公立醫(yī)院人事檔案管理常見問題及對(duì)策

李結(jié)映

摘 要：人事檔案管理是公立醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，是公立醫(yī)院人力資源規(guī)劃的重要依據(jù)，同時(shí)對(duì)醫(yī)院選人、用人具有參考作用。目前公立醫(yī)院人事檔案管理存在資源投入不足、專業(yè)檔案管理人員不足、業(yè)績材料收集不足和信息化程度低的問題，通過對(duì)問題的分析和總結(jié)，認(rèn)為公立醫(yī)院應(yīng)該對(duì)人事檔案管理工作提高重視，增加資源投入、培養(yǎng)高素質(zhì)人事檔案管理人才和創(chuàng)新人事檔案管理方式，使人事檔案工作更加高效地服務(wù)于醫(yī)院的管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;公立醫(yī)院

人事檔案管理是公立醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，是公立醫(yī)院選人、用人的重要參考資料之一。做好人事檔案管理工作，能夠提高醫(yī)療衛(wèi)生人才使用效率，更好服務(wù)于臨床工作。目前我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)加速發(fā)展，醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人才流動(dòng)性增強(qiáng)，給人事檔案管理帶來一系列問題，大大降低人事檔案管理工作的效率，不利于醫(yī)院的后續(xù)發(fā)展。因此，醫(yī)院需要規(guī)范人事檔案管理，發(fā)揮檔案管理的作用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才的可持續(xù)發(fā)展。本文將結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理工作實(shí)際，明確人事檔案管理的重要性，并對(duì)醫(yī)院人事檔案管理中常見問題進(jìn)行歸納，提出相應(yīng)的對(duì)策。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性

1.醫(yī)院人力資源規(guī)劃的依據(jù)

人事檔案中完整記載了本人學(xué)習(xí)、工作、專業(yè)技術(shù)職稱、嘉獎(jiǎng)情況等內(nèi)容，有利于醫(yī)院人力資源部門了解醫(yī)院員工的能力、資歷等特點(diǎn)，人力資源部門通過統(tǒng)籌全院專業(yè)技術(shù)人員、行政管理人員和后勤人員的人事檔案信息，能夠很大程度上掌握目前醫(yī)院的人力資源結(jié)構(gòu)、優(yōu)勢(shì)和不足之處。一方面，通過對(duì)整體人力結(jié)構(gòu)和人力素質(zhì)的了解，結(jié)合醫(yī)院未來的發(fā)展規(guī)劃，有助于制定合理的人力資源規(guī)劃方案;另一方面，通過了解員工的個(gè)人履歷特點(diǎn)，能夠針對(duì)其不足之處提供有針對(duì)性的建議，為員工培訓(xùn)提供參考，完善員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

2.醫(yī)院選人、用人的重要參考

公立醫(yī)院屬于事業(yè)單位，在干部的選拔和任用上需遵循國家頒布事業(yè)單位干部選任相關(guān)政策法規(guī)。目前以筆者所在廣東省為例，對(duì)干部任免很大程度上仍需對(duì)候選人的檔案情況進(jìn)行核查，如對(duì)“三齡兩歷一身份”等信息核準(zhǔn)。人事檔案記錄了干部學(xué)習(xí)、工作、資歷各方面的信息，能夠反映干部政治品質(zhì)、工作業(yè)績、是否有違紀(jì)違規(guī)的行為等具體情況，具有一定的法律效用，已經(jīng)成為公立醫(yī)院選人、用人的重要依據(jù)和參考。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案存在的問題

1.資源投入不足

干部人事檔案具有機(jī)密性，按照《干部檔案工作條例》規(guī)定：人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求建設(shè)干部人事檔案庫房，加強(qiáng)庫房安全管理和技術(shù)防護(hù)。檔案數(shù)量少的單位，也應(yīng)當(dāng)設(shè)置專用房間保管檔案。閱檔場(chǎng)所、整理場(chǎng)所、辦公場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)分開。由于公立醫(yī)院主要從事醫(yī)療服務(wù)工作，在場(chǎng)地有限的情況下，優(yōu)先服務(wù)于臨床醫(yī)療，大部分公立醫(yī)院連獨(dú)立的人事檔案庫房都很難配備，更不能提供單獨(dú)的閱檔場(chǎng)所、整理場(chǎng)所[1]。

2.專業(yè)檔案管理人員不足

按照中組部要求，機(jī)關(guān)及大型企事業(yè)單位每管理一千卷干部人事檔案，應(yīng)配備一名專職檔案保管人員，以保證檔案管理工作的專業(yè)性。但目前人事檔案管理工作在公立醫(yī)院中未受到足夠重視，人事檔案管理人員多為兼職人員。一方面，兼職人員需在完成本職工作前提下再進(jìn)行檔案管理，無法專注于檔案管理工作;另一方面，上級(jí)部門很少舉辦人事檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，造成管理人員對(duì)檔案管理知識(shí)的脫節(jié)。

3.業(yè)績材料收集不足

醫(yī)療衛(wèi)生人才是醫(yī)院人力資源的主要組成部分，主要承擔(dān)醫(yī)療診治、科學(xué)研究、教學(xué)等工作，其工作范圍和性質(zhì)已大大超過傳統(tǒng)干部檔案所涵蓋的范圍。在人事檔案管理中，除了學(xué)歷經(jīng)歷、職務(wù)職稱、黨團(tuán)活動(dòng)以外，還應(yīng)該收集體現(xiàn)其科研業(yè)績成果和教學(xué)成果等相關(guān)的檔案資料，才能更好的體現(xiàn)人事檔案的人才評(píng)價(jià)作用[2]。然而，目前各大公立醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)人員人事檔案中，一般不將科研、教學(xué)的業(yè)績資料作為存檔對(duì)象，難以全面服務(wù)于人事檔案作為選人、用人的參考職能。

4.信息化程度低

信息技術(shù)的發(fā)展提高了公立醫(yī)院醫(yī)療信息化程度，相比之下，人事檔案管理大多還停留在純手工的工作狀態(tài)中。手工操作不僅效率低，而且由于頻繁翻閱或存放不適當(dāng)，對(duì)紙質(zhì)資料損害也會(huì)加重，不利于檔案的保存。另外，雖然一些醫(yī)院在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中購買人事檔案系統(tǒng)，但由于缺乏專職檔案管理人員，檔案電子化工作難以完成，日常檔案信息更新也會(huì)存在滯后性問題[3]。

二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策和建議

1.提高重視，增加資源投入

由于檔案工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致醫(yī)院長期對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視。對(duì)此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和人事檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)中組部《干部檔案工作條例》的學(xué)習(xí)，明確檔案管理工作要求，并為檔案存放、查閱和整理提供足夠的空間和資源。其次，還需要投入人力資源對(duì)現(xiàn)存的人事檔案信息進(jìn)行整理，在確保每份個(gè)人檔案中學(xué)習(xí)和工作履歷、職務(wù)職稱、黨團(tuán)活動(dòng)、所獲嘉獎(jiǎng)等基本信息以外，對(duì)于高層次的醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人才，還應(yīng)該補(bǔ)全其科研成果、教學(xué)成果等業(yè)績資料，讓每份檔案都能充分、全面地展示個(gè)人情況，讓簡單的檔案管理能真正地為選人、用人決策進(jìn)行服務(wù)。

2.培養(yǎng)高素質(zhì)人事檔案管理人才

高素質(zhì)的專業(yè)人員是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。人事檔案管理工作涵蓋檔案的建立、接收、保管、專遞、統(tǒng)計(jì)和保密等，工作內(nèi)容即機(jī)械有略顯枯燥，因此管理人員必須具備高度的責(zé)任心。其次，對(duì)負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們理解人事檔案管理的基本要求、新技術(shù)和新規(guī)定，更好地完成檔案管理工作。最后，醫(yī)院要重視檔案管理人員晉升等需求，對(duì)于符合條件者，要鼓勵(lì)他們參加檔案專業(yè)的職稱評(píng)審和聘任，保障檔案管理人員的各項(xiàng)福利待遇。

3.創(chuàng)新人事檔案管理的方式

《干部檔案工作條例》對(duì)數(shù)字檔案有作出相關(guān)規(guī)定，人事檔案在保證真實(shí)的前提下，可以通過掃描等形式對(duì)圖像進(jìn)行保存，供電子查閱。此外，公立醫(yī)院還應(yīng)該引入人事檔案電子管理系統(tǒng)，對(duì)職工個(gè)人信息進(jìn)行文字整理后錄入系統(tǒng)，并與醫(yī)院信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，更好的運(yùn)用人員數(shù)據(jù)，服務(wù)于人力資源規(guī)劃工作。在對(duì)人事檔案信息化的過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)外網(wǎng)物理隔離制度，保證檔案信息的保密性和安全性[1]。

綜上所述，人事檔案作為醫(yī)院人力資源規(guī)劃的重要參考，對(duì)醫(yī)院選人、用人具有重要的輔助功能。醫(yī)院應(yīng)該提高重視程度，將檔案管理工作納入醫(yī)院常規(guī)發(fā)展中，通過增加資源投入、培養(yǎng)高素質(zhì)人事檔案管理人才和創(chuàng)新人事檔案管理方式，提高人事檔案的信息化水平，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]耿江.公立醫(yī)院干部人事檔案管理創(chuàng)新路徑[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2020，42（S1）：49-50+52.

[2]呂鵬娟.高層次人才流動(dòng)背景下高校人事檔案管理中的常見問題及對(duì)策[J].檔案管理，2019（03）：88-89.

[3]黃昆.人才流動(dòng)環(huán)境下高校人事檔案管理模式探析——以江蘇淮安高校為例[J].檔案與建設(shè)，2019（04）：56-58.

通訊作者：束中豪