探究計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

吳 林

（四川護(hù)理職業(yè)學(xué)院，四川 成都 610100）

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

1.1 各種文件材料的處理

在處理各種文件材料的過程中，可通過Word、WPS等計(jì)算機(jī)軟件，實(shí)現(xiàn)對文字信息的有效處理，包括錄入、排版等，從而可為文檔的質(zhì)量提供保障。同時，在分析相關(guān)數(shù)據(jù)的過程中，可基于Excel軟件制作的前提下進(jìn)行，對于復(fù)雜的數(shù)據(jù)可更加直觀地呈現(xiàn)出來。另外，對于圖片、文字的整合，PPT軟件的應(yīng)用則可提供較大的便利，工作人員只需基于相關(guān)設(shè)計(jì)要求的前提下，設(shè)計(jì)出相應(yīng)的內(nèi)容[1]。

1.2 構(gòu)建信息發(fā)布平臺

通常情況下，現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)營過程中，需做到與時俱進(jìn)，重視對網(wǎng)絡(luò)通信功能的應(yīng)用，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息平臺，這對于信息傳遞效率的提高起著明顯的促進(jìn)作用。而計(jì)算機(jī)技術(shù)涵蓋了網(wǎng)絡(luò)通信功能，在辦公自動化中合理地進(jìn)行運(yùn)用，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)人與人間的實(shí)時交流互動，且也可達(dá)信息和信息的交流。在此前提下，相關(guān)工作人員可充分利用網(wǎng)絡(luò)通信功能，實(shí)現(xiàn)資源共享，此方式不需要耗費(fèi)較大的成本，且還具備快捷方便等特點(diǎn)，對于一些溝通不暢的部分，抑或是信息傳遞不及時等情況，可有效的予以解決[2]。另外，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到辦公自動化中，可進(jìn)一步促進(jìn)數(shù)據(jù)信息收集、處理效率的提高，通過對各數(shù)據(jù)的運(yùn)用，形成自動化交流平臺，對于企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展起著明顯的推動作用。

1.3 遠(yuǎn)距離信息傳輸

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，其功能較多，應(yīng)用到辦公自動化中，工作人員可基于辦公需求的前提下，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離信息傳輸。在辦公室中安裝傳真機(jī)，還能即時傳遞文字、圖片等在一定程度上促進(jìn)信息傳遞效率的提高，為各工作環(huán)節(jié)的高效進(jìn)行提供了保障。同時，辦公自動化，對于工作效率的改善也起著積極的意義，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)工作模式，通過對資源配置的優(yōu)化，有利于企業(yè)的長久、可持續(xù)發(fā)展。值得注意的是，基于遠(yuǎn)距離信息傳輸技術(shù)而言，其主要包含了以下幾項(xiàng)內(nèi)容：首先，利用Windows程序，向傳真機(jī)發(fā)送傳真指令，促使文件基于傳真形式的前提下，保存于傳真機(jī)上，從而結(jié)合工作需要，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)文件的隨時打?。黄浯?，基于傳真機(jī)信號接收方式的前提下來說，可基于實(shí)際需求，有針對性的選擇自動，抑或是手動接收；最后，如若網(wǎng)絡(luò)信號質(zhì)量較差，就可通過度社交軟件的使用，實(shí)現(xiàn)對文件的傳輸，可為下一環(huán)節(jié)做好準(zhǔn)備。近年來，在計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，實(shí)現(xiàn)了無網(wǎng)絡(luò)信息的信息傳輸，進(jìn)一步提高信息傳輸速度，優(yōu)勢主要體現(xiàn)于操作更加簡單、便捷等方面。

1.4 完成多項(xiàng)辦公自動化工作

針對計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，其功能具有多樣性的特點(diǎn)，將其應(yīng)用到辦公自動化中，可充分發(fā)揮協(xié)作作用，優(yōu)化了工程流程，促進(jìn)了辦公效率的提高。例如，企業(yè)在進(jìn)行會議的過中，如若一些工作人員無法準(zhǔn)時到場參加，就可通過對計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)視頻，抑或是電話會議，確保將相關(guān)信息及時的傳送到會議中，為會議的順利進(jìn)行提供了保障。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用過程中需要強(qiáng)化的部分

2.1 工作人員工作素養(yǎng)相對不高

由于我國企業(yè)主要是中小企業(yè)為主，工作人員相對較為缺乏，現(xiàn)有得工作人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用形式，不能進(jìn)行全面的掌握，這樣就不能將計(jì)算機(jī)技術(shù)的功能，得到充分發(fā)揮。反而在一定程度上增加了工作人員的工作量，導(dǎo)致工作人員的積極性，會有所下降。另外，在辦公自動化運(yùn)行的過程中，由于工作人員自身一些道德素養(yǎng)不夠，這樣就會很容易造成公司內(nèi)部信息發(fā)生泄露和偏差等現(xiàn)象的發(fā)生，對企業(yè)的發(fā)展，起到了嚴(yán)重的影響。由此看來，工作人員具有良好的工作素養(yǎng)，對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行全面的掌握和利用，是保證辦公自動化正常運(yùn)行的關(guān)鍵。

2.2 辦公室管理質(zhì)量有待提高

在辦公自動化運(yùn)行的過程中，是需要良好的管理制度，作為運(yùn)行的輔助工具，為企業(yè)的發(fā)展，起到了重要的作用和意義。但是，由于我國經(jīng)濟(jì)以中小企業(yè)為主，對辦公自動化沒足夠的認(rèn)識度，企業(yè)和管理人員不能進(jìn)行良好得配合，對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用形式，不能進(jìn)行有效的管理和控制，其管理制度過于形式化，沒有深化到每一個辦公自動化運(yùn)行的環(huán)節(jié)中，這樣不僅僅是對計(jì)算機(jī)技術(shù)的功能，造成了一種浪費(fèi)，對企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高，也會非常不利的。

2.3 辦公自動化運(yùn)行的環(huán)境相對較差

由于我國的一些企業(yè)對辦公自動化，并沒有給予高度的重視，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦辦公自動化應(yīng)用的環(huán)境相對較差。在計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化不斷應(yīng)用的過程中，其主要的目的就是在最大程度上提高了企業(yè)內(nèi)部辦公室的工作效率。但是，其效果往往是相反的，由于辦公自動化運(yùn)行的環(huán)境相對較差，甚至其工作職能存在混淆、含糊不清等現(xiàn)象的發(fā)生，最終導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部辦公室的工作效率有所下降。因此，良好的辦公自動化運(yùn)行環(huán)境，不僅僅能將計(jì)算機(jī)技術(shù)的功能的得到充分發(fā)揮，這樣可以為企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，帶來最大程度上的經(jīng)濟(jì)效益，提高了工作人員的經(jīng)濟(jì)性。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用策略

3.1 強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

在辦公自動化中，對于計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)安全屬于核心問題，直接影響著計(jì)算機(jī)技術(shù)的一個月效果，尤其是在數(shù)字與信息時代背景下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全影響也在隨之?dāng)U大，不利于和諧社會的構(gòu)建，也威脅著公眾的合法權(quán)益。因此，技術(shù)工作人員就需進(jìn)一步對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)問題產(chǎn)生原因予以分析、明確，加大網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)力度，以改進(jìn)、升級計(jì)算機(jī)技術(shù)為主，盡可能的維持計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性，可基于實(shí)際情況下，設(shè)立專門的網(wǎng)絡(luò)安全管理部門，由專人展開對各環(huán)節(jié)的監(jiān)督、管理，動態(tài)的掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用情況，基于宏觀調(diào)控、整體規(guī)劃的前提下，達(dá)到不斷完善、健全計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全體系的目的。同時，考慮到各領(lǐng)域計(jì)算機(jī)應(yīng)用要求有一定差異，故工作人員就需結(jié)合網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)結(jié)構(gòu)實(shí)施條件，對各環(huán)境間的內(nèi)在邏輯聯(lián)系予以明確，重視各領(lǐng)域要求、重點(diǎn)、難點(diǎn)，從而為計(jì)算機(jī)技術(shù)的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

3.2 強(qiáng)化用戶安全意識

在自動化辦公中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使用者的安全意識與計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用效果及應(yīng)用前景有著緊密的聯(lián)系。信息化時代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)在得到進(jìn)一步發(fā)展的同時，強(qiáng)化用戶的安全意識也極為關(guān)鍵，個人或企業(yè)均需加大對辦公人員安全意識的培養(yǎng)，促使人員進(jìn)一步的對計(jì)算機(jī)技術(shù)要求進(jìn)行掌握，并動態(tài)的關(guān)注信息行業(yè)的發(fā)展，從而促進(jìn)信息技術(shù)運(yùn)用質(zhì)量及水平的提高，有利于改善自動化辦公環(huán)境[3]。另外，考慮到計(jì)算機(jī)工作具有一定的難度，設(shè)計(jì)的內(nèi)容及形式較為復(fù)雜，故就需基于信息時代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢發(fā)揮的前提下，合理的應(yīng)用各網(wǎng)絡(luò)知識，落實(shí)計(jì)算機(jī)相關(guān)宣教工作，以不斷促進(jìn)辦公人員安全意識的增強(qiáng)，促使其實(shí)際應(yīng)用中能夠嚴(yán)格遵守相關(guān)要求，合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成生活及工作各問題的解決，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，體現(xiàn)該技術(shù)的應(yīng)用價值。

3.3 強(qiáng)化自動化辦公人才隊(duì)伍建設(shè)

針對計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，將其應(yīng)用到自動化辦公中，人才屬于核心內(nèi)容，尤其是信息化人才，與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展軌跡有著緊密的連續(xù)。因此，就需加大對自動化辦公人才隊(duì)伍建設(shè)，相關(guān)部門給予足夠的關(guān)注，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)能力培訓(xùn)的前提下，嚴(yán)格按照該技術(shù)的應(yīng)用要求，不斷強(qiáng)化技術(shù)人員的綜合水平，促使其能夠熟練、正確的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以促進(jìn)自動化辦公水平的提高[4]。同時，還需積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理模式，基于時代發(fā)展需求的前提下，將提高自動化辦公效率效率作為核心，合理的優(yōu)化升級計(jì)算機(jī)技術(shù)，以最大化滿足現(xiàn)代化辦公需求。

4 結(jié)束語

綜上，信息化時代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)在迎來機(jī)遇的同時，也面臨著一些新的挑戰(zhàn)。因此，在自動化辦公中，想要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，滿足辦公需求，就需重視對該技術(shù)應(yīng)用發(fā)展現(xiàn)狀的分析，明確不足，提出有效的應(yīng)用策略，如增強(qiáng)辦公人員安全意識、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)、落實(shí)技術(shù)的更新升級等，從而全面促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的提高。同時，還需強(qiáng)化對辦公人員計(jì)算機(jī)水平的提高，要求其需具備熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，不斷豐富計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用相關(guān)知識，以避免技術(shù)應(yīng)用不到位等情況的發(fā)生。