機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案電子信息化的管理

何靜 綏芬河市對(duì)外友好服務(wù)中心

信息化時(shí)代的到來(lái)使得工作形式開(kāi)始偏向于網(wǎng)絡(luò)信息化辦公，信息化辦公的推行對(duì)于文書(shū)檔案的編輯、存儲(chǔ)等都帶來(lái)了新的工作方向，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件已經(jīng)被電子文檔所代替，提高效率的同時(shí)，也迎來(lái)了工作方式的革命。在科技條件的影響下，相關(guān)的工作方式得到了有效性變化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為政府部門(mén)在進(jìn)行現(xiàn)代化信息檔案管理的過(guò)程中應(yīng)該首當(dāng)其沖的進(jìn)行有效性建設(shè)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）信息化使得檔案管理更省時(shí)、省力

眾所周知，機(jī)關(guān)事業(yè)單位每年歸檔的檔案數(shù)量非常大，一些比較大的單位一年的歸檔文件就達(dá)到了上千件甚至是上萬(wàn)件，而那些專(zhuān)門(mén)記錄人事和重大事件的文件保存的時(shí)間還比較長(zhǎng)。在以前沒(méi)有信息化技術(shù)的年代，檔案都是以紙質(zhì)形式存在的，整理紙質(zhì)檔案是十分煩瑣的一項(xiàng)工作，因?yàn)槌苏碇猓€要對(duì)檔案進(jìn)行篩選、清理及歸類(lèi)，整個(gè)過(guò)程非常的復(fù)雜。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理后，使得檔案管理工作更加的省時(shí)省力了，無(wú)論是人力還是物力上都得到了極大地縮減，工作效率也得到了極大地提升。

（二）信息化使得檔案管理更加節(jié)省空間

現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公空間上是相對(duì)有限的，而檔案則需要專(zhuān)門(mén)的空間存放，一般單位的檔案存放空間都不是很寬敞，而每年又會(huì)有新的檔案存放其中，使得檔案的存放空間逐漸變小。檔案管理信息化之后，之前的紙質(zhì)檔案全部進(jìn)行了電子檔案的歸檔處理，使得檔案存放空間有限問(wèn)題得到了很好的解決。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題分析

（一）科學(xué)管理體系不完善

機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于自身體制內(nèi)性質(zhì)較為明顯，在進(jìn)行文檔管理的過(guò)程中，相關(guān)的文檔管理方法較為落后，在進(jìn)行新型事務(wù)的滲透過(guò)程中，其接受能力較慢。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位所存在文書(shū)檔案的數(shù)量、類(lèi)型較多，部分文件時(shí)間久遠(yuǎn)，所造成的儲(chǔ)存難度較大。在管理過(guò)程中，由于對(duì)于新型電子信息化的文檔管理目前僅僅是依靠電子信息平臺(tái)在進(jìn)行相關(guān)的文檔的存儲(chǔ)，但是對(duì)于電子文檔的科學(xué)性管理體系的建設(shè)還有所缺失。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行管理的過(guò)程中，管理方式依舊未能得到明確，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，文件的安全化管理依舊存在較大問(wèn)題。

（二）專(zhuān)業(yè)人才缺失

在進(jìn)行傳統(tǒng)的文件檔案的管理過(guò)程中，管理人員所需要進(jìn)行的主要工作是對(duì)整個(gè)文件進(jìn)行分類(lèi)整理，對(duì)于管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的要求較少。但是電子信息化時(shí)代的到來(lái)使得文檔管理過(guò)程的復(fù)雜化程度增加，管理人員不僅需要進(jìn)行相關(guān)的歸納整理工作，還需要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力以及對(duì)相關(guān)的文件檔案儲(chǔ)存工具能夠有較為明確的認(rèn)識(shí)。但是，在現(xiàn)有的信息管理過(guò)程中，對(duì)于專(zhuān)業(yè)人才的應(yīng)用尚存在較大的問(wèn)題，所應(yīng)用的管理人員具有普遍的老齡化趨向，在進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中存在較多難度，暫無(wú)法達(dá)到相對(duì)應(yīng)的文書(shū)檔案電子信息化管理的要求。

三、優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案電子信息化的管理策略分析

（一）加強(qiáng)人員電子信息化檔案管理技能培訓(xùn)

信息化已經(jīng)全面的覆蓋了人們的工作和生活，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，文檔信息更為復(fù)雜，所需要進(jìn)行的檔案管理工作的難度系數(shù)也較大，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，所需要應(yīng)用的人才也應(yīng)該是具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的人才。機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于性質(zhì)比較特殊，工作人員的職位安排較為固定，因此，單位對(duì)于檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)行定期的電子信息化檔案管理工作的培訓(xùn)。在培訓(xùn)過(guò)程中必須進(jìn)行相關(guān)性較為嚴(yán)密的培訓(xùn)工作，落實(shí)培訓(xùn)重點(diǎn)，明確工作責(zé)任。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該分為兩個(gè)部分，首先進(jìn)行的是電子信息檔案管理的理論知識(shí)的培訓(xùn)，這一行為的發(fā)生主要是由于現(xiàn)今的相關(guān)檔案的內(nèi)容更加豐富，相關(guān)管理難度也有所上升，管理人員的理論知識(shí)達(dá)不到要求，則無(wú)法進(jìn)行進(jìn)一步的操作技能的培養(yǎng)。其次，專(zhuān)業(yè)的信息化電子管理技術(shù)是進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案管理的基礎(chǔ)，因此，相關(guān)單位應(yīng)該就專(zhuān)業(yè)技術(shù)展開(kāi)培訓(xùn)，務(wù)必讓每一位管理人員都能夠熟練的進(jìn)行操作管理。

（二）管理創(chuàng)新

現(xiàn)有的電子信息管理技術(shù)僅僅是一種時(shí)新的管理技術(shù)，在進(jìn)行管理升級(jí)的過(guò)程中應(yīng)該按照自身管理特點(diǎn)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)性的管理技術(shù)的創(chuàng)新，否則，若未來(lái)科技得到進(jìn)一步更新時(shí)，管理人員又將面臨完全的、徹底的轉(zhuǎn)型，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)難度較大，對(duì)于整個(gè)檔案管理本身也會(huì)造成相關(guān)性難度。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行自身管理方式的升級(jí)創(chuàng)新勢(shì)在必行。

四、結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案電子信息化管理作為重要的檔案管理趨勢(shì)，是信息時(shí)代發(fā)展過(guò)程必然的發(fā)展方向，利用信息化管理手段能夠更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，對(duì)于檔案資料的存儲(chǔ)和查詢(xún)來(lái)說(shuō)都有重要意義。