大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案管理分析

朱明國

（山東理工職業(yè)學(xué)院，山東 濟寧 272067）

高校檔案數(shù)字化管理的開展是建設(shè)現(xiàn)代數(shù)字化校園的重要工作內(nèi)容，當前大數(shù)據(jù)時代的管理模式其就是進行信息化管理模式。信息化管理就是通過信息化設(shè)備來收集整理和保存學(xué)生的檔案。隨著信息時代的不斷深入到人們的工作生活中，使得這種管理模式成為高校檔案管理的必然選擇。它不僅有助于檔案管理人員進一步提升工作效率，還能夠降低工作壓力，還能保障信息的安全性，從而推進了高校檔案管理的快速發(fā)展。

1 關(guān)于大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)通常是指數(shù)據(jù)非常的龐大，不能運用常規(guī)的數(shù)據(jù)軟件進行數(shù)據(jù)的處理。也可以這樣說，大數(shù)據(jù)的幾個具體特征主要包含的就是在量上，大數(shù)據(jù)的量可以說非常的大，甚至可以用海量來形容。另外就是數(shù)據(jù)的多元性，數(shù)據(jù)的類型也是非常多[1]。最后就是速度，它與其他數(shù)據(jù)的最大的區(qū)別就在于大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的速度極為快速，這就是大數(shù)據(jù)具備的幾大特征。對于當前大數(shù)據(jù)而言還有一些官方的定義，就是隨著當前信息時代的迅速發(fā)展沒辦法在規(guī)定的時間內(nèi)運用常規(guī)軟件來處理數(shù)據(jù)的一種集合。當前科學(xué)技術(shù)以及信息化建設(shè)不斷的深入發(fā)展，尤其是以云存儲與云技術(shù)為基礎(chǔ)推動的數(shù)字信息正在以爆發(fā)式的速度增長，就當前高校檔案管理部門而言，數(shù)據(jù)用量也隨著招生規(guī)模的擴大而快速的增長。檔案管理人員當前面臨的數(shù)據(jù)量不斷增加的同時其信息的發(fā)展也逐漸趨于多元化。因此檔案管理人員還需要針對信息的多元化個性化去做具體的研究。另外高校檔案管理中傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)當前時代發(fā)展得趨勢。所以大數(shù)據(jù)背景下需要高校檔案管理部門能夠不斷加以創(chuàng)新完善檔案管理模式。

2 大數(shù)據(jù)對于高校檔案管理的影響

大數(shù)據(jù)的時代背景下，數(shù)據(jù)也由結(jié)構(gòu)化逐漸轉(zhuǎn)變成非結(jié)構(gòu)化。非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)主要包含圖片文本，網(wǎng)頁以及報表等多種類型。當前檔案管理系統(tǒng)儲存的內(nèi)容大都是以圖像文本，影音等形式的文件資料[2]。大數(shù)據(jù)環(huán)境下能夠?qū)@些檔案信息進一步的作出整合優(yōu)化，以便高效地為學(xué)校提供更加便捷的服務(wù)。從長遠的發(fā)展方向看，數(shù)據(jù)對于學(xué)校或者是社會組織都有著非常重要參考意義，能夠直接影響到學(xué)校的決策成效。傳統(tǒng)的決策主要依靠的是自身的個人經(jīng)驗以及智慧，但是一個人得經(jīng)歷以及經(jīng)驗都不是無限的，因此管理者做的決策會相對缺乏科學(xué)依據(jù)。當前大數(shù)據(jù)下，決策依據(jù)就是客觀的數(shù)據(jù)，所以科學(xué)的依據(jù)通常都是以客觀的數(shù)據(jù)來分析為基準的。對高校檔案管理而言，其具有真實完整的特征，其記錄也是具有其他任何材料不能比的優(yōu)勢，然后再通過對龐大的數(shù)據(jù)進行合理的分析，其合理分析出的結(jié)果對做決策時能提供更加科學(xué)的依據(jù)。當前大數(shù)據(jù)時代的來臨進一步的推進高校檔案管理從量轉(zhuǎn)變成質(zhì)的發(fā)展，然而這種質(zhì)的變化也使得高校檔案管理部門的工作模式發(fā)生了巨大的改變。高校檔案管理作為重要的管理部門，也是學(xué)校處理以及存儲數(shù)據(jù)的重要部門，當前大數(shù)據(jù)時代背景的推動下檔案管理的職能需要積極的發(fā)揮出真正的作用。其發(fā)揮出的作用不僅僅只是數(shù)據(jù)的處理和存儲，同時還要對數(shù)據(jù)分析出的結(jié)果做一定的處理，進而能夠提供更加科學(xué)的決策依據(jù)，進一步更加優(yōu)質(zhì)便捷的為學(xué)校提供服務(wù)。

3 大數(shù)據(jù)對高校檔案管理技術(shù)層面的更新

大數(shù)據(jù)時代下，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對當前學(xué)校檔案管理而言，數(shù)字檔案管理的建立已經(jīng)成為一種必然。當前計算機科技的發(fā)展實現(xiàn)了高校電子檔案管理模式。通常檔案數(shù)字化都是經(jīng)過掃描與存儲來完成的，經(jīng)過數(shù)字化來處理紙質(zhì)的檔案，能夠使得后期的檢索更加的方便。然而在未來高校數(shù)字檔案館的建立上一定會得到進一步的優(yōu)化實現(xiàn)更加便捷的檢索，以及更加及時同步和更小的存儲空間。另外高校在數(shù)字檔案館建立的推動下也使得數(shù)據(jù)量逐漸變得巨大，所以在備份的介質(zhì)上會有著一定的限制，當前我們就可以利用先進地技術(shù)云備份來對海量數(shù)據(jù)進行存儲。但是在得到便利的同時高校也需要投入很大的人力以及財力來擴建機房，當然當前社會也有一些第三方的服務(wù)機構(gòu)，高校只需要購買就可以，但是方式的原則上，需要學(xué)校根據(jù)自身的發(fā)展情況來對檔案管理部門的發(fā)展作出正確的選擇。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式的優(yōu)化措施

4.1 加強檔案管理隊伍建設(shè)提升管理人員業(yè)務(wù)水平

首先高校檔案管理中，最核心的關(guān)鍵就是管理人員在業(yè)務(wù)水平上是否具備一定的專業(yè)性，這也決定著高校檔案管理工作是否能夠持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。當前檔案管理工作包含的細節(jié)非常的多，而且非常的復(fù)雜，其中檔案的收集，整理錄入，都需要工作人員非常的細心。另外學(xué)校在應(yīng)聘的條件上需要作出適當?shù)奶嵘?。就如?yīng)聘的人員需要經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后取得相應(yīng)的資格證才能面試通過。待面試通過以后。學(xué)?？梢赃M行安排實習(xí)，并且實習(xí)期沒有造成重大的損失的方可正式上崗。對于學(xué)校當前的管理人員，學(xué)校需要定期的組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，并且能夠為其提供出去調(diào)研的機會，從而提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平。再者就是對于法律意識的培養(yǎng)需要高校能夠重視，進而促進管理人員能夠意識到檔案管理的機密性。同時先進的管理理念和信息化的管理方法都需要高校積極的引導(dǎo)管理人員進行了解，將檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)進一步的提升。

4.2 檔案管理設(shè)施建設(shè)提升檔案管理共享能力

當前大數(shù)據(jù)背景下需要檔案管理人員對其信息技術(shù)進一步的研究分析，能夠找出適合當前檔案管理信息管理的新模式，進而實現(xiàn)信息平臺的構(gòu)建，保障學(xué)校內(nèi)的信息能得到有效的收集和整合。其次信息化設(shè)備的維護都需要管理人員定期的作相關(guān)的檢查，就如路由器以及掃描儀，如果發(fā)現(xiàn)故障問題，都需要進行及時的維護更新，以保障信息化管理工作能夠正常的運行。其中管理人員信息化管理中應(yīng)該配備單獨的服務(wù)器，以免因服務(wù)器壓力過大造成了系統(tǒng)崩潰，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)安全隱患。檔案管理部門中高校應(yīng)該配備專門的專業(yè)維修人員，再出現(xiàn)故障時，能夠第一時間進行修補，進而降低損失。當前各大高校的招生規(guī)模也在迅速的增長，因此學(xué)生的數(shù)據(jù)也是越來越大，這種情況下高校在管理軟件的選擇上需要購買更加先進的，同時能夠經(jīng)過各種渠道來進行信息平臺的建立，從而更加便利學(xué)生進行檔案資料的查取。

4.3 強化二級單位管理意識，重視檔案材料收集保存

高校教學(xué)能得以持續(xù)發(fā)展，其中主要的決定因素不僅是有優(yōu)質(zhì)的教師和輔導(dǎo)員，還需要擁有高水平的檔案管理部門以及輔助性的其他部門。所以高校檔案管理工作要想順利開展不能僅僅依靠管理人員，還需要其他輔助部門的協(xié)調(diào)互助。在檔案管理人員的助力下，其他的各個部門工作人員和教師也應(yīng)該為檔案管理部門積極提供所需的數(shù)據(jù)資料，并且能夠進過自身來將相關(guān)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，進一步完善檔案資料的，冰將處理好的文件上交給檔案部門，進而極大地降低了檔案工作人員的工作壓力。與此同時各個部門也需要高校積極的引導(dǎo)來提升相關(guān)的工作意識，進過檔案管理各種宣傳工作，來積極地發(fā)揮出自身的主動性，從而促進高校檔案管理工作的有序發(fā)展。

4.4 完善檔案信息安全機制，加固信息安全保護

首先檔案管理人員對檔案的數(shù)據(jù)庫需要做相關(guān)加密的處理，從而提升自身的保密技術(shù)，提升數(shù)據(jù)的安全，使破解的難度加大。其次檔案管理人員需要采用電子簽字的技術(shù)對資料進行簽字，并上傳到檔案庫予以保存，然后加蓋公章，來保障信息更加的規(guī)范安全。檔案人員在檔案庫的權(quán)限上需要得到進一步的提升，應(yīng)該只允許檔案部門專業(yè)人員才有觀看的權(quán)限，如果其他部門需要參與觀看的時候，必須要和檔案管理人員進行溝通，在獲得相應(yīng)的密碼后，才能擁有一定的權(quán)限進行查看。同時值得注意的是，根據(jù)不同管理層的人員，進行設(shè)置不同的權(quán)限，如果是高層人員在管理設(shè)置上可以修改，但如果是其他部門的人員則只能對其查看，這也進一步地提升了管理的邏輯性。

5 結(jié)束語

文中所述，大數(shù)據(jù)時代的不斷靠近使得高效的檔案管理工作更加的便捷，但與此同時也帶來了相應(yīng)的挑戰(zhàn)。由于檔案信息數(shù)據(jù)的巨大，而且結(jié)構(gòu)也是相對的復(fù)雜，所以對管理人員來說，這是一項非常重大的任務(wù)。因此高校負責人必須要不斷地對自身實際水平進行具體的分析，進而能不斷地提升自身的工作水平，并且科學(xué)合理的的應(yīng)用信息化技術(shù)來實施管理工作，從而促進高校的健康發(fā)展，同時為學(xué)生也能夠提供一個良性的學(xué)習(xí)環(huán)境。