事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑

劉濤 山東省調(diào)水工程運行維護中心濱州分中心 孔令煥 山東水總有限公司

一、提高事業(yè)單位檔案管理水平的意義

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位在使用紙質(zhì)化的檔案管理中甚至?xí)璧K其他工作的開展。而信息化的普及應(yīng)用，給檔案工作單位帶來了新的發(fā)展機遇。充分利用信息技術(shù)開展工作，運用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及采用先進的大規(guī)模信息技術(shù)保存檔案，能更有效地整合各方面資源，更清晰地展現(xiàn)出單位發(fā)展脈絡(luò)，從而明確思路，做好長遠規(guī)劃，促進事業(yè)單位有序發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員

在目前實際工作開展過程中，社會中諸多的事業(yè)單位都僅僅只是將檔案管理部門，當(dāng)成一個邊緣部門，因為缺乏對檔案管理工作的針對性，這樣也就直接會影響到檔案管理工作人員的工作積極性，以及檔案管理工作的效率與質(zhì)量?？茖W(xué)結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的實際情況來看，盡管很多事業(yè)檔案管理人員擁有較高的學(xué)歷，但是其中大部分都不屬于檔案管理專業(yè)的人才。另外因為事業(yè)單位正處于發(fā)展轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，很多從事檔案管理工作的人員，在自身的工作崗位當(dāng)中沒有明確檔案管理的要點，所以都不愿長時期的從事檔案管理工作，常常都會出現(xiàn)明確跳槽的情況。還需要注意的是，檔案管理人員常常會存在變動問題，這樣導(dǎo)致了檔案管理工作的傳承問題，并沒有得到科學(xué)有效的解決，即便派遣人員來展開處理，但是仍然不能很好地解決存在的問題。

（二）制度不夠完善

完善的制度能夠確保工作更加順利地開展，為各項工作行為提供標(biāo)準(zhǔn)參考，事業(yè)單位中的檔案管理工作也需要完善的制度給予支持，才能夠真正有效地提升工作質(zhì)量和效率。而根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位中檔案管理工作的實際情況來看，在制度上還存在比較明顯的不足，相關(guān)工作沒有參考的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成員工在工作中無法規(guī)范自身的行為。這種在制度上的不足，不僅容易導(dǎo)致相關(guān)人員工作意識淡薄，無法更加有效地開展工作，提升工作質(zhì)量，同時對于事業(yè)單位的發(fā)展，也產(chǎn)生了非常不好的影響。

（三）事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新不足

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢，但部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)上還“畏首畏尾”，對事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新認識不足，采用傳統(tǒng)模式，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理模式難以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。特別是一些規(guī)模較小、管理功能少、人員少的事業(yè)單位認為一旦對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，就會帶來相應(yīng)的安全問題，部分檔案管理人員認為紙質(zhì)檔案管理更符合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實際需要，對事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新缺少積極性和主動性。一些單位沒有按照上級要求，針對檔案管理信息化建設(shè)進行人員培訓(xùn)。上述原因?qū)е率聵I(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)推進緩慢，影響了事業(yè)單位檔案管理效率提升。

（四）檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力不強

檔案管理人員技能不足是我國管理類崗位普遍存在的現(xiàn)狀。除檔案管理在較短時間內(nèi)不能為所在的事業(yè)單位帶來顯著的服務(wù)外，檔案管理水平的提高還需要較高的經(jīng)濟和人力資源成本。由于許多單位不愿向檔案管理傾斜過多，因此對優(yōu)秀人才的吸引力也大大降低。此外，檔案管理需要高度的專業(yè)性，一般情況下，復(fù)雜的工作流程很難精確確定。一般而言，在事業(yè)單位中工作的員工雖然有許多高素質(zhì)的員工，但他們的工作準(zhǔn)備不足，甚至缺乏檔案方面的知識和技能，致使檔案管理員缺乏足夠的管理能力和足夠高的素質(zhì)，這也是影響事業(yè)單位檔案管理效率的主要因素。

三、新時期下事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)優(yōu)化策略

（一）切實地做好電子化與紙質(zhì)檔案管理的關(guān)系

根據(jù)人們的觀察可知，在檔案管理工作的長期開展過程中，紙質(zhì)檔案始終都是事業(yè)單位當(dāng)下極為主要的措施，并且占據(jù)著主導(dǎo)地位，但是全新時期下，信息化技術(shù)蓬勃發(fā)展，數(shù)字化管理逐漸成了事業(yè)單位改革檔案管理工作的必然選擇，并且數(shù)字化手段在提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，以及工作水平上具有極其重要的意義。所以，在實際的實踐過程中。事業(yè)單位檔案人員需要通過傳統(tǒng)的模式，來收集檔案材料，將這些方面的內(nèi)容有效的錄入到計算機當(dāng)中，有效地實現(xiàn)對檔案材料的快速分類，生成對應(yīng)的電子資料，這樣才能夠使得事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案管理，與電子化檔案的模式，始終都處于科學(xué)化的平衡當(dāng)中，為我國事業(yè)單位管理工作的進行，予以科學(xué)化的強化與提升。

（二）完善管理理念，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

在新時期事業(yè)單位中開展的檔案管理工作，需要將各種全新的管理模式引入到工作中，通過完善管理的理念，結(jié)合全新的技術(shù)手段，創(chuàng)新意識、服務(wù)，才能夠保證檔案管理工作更加有效地開展，體現(xiàn)出自身具備的積極作用。因此，針對檔案管理工作來說，最先要做的就是要將全新的管理理念應(yīng)用在工作中，不僅需要對工作內(nèi)容、服務(wù)等方面進行創(chuàng)新，同時也要加強對于檔案管理的重視程度。以此保證檔案管理工作能夠更加積極地開展，為事業(yè)單位的積極發(fā)展提供支持。首先，在大數(shù)據(jù)時代中，檔案管理在模式上需要朝著智能化、現(xiàn)代化、自動化發(fā)展，這就要求檔案管理人員需要緊跟時代發(fā)展的潮流，提升自身的文化知識水平同時，積極轉(zhuǎn)變管理理念，在繼承傳統(tǒng)管理模式優(yōu)勢的同時，研究出全新的管理方式，通過各種全新技術(shù)的有效應(yīng)用，保證工作更加高效地開展。其次，為了保證能夠發(fā)揮出檔案的作用，創(chuàng)新服務(wù)的內(nèi)容，真正凸顯出檔案的作用，需要改善服務(wù)模式，全方位地對服務(wù)體系進行健全，保證重要信息安全的基礎(chǔ)上，對檔案的公開性進行逐步擴大，及時地更新信息，拓展服務(wù)的途徑。以此保證社會大眾能夠更加快捷、方便、安全地接觸檔案相關(guān)資源，從中獲取更多的有用知識。最后，需要加強領(lǐng)導(dǎo)以及全體人員對于檔案管理工作重要性的認知，通過對資源配置進行有效優(yōu)化，確保管理工作能夠順利開展。這就需要事業(yè)單位中的管理人員需要給予全局的眼光，重視檔案管理工作，明確自身的管理責(zé)任，明確檔案管理的優(yōu)勢、內(nèi)涵，制定出對應(yīng)的工作規(guī)范。同時需要合理地對檔案部門工作職位進行配置，加強內(nèi)部的交流和溝通，促使檔案管理工作能夠更加有序地開展。

（三）通過制度規(guī)范化提高檔案管理效率

事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理制度建設(shè)作為提升檔案管理效率的重要保障。一方面，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理實際，對事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理制度認真進行梳理，廢止多年前制定且不適應(yīng)現(xiàn)實情況的檔案管理制度，依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和上級有關(guān)部門及單位對事業(yè)單位檔案管理的要求，借鑒和學(xué)習(xí)其他單位檔案管理制度，制定更符合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的制度。對于近期制定的檔案管理制度，則需要對其進行修改和完善，特別是要將事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)要求通過制度的方式加以體現(xiàn)。同時加大制度落實力度，要求事業(yè)單位各個部門嚴格做好事業(yè)單位檔案信息的收集和整理工作，并給予事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)足夠的支持。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)嚴格落實檔案管理績效考核制度。事業(yè)單位檔案管理效率的提升離不開事業(yè)單位全體工作人員的參與，為了更好地調(diào)動事業(yè)單位工作人員的工作積極性和主動性，應(yīng)將事業(yè)單位檔案管理效率提升相關(guān)內(nèi)容納入績效考核指標(biāo)之中，并將績效考核結(jié)果與職稱評定、崗位調(diào)動、福利待遇掛鉤，更好地激發(fā)事業(yè)單位全體工作人員參與和支持檔案管理工作的熱情。

（四）加強檔案管理人員培訓(xùn)

事業(yè)單位要充分提升檔案工作人員的各項能力與技能，尤其要重視對管理者的培訓(xùn)，提高他們處理各種事務(wù)的能力，形成一支綜合素質(zhì)較高的檔案工作隊伍。首先，要對管理人員進行定期培訓(xùn)，包括管理和知識培訓(xùn)、責(zé)任培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和任職資格，加強服務(wù)意識，使其成為現(xiàn)代社會權(quán)利意識的重要組成部分，對進一步理順檔案工作有積極作用。其次，信息流管理的普及也對員工的計算機素養(yǎng)提出了更高的要求，各單位的檔案管理員要重視提高自己的計算機應(yīng)用能力和水平，有效利用先進的設(shè)備，確保辦公生產(chǎn)的現(xiàn)代化和信息化。事業(yè)單位還可以通過提高工資水平、提高工作準(zhǔn)入門檻、引進高技術(shù)人才、從而激發(fā)員工的積極性，吸引更多高素質(zhì)的管理者，最終達到全面提高員工素質(zhì)，檔案人員素質(zhì)的目的。

（五）提升檔案管理信息化水平

隨著信息技術(shù)的日益普及和向各部門的發(fā)展?jié)B透，任何單位和個人都無法在廣大社會團體中獨立工作，組織內(nèi)檔案管理也無法適應(yīng)現(xiàn)代化成長的需求，管理中的出錯率高、任務(wù)量大、品質(zhì)差、辦公效率低等現(xiàn)象越來越明顯，電子信息化的管理方式還有待加強。就檔案管理而言，需要投入大量的資源，建立目標(biāo)檔案管理系統(tǒng)，使管理中的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)進行儲存，以提高檔案管理及檢索的效率，避免過度修改紙質(zhì)文件而對檔案造成的損害，推行檔案管理系統(tǒng)，將極大地提高資源利用率，減少資源浪費，提高檔案管理的針對性。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的實際需要，結(jié)合各部門檔案管理工作的需要，廣泛開展調(diào)研，在合理的預(yù)算條件下，引進先進的現(xiàn)代化管理類設(shè)施，為檔案管理能力的提升奠定基礎(chǔ)。

（六）對信息化環(huán)境進行優(yōu)化，提升檔案信息的安全水準(zhǔn)

對于信息化檔案管理而言，安全性是保證其得以長久持續(xù)與運作的根本保障，通過對我國目前事業(yè)單位的信息化檔案管理進行分析發(fā)現(xiàn)，目前事業(yè)單位檔案管理內(nèi)的安全隱患多來源于軟件、硬件、人員、信息、社會環(huán)境、內(nèi)容環(huán)境等多種方面，在這多方面的內(nèi)容中，最重要的核心內(nèi)容便是信息的安全保密，實現(xiàn)信息的安全保密正是提升檔案信息安全水準(zhǔn)的要旨所在。為了實現(xiàn)這一目的，事業(yè)單位可以自規(guī)章制度、運行環(huán)境進行落實，舉例而言，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下信息共享與傳播皆具有開放性特征，這無疑給檔案管理的保密工作帶來了巨大的難題，針對這一點，事業(yè)單位需要做好信息系統(tǒng)的安全工作，及時對系統(tǒng)進行更新、對漏洞進行修復(fù)，定期、不定期地關(guān)注計算機病毒的新變化并預(yù)先制定好應(yīng)急措施，以此提升信息化檔案管理的安全；而除了“線上”保密工作外，“線下”保密工作亦是保密工作中的重要內(nèi)容，針對這一點事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對單位內(nèi)部管理制度的建設(shè)進行落實，對工作人員進行嚴格管理，以此提升檔案管理安全水平。

（七）切實的優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

落實到具體操作上，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)積極地加以投入，對于目前檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的合理優(yōu)化，也就是有關(guān)人士予以明確的。為檔案管理部門提供專業(yè)化的閱覽室，并且還需要確保檔案室內(nèi)部處于整潔干凈的狀態(tài)，安裝必備的各類設(shè)備和器具，同時還需要做好配套防火、防水以及防盜等措施。與此同時，檔案室還需要避免長時間避免日光的直射，使用人工照明時，需要科學(xué)的選擇防爆等，這樣能夠避免火災(zāi)隱患事故的發(fā)生。還需要注意的是，有關(guān)人員還需要不斷地保證檔案室內(nèi)的溫度、濕度以及通風(fēng)，在日常檔案管理工作中，也就需要確保檔案庫房的溫度，更好的控制在14 攝氏度至24 攝氏度的范圍，以及濕度也需要控制在45%至60%的狀態(tài)，并且安裝濕度測量儀器，隨時掌握好濕度的變化，并且展開科學(xué)化的調(diào)節(jié)。從這些方面來看，切實地注重檔案管理室的優(yōu)化工作，這也是有關(guān)工作人員需要從根本上加以重視的內(nèi)容，因為注重基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，才能確保檔案管理工作開展的前提基礎(chǔ)得到全面化的保障。

四、結(jié)論

在社會不斷發(fā)展的新時期背景下，事業(yè)單位需要對檔案管理工作給予充分的重視，不斷地完善管理制度，合理結(jié)合信息技術(shù)手段，以此保證能夠有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率。這樣不僅能夠保證事業(yè)單位中的檔案管理工作更加有效地開展，發(fā)揮出檔案自身具備的積極作用，同時也可以為事業(yè)單位實現(xiàn)份更好的發(fā)展提供支持，進而促使社會能夠更加和諧、穩(wěn)定地進步。