機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平提升研究

何靜 綏芬河市對(duì)外友好服務(wù)中心

在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，針對(duì)檔案管理遇到的各種困境，應(yīng)基于信息化管理角度，加強(qiáng)信息化管理模式的應(yīng)用建設(shè)，從而有效突破檔案管理困境，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息化時(shí)代背景下對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量，通過應(yīng)用科學(xué)的管理方法，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

一、解讀信息化背景下機(jī)關(guān)檔案管理工作的必要性

隨著科技水平的不斷提高，信息化時(shí)代大背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作具有了更加重要的意義和必要性，并且逐漸成為檔案管理的發(fā)展主體形勢(shì)與方向。其主要體現(xiàn)以下兩方面必要性：首先，機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化發(fā)展趨勢(shì)堪稱是數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的一種基本要求。在當(dāng)前先進(jìn)的信息化時(shí)代大背景下，“無紙化”辦公程序?qū)⒊蔀闄C(jī)關(guān)檔案管理工作的一種必然趨勢(shì)。鑒于此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要全面實(shí)施檔案管理信息化工作流程和方式才可以“與時(shí)俱進(jìn)”。其次，機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化無疑已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化所提出的一種必然要求。現(xiàn)階段，全面使用先進(jìn)的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，能夠?qū)⒏黝悪n案信息資源進(jìn)行深入挖掘，并且讓各類優(yōu)質(zhì)資源進(jìn)行共享，從而讓各種檔案信息的價(jià)值得以全方位展現(xiàn)，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

二、提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化檔案管理水平的主要途徑

（一）進(jìn)一步提升數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

為了保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作能夠真正地實(shí)現(xiàn)信息化，還需要相應(yīng)的條件支持。為了加快信息化進(jìn)程，首先需要從基礎(chǔ)設(shè)施方面入手?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)中推進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的完善是關(guān)鍵，這就需要增添辦公的硬件和相應(yīng)的軟件設(shè)施，其中硬件設(shè)施主要指的就是硬件設(shè)備，比如掃描儀、打印機(jī)、終端機(jī)和服務(wù)器等，掃描儀和服務(wù)器是其中最為重要的設(shè)施，紙質(zhì)檔案和照片檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案最需要的就是掃描儀，檔案信息的存儲(chǔ)、查閱則需要服務(wù)器；軟件系統(tǒng)指的則是檔案管理和應(yīng)用的平臺(tái)及操作系統(tǒng)等。其次就是注重現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，以檢索方法和檢索工具為例，傳統(tǒng)的檢索都是依靠手工工具來完成，這樣的方法較為落后，速度慢?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段就比較方便快捷，現(xiàn)在比較常用的現(xiàn)代化信息處理技術(shù)手段有縮微技術(shù)和光盤技術(shù)。最后就是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，主要就是完成數(shù)據(jù)的傳輸和交換。網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和安全性同樣重要，檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性保證主要需要做好幾個(gè)方面的控制工作，包括入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、防火墻控制、屬性安全控制等。現(xiàn)如今，我國(guó)各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案信息化管理的安全性方面還有待進(jìn)一步的提升，因此必須加以重視，要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷強(qiáng)化。

（二）提升檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)

機(jī)關(guān)建設(shè)信息化的檔案管理機(jī)制，離不開專業(yè)管理人員的支持。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能培養(yǎng)，提高管理人員的檔案信息化管理技能，提高檔案服務(wù)意識(shí)，建設(shè)績(jī)效考核機(jī)制，從而有效提高管理人員的專業(yè)技能水平和信息化管理素養(yǎng)，為機(jī)關(guān)建設(shè)信息化的檔案管理模式，做好人力資源保障。

（三）加強(qiáng)信息資源的規(guī)范管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員在開展工作的過程中，應(yīng)該盡可能的將政務(wù)信息從保存到歸檔、從分類到整理都體現(xiàn)在電子政務(wù)建設(shè)的相關(guān)文件當(dāng)中，這樣有助于信息資源建設(shè)工作更好地實(shí)現(xiàn)宏觀調(diào)控，從而使得資源的整理過程更加地規(guī)范，有助于統(tǒng)一管理制度的建立，避免了重復(fù)信息、交叉信息的出現(xiàn)，確保了檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。另外，數(shù)字化信息數(shù)量巨大，又較為分散，因此，還應(yīng)該進(jìn)行智慧檔案服務(wù)體系的建立，這也是檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新之舉。智慧檔案信息服務(wù)體系實(shí)際上就是一套開放式的資源利用的平臺(tái)，覆蓋面比較廣泛，能夠?qū)崿F(xiàn)深度互聯(lián)和協(xié)同共享，還能夠通過云技術(shù)的幫助，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的高效快捷處理。

（四）加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化的應(yīng)用和整合

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案來源是非常廣泛，覆蓋面也是非常廣的，在保存檔案和整理檔案的時(shí)候，需要將有用的信息有序地進(jìn)行分類，使得檔案信息結(jié)構(gòu)更加的完整，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。檔案信息經(jīng)過規(guī)范的著錄后，還要做好標(biāo)引和排序，使得信息真正實(shí)現(xiàn)有序化管理。而屬性相同的檔案信息得以有序的分類管理，使得原本信息量大、分散、查詢困難等問題都迎刃而解。同時(shí)，作為檔案管理部門需要在工作當(dāng)中充分應(yīng)用新技術(shù)，主要就是數(shù)字編碼技術(shù)，使得檔案管理在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的幫助下，不斷提升工作效率，也能使工作人員的工作量得到有效的降低。

三、結(jié)語

在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，由于檔案數(shù)量龐大，管理工作非常復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理方式難以滿足現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)檔案管理要求，加強(qiáng)管理方式信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)更高效率的網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式，是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理提出的必然要求。