信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理的措施研究

孟 爽

（吉林省疾病預(yù)防控制中心，吉林 長(zhǎng)春 130062）

0 引言

如今的時(shí)代，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息大數(shù)據(jù)模式已經(jīng)成為主流，通過在文書檔案管理工作當(dāng)中有效的運(yùn)用信息化技術(shù)。不僅能夠有效提升工作效率，同時(shí)還能確保工作的精準(zhǔn)性，改善工作質(zhì)量，檔案管理工作的水準(zhǔn)將會(huì)影響事業(yè)單位的發(fā)展效果，文書檔案管理作為事業(yè)單位資料整理的重點(diǎn)部門，能夠有效歸納過往的工作經(jīng)驗(yàn)，為日后發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。通過現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持，能夠改善文書當(dāng)然的管理方式，減少人工成本的投入，使得資源安排能夠更加高效。信息化發(fā)展不但使得文書檔案管理工作變得更加效率化，同時(shí)還給予用戶高質(zhì)量的服務(wù)效果。

1 信息化發(fā)展對(duì)于文書檔案管理的影響

隨著新時(shí)代的發(fā)展，各種新型模式的建設(shè)也在有效展開，受到環(huán)境大趨勢(shì)的影響，使得如今信息化工作方式已經(jīng)成了文書檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。以往紙質(zhì)的檔案管理方式，不但需要消耗大量的資源成本，同時(shí)由于人工操作的因素，使得精準(zhǔn)率會(huì)受到影響。而且，紙質(zhì)文件還可能會(huì)受到蛀蟲、火災(zāi)、潮濕等現(xiàn)實(shí)因素所影響，使得保存工作所要求的難度較高。而電子化文書檔案管理方式就能夠有效規(guī)避以上情況，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理工作，現(xiàn)代的電子化文書檔案管理具有極大的優(yōu)勢(shì)，其優(yōu)勢(shì)具體體現(xiàn)在以下幾方面：

（1）能夠更好的確保檔案的完整性。電子化文書檔案能夠突破原有的時(shí)間、空間因素的影響，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞?，將檔案信息統(tǒng)一整理在信息庫(kù)中。既豐富檔案保存的類型與數(shù)量，又方便使用者調(diào)取查看，只需要通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備就能完成查詢，不再像以前需要特地來(lái)到檔案中心進(jìn)行資料翻閱，具有極高的便利性。

（2）電子化的文書檔案具有更高的安全性，通過電子化的保存方式，可以有效改善檔案的保密系數(shù)。而且，工作人員的修改操作也會(huì)在網(wǎng)絡(luò)上留下記錄，確保了檔案的完整性。

（3）提升檔案管理的效率與精準(zhǔn)度，以往的紙質(zhì)檔案管理都是通過人工進(jìn)行歸檔分類，并運(yùn)送存儲(chǔ)，由于較大的工作量導(dǎo)致工作效率較低。而通過計(jì)算機(jī)技術(shù)支持的電子化檔案文件能夠?qū)崿F(xiàn)智能化存儲(chǔ)管理，不但能夠降低工作者的工作量，同時(shí)還能夠有效提升檔案的管理效率與精準(zhǔn)度。

（4）有利于資源查閱與共享，任意時(shí)間地點(diǎn)都可進(jìn)行檔案的查閱，這是傳統(tǒng)檔案管理所不具備的一大優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)檔案管理由于受到紙質(zhì)文件的限制，不但無(wú)法高效的展開信息共享，甚至連資料查閱都成為一項(xiàng)極為繁瑣的問題。而信息化的檔案，想要調(diào)取某文檔可以通過搜索功能進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，并通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效共享。所以能夠有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法及時(shí)共享的問題。大幅度提升了工作效率，優(yōu)化檔案的管理質(zhì)量。

2 現(xiàn)階段中信息化文書檔案管理的問題

2.1 工作人員的素質(zhì)不足

在現(xiàn)代信息化文書檔案管理工作當(dāng)中，因?yàn)槭艿饺藛T素質(zhì)的影響，導(dǎo)致專業(yè)能力較弱，無(wú)法有效適應(yīng)電子化的發(fā)展，工作人員的素質(zhì)不足主要體現(xiàn)以下幾點(diǎn)：

（1）人員的責(zé)任意識(shí)較弱，沒有一個(gè)正確的工作態(tài)度，這不僅會(huì)嚴(yán)重降低信息化管理的工作質(zhì)量，而且還會(huì)提高檔案管理的失誤概率，造成不好的負(fù)面影響。

（2）由于工作人員的信息專業(yè)能力有限，使得在工作時(shí)無(wú)法有效的運(yùn)用信息技術(shù)，導(dǎo)致工作效率較低，還有可能會(huì)出現(xiàn)各種誤操作，造成信息化檔案管理的安全隱患。

（3）信息化檔案管理工作工作者的執(zhí)行能力較弱，同樣會(huì)嚴(yán)重干擾到信息化檔案管理工作，降低檔案服務(wù)的質(zhì)量。

2.2 管理制度有待完善

良好管理體系的欠缺，也同樣是文書檔案管理工作中的一項(xiàng)漏洞，現(xiàn)階段中仍有事業(yè)單位依舊使用以往紙質(zhì)文件的管理方式進(jìn)行檔案管理，涉及對(duì)于信息的手抄記錄。此種管理方式存在極大的漏洞。例如，隨著時(shí)間的推移，檔案內(nèi)部的文字會(huì)出現(xiàn)不清晰或難以查找的情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。而且，采用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的模式管理檔案情況十分普遍，還有部分單位，甚至缺乏完善的管理體系。造成檔案管理工作存在眾多隱患。雖然有一些事業(yè)單位已經(jīng)采用信息化模式進(jìn)行檔案管理，但是因?yàn)楣芾碇贫炔粔蚩茖W(xué)，且沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案安全管理的重要性。使得文書檔案管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或遺漏的問題，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。

2.3 信息化檔案管理的保密行有待提升

推行信息化文書檔案管理發(fā)展的主要原因之一，就是為了能夠提升文書檔案的保密性能，但是，由于規(guī)范性檔案管理模式的缺失，不僅造成服務(wù)質(zhì)量較低的問題，同時(shí)還會(huì)影響檔案，給不法分子留下可乘之機(jī)，更容易受到黑客的入侵攻擊，工作人員無(wú)法及時(shí)有效地發(fā)現(xiàn)文件被惡意改寫，也就影響了按管理工作的可靠性與安全性。

3 信息化背景下文書檔案管理的優(yōu)化策略

3.1 增強(qiáng)工作人員認(rèn)知與觀念

對(duì)于文書檔案管理工作而言，工作人員的觀念與態(tài)度是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)。如果工作人員沒有正確的認(rèn)現(xiàn)代信息技書對(duì)于文書檔案管理工作的影響，那么就會(huì)嚴(yán)重拉低文書檔案的管理質(zhì)量。另外，如果工作人員依舊采取傳統(tǒng)管理觀念對(duì)信息化文書檔案進(jìn)行管理，局限于人工管理，那么就會(huì)嚴(yán)重影響實(shí)際的工作效率，無(wú)法發(fā)揮信息化檔案管理所帶來(lái)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，影響事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。

3.2 增強(qiáng)管理人員的工作素養(yǎng)

由于文書檔案數(shù)量眾多，因此傳統(tǒng)管理工作模式需要投入很多人力與物力，嚴(yán)重影響檔案管理的工作效率，無(wú)法符合預(yù)期要求，因此，為了有效提升檔案管理的工作效率，要求工作人員一定要具備，較高的工作素養(yǎng)，可以有效地運(yùn)用信息技術(shù)展開管理。因此，有關(guān)管理人員一定要注重自身專業(yè)技術(shù)的提升，積極掌握一些先進(jìn)的信息知識(shí)，為檔案管理工作更好地貢獻(xiàn)自己的力量，增強(qiáng)檔案管理的效率，提高管理的精準(zhǔn)性，優(yōu)化事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，工作人員還應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，實(shí)現(xiàn)全方位的管理。并且，需要積極接納一些新興的管理技術(shù)，不斷與實(shí)際工作相結(jié)合，有效提升自身的工作水準(zhǔn)，優(yōu)化事業(yè)單位的文書檔案服務(wù)質(zhì)量。

3.3 有效構(gòu)建完善的管理體系

事業(yè)單位不同于企業(yè)，對(duì)于文書檔案的管理工作并沒有像企業(yè)管理一樣的健全，導(dǎo)致制度的管理效果相較于企業(yè)而言有所不足。而且，由于管理制度的缺失，對(duì)于檔案管理的質(zhì)量也造成了影響。所以，積極建立一個(gè)完善的管理體系，對(duì)于事業(yè)單位的文書檔案管理工作具有極為重要的價(jià)值意義。只有具備了合理、完善的管理體系，方能有效地對(duì)工作人員進(jìn)行約束，提高工作人員的責(zé)任心，確保工作人員工作有章可循，有效的提升工作效率，增強(qiáng)事業(yè)單位的文書檔案服務(wù)水準(zhǔn)。

3.4 定期檢驗(yàn)檔案的安全性

事業(yè)單位內(nèi)的文書檔案都有著嚴(yán)格的保密要求，因此，檔案管理的安全性是一項(xiàng)重點(diǎn)研究?jī)?nèi)容。如果出現(xiàn)信息泄漏的問題，就會(huì)對(duì)信息相關(guān)的人員造成極大的人身威脅，對(duì)工作者的正常生活造成嚴(yán)重影響。所以，現(xiàn)代信息化文書檔案管理工作中，一定要提高對(duì)安全管理的重視，做好定期檢查，提高防范意識(shí)，避免檔案出現(xiàn)被黑客攻擊或損壞的問題，有效的保障文書管理工作的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理的信息化發(fā)展具有極大的優(yōu)勢(shì)，能夠有效的改進(jìn)以往檔案管理工作當(dāng)中的不足，包括：檢索能力較弱、工作效率極低、安全性能較差的問題。信息化文書檔案管理。更符合現(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展。文章簡(jiǎn)要的分析檔案管理信息化所具有的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也對(duì)現(xiàn)階段中不足展開分析，并相應(yīng)的提出強(qiáng)化工作人員素質(zhì)、建立完善管理制度、提高安全性的建議。以期能夠促進(jìn)信息化檔案管理的發(fā)展，使得事業(yè)單位具有更好的服務(wù)質(zhì)量。