人們的信息接收帶來(lái)了極大的便利。很多行政單位也抓住機(jī)遇，紛紛引入先進(jìn)信息技術(shù)，加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案向電子化檔案方向轉(zhuǎn)變，有效提高了檔案管理信息化水平[3]。但信息技術(shù)是把雙刃劍，其在有效提高了信息獲取與傳輸效率的同時(shí)，也增大了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。但當(dāng)下部分行政單位在檔案安全管理方面，針對(duì)電子檔案信息安全信息化建設(shè)依然比較薄弱，缺乏對(duì)先進(jìn)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用。致使電子檔案信息一旦遭遇黑客入侵，很容易出現(xiàn)泄露、破壞問(wèn)題，不利于檔案安全整體質(zhì)量水平提升。

3、行政單位檔案安全管理的對(duì)策

3.1增強(qiáng)檔案管理人員安全保密意識(shí)

意識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)。在行政單位實(shí)際開(kāi)展檔案安全管理的過(guò)程中，針對(duì)相關(guān)人員，應(yīng)注重提高其安全保密意識(shí)，從而才能在后續(xù)工作開(kāi)展過(guò)程中，主動(dòng)規(guī)范、約束自己的行為，將相應(yīng)檔案安全管理措施規(guī)范落到實(shí)處。為有效增強(qiáng)檔案管理人員的安全保密意識(shí)，一方面，需要在行政單位內(nèi)部，加強(qiáng)宣傳教育工作，做好檔案信息泄露嚴(yán)重性知識(shí)的普及，讓廣大檔案管理人員認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案安全管理的重要性，從意識(shí)層面提高檔案管理人員的安全保密意識(shí)。另一方面， 還應(yīng)在行政單位內(nèi)部，加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理的培訓(xùn)教育工作，在這一過(guò)程中，除了要注重檔案安全保密知識(shí)的培訓(xùn)，還應(yīng)注重安全管理專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，從而幫助廣大檔案安全人員將安全保密意識(shí)上升到安全保密行為，通過(guò)相關(guān)專業(yè)檔案安全管理技術(shù)的落實(shí)，更好地保障行政單位檔案的完整安全性，提高檔案安全管理質(zhì)量水平。除此之外，行政單位管理者還可以建立問(wèn)責(zé)機(jī)制，進(jìn)一步細(xì)化檔案安全管理職責(zé)，并將相應(yīng)職責(zé)落實(shí)到檔案管理崗位中，促使檔案管理人員真正將檔案安全管理放在心上，進(jìn)一步強(qiáng)化工作人員的檔案安全管理保密意識(shí)。

3.2提供充足的檔案安全管理資金支持

通過(guò)上文敘述能夠認(rèn)識(shí)到，行政單位檔案安全管理工作本身帶有一定公益性質(zhì)，無(wú)法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。而檔案安全管理工作本身開(kāi)展又需要大量的資金支持?；诖耍仨氁哟髮?duì)行政單位檔案安全管理資金的投入，擴(kuò)寬資金投入渠道，才能從根本上保證相應(yīng)的檔案管理改革工作得到切實(shí)有效的落實(shí)[4]。一方面，行政單位在進(jìn)行財(cái)務(wù)資金分配時(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，適當(dāng)向檔案安全管理方面傾斜，劃撥更多的資金，給予相應(yīng)檔案安全管理工作開(kāi)展充足的資金支持。如有必要，還可以針對(duì)檔案安全管理，設(shè)置專項(xiàng)資金，做到?？顚Ｓ茫瑥亩_保檔案安全管理工作開(kāi)展能夠有充足的資金支持。另一方面，行政單位還應(yīng)從外部著手，擴(kuò)大資金籌集渠道。比如，行政單位應(yīng)提高對(duì)檔案安全管理的重視程度，并將其納入日常工作開(kāi)展過(guò)程中來(lái)，同時(shí)結(jié)合實(shí)際，建立可行性較強(qiáng)的檔案建設(shè)項(xiàng)目，并向上級(jí)申請(qǐng)項(xiàng)目建設(shè)資金，從而為檔案安全管理建設(shè)提供充足的資金支持。又如為獲取更多資金支持，行政單位還可以從社會(huì)層面入手，增加資金籌集渠道。比如，對(duì)行政單位而言，自身所管理的檔案與社會(huì)每個(gè)公眾都有著密切的關(guān)系，因此為了更好地保證檔案安全，可加強(qiáng)與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的合作與溝通，借助企業(yè)力量，為自身檔案安全管理工作開(kāi)展提供相應(yīng)的支持，有效減輕行政單位自身安全管理工作開(kāi)展的負(fù)擔(dān)，進(jìn)一步提高檔案安全管理效果。

3.3加強(qiáng)外部檔案安全管理監(jiān)督

在行政單位檔案安全管理過(guò)程中，為確保相應(yīng)的安全管理措施得到切實(shí)有效落實(shí)，單位管理者可專門(mén)選擇一些專業(yè)人員，組成一支檔案安全管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案安全管理開(kāi)展監(jiān)督檢查工作。在這一過(guò)程中，可定期、不定期進(jìn)行文書(shū)檔案或者電子檔案的抽查工作，查看檔案是否完整，是否存在遺失問(wèn)題，是否存在信息泄露安全隱患，及時(shí)發(fā)現(xiàn)相應(yīng)檔案安全隱患問(wèn)題，防微杜漸。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)立足相應(yīng)的檔案管理工作環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案安全管理監(jiān)督工作[5]。比如在檔案借出環(huán)節(jié)，必須要經(jīng)過(guò)相關(guān)監(jiān)督人員的確認(rèn)，才能進(jìn)行檔案借閱。最后，檔案工作人員在完成季度工作后，還應(yīng)向監(jiān)督小組匯報(bào)檔案安全管理工作進(jìn)展以及工作成果，比如相關(guān)檔案保密級(jí)別的調(diào)整等，從而更好地把握檔案安全管理總體情況。除此之外，檔案監(jiān)督小組還應(yīng)結(jié)合監(jiān)督情況信息，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估，明確檔案安全管理重點(diǎn)，為后續(xù)檔案安全管理工作開(kāi)展提供良好指導(dǎo)。

3.4加強(qiáng)檔案安全管理信息化建設(shè)

雖然當(dāng)下行政單位在檔案管理方面非常關(guān)注信息化建設(shè)，但大多將重點(diǎn)放在如何提高事業(yè)單位檔案管理效率與信息化水平上，忽略了在檔案信息化管理下，檔案安全管理工作的開(kāi)展?；诖?，行政單位在實(shí)際開(kāi)展檔案安全管理時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全管理信息化建設(shè)，一方面，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境建設(shè)，做好現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)軟件漏洞的篩查，并及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)，提供整體信息系統(tǒng)的安全防護(hù)能力，有效抵御黑客非法入侵[6]。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)不斷地更新軟件系統(tǒng)的配置，尤其是殺毒軟件病毒庫(kù)配置，從而不斷提高軟件管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。另一方面，還應(yīng)從技術(shù)層面入手，加強(qiáng)檔案信息安全技術(shù)建設(shè)，比如可應(yīng)用先進(jìn)的防火墻技術(shù)，在行政單位內(nèi)外網(wǎng)之間，建立一張隔離屏障，阻擋非法入侵行為。還可以加強(qiáng)訪問(wèn)控制技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)設(shè)置數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限的方法，避免檔案資源從行政單位內(nèi)部泄露，保障單位不同相關(guān)人員能夠在權(quán)限之內(nèi)進(jìn)行檔案的管理。為進(jìn)一步保障檔案信息傳輸安全，還可以應(yīng)用數(shù)字簽名技術(shù)，確保檔案從發(fā)送到接收信息一致，不會(huì)在傳輸途中被截取、修改，更好地保證檔案信息安全。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在行政單位檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，加強(qiáng)檔案安全管理工作開(kāi)展十分重要，這是保障單位檔案完整性、真實(shí)性的基礎(chǔ)，一旦發(fā)生機(jī)密檔案泄露問(wèn)題，將會(huì)造成非常惡劣的影響，甚至影響社會(huì)穩(wěn)定。因此必須要提高對(duì)行政單位檔案安全管理的重視，認(rèn)識(shí)到其中存在的一些問(wèn)題，最后提出一些針對(duì)性措施建議，助推檔案管理工作穩(wěn)定順利開(kāi)展，更好地保證檔案安全。

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