辦公室自動化與計算機(jī)應(yīng)用

任利軍

(黑龍江職業(yè)學(xué)院，哈爾濱 150080)

傳統(tǒng)的辦公室工作技術(shù)較為單一，原有的工作模式已不能滿足工作需要。要提高辦公效率，減少人工費(fèi)用，就要借助現(xiàn)代化技術(shù)。計算機(jī)應(yīng)用于人們的工作和生活中，在企事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要的作用。OA是辦公室自動化的簡稱，是利用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲、運(yùn)算、分析等工作。在信息溝通方面，辦公自動化的應(yīng)用打破了原有的辦公模式，使信息接收更加順暢。

1 辦公室自動化

辦公室業(yè)務(wù)一般為文件起草、處理、通知、存檔及查詢等，通過計算機(jī)對文字信息進(jìn)行存儲處理。辦公自動化范圍很廣，如辦公過程中的某項(xiàng)技術(shù)等。辦公室常用的基礎(chǔ)設(shè)備如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，對文檔進(jìn)行復(fù)制、打印、遠(yuǎn)距離傳輸，屬于辦公自動化范疇。人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等是辦公事務(wù)中常見的應(yīng)用軟件，很多企事業(yè)單位已將常用的辦公軟件制作成軟件包，以便對數(shù)據(jù)進(jìn)行共享或調(diào)用，提高辦公效率。

2 計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用

計算機(jī)辦公自動化事務(wù)的處理由綜合數(shù)據(jù)庫提供信息，針對需要做出決策的問題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合內(nèi)部和外部條件，由計算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。一體化、網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是可以使本單位的辦公信息運(yùn)轉(zhuǎn)更緊湊，也有利于和外界的信息溝通，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3 辦公室自動化和計算機(jī)應(yīng)用實(shí)踐

3.1 信息和數(shù)據(jù)處理

高效處理各項(xiàng)信息和數(shù)據(jù)是辦公室實(shí)施自動化的最終目的，所以需要對信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和歸納，再對其進(jìn)行核算，最后進(jìn)行分類存檔、保管和修改等工作。這些工作十分煩瑣，需要運(yùn)用成熟有效的辦公自動化管理模式，使辦公自動化變得更便捷、實(shí)用、可靠。便捷是指計算機(jī)對數(shù)據(jù)和信息存儲、提取方便；實(shí)用是數(shù)據(jù)信息開放共享，方便企業(yè)獲取信息；可靠是指對計算機(jī)數(shù)據(jù)的分析真實(shí)有效。辦公室管理的重點(diǎn)是計算機(jī)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)際應(yīng)用中，這些數(shù)據(jù)和信息可以為使用者提供文件體系，便于快速找到所需信息。

3.2 信息和數(shù)據(jù)傳輸

對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存，通過自動化系統(tǒng)處理信息并發(fā)送到用戶手中，實(shí)現(xiàn)了辦公自動化。利用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等機(jī)械設(shè)備對數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸也是辦公自動化的一種方式，很多單位還專門設(shè)有局域網(wǎng)絡(luò)，通過局域網(wǎng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，即利用遠(yuǎn)程技術(shù)對計算機(jī)進(jìn)行資源共享。

3.3 判斷和決策

應(yīng)用計算機(jī)辦公自動化技術(shù)，工作人員可通過計算機(jī)完成各項(xiàng)數(shù)據(jù)的整理分析，保證了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。管理者與決策者可通過辦公室管理系統(tǒng)進(jìn)行信息查詢，解決了工作中的問題，將復(fù)雜的問題變得簡單化。

4 優(yōu)化辦公室自動化和計算機(jī)應(yīng)用的措施

4.1 提升人員素質(zhì)

辦公室自動化通過計算機(jī)操作，但核心是人員自身，良好的素養(yǎng)是提高辦公效率的前提。工作人員要對各領(lǐng)域知識有所了解，這樣才能更好地做好本職工作。很多先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)要求具備一定的專業(yè)知識和技能，工作人員要全面掌握辦公室設(shè)備操作和使用方法。各單位要定期對員工進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，制訂獎勵機(jī)制，激發(fā)員工的學(xué)習(xí)熱情。

4.2 健全管理體系

健全管理體系是保證辦公室工作正常運(yùn)行的前提。企事業(yè)單位應(yīng)建立完善的體系制度，使員工快速融入單位的運(yùn)轉(zhuǎn)中。注重創(chuàng)新發(fā)展，使單位充滿生命力。

4.3 提高應(yīng)用技術(shù)水平

辦公自動化不僅需要硬件支撐，還需要軟件維護(hù)，兩者缺一不可。21世紀(jì)，計算機(jī)辦公自動化技術(shù)飛速發(fā)展，對工作人員也提出了更高的要求，要想進(jìn)一步提高辦公自動化技術(shù)，要求工作人員熟練掌握現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)，能夠不斷開發(fā)與創(chuàng)新，完善計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)。我國計算機(jī)專業(yè)人才逐年增多，在競爭日益激烈的環(huán)境下，要有危機(jī)意識，不斷提升自身專業(yè)水平，熟練掌握計算機(jī)辦公自動化各項(xiàng)功能，適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。管理單位內(nèi)部，協(xié)調(diào)與外單位辦事部門的關(guān)系，是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公室的重要職責(zé)，應(yīng)強(qiáng)化辦公室管理，提高辦文質(zhì)量，加快信息傳遞。應(yīng)熟練使用和操作計算機(jī)，應(yīng)用辦公自動化技術(shù)，提高信息傳遞效率，簡化工作程序。要充分利用現(xiàn)代計算機(jī)辦公自動化功能，提高辦公效率。利用先進(jìn)的自動化軟件，實(shí)現(xiàn)信息共享，使信息傳遞更迅速，為領(lǐng)導(dǎo)判斷、決策提供參考。

5 結(jié)語

計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步為辦公室自動化發(fā)展帶來新契機(jī)，不但提升了辦公水平，還促進(jìn)了企事業(yè)單位在社會化、信息化網(wǎng)絡(luò)時代的健康發(fā)展。企事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)辦公自動化管理，還要不斷探索創(chuàng)新，利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，提升辦公自動化工作效率，為其發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。