大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室建設(shè)路徑探究

張偉

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，積極進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)，對(duì)于檔案管理工作而言至關(guān)重要，是有效解決相關(guān)問(wèn)題的重要對(duì)策。就當(dāng)前數(shù)字檔案室建設(shè)而言存在很多問(wèn)題，不僅專業(yè)的人才匱乏，而且對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用不夠深入。因此，應(yīng)該遵循相關(guān)的要求深入挖掘檔案信息資源，培養(yǎng)專業(yè)性水平較高的人才，從而更好地推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)不斷發(fā)展進(jìn)步。積極進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)具有很多意義，能夠全面提高檔案工作效率，不斷促進(jìn)檔案工作走向現(xiàn)代化，優(yōu)化資源共享，從而滿足人們生活的多種需求。就數(shù)字檔案室建設(shè)這一工作而言，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，在建設(shè)過(guò)程中需要經(jīng)歷多個(gè)環(huán)節(jié)，在最初的時(shí)期需要進(jìn)行調(diào)研、建設(shè)立項(xiàng)等相關(guān)工作，同時(shí)，還要進(jìn)行平臺(tái)建構(gòu)、系統(tǒng)運(yùn)行等。因此，數(shù)字檔案室建設(shè)具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性，在建設(shè)過(guò)程中需要投入足夠的人力和物力，各單位部門(mén)要積極合作，確保建設(shè)工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;數(shù)字檔案;建設(shè)

一、數(shù)字檔案室建設(shè)參照標(biāo)準(zhǔn)

不斷推動(dòng)檔案管理朝向數(shù)字化方向發(fā)展是當(dāng)前國(guó)家整體發(fā)展的主要戰(zhàn)略，要想確保這一工作順利進(jìn)行，作為國(guó)家方面就要采取相關(guān)對(duì)策，頒布相關(guān)的文件，從而為數(shù)字檔案室建設(shè)提出建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)。為了進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)，國(guó)家檔案局于2010年六月頒布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（以下簡(jiǎn)稱指南），這一文件的頒布對(duì)開(kāi)展建設(shè)工作提供了有效幫助。指南總共包含五大方面，即總體要求、應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和服務(wù)平臺(tái)建構(gòu)、管理系統(tǒng)功能要求、數(shù)字檔案資源建設(shè)以及保障體系。其中，所謂的總體要求，就是對(duì)數(shù)字檔案建設(shè)提出相關(guān)要求，從原則、目標(biāo)等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述。而管理系統(tǒng)功能具有四大功能，即收集、管理、保存和利用。資源建設(shè)主要有電子文件的接收、資源整理、檔案，數(shù)字化和建立數(shù)字檔案資源庫(kù)四個(gè)方面。保障體系主要是指安全保障體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。指南的頒布，對(duì)于數(shù)字檔案館建設(shè)而言具有重要的影響，加快了建設(shè)的步伐。隨著數(shù)字檔案室的建設(shè)發(fā)展，2017年國(guó)家檔案局發(fā)布了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，這一文件的發(fā)布為建設(shè)工作提供了有效依據(jù)。建設(shè)指南能夠指導(dǎo)企業(yè)有序開(kāi)展相關(guān)工作，加快了檔案信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)企業(yè)檔案信息進(jìn)行充分有效地整合，從而使得國(guó)家的檔案信息資源得到豐富。總而言之，這兩個(gè)文件的頒布對(duì)于企業(yè)素質(zhì)的暗示建設(shè)產(chǎn)生了積極作用，但是在工作過(guò)程中也涉及了其他方面，國(guó)家頒布了相關(guān)的法律法規(guī)，為建設(shè)工作的順利進(jìn)行起到了有效的保障。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)的問(wèn)題分析

（一）資源開(kāi)發(fā)程度不深

就當(dāng)前的檔案管理工作而言，檔案機(jī)構(gòu)比較關(guān)注紙質(zhì)版檔案數(shù)字化，這樣一來(lái)在一定程度上使得檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展進(jìn)步。所謂的檔案信息資源建設(shè)主要有電子文件接收、建立數(shù)字資源庫(kù)等相關(guān)工作，在建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)了信息資源開(kāi)發(fā)不夠深入的問(wèn)題。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案用戶的信息需求出現(xiàn)了個(gè)性化的特點(diǎn)，要根據(jù)信息的內(nèi)容特點(diǎn)有效挖掘相關(guān)的檔案信息資源，這對(duì)于數(shù)字檔案室建設(shè)而言，是一項(xiàng)十分重要的工作。當(dāng)前，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分考慮大數(shù)據(jù)技術(shù)，思考該如何充分運(yùn)用這一次技術(shù)預(yù)測(cè)出用戶的信息需求和行為，為更好地提供檔案信息服務(wù)打好基礎(chǔ)。

（二）檔案專業(yè)人才缺乏

數(shù)字檔案室的建設(shè)發(fā)展離不開(kāi)專業(yè)性的人才，數(shù)字檔案室建設(shè)處于不斷發(fā)展的過(guò)程中，因此對(duì)專業(yè)人才的需求也越來(lái)越多。數(shù)字檔案室建設(shè)中的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和服務(wù)平臺(tái)建設(shè)需要專業(yè)性的信息技術(shù)人才，紙質(zhì)檔案的掃描等相關(guān)工作也需要專業(yè)性的人才來(lái)完成，檔案數(shù)據(jù)資源的長(zhǎng)期保存和更新維護(hù)也需要專業(yè)的人才，因此要根據(jù)崗位的需求，科學(xué)合理安排專業(yè)人才。任何事物的發(fā)展都需要一個(gè)瓶頸階段，檔案室建設(shè)在面對(duì)瓶頸階段時(shí)要注意專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，從而為順利度過(guò)瓶頸階段奠定基礎(chǔ)。

（三）信息資源風(fēng)險(xiǎn)較高

在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該格外關(guān)注數(shù)字信息的安全。過(guò)去傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)檔案，所面臨的安全問(wèn)題就是檔案實(shí)體安全，只要做好相關(guān)的保密工作，就能確保信息不外泄。但是，在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，都是電子檔案借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的傳達(dá)，這樣一來(lái)就使得信息資源的安全面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。特別是當(dāng)今的資源實(shí)現(xiàn)了共享，雖然在檔案利用過(guò)程中十分便利，但是也加劇了信息安全風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，從檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)出發(fā)來(lái)看待信息安全，因?yàn)槿菀妆桓?，檔案設(shè)備和軟件系統(tǒng)出現(xiàn)不兼容的問(wèn)題，這些也都是使得信息安全面臨風(fēng)險(xiǎn)的因素。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)的策略分析

（一）嚴(yán)格遵循相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，遵循相關(guān)文件內(nèi)容，確保建設(shè)順利進(jìn)行。這些相關(guān)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)主要包含檔案硬件配備、資源格式、人才應(yīng)用等，這些對(duì)于數(shù)字檔案室建設(shè)而言至關(guān)重要，要嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為建設(shè)工作提供有效保障。

（二）深度挖掘檔案信息資源

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，用戶的需求也越來(lái)越高，過(guò)去傳統(tǒng)的服務(wù)模式已經(jīng)很難滿足當(dāng)前的需要，越來(lái)越多的用戶開(kāi)始利用互聯(lián)網(wǎng)獲取相關(guān)信息，這樣一來(lái)不僅便利，而且還有效節(jié)約時(shí)間。這樣的方式也存在一定的不足，由于數(shù)據(jù)信息量相對(duì)較大，導(dǎo)致用戶獲取有用的資源存在一定難度。因此，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，根據(jù)用戶的信息需求深度挖掘相關(guān)的檔案信息資源，從而提升用戶體驗(yàn)，為其提供針對(duì)性的服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。此外，還要積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)用戶的信息行為和需求進(jìn)行深入分析，從而更好地滿足用戶不同需求。還要積極進(jìn)行檔案編研工作，不斷豐富編研的形式，同時(shí)還要積極開(kāi)發(fā)多種形式的半成品，利用自媒體進(jìn)行檔案資源的宣傳和推廣。

（三）著力培養(yǎng)檔案專業(yè)人才

數(shù)字檔案室建設(shè)離不開(kāi)人才，就當(dāng)前的檔案機(jī)構(gòu)而言，大多數(shù)都存在專業(yè)人才困乏的問(wèn)題。要想解決這一問(wèn)題，就要注意人才的培養(yǎng)。首先，應(yīng)該引進(jìn)一些專業(yè)的檔案和信息化人才，從最根本入手，滿足數(shù)字檔案室建設(shè)和運(yùn)行的基本需要。其次，要不斷提高檔案管理者的水平，對(duì)其進(jìn)行繼續(xù)教育，與實(shí)際工作進(jìn)行有效融合，安排專門(mén)的培訓(xùn)活動(dòng)，并采取一些政策，鼓勵(lì)相關(guān)工作者積極參與到學(xué)習(xí)活動(dòng)中來(lái)，深入掌握行業(yè)的發(fā)展方向，提高解決在工作中所出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題的能力。這樣一來(lái)，能夠?yàn)閿?shù)字答案是建設(shè)的不斷發(fā)展進(jìn)步提供不竭動(dòng)力。

（四）高度重視檔案信息安全

關(guān)注檔案信息安全對(duì)于數(shù)字檔案室建設(shè)而言至關(guān)重要，也是建設(shè)工程中的重要組成部分。在指南這一文件中，第五部分闡述了保障體系建設(shè)，主要包括安全保障體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。對(duì)于數(shù)字檔案管理安全而言，涉及的范圍相對(duì)較廣，不僅要確保數(shù)據(jù)的安全，還要確保網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息系統(tǒng)的安全。所謂的數(shù)據(jù)安全就是確保數(shù)字檔案信息的完整，不被更改，確?？梢猿掷m(xù)運(yùn)用。而系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全就是確保系統(tǒng)軟硬件穩(wěn)定持續(xù)運(yùn)行。在進(jìn)行檔案信息安全建設(shè)時(shí)，可以從三個(gè)方面開(kāi)始入手。首先，積極建構(gòu)相關(guān)的信息安全保障制度，并在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中遵循相關(guān)制度，明確對(duì)檔案管理的要求。其次，要根據(jù)檔案室的需要配備必要的軟硬件設(shè)施，并根據(jù)實(shí)際采用安全保障技術(shù)方法。最后，要制定相關(guān)的檔案信息安全管理應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)，并進(jìn)行相關(guān)的演練活動(dòng)，不斷提高數(shù)字檔案室應(yīng)急處理的能力和水平。除此之外，采用異地備份的方式，能夠有效避免數(shù)字檔案信息風(fēng)險(xiǎn)，提高安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]王昊宇.大數(shù)據(jù)時(shí)代的基層數(shù)字檔案室建設(shè)路徑分析[J].蘭臺(tái)世界， 2019（03）：53-55.