淺談街道辦事處檔案管理工作

田海軍

摘要：街道事務(wù)所的檔案文件管理作為街道建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是街道文明建設(shè)的重要組成部分，對(duì)街道的協(xié)調(diào)、文明、健康發(fā)揮著重要作用。本文以街道事務(wù)所的檔案管理業(yè)務(wù)為研究對(duì)象，就街道事務(wù)所的檔案文件管理業(yè)務(wù)中的問(wèn)題提出了解決方案。進(jìn)一步規(guī)范街道檔案管理，幫助街道辦事處提高檔案管理質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理;管理工作

引言

街道辦事處的檔案文件管理是街道文化基礎(chǔ)建設(shè)和街道建設(shè)的一部分。反映城市基本情況，實(shí)行社會(huì)保障，構(gòu)建和諧社區(qū)文化，建設(shè)文明、健康、和諧城市發(fā)展具有重要意義。

1街道辦事處檔案管理工作的重要性

街道檔案管理工作，特別是街道人民的基本生命安全、失業(yè)保障、居民最低生活保障和低收入群體供養(yǎng)的街道檔案管理工作，是街道檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是有效推動(dòng)社會(huì)發(fā)展和降低街道犯罪率的基礎(chǔ)措施，是解決群眾問(wèn)題和社會(huì)矛盾的過(guò)程。促進(jìn)街道管理工作的規(guī)范化、制度化，街道辦事處檔案管理涉及面廣，需要街道一級(jí)城市中每一個(gè)居民一級(jí)管理人員的共同參與和支持，因此，為了開(kāi)展街道辦事處檔案管理工作，首先，要多渠道開(kāi)展檔案宣傳，明確檔案管理不僅是檔案法的要求，也是街道管理自身建設(shè)的需要，并充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，努力理解和支持檔案管理工作。

2現(xiàn)階段我國(guó)街道辦事處檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1檔案審核人員專業(yè)素質(zhì)差，工作態(tài)度不端正

首先，檔案的歸檔材料審核力度不夠問(wèn)題，相關(guān)人員檔案出現(xiàn)日期檔案內(nèi)容中前后日期不照應(yīng)、有些入檔材料時(shí)間跨度相差較大，從幾個(gè)月到年份不一致都有出現(xiàn)，學(xué)歷經(jīng)歷過(guò)少，漏寫(xiě)或?qū)W歷經(jīng)歷填寫(xiě)不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，檔案材料在內(nèi)容中填寫(xiě)不規(guī)范、有涂改痕跡，或者是檔案當(dāng)中缺少照片、缺少組織印章、個(gè)人簽字不完整、材料重復(fù)等等問(wèn)題。其次，檔案材料收集不完整的問(wèn)題，這是許多檔案中常見(jiàn)的問(wèn)題，以某個(gè)具體居民為例，該居民的檔案當(dāng)中前期生活經(jīng)歷、優(yōu)秀事跡等編寫(xiě)完整，覆蓋全面而后期即工作后，整個(gè)檔案收集的資料過(guò)于稀少，由于居民沒(méi)有過(guò)多優(yōu)秀事跡或聞名事跡就忽略了向檔案中編寫(xiě)關(guān)于這個(gè)的內(nèi)容，導(dǎo)致整個(gè)檔案無(wú)法真實(shí)且全面的反映該人員的顯示精神面貌以及精神狀態(tài)。另外，檔案內(nèi)容不全面問(wèn)題，檔案當(dāng)中的個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況等材料較多而檔案人員的個(gè)人特點(diǎn)、工作效績(jī)、考察活動(dòng)等有關(guān)鮮明色彩的個(gè)人材料過(guò)少，導(dǎo)致整個(gè)檔案無(wú)法真實(shí)而全面的反應(yīng)這些人員的真實(shí)面貌。最后，檔案質(zhì)量不高問(wèn)題，檔案質(zhì)量不高主要體現(xiàn)在檔案當(dāng)中歸檔內(nèi)容沒(méi)有做到齊全完整、排序明確、目錄清晰等從而導(dǎo)致檔案審核工作無(wú)法高效開(kāi)展。

2.2檔案規(guī)范化管理不夠

由于街道辦事處缺乏合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏一套完整合理的管理制度，檔案管理工作無(wú)法高效有序地開(kāi)展，由于人員流動(dòng)，檔案管理工作無(wú)法明確流轉(zhuǎn)，導(dǎo)致部分檔案流失。一些地區(qū)雖然有專門(mén)的管理隊(duì)伍，但缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)施效果達(dá)不到預(yù)期要求，檔案管理無(wú)法正常進(jìn)行。且檔案管理工作相對(duì)于廣大一般人檔案會(huì)在人們心中形成更加“神秘”的固有觀念，讓檔案管理者與檔案的參與者或本人由于存在一定的階級(jí)關(guān)系而變得有隔閡，讓檔案管理人員之間不能夠很好互動(dòng)讓檔案本身的收集工作變得繁瑣而復(fù)雜。同樣的由于檔案管理部門(mén)存在的隨意性導(dǎo)致整個(gè)檔案的收錄過(guò)程存在嚴(yán)重問(wèn)題，組織上索要的個(gè)人資料等提交嫌麻煩、不積極配合都會(huì)對(duì)整個(gè)檔案的收錄過(guò)程造成影響，甚至在有人意識(shí)到檔案的重要性之后向組織上交虛假材料、檔案提交材料不符實(shí)等等。最后，一些檔案管理部門(mén)當(dāng)中由于管理人員沒(méi)有具備足夠的專業(yè)素養(yǎng)或沒(méi)有端正的工作態(tài)度，在工作當(dāng)中管理人員本身對(duì)檔案產(chǎn)生了不重視的心態(tài)，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理流程不和學(xué)、無(wú)法充分發(fā)揮檔案本身的作用。

3檔案管理工作的具體案例分析

我國(guó)各個(gè)城市，每個(gè)城市當(dāng)中的街道辦事處的具體發(fā)展參差不齊，有些地方的街道辦事處發(fā)展較為落后而有的則逐步趨于完善，不同的街道辦事處所展現(xiàn)出不同的檔案管理水平，其中不同街道辦事處之間的相互借鑒與互相督促、改進(jìn)也有助于街道辦事處檔案管理工作的工作發(fā)展。街道辦事處的檔案管理工作有效改進(jìn)也能在很大程度上幫助接到內(nèi)居民生活便利，居住環(huán)境更加方便、舒適。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的力度以及深度，使檔案管理得以長(zhǎng)期實(shí)施。街道辦事處不斷完善檔案收集、整理、保管、使用的制度結(jié)構(gòu)，對(duì)不同類(lèi)型、不同職業(yè)的檔案進(jìn)行分類(lèi)匯總，比如：將檔案進(jìn)行編號(hào)歸類(lèi)，并且在檔案的擺放過(guò)程中注意按照序號(hào)前后順序進(jìn)行擺放，嚴(yán)格把關(guān)極大程度上提高了后期在街道辦事處尋找或使用檔案時(shí)的工作效率。推進(jìn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化、數(shù)字化，切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量和效率。做好檔案管理安全工作，提前做好，區(qū)辦公室定期對(duì)檔案安全進(jìn)行復(fù)查，確保檔案管理和檔案管理安全。

4街道辦事處檔案管理工作的工作要點(diǎn)

4.1構(gòu)建提升檔案管理水平的長(zhǎng)效機(jī)制

相關(guān)街道辦事處要在檔案管理部門(mén)當(dāng)中定期召開(kāi)會(huì)議，明確每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作細(xì)則，明確責(zé)任機(jī)制讓檔案在每一個(gè)完善的過(guò)程當(dāng)中不出現(xiàn)任何問(wèn)題，每一個(gè)工作步驟都能做到有跡可循。從健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)開(kāi)始，讓檔案管理部門(mén)能夠深入到每一個(gè)街道內(nèi)居民的工作以及日常生活當(dāng)中，從接到內(nèi)居民的工作作風(fēng)入手讓檔案收集工作變得迅速、有效。讓檔案收錄的信息做到每一條都有足夠的證據(jù)，讓整個(gè)檔案能夠全面的反應(yīng)一個(gè)人員的現(xiàn)實(shí)狀態(tài)。

4.2加強(qiáng)鑒定審核機(jī)制

接到內(nèi)居民的檔案的收集以及管理工作有了改善后檔案審核工作也要加審核力度。檔案信息最主要的是整個(gè)收錄信息的準(zhǔn)確性，審核工作的意義就是在于審核收錄信息的信息證據(jù)等審核工作同時(shí)也要做到保證檔案的精確性，去除檔案中過(guò)于冗雜或無(wú)關(guān)緊要的信息、簡(jiǎn)化檔案內(nèi)容在保證權(quán)威性的同時(shí)保證整個(gè)檔案內(nèi)容的簡(jiǎn)明扼要。

結(jié)語(yǔ)

街道辦事處的檔案管理工作對(duì)于一個(gè)接到來(lái)說(shuō)非常重要，是其經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化發(fā)展的一項(xiàng)重要基本元素。相關(guān)管理者在保證街道檔案管理工作高效開(kāi)展的同時(shí)也是在規(guī)劃整個(gè)城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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