大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源整合與利用研究(1)

王鋼

摘要：大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息的價值日益凸顯。企業(yè)在激烈的市場競爭中有必要對自身的檔案信息資源進行有效的整合和利用，為企業(yè)戰(zhàn)略決策和營銷提供服務。當前很多企業(yè)都在積極探討如何實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合和利用，這不僅是一個廣泛的社會話題，也對企業(yè)發(fā)展至關重要。企業(yè)有必要結(jié)合檔案管理實際，完善相應的制度機制，提高檔案服務層次，更好地開發(fā)利用檔案信息資源。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè);檔案信息;資源整合;利用

1檔案資源整合背景

首先，云計算的背景。云計算作為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的一個重要分支，是指對虛擬資源的利用和分析。在云計算技術(shù)的運營模式下，人們可以按需訪問，也可以按量付費。用戶使用云計算機進入資源共享池，使用應用軟件、服務器、網(wǎng)絡等資源。在這種情況下，用戶可以更準確、更快速地找到他們需要的各種服務。在管理過程中，云計算技術(shù)可以幫助文件管理員獲得多樣化的資源服務和it服務。隨著檔案數(shù)據(jù)量的不斷增加和數(shù)據(jù)處理需求的不斷增加，數(shù)據(jù)安全共享和安全集成技術(shù)顯得尤為重要。

2大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源整合的主要方法

2.1以集約化管理方式實現(xiàn)檔案資源整合

在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)在檔案信息資源整合過程中應堅持開放、熱情、共贏的理念，開發(fā)利用檔案信息資源，尤其要充分認識檔案信息資源整合利用的價值，為企業(yè)檔案信息資源整合提供政策保障。企業(yè)檔案部門在加大內(nèi)部檔案信息資源開發(fā)的同時，還應與其他數(shù)據(jù)機構(gòu)建立合作關系，從外部獲取穩(wěn)定的數(shù)據(jù)源，提高企業(yè)掌握外部檔案信息的能力，通過集約化管理實現(xiàn)內(nèi)外部檔案信息資源的有效整合，進而有效利用檔案信息資源，促進企業(yè)發(fā)展。

2.2借助現(xiàn)代信息技術(shù)整合檔案資源

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)應借助各種先進的技術(shù)工具，對檔案信息資源進行整合、開發(fā)和利用。一方面，企業(yè)結(jié)合檔案信息資源整合、開發(fā)利用的實際需要，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，利用多媒體技術(shù)和OA技術(shù)，擴大檔案信息收集范圍，提高檔案信息收集能力。同時，利用云存儲、MAS、CNAs等處理技術(shù)對檔案信息進行篩選、提取、處理和處理，將原來復雜的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為清晰的文字和圖像。另一方面，要加強對檔案工作者的教育和培訓，不僅要讓檔案工作者掌握必要的數(shù)據(jù)信息技術(shù)，還要引導他們樹立大數(shù)據(jù)觀念，積極應用于檔案資源的利用和開發(fā)，變被動為主動，系統(tǒng)挖掘檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合和利用。

2.3通過部門聯(lián)動有效整合檔案信息資源

企業(yè)檔案信息資源整合是一項系統(tǒng)工程，不僅需要檔案部門的主動性和統(tǒng)籌性，還需要企業(yè)其他業(yè)務部門的積極參與和協(xié)助。一方面，企業(yè)應對檔案信息資源整合相關問題進行專題研究，集思廣益，提出具體可行的解決方案，有效解決檔案信息資源整合問題。另一方面，企業(yè)業(yè)務部在做好本部門工作的同時，配合企業(yè)檔案部及時收集整理本部門的檔案信息資源，并根據(jù)檔案管理的相關要求上傳至信息平臺，便于檔案部門整合業(yè)務部門的檔案信息。此外，檔案部門還應加強與業(yè)務部門的聯(lián)動，對業(yè)務部門在檔案信息整合過程中遇到的困難及時給予指導和幫助，進一步提高相關人員的能力和素質(zhì)，更好地保證企業(yè)檔案信息資源的整合效果。

3大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源利用策略

3.1建立網(wǎng)絡管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式，以人工模式為主，管理人員的組織結(jié)構(gòu)相對落后，且難以與數(shù)字化檔案管理模式下的管理方式相適應。因此，應在數(shù)字化背景下，積極建立網(wǎng)絡管理模式，對傳統(tǒng)模式進行更改與優(yōu)化。具體而言，管理模式的優(yōu)化，需要從組織結(jié)構(gòu)的劃分、責任制的落實，以及監(jiān)督機制的落實三方面出發(fā)而實現(xiàn)。從組織結(jié)構(gòu)方面分析，應選擇對數(shù)字化技術(shù)掌握程度較高的人員負責管理工作，保證管理質(zhì)量。從責任制方面分析，應以檔案信息的收集、存儲、管理、調(diào)取以及利用等環(huán)節(jié)作為依據(jù)，要求不同人員分別負責不同環(huán)節(jié)的管理工作，每一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，均需由相關負責人承擔責任。從監(jiān)督機制方面分析，每一環(huán)節(jié)的工作人員，均需要相互監(jiān)督，進一步保證工作質(zhì)量。

3.2提高檔案管理力度

首先，從思想上提高應對網(wǎng)絡信息安全突發(fā)事件的地位，把檔案信息安全放在重要位置，構(gòu)筑檔案信息安全保障體系的防護屏障和安全網(wǎng)絡，確保檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全可靠，防止文件信息的泄露、丟失、損壞和丟失。二是要系統(tǒng)保障檔案信息安全建設有章可循，嚴格遵守國家有關檔案保密的法律法規(guī)。在此基礎上，完善檔案信息安全管理制度，落實信息安全責任制，建立月度倉庫安全檢查制度和下班安全檢查制度，確保倉庫安全。同時，檔案室積極組織開展多種形式的信息安全技術(shù)培訓和信息安全法治教育活動。單位各級領導和職工認真學習、熟悉有關檔案管理的法律法規(guī)，增強了依法管理檔案的意識。第三，在數(shù)字環(huán)境下，文件安全管理增加了信息系統(tǒng)安全的重要內(nèi)容。因此，檔案管理員不僅要做好日常的檔案安全管理工作，還要采取防病毒軟件等措施，確保檔案信息系統(tǒng)不受病毒侵害。最后，改進備份機制。為了保證數(shù)據(jù)安全，根據(jù)檔案的重要性和管理使用的需要，對電子檔案數(shù)據(jù)進行離線備份和遠程備份。

3.3加強隱私保護

作為一種信息資源，隨著社會的發(fā)展，人們對檔案信息的共享程度要求越來越高。因此，在檔案信息管理中，需要加強安全管理，關注公眾隱私，避免信息泄露。文件管理員需要對文件云平臺系統(tǒng)的安全性進行全面評估。如果他們發(fā)現(xiàn)文件管理中存在漏洞，就必須保護文件信息的隱私和安全。平臺創(chuàng)作者和管理者應主動科學設計檔案服務體系，合理設置隱私問題，完善訪問權(quán)限，形成有效的隱私保護機制，增加創(chuàng)新管理技術(shù)，提高檔案數(shù)據(jù)信息的保護水平，降低檔案信息被破壞的概率。

3.4加大檔案工作人員業(yè)務培訓

應與有關高校合作，聘請專門教師對當前企業(yè)檔案管理人員進行有針對性的教育培訓，進一步提升他們的專業(yè)技術(shù)能力，更好地參與企業(yè)檔案信息資源整合開發(fā)的實際工作。

在加強人才隊伍建設的同時，應與本地檔案部門進行溝通和交流，邀請檔案部門對企業(yè)檔案信息資源整合與利用相關工作進行檢查指導，幫助解決存在的問題，確保企業(yè)檔案信息資源整合和開發(fā)利用順利推進。

3.5做好監(jiān)督工作

檔案信息整合與利用的過程中，有關人員應做好監(jiān)督工作，一方面保證檔案信息整合完善無誤，另一方面則需要保證信息利用充分有效。在監(jiān)督工作落實期間，工作人員需要確定每一份檔案信息的來源，要保證來源可靠。在確定來源后，仍需進一步對信息的準確性進行判斷，保證無誤差，保證準確性。在存儲期間，應確保存儲可靠，避免數(shù)據(jù)丟失。而在信息利用時，則需要確定利用的方向，要保證其價值能夠真正發(fā)揮。

結(jié)論

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡信息技術(shù)迅猛發(fā)展，為企業(yè)檔案信息資源整合與利用創(chuàng)造了有利條件。企業(yè)應該主動順應時代發(fā)展趨勢，樹立數(shù)據(jù)共享理念，在保證企業(yè)檔案信息資源安全的前提下，有效整合檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效開發(fā)利用，更好地為企業(yè)發(fā)展提供檔案服務。

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