高?；瘜W(xué)品采購與財(cái)務(wù)一體化建設(shè)探究

吳中全， 劉 峰， 付麗娜， 楊 蕊， 陳昌友， 呂 健

（西南大學(xué)a.實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處；b.材料與能源學(xué)院；c.培訓(xùn)學(xué)院，重慶400715）

0 引 言

近年來，隨著國家對科學(xué)研究投入力度的加大，高校科研經(jīng)費(fèi)的總量不斷增加，高校實(shí)驗(yàn)室數(shù)量和實(shí)驗(yàn)室人員數(shù)量不斷增長。由于不同學(xué)科的深度交叉與融合，越來越多的高校實(shí)驗(yàn)室涉及到化學(xué)品的使用，實(shí)驗(yàn)室內(nèi)存儲化學(xué)品的數(shù)量和種類也隨之增多［1-2］。實(shí)驗(yàn)室內(nèi)化學(xué)品尤其是易燃、易爆、劇毒等危險(xiǎn)化學(xué)品的管理工作，關(guān)系到在校師生的身體健康和生命安全，關(guān)系到學(xué)校和社會的安全穩(wěn)定［3-5］。因此，高校實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品的管理是現(xiàn)階段高校實(shí)驗(yàn)室安全管理的重點(diǎn)，是高校全面發(fā)展和推進(jìn)“雙一流”建設(shè)的重要保障。

2013 年，《教育部辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室危險(xiǎn)化學(xué)品安全管理工作的通知》要求，高校要高度重視實(shí)驗(yàn)室危險(xiǎn)化學(xué)品管理工作，嚴(yán)格管理實(shí)驗(yàn)室危險(xiǎn)化學(xué)品。2017 年《教育部辦公廳關(guān)于加強(qiáng)高校教學(xué)實(shí)驗(yàn)室安全工作的通知》要求，高校要加強(qiáng)對實(shí)驗(yàn)室所有危險(xiǎn)化學(xué)品的規(guī)范管理，不斷提高實(shí)驗(yàn)室安全工作的信息化水平，建設(shè)實(shí)驗(yàn)室安全管理信息化系統(tǒng)，促進(jìn)信息技術(shù)與安全工作的深度融合。2019年，《教育部關(guān)于加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)室安全工作的意見》要求，高校要提高認(rèn)識，深刻理解實(shí)驗(yàn)室安全的重要性和復(fù)雜性，并且要求對危險(xiǎn)化學(xué)品全流程全周期管理。根據(jù)以上通知要求，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處設(shè)計(jì)開發(fā)了西南大學(xué)化學(xué)品安全管理平臺。

1 化學(xué)品管理現(xiàn)狀

高校實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品具有體量大、種類多、分布廣、上級監(jiān)管部門多、管理要求變化快等特點(diǎn)。傳統(tǒng)的化學(xué)品購買、使用、回收等工作是通過人工管理的方式進(jìn)行，整個(gè)流程的信息記錄在各種賬冊和統(tǒng)計(jì)表中［6-7］。這種模式下，管理員工作量大、效率不高，而且存在著采購流程不規(guī)范、儲存方式不合理、使用過程無痕跡、廢棄物處理不合法等問題。這種模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代管理的需要。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，充分利用信息技術(shù)提高實(shí)驗(yàn)室管理水平和效率成為新趨勢，逐漸出現(xiàn)了化學(xué)品信息化管理系統(tǒng)［8-10］。蘇州大學(xué)開發(fā)的化學(xué)藥品管理系統(tǒng)，可以記錄化學(xué)品申購、領(lǐng)用及庫存信息［11］。此類系統(tǒng)可以指導(dǎo)制定化學(xué)品購買計(jì)劃，有效地追蹤化學(xué)品的流向，降低安全隱患，提高服務(wù)質(zhì)量。南京理工大學(xué)開發(fā)的化學(xué)品管理系統(tǒng)，覆蓋化學(xué)品采購、存儲、使用、廢物回收等流通環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了化學(xué)品的閉環(huán)管理［12］。此外，東北大學(xué)等高校也開發(fā)了類似的化學(xué)品管理系統(tǒng)［13-14］。天津大學(xué)在實(shí)現(xiàn)化學(xué)品閉環(huán)管理的基礎(chǔ)上，細(xì)化購買審核流程，有效地從源頭控制了危險(xiǎn)化學(xué)品安全隱患［15］。

雖然很多高校開發(fā)了信息化的化學(xué)品管理系統(tǒng)，但大部分沒有全面監(jiān)管，數(shù)據(jù)缺失，漏洞較大。此外，有些系統(tǒng)功能開發(fā)不全面，給師生帶來了一定的不便且認(rèn)可度不高。學(xué)校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處作為學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全的主管部門，對化學(xué)品管理經(jīng)過充分調(diào)研學(xué)習(xí)及思考。高校化學(xué)品管理，關(guān)鍵在于全面監(jiān)管，源頭管控，方便快捷。經(jīng)過充分研究決定，學(xué)校所有試劑藥品必須在化學(xué)品管理系統(tǒng)備案登記，財(cái)務(wù)才準(zhǔn)予報(bào)銷處理，同時(shí)系統(tǒng)提供方便快捷在線購買服務(wù)?；瘜W(xué)品管理系統(tǒng)與學(xué)校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行深度對接，通過財(cái)務(wù)扎口，實(shí)現(xiàn)源頭把控，為師生提供財(cái)務(wù)報(bào)銷便利，在提高化學(xué)品監(jiān)管能力的同時(shí)，提高師生對管理系統(tǒng)的認(rèn)可度，最大程度確保校內(nèi)購買化學(xué)品全部經(jīng)過學(xué)校開發(fā)的化學(xué)品管理系統(tǒng)。

2 化學(xué)品采購與財(cái)務(wù)一體化建設(shè)

本著全面監(jiān)管，源頭管控，方便快捷的原則，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處開發(fā)建設(shè)了化學(xué)品安全管理平臺。該平臺實(shí)現(xiàn)了化學(xué)品采購、存儲、使用、廢棄物回收的全流程全周期管理。其中，化學(xué)品安全管理平臺與學(xué)校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)深度對接，化學(xué)品采購與財(cái)務(wù)一體化建設(shè)是平臺的核心。

2.1 系統(tǒng)對接

為了全面掌握學(xué)?；瘜W(xué)品采購情況，規(guī)范化學(xué)品購買行為，減小安全隱患，經(jīng)過大量調(diào)研及分析發(fā)現(xiàn)，財(cái)務(wù)扎口是規(guī)范購買化學(xué)品行為的最有效措施。財(cái)務(wù)扎口的具體實(shí)現(xiàn)方式是，進(jìn)入學(xué)校的化學(xué)品必須在平臺登記備案，否則無法在財(cái)務(wù)系統(tǒng)報(bào)銷。這樣就最大程度確保師生購買的化學(xué)品必須在化學(xué)品安全管理平臺登記備案。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，在化學(xué)品安全管理平臺建設(shè)過程中，與校財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了深度對接，對接過程如圖1 所示。

圖1 化學(xué)品安全管理平臺與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接示意圖

（1）登錄階段。通過唯一的校園一卡通號識別認(rèn)證用戶身份，避免用戶注冊多個(gè)用戶密碼，方便用戶使用。

（2）購買階段?；瘜W(xué)品安全管理平臺從財(cái)務(wù)系統(tǒng)調(diào)取用戶用于購買試劑的經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)，經(jīng)費(fèi)信息包含經(jīng)費(fèi)號、經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、試劑類經(jīng)費(fèi)余額等。系統(tǒng)支持經(jīng)費(fèi)使用授權(quán)。購買過程中，經(jīng)辦人、審核人、驗(yàn)貨人3 個(gè)角色的登記審核記錄數(shù)據(jù)推送給財(cái)務(wù)系統(tǒng)，其在線審核節(jié)點(diǎn)信息代替財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)中3 角色的簽字。確認(rèn)提交訂單后，訂單數(shù)據(jù)推送至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)凍結(jié)相應(yīng)經(jīng)費(fèi)。

（3）結(jié)算階段。管理部門審核后統(tǒng)一提交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)系統(tǒng)批量解凍經(jīng)費(fèi)，系統(tǒng)自動生成財(cái)務(wù)憑證，轉(zhuǎn)賬給供應(yīng)商。然后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)將賬務(wù)信息推送給化學(xué)品安全管理平臺，平臺更新訂單狀態(tài)及經(jīng)費(fèi)信息。從圖1 可知，從登錄到購買、結(jié)算，化學(xué)品安全管理平臺與財(cái)務(wù)系統(tǒng)每個(gè)過程都有數(shù)據(jù)交互，二者深度對接，共同完成了化學(xué)品的采購報(bào)銷業(yè)務(wù)。所有環(huán)節(jié)符合財(cái)務(wù)和審計(jì)的要求。

2.2 采購報(bào)銷流程

在規(guī)范師生購買化學(xué)品行為的同時(shí)，通過與財(cái)務(wù)系統(tǒng)深度對接，化學(xué)品安全管理平臺大大簡化了采購及報(bào)銷流程。

采購環(huán)節(jié)，平臺開發(fā)了線上采購和自購兩種模式。線上采購是指供應(yīng)商在平臺注冊登記并上傳所售商品，用戶直接在平臺搜索選擇所需商品然后購買。在線采購一方面可以為用戶提供購買服務(wù)，給用戶更多選擇。另一方面，可以通過供應(yīng)商管理，保證商品質(zhì)量及服務(wù)，加強(qiáng)管制類化學(xué)品管理。用戶選擇線上采購模式后，對于普通化學(xué)品，課題組成員提交訂單，課題組負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)購買化學(xué)品種類以及經(jīng)費(fèi)號等信息，供應(yīng)商確認(rèn)訂單發(fā)貨。對于管制類化學(xué)品，課題組成員提交訂單，課題組負(fù)責(zé)人、學(xué)院安全管理員審核確認(rèn)訂單，供應(yīng)商確認(rèn)訂單發(fā)貨。供應(yīng)商發(fā)貨后收貨人收到貨后可以確認(rèn)收貨，未及時(shí)確認(rèn)7 天后訂單狀態(tài)自動變?yōu)椤耙咽肇洝保苊忾L期不上線操作，再經(jīng)過7天退“換貨期”訂單狀態(tài)變?yōu)椤耙迅犊睢贝藭r(shí)供應(yīng)商可發(fā)起結(jié)算（保障貨品質(zhì)量），供應(yīng)商可將所有訂單加入結(jié)算夾，生成一張結(jié)算單發(fā)起結(jié)算。線上采購報(bào)銷流程圖2 所示。

圖2 化學(xué)品采購報(bào)銷業(yè)務(wù)流程圖（線上采購）

考慮到某些化學(xué)品在平臺暫時(shí)沒有或者老師們暫時(shí)沒有項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等實(shí)際情況，平臺開發(fā)了自購模式。自購模式主要針對非管制類化學(xué)品，用戶選擇自購模式后，只需線上填寫商品信息、存放信息，平臺記錄相關(guān)信息，生成登記備案單即可。

自購模式是線上采購的補(bǔ)充，既不影響師生購買化學(xué)品，又實(shí)現(xiàn)了化學(xué)品購買信息的記錄。自購采購報(bào)銷流程圖3 所示。

圖3 化學(xué)品采購報(bào)銷業(yè)務(wù)流程圖（自購）

從圖2、圖3 可以看出，化學(xué)品采購流程的審批過程全部由線上完成，結(jié)算由供應(yīng)商發(fā)起，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處與財(cái)務(wù)處辦理。整個(gè)采購報(bào)銷過程用戶不再奔波往返于實(shí)驗(yàn)室、學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處、財(cái)務(wù)處等部門，不用排隊(duì)等待審批，節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率。職能部門全年24 h的線上服務(wù)，顯著延長了工作時(shí)間和服務(wù)半徑，讓用戶和管理人員切實(shí)感受到信息化和智能化帶來的效益。

3 平臺應(yīng)用效果分析

學(xué)?；瘜W(xué)品安全管理平臺建設(shè)完成后，試運(yùn)行3個(gè)月后正式運(yùn)行，經(jīng)2 次升級后進(jìn)一步完善了系統(tǒng)。自2017 年平臺正式運(yùn)行以來，平臺已經(jīng)完成46 000多次訂購，金額共計(jì)6 600 多萬元。平臺平均每天登錄次數(shù)1 000 多人次，用戶反映良好。整體來看，該平臺在化學(xué)品全生命周期管理、化學(xué)品臺賬管理、促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室安全管理等方面取得了較好的應(yīng)用效果。已有多所學(xué)校調(diào)研、采納。

3.1 化學(xué)品全生命周期管理

化學(xué)品安全管理平臺與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的深度對接，實(shí)現(xiàn)了化學(xué)品的源頭把控。在此基礎(chǔ)上，本平臺開發(fā)了存放管理、領(lǐng)用管理、廢棄物回收等功能，實(shí)現(xiàn)了化學(xué)品的全生命周期管理。

（1）存放管理。用戶收到化學(xué)品之后，將化學(xué)品合理存放于實(shí)驗(yàn)室，課題組在系統(tǒng)準(zhǔn)確填寫存放位置，存放數(shù)量等信息。當(dāng)不能存放同一區(qū)域的化學(xué)品存放于同一區(qū)域時(shí)，系統(tǒng)自動發(fā)出混放預(yù)警，提醒用戶調(diào)整存放位置。當(dāng)一間實(shí)驗(yàn)室存放化學(xué)品的數(shù)量超過安全范圍時(shí)，系統(tǒng)發(fā)出超限預(yù)警，提醒用戶調(diào)整存放位置，未調(diào)整的禁止其繼續(xù)購買化學(xué)品。

（2）領(lǐng)用管理?；瘜W(xué)品使用過程中，用戶可以隨時(shí)登錄平臺填寫化學(xué)品使用信息。登記領(lǐng)取化學(xué)品之后，系統(tǒng)自動更新存量數(shù)據(jù)，做到賬實(shí)相符。領(lǐng)用過程中，登記使用人信息，嚴(yán)格執(zhí)行“五雙”管理制度，規(guī)范存取流程。長期不做領(lǐng)用登記的將進(jìn)行校內(nèi)通報(bào)并限制其繼續(xù)購買化學(xué)品。

（3）廢棄物回收?；瘜W(xué)品使用過程中產(chǎn)生的廢棄物，分類存放于學(xué)校統(tǒng)一發(fā)放的化學(xué)品廢棄物回收桶內(nèi)。當(dāng)需要回收時(shí)，用戶在平臺提交廢棄物回收申請，平臺統(tǒng)計(jì)回收廢液信息，通知廢棄物回收處置公司回收處理，同時(shí)做好廢棄物收費(fèi)信息登記。實(shí)驗(yàn)室廢棄物數(shù)據(jù)與化學(xué)品庫存使用數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，對于化學(xué)品庫存量較多卻長久沒有申請廢棄物回收的課題組，予以提示和警告，如無改進(jìn)，限制其購買藥品，避免實(shí)驗(yàn)室擅自隨意處置廢棄物。

3.2 化學(xué)品臺賬管理

平臺實(shí)現(xiàn)了化學(xué)品從采購到廢棄物回收的全生命周期管理，使化學(xué)品全部可查、可控，實(shí)現(xiàn)了化學(xué)品的規(guī)范化管理。在全生命周期管理過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，可以建立準(zhǔn)確詳細(xì)的化學(xué)品臺賬。化學(xué)品臺賬主要包括化學(xué)品名稱、類別、危險(xiǎn)特性、購買量、存取量、存放位置、使用人員等。該臺賬實(shí)時(shí)動態(tài)更新，管理部門可掌握學(xué)?；瘜W(xué)品最新情況，為優(yōu)化管理提供科學(xué)依據(jù)?；瘜W(xué)品臺賬分級分類有序，便于管理人員查詢、統(tǒng)計(jì)、生產(chǎn)報(bào)表及上報(bào)，提高管理效率。平臺還可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對化學(xué)品臺賬數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，對化學(xué)品使用安全隱患進(jìn)行預(yù)警。應(yīng)急狀態(tài)下，根據(jù)化學(xué)品臺賬數(shù)據(jù)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確判斷險(xiǎn)情發(fā)生場所的危險(xiǎn)源，進(jìn)而采取合理處置措施，避免事故的發(fā)生或蔓延。

3.3 促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室安全管理

學(xué)校通過化學(xué)品規(guī)范化管理，將化學(xué)品安全管理工作提到了新的高度。平臺通過全程監(jiān)管、精準(zhǔn)定位，做到了來源可查、去向可追、責(zé)任到人。平臺以提供高水平的專業(yè)服務(wù)為宗旨，以化學(xué)品采購與財(cái)務(wù)一體化建設(shè)為基礎(chǔ)，線上采購方便了師生選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的化學(xué)品、線上結(jié)算報(bào)銷節(jié)約了師生時(shí)間、降低了教師管理難度。在細(xì)節(jié)上下功夫，“主動服務(wù)”贏得了師生的理解和支持，使師生認(rèn)識到，職能管理部門不是為難個(gè)人，而是從師生安全和家庭幸福出發(fā)，認(rèn)真辦好事、辦實(shí)事［16］。學(xué)校師生通過使用該平臺，培養(yǎng)了規(guī)范使用化學(xué)品的習(xí)慣，提高了安全意識，豐富了安全知識，增強(qiáng)了安全防護(hù)能力。學(xué)校監(jiān)管部門、學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室也可以通過平臺及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行監(jiān)督、檢查、自查，為實(shí)驗(yàn)室安全管理工作提供有力支持。

4 結(jié) 語

實(shí)驗(yàn)室內(nèi)化學(xué)品尤其是易燃、易爆、劇毒等危險(xiǎn)化學(xué)品，直接關(guān)系到師生的生命財(cái)產(chǎn)安全。采用信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。學(xué)校開發(fā)的化學(xué)品安全管理平臺，借鑒了現(xiàn)有系統(tǒng)的功能，通過與財(cái)務(wù)系統(tǒng)深度對接，創(chuàng)造性地將化學(xué)品采購與財(cái)務(wù)一體化建設(shè)。通過該方法，規(guī)范了化學(xué)品的購買行為實(shí)現(xiàn)了源頭管控，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)化學(xué)品的全生命周期管理，做到了化學(xué)品數(shù)據(jù)的全面準(zhǔn)確掌握。方便了用戶報(bào)銷，提高了用戶使用平臺的積極性。在后期系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃中，將結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)、傳感器、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，在化學(xué)品存儲和使用等方面進(jìn)一步完善，實(shí)現(xiàn)智慧監(jiān)控、智慧管理、智慧服務(wù)。