從A高校關(guān)于經(jīng)濟合同方面審計整改看高校經(jīng)濟合同管理的意義

張云如　何穎

摘要：本文闡述了高校經(jīng)濟合同的歸口管理部門、合同的審核、執(zhí)行中變更、審批等和幾個具體事項的做法和依據(jù)，對高校合同管理的具體操作具有一定的指導意義。

關(guān)鍵詞：高校經(jīng)濟合同審計;整改;高校經(jīng)濟合同管理;意義

近日，A學校接受了市審計局的審計，審計局提出了A高校經(jīng)濟合同管理方面存在的一些問題。為充分發(fā)揮審計實效，A學校積極落實審計整改，以整改為契機，提出規(guī)范A學校合同管理的有效舉措。

一、學校應(yīng)當設(shè)立合同歸口管理部門

學校共設(shè)有教學科研單位、教輔部門、黨政管理部門、群團組織等五十多個二級部門或單位，但是卻沒有設(shè)立合同歸口管理部門。由于合同簽訂沒有統(tǒng)一管理，該高校并沒有年度內(nèi)簽訂合同數(shù)量的確切數(shù)字。根據(jù)會計賬簿中的摘要初步估算，2016年以來，A學校每年簽訂的合同都有800余份（不含勞動人事合同和科研項目合同），涉及資產(chǎn)采購、實訓室建設(shè)、校企合作、服務(wù)采購、基建工程、承包經(jīng)營、物業(yè)服務(wù)等，總金額達20 000萬元。涉及金額大、涉及領(lǐng)域多，成立專門的合同管理部門進行歸口統(tǒng)一管理就很有必要?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》第五十四條規(guī)定，“單位應(yīng)當對合同實施歸口管理”。這里的歸口管理并不是簡單的分類，也不是合同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)審核或?qū)徟茄芯恐贫ê贤芾硪?guī)章制度，組織、協(xié)調(diào)合同的審核、審批、簽訂、登記、歸檔等工作。有些學校把內(nèi)部審計部門作為合同歸口管理部門，這是不合適的，因為內(nèi)審部門作為監(jiān)督部門若介入經(jīng)濟合同業(yè)務(wù)工作，則與內(nèi)部控制“不相容崗位相互分離”的要求不相適應(yīng)。筆者建議學校黨政辦公室是合同的大歸口管理部門，指定專人負責合同管理工作，具體職責是協(xié)調(diào)合同的審核、審批，保管合同專用章，合同登記歸檔等工作，綜合協(xié)調(diào)合同執(zhí)行過程。

二、規(guī)范學校經(jīng)濟合同審核機制

目前，A學校經(jīng)濟合同審核機制還不是很健全。若校內(nèi)采用公開招標的方式采購，則由招標管理辦公室負責合同審核，非校內(nèi)招標采購的項目合同，沒有制定嚴格的審核流程，雖有很多部門負責人在簽訂重大項目合同時出于降低風險的考慮主動申請咨詢法律顧問的意見，但在合同審核環(huán)節(jié)還存在制度漏洞。有個別領(lǐng)導提議在沒有專門的法務(wù)部門的情況下讓內(nèi)部審計部門參與合同審核。

筆者認為，學校內(nèi)部審計部門作為監(jiān)督部門，其對經(jīng)濟合同的監(jiān)督應(yīng)獨立于合同業(yè)務(wù)，不應(yīng)該參與到合同審核的環(huán)節(jié)中來。也就是說，設(shè)定的合同業(yè)務(wù)流程不應(yīng)涉及內(nèi)部審計部門，不論內(nèi)部審計部門發(fā)表評價、意見與否，經(jīng)濟合同均能繼續(xù)按照原設(shè)定的全部業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)。對經(jīng)濟合同的審核，要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)審核部門在業(yè)務(wù)上的專業(yè)把關(guān)作用，以達到相互監(jiān)督、相互制約、防范和管控經(jīng)濟風險的目的。合同的審核還應(yīng)考慮是否與預(yù)算管理、收支管理相匹配，建議根據(jù)合同性質(zhì)，兼由業(yè)務(wù)部門和財務(wù)、招標管理、資產(chǎn)管理、基建工程、法務(wù)等部門進行審核。為了提高工作效率，建議經(jīng)濟合同發(fā)起單位起草合同文本后提交歸口管理部門，由歸口管理部門同時將合同推送給審核部門進行同步審核，并由歸口管理部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各審核部門的審核結(jié)果反饋給合同發(fā)起人。在此環(huán)節(jié)上，合同審核部門可通過向合同發(fā)起部門提供規(guī)范合同母版、固定部分合同條款等方式加快審核速度和效率，信息化辦公提高效率的效果也應(yīng)充分得以體現(xiàn)。

三、合同的簽署可適當授權(quán)

A學校每年的合同高達800多項，若每一份合同都由校長（學校法定代表人）親自簽署，既影響工作人員的工作進度，也影響校領(lǐng)導的工作效率，不符合“放管服”的精神。筆者認為，學?？梢愿鶕?jù)工作實際，制訂經(jīng)濟合同授權(quán)簽署的規(guī)章制度，比如合同金額50萬元以下（“以下”不含本數(shù)，“以上”含本數(shù)）的授權(quán)部門負責人簽署;50萬元以上300萬元以下的由分管校領(lǐng)導簽署;300萬元以上的、涉外的、服務(wù)期限超過5年的等重大合同由校長親自簽署，校長保留隨時親自簽批、簽訂合同的權(quán)利（當然，金額可以根據(jù)學校實際調(diào)整）。制度出臺以后，無需再出具授權(quán)委托書即可生效。但要注意的是，超過審批權(quán)限與其他經(jīng)濟主體簽署合同的，并不完全說明簽訂的合同就一定是無效的，若發(fā)生糾紛學校也有可能承擔一定的責任。所以授權(quán)簽署后一定要加強合同的審核，防止超權(quán)限審批的情況發(fā)生。

四、強化審計變更的管理

審計發(fā)現(xiàn)A學校有一個校內(nèi)招標采購項目，總金額30萬元，但在執(zhí)行過程中發(fā)生了變更，由于變更的金額不超過2萬元（不足10%），所以合同發(fā)起部門負責人會同招標管理部門一起與供貨方協(xié)商作了處理。這類事情以前從未發(fā)生過，相信以后也可能只是偶爾發(fā)生，學校沒有現(xiàn)成的規(guī)章制度作為依據(jù)。筆者認為，由于學校暫未制訂采購合同變更相關(guān)的制度規(guī)定，所以一旦出現(xiàn)合同變更的情況，也只能特事特辦、特別處理。因為此事沒有先例、沒有制度可以遵循，建議無論金額大小都要向分管校領(lǐng)導報告，經(jīng)批準后方可變更，必要時提請校長辦公會議審議。審計整改需要舉一反三，建議盡快制定采購合同變更的制度規(guī)范，雖然發(fā)生的概率較小，但是并非絕不再發(fā)生，以便以后處理有章可循。

五、合同的訂立與否與金額無關(guān)

A學校規(guī)定，服務(wù)類的采購無論金額大小都要簽訂合同才能報銷，而對資產(chǎn)類的采購就沒有具體的要求。合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）》中第七號第六條規(guī)定，高校對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結(jié)清方式或按規(guī)定可不簽訂合同外，應(yīng)當訂立書面合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)?！逗贤ā芬?guī)定，當事人訂立合同，有書面形式、口頭形式和其他形式。法律、行政法規(guī)規(guī)定采用書面形式的，或當事人約定采用書面形式的，應(yīng)當采用書面形式。所以，口頭合同和書面合同都是具有法律效力的。比如，我們?nèi)コ匈徺I了8 000元的電視機，并未簽訂書面合同，但超市向我們提供了發(fā)票、保修卡等資料，其實是簽訂了口頭合同的。學?？梢愿鶕?jù)管理需要，對限額以下的采購無論是商品還是服務(wù)，都可以不需提供書面合同，但不簽訂書面合同絕不意味著就沒有法律效力，比如我們每次乘坐的士都沒有與的士司機簽訂書面的服務(wù)合同，但在乘坐過程中產(chǎn)生的高速收費由乘客承擔、若一旦發(fā)生交通安全事故司機應(yīng)當承擔相應(yīng)責任等，都是履行口頭合同的具體體現(xiàn)。

六、“事后補簽合同”的做法并無意義

審計發(fā)現(xiàn)有A學校兩個資產(chǎn)采購項目沒有簽訂合同，但采購已經(jīng)完成了，采購來的資產(chǎn)都已在使用了，審計要求就此問題作出整改。有人提議找相關(guān)供貨商補充簽訂合同就可以完成整改了。筆者認為，“補簽合同”的認識是完全錯誤的。簽訂合同的目的與意義在于保護合同當事人的合法權(quán)益，現(xiàn)在采購已經(jīng)執(zhí)行完畢，再去“補簽”已經(jīng)沒有經(jīng)濟意義了，如果“補簽”作為整改那就是形式主義了。對這一問題的整改建議是追查一下采購的資產(chǎn)是否達到預(yù)期使用效果，查找當時未簽合同的原因。若是當時當事人不知需要簽訂合同或其他無意的過失，但購買的資產(chǎn)達到預(yù)計使用的狀態(tài)，則建議作出書面說明并汲取教訓。若是購置的資產(chǎn)存在質(zhì)量問題或存在質(zhì)保糾紛，則考慮人為因素故意不簽合同的可能的合理懷疑，必要時作為問題線索移送學校紀檢監(jiān)察部門處理。

七、結(jié)語

審計提出的問題讓A學校的黨政領(lǐng)導充分認識到合同管理的重要性，通過對審計發(fā)現(xiàn)問題的真改實改，A學校明確要對經(jīng)濟合同進行歸口管理，制訂合同管理規(guī)章制度、授權(quán)審批、合同變更等制度規(guī)范，同時對幾個具體問題的整改有了明確的思路。

參考文獻：

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