疫情常態(tài)化防控時(shí)期醫(yī)院檔案精細(xì)化管理應(yīng)用

邱凱

摘要：2020 年初，新冠疫情肆虐，引發(fā)了一場(chǎng)全國(guó)性重大公共衛(wèi)生事件，對(duì)人民生產(chǎn)生活產(chǎn)生重要影響，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重沖擊。在醫(yī)療環(huán)境和醫(yī)療行業(yè)面臨重大變革的背景下，醫(yī)院作為疫情防控的主戰(zhàn)場(chǎng)，如何正確認(rèn)識(shí)疫情常態(tài)化防控時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的重要性，分析把握疫情防控檔案的新特點(diǎn)，探索適合現(xiàn)階段檔案管理要求的管理策略，化危為機(jī)，切實(shí)做好醫(yī)院檔案管理工作，是檔案管理人員亟待研究解決的課題。

關(guān)鍵詞：疫情防控;醫(yī)院;檔案管理;精細(xì)化管理

1疫情防控工作中的醫(yī)院檔案部門作用

1.1醫(yī)院檔案部門服務(wù)疫情防控的作用。

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院基礎(chǔ)性工作之一，檔案部門作為醫(yī)院檔案建設(shè)和發(fā)展的主體力量，有義務(wù)、有責(zé)任、有能力參與疫情防控工作，并在其中發(fā)揮著重要的專業(yè)作用。根據(jù)中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳在2014 年印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》要求，檔案部門要監(jiān)督指導(dǎo)本單位檔案收集整理工作，特別是對(duì)于重大活動(dòng)和重點(diǎn)工作，及時(shí)建立相應(yīng)的檔案工作制度。因此，對(duì)于新冠疫情防控重大社會(huì)事件，醫(yī)院檔案部門有義務(wù)和責(zé)任提供專業(yè)服務(wù)。

1.2醫(yī)院檔案部門服務(wù)疫情防控的內(nèi)容。

從醫(yī)院檔案部門參與已有的公共衛(wèi)生事件經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，醫(yī)院檔案部門服務(wù)新冠疫情防控的內(nèi)容主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：首先，醫(yī)院檔案部門以實(shí)現(xiàn)科學(xué)參與為目的，積極參與新冠疫情防控工作，指導(dǎo)和協(xié)助新冠疫情防控部門開(kāi)展檔案收集整理工作，主要是由醫(yī)院檔案部門聯(lián)合或者單獨(dú)制定參與新冠疫情防控工作的指導(dǎo)意見(jiàn)，并積極部署新冠疫情防控檔案資料的收集整理工作，積極對(duì)接相關(guān)主體參與新冠疫情防控工作，并要求新冠疫情防控相關(guān)工作主體，根據(jù)新冠疫情演變態(tài)勢(shì)和防控工作做好相關(guān)檔案工作。其次，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案安全為目標(biāo)，不僅要確保醫(yī)院已有各類檔案資源的安全性，同時(shí)還要對(duì)新冠疫情工作中形成的各類檔案資料進(jìn)行全面收集，通過(guò)線上指導(dǎo)和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，確保疫情防控工作檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。即通過(guò)制定存量檔案資源保護(hù)措施，對(duì)新增疫情防控檔案資料收集、整理、歸檔范圍、載體、種類等加以規(guī)范，根據(jù)新冠疫情類型和演變狀態(tài)確定檔案工作的具體形式和具體內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)新冠疫情防控檔案的全過(guò)程、全方位、全載體記錄。再次，以滿足新冠疫情防控工作需要為目標(biāo)，提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)。醫(yī)院檔案部門在已有檔案資源基礎(chǔ)之上，為新冠疫情防控工作提供檔案參考和信息咨詢。最后，以醫(yī)院檔案資源價(jià)值最大化為目標(biāo)，對(duì)新冠疫情防控檔案進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和利用。醫(yī)院檔案部門根據(jù)新冠疫情防控工作中形成的各類檔案資料，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)整理、挖掘和研究，基于社會(huì)多元需求，開(kāi)發(fā)新冠疫情防控相關(guān)檔案產(chǎn)品和服務(wù)，提高社會(huì)公共衛(wèi)生事件治理應(yīng)對(duì)能力。

2疫情常態(tài)化防控時(shí)期精細(xì)化管理應(yīng)用

2.1增設(shè)專題檔案，梳理劃分檔案類別

針對(duì)疫情常態(tài)化防控時(shí)期醫(yī)院檔案分類的多樣性和復(fù)雜性增加的特點(diǎn)，為保證疫情檔案收集的完整性和統(tǒng)一性，以及檔案利用的便利性，在原有檔案分類基礎(chǔ)上增加了新冠肺炎疫情防控專題檔案。

新冠肺炎疫情防控檔案根據(jù)檔案內(nèi)容可分為以下幾類：一是綜合管理類檔案，包括：國(guó)家各級(jí)組織應(yīng)對(duì)疫情的重大決策、預(yù)案、方案，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在應(yīng)對(duì)疫情中的重要批示、指示、講話等具有行政性或指令性的文件資料;各單位在指揮與協(xié)調(diào)各方面力量開(kāi)展疫情防控工作中的重大決策和各類具體措施、應(yīng)急預(yù)案、處置方案、計(jì)劃安排等業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件資料;關(guān)于疫情統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)、大事記等文件材料。二是疫情防控和醫(yī)療救治類檔案，包括：每版新冠肺炎診斷標(biāo)準(zhǔn)、診療方案，疫情防控工作制度、技術(shù)規(guī)范，確診病例病歷，流行病學(xué)調(diào)查等文件資料。三是物資保障類檔案，包括：疫情防護(hù)防疫物資儲(chǔ)備、捐贈(zèng)、調(diào)配、使用記錄等文件資料。四是新聞宣傳類檔案，包括：記錄和反映醫(yī)務(wù)人員、基層黨員等一線人員迎難而上、救死扶傷、廿于奉獻(xiàn)的文字材料、圖片、音頻、視頻及各類實(shí)物;各地支援疫區(qū)醫(yī)療隊(duì)、防疫隊(duì)有關(guān)文字材料、圖片、音頻、視頻及各類實(shí)物。五是其他檔案，即在疫情防控期間形成的其他具有保存價(jià)值的文件資料及實(shí)物。

2.2結(jié)合疫情常態(tài)化防控特點(diǎn)，制定病歷歸檔流程

考慮到疫情的突發(fā)性，機(jī)構(gòu)內(nèi)部要建立一套完整的檔案館（室）應(yīng)急管理制度。在制度中，除了要明確常規(guī)內(nèi)容，如收集工作的地位和作用、組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)和權(quán)力、收集范圍和移交辦法外，還應(yīng)明確規(guī)定收集的時(shí)效、個(gè)人檔案征集辦法、檔案的分散式保管、檔案利用權(quán)限等事項(xiàng)，使大家有章可循、有據(jù)可查、有規(guī)可依，防患于未然。

在制度框架下，進(jìn)一步梳理規(guī)范病歷檔案管理流程（如圖1所示）。首先，為避免接觸，盡量在電子病歷系統(tǒng)中完成病歷書(shū)寫（知情告知類醫(yī)療文書(shū)均使用電子簽名），在清潔區(qū)打印電子病歷，完成病歷檔案歸檔。其次，如確有需要形成紙質(zhì)病歷的，暫時(shí)由收治的隔離病區(qū)安排專人集中保管，每張紙質(zhì)病歷需經(jīng)紫外線燈照射消毒30分鐘以上，并裝袋保存，待疫情結(jié)束后以病區(qū)為單位，由病案室派專人統(tǒng)一收取歸檔。此外，病歷在運(yùn)送過(guò)程中還要嚴(yán)格密封保存，病歷運(yùn)送人員及病案接收人員須佩戴一次性防護(hù)帽、口罩和塑膠手套等防護(hù)用品，有效防止發(fā)生院內(nèi)感染。

2.3重視網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，確保歸檔病歷信息安全

疫情期間，檔案管理工作對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴性增加，數(shù)據(jù)量增大且網(wǎng)絡(luò)攻擊增多，重點(diǎn)數(shù)據(jù)保護(hù)及網(wǎng)絡(luò)攻擊防范成為保障疫情常態(tài)化防控時(shí)期檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。

為保護(hù)重點(diǎn)數(shù)據(jù)安全，醫(yī)院信息管理處每天對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行3次增量備份，每周進(jìn)行一次全量備份，每天安排專人人工巡檢備份狀態(tài)，在年中對(duì)HIS、EMR、LIS、體檢等系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)開(kāi)展恢復(fù)驗(yàn)證測(cè)試工作，保障醫(yī)院重要數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性和完整性。

為加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)攻擊風(fēng)險(xiǎn)防范，借助專業(yè)安全公司對(duì)醫(yī)院官網(wǎng)、醫(yī)院科教管理醫(yī)學(xué)教育慕課平臺(tái)進(jìn)行外部網(wǎng)絡(luò)滲透測(cè)試，依據(jù)滲透報(bào)告及時(shí)整改。在內(nèi)部攻擊風(fēng)險(xiǎn)防范方面，開(kāi)展內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)安全自查，通過(guò)整合現(xiàn)有分布建設(shè)的虛擬化服務(wù)器防護(hù)系統(tǒng)，采集危險(xiǎn)數(shù)據(jù)，抓取分析網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)流量中的病毒、木馬、惡意文件等威脅，搭建起能夠?qū)?nèi)網(wǎng)疑似攻擊態(tài)勢(shì)可視化展現(xiàn)并預(yù)警通報(bào)的安全態(tài)勢(shì)感知平臺(tái)，確保無(wú)問(wèn)題主機(jī)。自2020年4月平臺(tái)上線以來(lái)，共抓取威脅類信息566225個(gè)，其中攻擊數(shù)據(jù)102135個(gè)，惡意代碼數(shù)據(jù)336315個(gè)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，疫情常態(tài)化防控時(shí)期的到來(lái)給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對(duì)新的形勢(shì)要求，醫(yī)院管理層以及檔案管理部門必須抓住機(jī)遇，大膽采用各種新思路、新方法，在確保信息安全的前提下，對(duì)各類檔案資料進(jìn)行全過(guò)程、全覆蓋管理，為實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理、再造醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)供給模式、推動(dòng)衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展積累重要參考資料和寶貴財(cái)富，為健康中國(guó)建設(shè)作出積極貢獻(xiàn)。

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