檔案數(shù)字化建設(shè)的探究
——以中職學(xué)校為例

嚴(yán)淑玲

（廣西醫(yī)科大學(xué)附設(shè)玉林衛(wèi)生學(xué)校，廣西 玉林 537000）

1 中職學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)環(huán)境

近年來，隨著我國對教育事業(yè)關(guān)注度的不斷提高，打造智能化數(shù)字化的校園環(huán)境，逐漸成為我國教育領(lǐng)域發(fā)展的主要任務(wù)?，F(xiàn)階段，我國大部分中職學(xué)校都全面普及了信息技術(shù)，越來越多的學(xué)生以及教職人員都能夠意識到新興技術(shù)存在的價(jià)值。這些情況均為檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)提供有力保障。換句話說，當(dāng)前中職院校信息化檔案建設(shè)工作所處的環(huán)境質(zhì)量相對較高。

首先，很多中職院校內(nèi)設(shè)立專門的校園網(wǎng)絡(luò)，無論是學(xué)生還是教師，都可在校園內(nèi)隨時(shí)隨地的利用網(wǎng)絡(luò)搜索信息，開展學(xué)習(xí)活動(dòng)、辦公活動(dòng)，真正達(dá)到網(wǎng)絡(luò)化、計(jì)算機(jī)化與數(shù)字化生活。

其次，當(dāng)前社會的人民群眾已經(jīng)習(xí)慣了利用網(wǎng)絡(luò)開展工作生活以及學(xué)習(xí)。目前我校公文辦理、檔案管理、會議室及辦公用品申請、發(fā)布校內(nèi)通知等均以網(wǎng)絡(luò)為載體在學(xué)校OA辦公系統(tǒng)中進(jìn)行，相較于傳統(tǒng)的面對面溝通與辦公郵件來說，這一方式更加便捷，也更加高效。

再者，很多學(xué)校都會根據(jù)不同的學(xué)生發(fā)展需求，設(shè)立不同性質(zhì)的應(yīng)用系統(tǒng)，并將其正式投入使用。所以，在數(shù)字化檔案管理工作推進(jìn)中，學(xué)校也可借助自身的這一發(fā)展優(yōu)勢，將該項(xiàng)工作與其他部門相互聯(lián)系，使之可為工作的推進(jìn)提供合力，加強(qiáng)信息資源庫的完整性，重復(fù)性[1]。

最后，除了信息設(shè)施共享之外，現(xiàn)階段，很多教育工作者都在強(qiáng)烈呼吁資源共享，信息共享。在信息集成的狀態(tài)下，教育工作者可以了解更多的教育方式，積累教育經(jīng)驗(yàn)。例如我校有個(gè)別專業(yè)開發(fā)有自己的精品課程、慕課或微課，學(xué)生可利用課后時(shí)間自主學(xué)習(xí)，所以對于當(dāng)代中職院校來說，建立專門的中心數(shù)據(jù)庫是其未來階段必須要重視的一項(xiàng)任務(wù)。

總而言之，外部環(huán)境的優(yōu)化可以為檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供強(qiáng)大的引導(dǎo)，奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。然而在任務(wù)實(shí)施的過程中，不可能一帆風(fēng)順，其中必然會遇到問題。在遇到問題時(shí)，參與者也需要保持冷靜客觀的態(tài)度，合理應(yīng)對，妥善處理。

2 中職學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)問題

首先，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并未對該項(xiàng)工作形成正確的認(rèn)識，也沒有賦予較高程度的重視，更不用提在其中引入數(shù)字化技術(shù)。由于管理人員認(rèn)識與重視程度的缺失，導(dǎo)致相關(guān)工作無法受到穩(wěn)定的力量支撐，甚至?xí)嬖诮?jīng)費(fèi)與條件嚴(yán)重匱乏的問題。

其次，專業(yè)人才相對較為緊張?，F(xiàn)我校專任檔案管理人員1人，各科室兼職檔案管理員有22人，均非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，兼職檔案管理員科室其他工作繁重，且思想上又缺乏重視。中職學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)任務(wù)，具有極強(qiáng)的專業(yè)性與綜合性，需要工作人員具有一定的計(jì)算機(jī)管理能力，同時(shí)也要求僅要熟練掌握檔案知識與檔案管理技能。然而對于很多中職類院校來說，在招聘人員時(shí)，不會設(shè)定過于嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，甚至部分工作者并不理解數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)，導(dǎo)致該項(xiàng)技術(shù)在檔案管理工作中無法發(fā)揮自身效應(yīng)。

最后，基礎(chǔ)設(shè)施相對較為薄弱。目前中職院校檔案管理部門一般只配備簡單的掃描儀、普通電腦和檔案管理軟件等，但建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)條件要求擁有完整的電子設(shè)施設(shè)備和檔案管理系統(tǒng)等，例如配備容量大且穩(wěn)定性高的計(jì)算機(jī)、高清掃描儀、高像素照相機(jī)、高清錄像機(jī)、擴(kuò)建辦公環(huán)境等，這些設(shè)備會耗費(fèi)大量的經(jīng)濟(jì)成本，如果沒有足夠的資金支持檔案管理數(shù)字化的建設(shè)，檔案管理者又很難真正的落實(shí)數(shù)字化管理，對于整體工作形成了嚴(yán)重阻礙。

3 中職學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)措施

客觀來說，采取數(shù)字化技術(shù)實(shí)施檔案管理工作，在我國已有一定的發(fā)展時(shí)間，也積累了一些寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)。很多中職院校在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，也能夠適當(dāng)?shù)娜谌霐?shù)字化的概念。然而卻由于時(shí)機(jī)成熟，人才缺乏，而導(dǎo)致數(shù)字化技術(shù)的作用無法充分發(fā)揮。為了有效調(diào)節(jié)這一問題，檔案管理者可通過以下幾個(gè)方面切實(shí)解決問題，以此打造完整的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

3.1 建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫

中職類學(xué)校的檔案館館藏規(guī)模相對較大，其中所涉及的信息類型以及信息資源也都相對較為豐富。并且，在中職院校發(fā)展的過程中，無論是教職人員還是校內(nèi)管理人員，都需要以檔案系為基礎(chǔ)，進(jìn)行一些工作方面的決策。如果按照常規(guī)的檔案管理手段，在調(diào)取檔案時(shí)，很容易會產(chǎn)生麻煩，影響查詢效率與應(yīng)用效率，所以對于管理者而言，亟待解決的任務(wù)就是要打造完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

檔案管理者可利用數(shù)字化技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，然后將校內(nèi)各模塊各領(lǐng)域的檔案，以不同管理系統(tǒng)的方式融入到結(jié)構(gòu)中，將其編撰成專題性與層級性較強(qiáng)的目錄注入。如此一來，在校內(nèi)，教職人員調(diào)取檔案時(shí)，便可快速查詢到所屬類別，提高檢索效率。

3.2 館藏檔案的數(shù)字化

現(xiàn)階段，雖然我國很多中職院校都能夠在檔案管理工作中融入信息技術(shù)，但在保存檔案時(shí)仍舊會采取紙質(zhì)檔案的方式。相較于數(shù)字化檔案來說，紙質(zhì)檔案具有一定的危險(xiǎn)性。如果將所有檔案都儲存到檔案室，那么檔案不僅會面臨火災(zāi)潮濕的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也會面臨著嚴(yán)重的丟失危機(jī)。我校建校歷史悠久，從1958年開始有存檔記錄，所存的檔案紙質(zhì)材料中有些因紙質(zhì)被風(fēng)化或老化變黃、變脆，有些因翻閱次數(shù)過多，有破損的痕跡，借著檔案數(shù)字化進(jìn)行修復(fù)后再完整地掃描下來存檔。所以，檔案管理者可融入數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案以數(shù)字化的形式展現(xiàn)出來，在雙重備份的基礎(chǔ)上，保證檔案的安全性。比較適用于中職學(xué)校檔案管理工作的數(shù)字化檔案儲存方式是掃描。工作人員可以以借助掃描儀設(shè)備，將紙質(zhì)檔案中的信息轉(zhuǎn)化成圖形文件。

3.3 信息傳輸平臺數(shù)字化

檔案信息與人民幣一樣，如若不對其加以傳遞應(yīng)用，那么其自身的價(jià)值就無法展現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，如果校內(nèi)人員需要得到某份檔案中的信息，那么就需要親自前往檔案管理室，親自調(diào)取閱覽，并且其無法直接將檔案信息拿走，只能夠通過拍照或者復(fù)制的方式，獲取其中內(nèi)容。在這一整個(gè)流程中，無論是管理者還是檔案信息應(yīng)用者，都會面臨較為繁瑣的步驟，整體工作量比較大。但在數(shù)字化技術(shù)的輔助下，這些問題都能夠得到有效解決。

借助數(shù)字化技術(shù)，中職院校方面可打造完整的校務(wù)官方系統(tǒng)。校內(nèi)的教職人員以及學(xué)生都擁有一個(gè)特定的賬號及密碼，只要登錄系統(tǒng)便可查閱學(xué)校的檔案信息，以此既提高了檔案的利用率，同時(shí)也不會對其安全性造成威脅[2]。除此之外，由于檔案信息達(dá)到了一定的開放性，所以管理人員需要根據(jù)不同的情況，為處于不同崗位、扮演不同角色的校內(nèi)人員劃分檔案接觸權(quán)限。例如，學(xué)生只有瀏覽自己檔案的權(quán)利，教師可以瀏覽本專業(yè)學(xué)生的檔案，也可在特定條件下對其加以修改。通過這一方式嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的真實(shí)性，準(zhǔn)確性。

3.4 建立健全的檔案管理機(jī)制

在數(shù)字化檔案管理工作中，中職院校方面仍舊需要對參與到該項(xiàng)工作中的人員實(shí)施有效管理。

首先，學(xué)校方面可參考國家所頒布的相關(guān)法律，如高校檔案工作規(guī)范。結(jié)合其中對與工作人員所提出的各項(xiàng)要求，以及本校的實(shí)際檔案管理工作情況，有針對性的建構(gòu)制度大綱，并對其內(nèi)容加以適當(dāng)?shù)耐晟?。例如引入檔案管理制度，檔案保密制度，檔案查閱制度以及人員責(zé)任制度。在創(chuàng)設(shè)好制度后，學(xué)校方面需要將其傳輸給師生群體，并嚴(yán)格要求其按照制度中的相關(guān)操作實(shí)施檔案管理。如有違背制度的人員檔案，管理者可按照制度中的相關(guān)要求對其實(shí)施處罰。除此之外，檔案管理工作人員還需要提前明確電子檔案的應(yīng)用條例。例如，歸檔時(shí)間、范圍、檔案上交格式，以此保護(hù)檔案信息的安全性與準(zhǔn)確性。在數(shù)字化檔案系統(tǒng)形成之后，管理人員也需要做好保密工作以及備份工作，建立安全的數(shù)據(jù)接口，以此加強(qiáng)檔案管理工作的有效性。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案數(shù)字化建設(shè)工作對于中職學(xué)校的發(fā)展來說，具有極大的推動(dòng)性意義。但該項(xiàng)工作的推進(jìn)也不是一蹴而就的，需要工作者的長期堅(jiān)持。在具體的工作中，檔案管理人員需要明確具體的建設(shè)問題，有針對性的逐一突破，并且，需要落實(shí)管層檔案以及信息是傳輸平臺的數(shù)字化建設(shè)任務(wù)，在全面推進(jìn)、持續(xù)發(fā)展的狀態(tài)下，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的效用，推動(dòng)學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。