淺談企業(yè)引入資產(chǎn)管理系統(tǒng)的必要性
——基于固定資產(chǎn)管理視角

李慧 河南能源化工集團(tuán)鶴煤公司財(cái)務(wù)部

為加強(qiáng)固定資產(chǎn)監(jiān)督管理，提高資產(chǎn)的使用效益，企業(yè)一方面按照國(guó)家政策法規(guī)、財(cái)務(wù)管理制度實(shí)施具體管理，一方面又根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際制定相關(guān)章程文件，執(zhí)行下來(lái)也確有成效。但是，企業(yè)固定資產(chǎn)管理過(guò)程中依然暴露出一些問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在，不僅影響了固定資產(chǎn)的管理及使用，甚至成為企業(yè)潛虧的重災(zāi)區(qū)，嚴(yán)重影響企業(yè)發(fā)展。因此，如何更好地管理企業(yè)固定資產(chǎn)及提高固定資產(chǎn)使用效率，確保企業(yè)資產(chǎn)安全、完整，是企業(yè)亟待解決的嚴(yán)峻問(wèn)題。

一、企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)建立的意義及必要性

（一）重要意義

企業(yè)固定資產(chǎn)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中重要的實(shí)物性資產(chǎn)，同時(shí)，也是企業(yè)生產(chǎn)加工、生產(chǎn)、制造中必不可少的資源保障基礎(chǔ)，做好對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)的管理工作，在一定程度上，是可以有效促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)、健康運(yùn)營(yíng)發(fā)展的。固定資產(chǎn)管理在企業(yè)資產(chǎn)管理中是一項(xiàng)較為繁雜的管理項(xiàng)目，整個(gè)管理過(guò)程中，涉及企業(yè)中的多個(gè)部門的共同配合與開(kāi)展，在開(kāi)展企業(yè)固定資產(chǎn)管理各個(gè)環(huán)節(jié)管理中，如：申購(gòu)、采購(gòu)、領(lǐng)用、維修、保養(yǎng)、調(diào)撥、報(bào)廢等，需要企業(yè)派遣專門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理的相關(guān)部專人去開(kāi)展對(duì)固定資產(chǎn)的統(tǒng)籌安排和辦理工作。開(kāi)展企業(yè)固定資產(chǎn)管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性的過(guò)程，在該過(guò)程實(shí)施中，必須要有一個(gè)健全、完善的管理運(yùn)行體系做支撐，以保障固定資產(chǎn)管理各項(xiàng)、各環(huán)節(jié)的有效開(kāi)展。在面對(duì)著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)壓力，企業(yè)如果想要在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中立足并實(shí)現(xiàn)持續(xù)性發(fā)展，就必須要緊密結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展實(shí)際和需求實(shí)際，在結(jié)合新時(shí)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)展新需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)自身固定資產(chǎn)管理的有效、科學(xué)開(kāi)展，通過(guò)找尋出現(xiàn)階段企業(yè)固定資產(chǎn)管理開(kāi)展中所存在的問(wèn)題和弊端，加以分析糾正，通過(guò)建立科學(xué)的企業(yè)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，再實(shí)施相關(guān)針對(duì)性強(qiáng)的管理優(yōu)化措施手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)管理手段的革新與創(chuàng)新，為企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)濟(jì)效益的有效提高提供保障基礎(chǔ)。

（二）必要性

1.使固定資產(chǎn)管理更加規(guī)范

引進(jìn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，或者是啟用現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理模塊，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理與現(xiàn)有會(huì)計(jì)電算化鏈接，新的操作程序和管理行為能夠提高固定資產(chǎn)核算精準(zhǔn)度，有助于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化。

2.固定資產(chǎn)狀態(tài)隨用隨查，提高資產(chǎn)管理效率

引進(jìn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，改變了固定資產(chǎn)清查數(shù)據(jù)的采集方式，解決固定資產(chǎn)清查賬實(shí)偏差的問(wèn)題，一物一碼隨時(shí)鏈接，大大提高清查效率。引入資產(chǎn)管理后，可以隨時(shí)統(tǒng)計(jì)、查詢固定資產(chǎn)情況，為合理配置資產(chǎn)、優(yōu)化資源提供依據(jù)，極大地提高了工作效率。

3.改革固定資產(chǎn)管理模式

傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式無(wú)論從管理結(jié)果還是管理效率，都難以適應(yīng)現(xiàn)行經(jīng)營(yíng)管理形式的需要，尤其設(shè)備密集型企業(yè)對(duì)模式改變的愿望更為突出。傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式過(guò)多依賴管理人員的崗位穩(wěn)定性，引入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，不僅能夠避免因崗位變動(dòng)造成固定資產(chǎn)“因人流失”、重復(fù)盤點(diǎn)或錯(cuò)盤，而且新系統(tǒng)一體化更是細(xì)化了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，更加提升企業(yè)獲取固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。從傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楣潭ㄙY產(chǎn)管理系統(tǒng)的科學(xué)管理模式，是質(zhì)、效的飛躍，是資產(chǎn)管理的重要發(fā)展趨勢(shì)。

4.變無(wú)效監(jiān)督為有效監(jiān)督

引進(jìn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，從資產(chǎn)新增開(kāi)始所有數(shù)據(jù)均錄入系統(tǒng)，詳細(xì)到每一個(gè)使用人期間，一個(gè)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)生成的條形碼就可以承載一整套固定資產(chǎn)的相關(guān)信息，避免了因不同使用部門編碼不一致造成盤點(diǎn)無(wú)效情況，掃描條形碼就可以盤點(diǎn)資產(chǎn)的來(lái)源、流向以及顯示狀態(tài)。形式統(tǒng)一后，有效減少了許多人為因素的干擾，監(jiān)督及時(shí)、效果顯著。

5.靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理發(fā)展

經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的要求越高，一個(gè)企業(yè)要想能良性發(fā)展，就需要企業(yè)從方方面面盡可能做到有效管理，有效的管理可以為企業(yè)決策提供堅(jiān)實(shí)可靠的依據(jù)。固定資產(chǎn)靜態(tài)管理停留在信息歸集層面，比較被動(dòng)，在使用時(shí)需要重新提取、重新分析；使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，對(duì)固定資產(chǎn)可以形成新的動(dòng)態(tài)管理，需要時(shí)可以直接參與企業(yè)管理、決策的新動(dòng)向，能為企業(yè)財(cái)務(wù)管理推進(jìn)一體化發(fā)揮作用。

二、企業(yè)固定資產(chǎn)管理存在的主要問(wèn)題

（一）固定資產(chǎn)管理方式落后

1.固定資產(chǎn)尚未實(shí)現(xiàn)電算化管理

財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中有很多模塊，多數(shù)企業(yè)只是啟用了其中的會(huì)計(jì)制單、會(huì)計(jì)記賬等簡(jiǎn)單管理模塊，對(duì)于其中的存貨管理、固定資產(chǎn)管理、資金預(yù)算管理、財(cái)務(wù)報(bào)表分析管理等尚未開(kāi)啟或者是完全沒(méi)有構(gòu)建。

2.日常管理及維護(hù)工作不及時(shí)

固定資產(chǎn)參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)階段，時(shí)期比較長(zhǎng)，聯(lián)系固定資產(chǎn)本身性質(zhì)來(lái)講，確實(shí)存在一項(xiàng)固定資產(chǎn)從進(jìn)入企業(yè)到服務(wù)期結(jié)束都在同一位置，例如房屋資產(chǎn)；但是也存在如機(jī)器設(shè)備、電腦、打印機(jī)、車輛等可移動(dòng)的固定資產(chǎn)。固執(zhí)的認(rèn)為在賬即在正常使用，殊不知房屋可能因?yàn)槭栌诰S護(hù)或出于新建目的，已經(jīng)報(bào)廢或者拆除；可移動(dòng)可以調(diào)撥的資產(chǎn)已經(jīng)迫于臨時(shí)性工作需求被重新調(diào)撥，已不在原新增固定資產(chǎn)崗位服務(wù)。

（二）固定資產(chǎn)管理制度不完善

部分企業(yè)固定資產(chǎn)管理效率的低下的根本原因是缺乏較為完善、健全的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理制度做支撐，在一定程度上阻礙了企業(yè)固定資產(chǎn)有效管理，形成了固定資源浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。主要體現(xiàn)在，在固定資產(chǎn)管理中，缺乏明確的管理責(zé)任和界限，所制定的資產(chǎn)管理相關(guān)管理制度不能有效滿足當(dāng)前企業(yè)管理需求，管理制度細(xì)節(jié)化不清晰，缺乏內(nèi)控、風(fēng)險(xiǎn)等方面的規(guī)定，監(jiān)管制度不完善等等。

（三）內(nèi)控執(zhí)行不到位，管理監(jiān)督欠缺

1.賬卡物不相符

根據(jù)會(huì)計(jì)制度管理規(guī)范且結(jié)合管理實(shí)際，固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)賬、登記固定資產(chǎn)卡片和實(shí)物資產(chǎn)管理執(zhí)行不相容職務(wù)分離制度。傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)核算已基本消失，取而代之的是會(huì)計(jì)軟件、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)核算，在更替過(guò)程中發(fā)現(xiàn)手工會(huì)計(jì)階段核算存在漏洞，根據(jù)財(cái)務(wù)軟件做出相應(yīng)調(diào)整，未對(duì)固定資產(chǎn)卡片做調(diào)整，造成賬卡不相符；受固定資產(chǎn)新增、領(lǐng)用、調(diào)撥，固定資產(chǎn)管理人員及實(shí)際使用人工作崗位變動(dòng)等多個(gè)環(huán)節(jié)動(dòng)態(tài)影響，實(shí)物資產(chǎn)狀態(tài)已經(jīng)發(fā)生改變，卻未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，造成賬卡與實(shí)物不相符。

2.“物隨人丟”，崗位管理銜接性差

固定資產(chǎn)管理人員對(duì)任期內(nèi)新增固定資產(chǎn)使用流向能做到清清楚楚，但是對(duì)任期前形成的固定資產(chǎn)，未能做到清楚其來(lái)源、流向，對(duì)已經(jīng)發(fā)生改變的固定資產(chǎn)不清楚其存放位置及現(xiàn)使用人等等具體情況，甚至出現(xiàn)盤盈、盤虧的假象。這反映出固定資產(chǎn)管理缺少崗位變動(dòng)交接手續(xù)，影響了固定資產(chǎn)管理崗位的連貫性。

3.物銷賬存，賬實(shí)不符

日常管理疏于維護(hù)，固定資產(chǎn)狀態(tài)改變了，未能及時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)使用狀態(tài)上報(bào)，造成財(cái)務(wù)對(duì)已經(jīng)發(fā)生的改變，手續(xù)不齊全無(wú)法做賬務(wù)處理，后期只能以盤虧形式銷賬，給企業(yè)造成損失。

（四）崗位責(zé)任意識(shí)差，人員道德素質(zhì)參差不齊

1.崗位更換，交接手續(xù)履行不完備

作為現(xiàn)金資金管理，崗位交接，交接手續(xù)比較齊全。但是固定資產(chǎn)崗位人員變動(dòng)，交接手續(xù)并不完善，固執(zhí)的認(rèn)為固定資產(chǎn)就固定在那里，賬即是物，賬在物在，交接賬冊(cè)即是交接實(shí)物，實(shí)則這樣的交接手續(xù)存在很大的漏洞，造成只知有賬不知其物為何的管理現(xiàn)狀。

2.人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平參差不齊

一些管理人員認(rèn)為固定資產(chǎn)分發(fā)使用后就完全不用理會(huì)，會(huì)一直服務(wù)到生命期結(jié)束；一些管理人員不去真正的盤點(diǎn)固定資產(chǎn)，造成固定資產(chǎn)盤點(diǎn)流于形式，沒(méi)有起到真正的監(jiān)督作用；一些管理人員知曉并默許固定資產(chǎn)狀態(tài)的改變，卻未能與財(cái)務(wù)及時(shí)溝通更新固定資產(chǎn)的狀態(tài)，固定資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄。

三、建立資產(chǎn)管理系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的對(duì)策及建議

（一）順應(yīng)時(shí)代向網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)發(fā)展邁進(jìn)

電算化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)改變了企業(yè)的生產(chǎn)、人們的生活，生存環(huán)境的改變必然要求企業(yè)管理模式隨之改變。既然網(wǎng)絡(luò)化管理是必然的發(fā)展方向，前進(jìn)還是倒退，不言而喻。引進(jìn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，是向網(wǎng)絡(luò)化管理邁進(jìn)了一大步，新功能新模塊開(kāi)發(fā)會(huì)加快發(fā)展速度，例如更多的使用手機(jī)，手機(jī)的普及度已經(jīng)將工作范圍、工作效能無(wú)限拓展，會(huì)計(jì)完全可以充分利用這一工具，開(kāi)展對(duì)固定資產(chǎn)的遠(yuǎn)程監(jiān)管、遠(yuǎn)程操作，實(shí)現(xiàn)事前考察、事中動(dòng)態(tài)監(jiān)督、事后狀態(tài)查也同樣輕輕松松。圖片、文檔、流程等等一整套就是一個(gè)固定資產(chǎn)的詳細(xì)自傳。

（二）建立健全固定資產(chǎn)管理制度

依據(jù)企業(yè)自身狀況實(shí)際，建立科學(xué)、健全、完善的固定資產(chǎn)的管理制度以及管理體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)固定資產(chǎn)管理工作中賬、物、卡始終保持一致性。在固定資產(chǎn)管理工作開(kāi)展中，需要對(duì)企業(yè)各部門所擔(dān)任的管理職責(zé)進(jìn)行明確，并要求各部門工作人員嚴(yán)格遵循相關(guān)管理制度開(kāi)展固定資產(chǎn)管理工作，做到從嚴(yán)要求、責(zé)任到人。其次，健全、完善對(duì)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)、調(diào)撥、報(bào)廢、處置等相關(guān)管理制度，由此需要企業(yè)各部門嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度開(kāi)展對(duì)固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)核對(duì)，并以核算、盤點(diǎn)結(jié)果為基礎(chǔ)，進(jìn)行各部門責(zé)任的落實(shí)、明確。再就是，需要重視對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)的相關(guān)保養(yǎng)檢修工作的有效開(kāi)展，針對(duì)于一些機(jī)械設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備等固定資產(chǎn)，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)制度開(kāi)展行周期檢定、保養(yǎng)與維修，以保障企業(yè)固定資產(chǎn)的最大化效益應(yīng)用。

（三）真正實(shí)現(xiàn)“核算、管理、決策”一體化發(fā)展

雖然我們用電算化代替了手工記賬、報(bào)賬工作，但實(shí)際上很多企業(yè)還在使用傳統(tǒng)模式管理存貨、固定資產(chǎn)等，核算基本上也停留在事后核算。引入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，和日后不斷再新建的財(cái)務(wù)管理模塊功能開(kāi)發(fā)，都是對(duì)電算化的充分利用，提高每個(gè)崗位的參與性，增強(qiáng)了崗位人員的責(zé)任意識(shí)，讓信息、數(shù)據(jù)直接與崗位人員掛鉤，人員、資產(chǎn)從事前到事后連續(xù)貫通，企業(yè)能夠高精準(zhǔn)預(yù)測(cè)、高效控制，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理及時(shí)預(yù)警及時(shí)反饋，真正實(shí)現(xiàn)“核算、管理、決策”一體化。

（四）轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層資產(chǎn)管理觀念

新增系統(tǒng)要考慮成本考慮企業(yè)實(shí)際，也要考慮提升的效率和帶來(lái)的收益。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層，固定資產(chǎn)可能是財(cái)務(wù)報(bào)表上的一行數(shù)字，資金寬裕便有求必應(yīng)，對(duì)整體資產(chǎn)的類別可調(diào)劑并不完全清楚，就極有可能造成重復(fù)購(gòu)買，或者預(yù)見(jiàn)性不足的情況。人工調(diào)研調(diào)劑效率不盡如人意，資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以讓固定資產(chǎn)“活”起來(lái)，給各下級(jí)單位、部室一定權(quán)限，通過(guò)系統(tǒng)可以查詢資產(chǎn)的溢余還是短缺，決定調(diào)劑還是購(gòu)買，不但提升了資產(chǎn)的管理效率，又為企業(yè)帶來(lái)收益。

（五）培訓(xùn)管理人員，提升管理人員素質(zhì)業(yè)務(wù)水平

硬件條件提升后，就勢(shì)必要提升管理人員業(yè)務(wù)水平及素質(zhì)素養(yǎng)。要保證一整套管理系統(tǒng)能按照預(yù)期目標(biāo)規(guī)范、高效的運(yùn)行起來(lái)，就必須有一批責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)水平過(guò)硬、能夠熟練操作系統(tǒng)的復(fù)合型人才。就需要在企業(yè)中開(kāi)展培訓(xùn)，建立獎(jiǎng)罰機(jī)制、補(bǔ)貼機(jī)制，吸引人才壯大管理人員隊(duì)伍，最終實(shí)現(xiàn)高質(zhì)高效管理。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，企業(yè)受宏觀與微觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響都比較大，財(cái)務(wù)管理本身就面臨著比較大的風(fēng)險(xiǎn)，也存在著比較多的隱患。資產(chǎn)管理系統(tǒng)就是搭建了一個(gè)較為優(yōu)質(zhì)高效的管理平臺(tái)，通過(guò)使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)使資產(chǎn)管理在有序、規(guī)范的模式下參與到企業(yè)經(jīng)營(yíng)中去，為增強(qiáng)企業(yè)抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力添磚加瓦，為企業(yè)有效化解一些資產(chǎn)管理隱患，向企業(yè)提高資產(chǎn)管理效率理想狀態(tài)邁進(jìn)一大步。

綜上所述，企業(yè)應(yīng)積極引進(jìn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，進(jìn)一步與電算化、網(wǎng)絡(luò)化的深度融合，建立健全企業(yè)管理機(jī)制，有效防范風(fēng)險(xiǎn)化解隱患，優(yōu)化企業(yè)環(huán)境，最大程度上抗風(fēng)險(xiǎn)化隱患提效益。