大數(shù)據(jù)下的事業(yè)單位人事檔案管理體會(huì)探討

郭琦 臨汾市中心血站

一、大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的影響

對(duì)事業(yè)單位而言，良好的人事檔案管理可以幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的各方面信息進(jìn)行全面了解，從而對(duì)企業(yè)的人才有一個(gè)較好的掌握。由此可見，人事檔案管理對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展都有著舉足輕重的作用。但是，由于我國(guó)事業(yè)單位普遍對(duì)人事檔案管理的認(rèn)知度不高，對(duì)檔案管理的方式手段都比較落后，導(dǎo)致人事檔案管理工作并沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，事業(yè)單位開始了信息化檔案管理模式。在大數(shù)據(jù)背景趨勢(shì)下，企業(yè)管理者開始重視人事檔案管理工作，建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)集中管理體系，規(guī)范企業(yè)的人事檔案管理制度，創(chuàng)新人事檔案管理技術(shù)等等，為企業(yè)的人事檔案管理工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境，同時(shí)也為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展打造了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理的目的是為了讓企業(yè)各部門的人員信息等各方面資料都整理歸檔，以便有需要的時(shí)候可以隨時(shí)快速的查找使用。但是目前我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位的人事檔案管理工作并不完善，人力資源部門工作效率低下，企業(yè)內(nèi)部的人事檔案雜亂無(wú)章，給事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展帶來了極大的阻礙。

（一）對(duì)人事檔案管理工作不重視

眾所周知，事業(yè)單位是一個(gè)龐大的企業(yè)，其內(nèi)部部門眾多，人員管理極其困難。人事檔案是對(duì)企業(yè)員工各種信息進(jìn)行記錄，有效的人事檔案管理工作可以幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工有一個(gè)直接以及全面的了解，從而掌握企業(yè)員工的個(gè)人信息、工作動(dòng)態(tài)、獲獎(jiǎng)情況等等，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展有著重要的作用。但是，長(zhǎng)期以來，我國(guó)許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案管理工作并不重視。管理人員認(rèn)為檔案資料的管理并不會(huì)影響到企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)，不愿意把太多的時(shí)間和人力消耗在這上面，從而導(dǎo)致了檔案資料存放混亂，保存不完整等情況。并且在實(shí)際工作中需要用到相關(guān)的檔案資料時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)尋找起來相當(dāng)麻煩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。另外，由于整理與保存不當(dāng)，經(jīng)常出現(xiàn)相關(guān)人事檔案資料遺失的情況，給各部門的工作帶來了極大的負(fù)面影響，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

（二）缺乏完整的人事檔案管理制度

在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，完善的人事檔案管理制度是保障工作質(zhì)量與效率的重要因素。人事檔案的歸納與整理、管理人員的工作行為與態(tài)度等等，都需要一套完善的制度來進(jìn)行監(jiān)管和約束，才能使企業(yè)的人事檔案管理工作順利進(jìn)行。但是，目前由于我國(guó)許多事業(yè)單位都對(duì)人事檔案管理并不重視，也并未制定一套完善的管理制度，導(dǎo)致人事檔案管理人員工作目標(biāo)不明確，工作質(zhì)量無(wú)人監(jiān)管，從而在人事檔案管理工作中粗心大意，態(tài)度散漫，許多實(shí)質(zhì)性的問題找不到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，久而久之問題越積越多從而更加無(wú)法解決，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理工作日益混亂。

（三）人事檔案管理人員不專業(yè)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各事業(yè)單位的規(guī)模也在不斷壯大，企業(yè)內(nèi)部的工作節(jié)奏也越來越快，一些事業(yè)單位已經(jīng)開始重視人事檔案的管理工作，并安排專人來負(fù)責(zé)管理。但是由于這些工作人員缺乏專業(yè)的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)與能力，導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理工作依然不夠嚴(yán)謹(jǐn)。在事業(yè)單位發(fā)展速度越來越快的同時(shí)，如果企業(yè)的人事檔案管理工作跟不上企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的節(jié)奏，就會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重的不利影響。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須要重視人事檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，提高整個(gè)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，從而保證企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（四）人事檔案整理技術(shù)不規(guī)范

由于事業(yè)單位的管理人員沒有意識(shí)到人事檔案管理的重要性以及對(duì)于企業(yè)發(fā)展的意義，導(dǎo)致檔案管理技術(shù)并不規(guī)范。許多企業(yè)的人事檔案管理人員缺乏專業(yè)的工作能力，整理人事檔案時(shí)收集的資料并不完善，經(jīng)常只收集一些基本的人員信息，然后整理進(jìn)檔案袋中，對(duì)于一些獲獎(jiǎng)經(jīng)歷或者重要的工作經(jīng)驗(yàn)等資料都沒有收集，也沒有記錄在人事檔案中，使得企業(yè)的人事檔案內(nèi)容并不齊全，對(duì)人員的信息記錄并不完善。并且經(jīng)常出現(xiàn)企業(yè)人事檔案斷檔的情況。

（五）人事檔案管理方式陳舊落后

人事檔案管理作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)掌握員工信息的最直接有效的途徑，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略的規(guī)劃、人員配置的安排等都有著極其重要的作用。如果企業(yè)人事檔案的管理跟不上企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，那么會(huì)極大程度的阻礙企業(yè)的發(fā)展。由此可見，為了使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展都能夠持續(xù)穩(wěn)定，企業(yè)的人事檔案管理工作也必須要提高效率，緊跟企業(yè)發(fā)展的步伐，只有這樣，才能不給企業(yè)的發(fā)展拖后腿。但是，目前，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案管理的工作方式仍然相對(duì)落后，還是使用的傳統(tǒng)的管理方式。工作人員在收集檔案材料時(shí)，依然使用的紙質(zhì)文檔，然后用檔案盒整理起來。但是紙質(zhì)的文件畢竟不好保存，一旦遇水或者遇火，就會(huì)造成無(wú)法挽救的損壞。并且，紙質(zhì)檔案不僅整理起來相當(dāng)麻煩，在借閱時(shí)尋找對(duì)應(yīng)的材料也非常耗時(shí)，給檔案管理工作者和企業(yè)其它員工都帶來了一定的困擾。

三、大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位人事檔案管理問題的解決措施

在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速的今天，針對(duì)上述人事檔案管理中的各種問題，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)重視，緊跟時(shí)代的腳步，引入各種大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與手段，加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升人事檔案的保密管理等等，從而使事業(yè)單位人事檔案管理更加安全、便利、高效。

（一）提升對(duì)人事檔案管理的重視

事業(yè)單位人事檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中起著不可估量的作用，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如果對(duì)其不夠重視，將會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須提高自己對(duì)人事檔案管理工作的重視度，將這項(xiàng)工作與其他工作視為同樣重要，并完善相關(guān)的制度和所需要的設(shè)施，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，這樣不僅可以提高檔案管理工作的質(zhì)量，確保企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，同時(shí)還可以提高員工的工作積極性，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

（二）完善人事檔案管理制度

制度是健全管理工作的保障，沒有一套健全的管理制度體系，人事檔案管理工作不會(huì)取得很好的成果。事業(yè)單位想要做好人事檔案管理工作，必須要制定出一套完整的制度政策，并在實(shí)際工作中不斷完善，從而使人事檔案管理工作可以高效有序的進(jìn)行。當(dāng)然，制定出來的管理制度也不可以太過浮夸而不切實(shí)際，需要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的各方面實(shí)際情況而定，這樣才能讓制度更好的保證人事檔案管理工作的正常進(jìn)行，從而更好的服務(wù)于企業(yè)。另外，制度制定之后能夠被有效實(shí)施才是關(guān)鍵，對(duì)此，還需要成立監(jiān)察部門，由專人負(fù)責(zé)制度的實(shí)施監(jiān)督工作，從而有效杜絕制度流于形式的情況發(fā)生。

（三）提高人事檔案管理人員的專業(yè)度

專業(yè)的事需要專業(yè)的人去做，才能有效解決問題，提高工作效率。事業(yè)單位人事檔案管理工作是否高效有序的開展，會(huì)直接影響企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)作；而檔案管理工作人員是否專業(yè)，會(huì)直接影響檔案管理工作能否高效有序的開展。由此可見，企業(yè)人事檔案管理工作人員的專業(yè)水平間接影響到了企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)作效率。因此，企業(yè)必須要提高人事檔案管理工作的相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)能力，才能真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的目的，從而提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。主要可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行：

（1）對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

企業(yè)可以對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，比如：邀請(qǐng)專業(yè)的、工作經(jīng)驗(yàn)更為豐富的人事檔案管理人員到機(jī)構(gòu)中開展培訓(xùn)講座，或者為員工報(bào)培訓(xùn)班，讓他們學(xué)習(xí)最新的前沿知識(shí)，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，從而更好的開展人事檔案管理工作。

（2）招聘專業(yè)的人事檔案管理人才

企業(yè)可以提高檔案管理崗位的待遇和福利，以引進(jìn)更多的專業(yè)性人才，同時(shí)還可以讓企業(yè)現(xiàn)有的員工與新進(jìn)的更為專業(yè)的人才多進(jìn)行交流溝通，互相學(xué)習(xí)互相提升，以創(chuàng)建更加專業(yè)更加強(qiáng)大的人事檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，更好的為企業(yè)的發(fā)展共同努力。

（四）加強(qiáng)人事檔案的保密管理

為了適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏，企業(yè)的檔案管理工作也需要有所改變。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段來管理人事檔案資料。工作人員可以將紙質(zhì)資料全部電子化，并對(duì)文檔設(shè)置密碼和防火墻等防護(hù)措施，企業(yè)員工想要查閱瀏覽檔案信息時(shí)，需要向檔案管理人員申請(qǐng)、登記，以獲取瀏覽文檔的權(quán)限。通過這種互聯(lián)網(wǎng)手段進(jìn)行檔案管理，使員工在方便自己整理與保存的同時(shí)也極大程度保證了檔案信息的安全度，大大減少了檔案信息泄露情況的發(fā)生，也為企業(yè)節(jié)省了很多不必要的時(shí)間成本和人力成本。

（五）加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位想要做好人事檔案管理工作，就必須緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，加強(qiáng)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)。首先，事業(yè)單位要加大對(duì)人事檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，為工作人員配置需要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，完成企業(yè)人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施的配置。其次，事業(yè)單位要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)集中管理體系的建設(shè)與完善工作，以保證員工在進(jìn)行人事檔案的信息化管理工作時(shí)能夠有一個(gè)良好的系統(tǒng)與平臺(tái)，對(duì)員工的工作效率有較好的促進(jìn)作用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上可知，人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的生存與發(fā)展有著極大的影響作用。但是，目前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在著許多問題，例如：企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作不重視，企業(yè)缺乏完整的人事檔案管理制度，人事檔案管理人員不專業(yè)，人事檔案整理技術(shù)不規(guī)范，以及人事檔案管理方式陳舊落后等等，這些問題都嚴(yán)重影響了事業(yè)單位人事檔案管理工作的有序開展，阻礙了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展。對(duì)此，事業(yè)單位想要持續(xù)穩(wěn)定的運(yùn)營(yíng)發(fā)展，必須要重視人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力，為人事檔案管理工作制定完善的管理制度。并引入大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)和手段，加強(qiáng)人事檔案的保密管理工作，為事業(yè)單位人事檔案注入新鮮、創(chuàng)新的活力，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案的科學(xué)化、信息化管理，從而充分發(fā)揮出人事檔案的作用。