關(guān)于文書檔案管理工作中存在的問題分析及對策探討

趙盼盼

摘 要：文書檔案管理對于各個企事業(yè)單位來說都是十分重要的工作，其反應(yīng)了企事業(yè)單位的發(fā)展歷程、歷史痕跡以及各項工作決策等。但是當(dāng)前我國很多企業(yè)對文書檔案管理卻并不是十分科學(xué)，在實際管理中還面臨很多問題，這導(dǎo)致文書檔案的價值難以有效發(fā)揮。本文對這些問題進(jìn)行了總結(jié)，并根據(jù)現(xiàn)實情況提出一些完善措施，希望能夠為文書檔案管理工作的順利開展提供一些有利作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;問題;完善措施;價值

近年來，雖然我國市場經(jīng)濟(jì)的競爭更為激烈，各個行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展步伐不斷提升，但是我國很多企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量卻出現(xiàn)了下滑的現(xiàn)象，這導(dǎo)致企業(yè)持續(xù)發(fā)展受到了不利影響。為了提升文書檔案管理的有效性，必須要加強(qiáng)這方面工作的研究，構(gòu)建科學(xué)的文書檔案管理制度，并積極引入現(xiàn)代化管理技術(shù)。只有促進(jìn)文書檔案管理效果的提升，才能夠更好地反應(yīng)企業(yè)的發(fā)展歷程，對各個方面的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)記錄，為企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展做好保障，所以加強(qiáng)這方面的研究意義重大。

1 文書檔案管理的概述

1.1 文書檔案管理的含義

文書檔案是企事業(yè)單位在日常發(fā)展過程中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案，如報告、決定、指示、命令、信函、批復(fù)、請示、計劃、簡報、總結(jié)等。因為不同企事業(yè)單位的發(fā)展模式不同、業(yè)務(wù)內(nèi)容也不相同，所以其文書檔案都具有自身的獨特特征，但是它們之間也具有共性，即都屬于企事業(yè)單位的檔案信息，反應(yīng)了企事業(yè)單位的發(fā)展歷程、決策規(guī)劃等。而文書檔案管理則指的是由專門的部門或者專門的崗位對這些檔案信息資料進(jìn)行分類存放、保存的活動。因為文書檔案關(guān)系到企事業(yè)單位的整個發(fā)展歷程，所以對其進(jìn)行保存十分重要，各個企事業(yè)單位都應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的部門或者崗位對這些信息進(jìn)行科學(xué)保存。

1.2 文書檔案管理的特點

1）規(guī)范性特點。文書檔案對規(guī)范性有較高的要求，要結(jié)合具體的情況、內(nèi)容等進(jìn)行檔案信息的搜集，并嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定來開展文書檔案管理工作，避免出現(xiàn)檔案管理混論、內(nèi)容缺失的現(xiàn)象?？梢哉f規(guī)范性是文書檔案管理的特點，同時也是其要求，規(guī)范性管理涉及很多方面的內(nèi)容，比如文書檔案收集、整理的規(guī)范、保存的規(guī)范等，要想提升規(guī)范性管理的效果，就必須要從各個環(huán)節(jié)入手進(jìn)行細(xì)化管理，各個環(huán)節(jié)都能夠規(guī)范化管理。

2）保密性特點。文書檔案具有一定的保密性要求，沒有權(quán)限的人員禁止查看檔案，只有權(quán)限范圍內(nèi)的人員才能夠?qū)n案信息進(jìn)行查閱。首先，對檔案原始性提升重視度。一旦形成紙質(zhì)文書檔案，那么原始文件中所包含的內(nèi)容和形式就不再變化，相關(guān)人員可以通過這些文件信息進(jìn)行原始性確認(rèn)。而假設(shè)形成的是電子式文書信息，那么其內(nèi)容和形式往往容易發(fā)生變化，也會缺乏原始性特征。其次，針對電子檔案信息要做好加密。通常來看，電子文件更容易遭受攻擊，容易丟失或者被更改等，所以必須要對電子文件的加密性提升重視度。

3）多樣性特點。文書檔案記錄了企事業(yè)單位各個層面的信息和內(nèi)容，涉及行政管理、會計檔案、黨群管理等諸多內(nèi)容，也正是如此使得其具有多樣性特征。而也正是因為其具有多樣性特征，所以導(dǎo)致文書檔案管理具有更高的復(fù)雜性，企業(yè)文書檔案管理者在開展管理工作的過程中要做好分析，嚴(yán)格依據(jù)規(guī)章制度以及各個環(huán)節(jié)工作的特殊情況進(jìn)行管理，在遵循其多樣性特征的同時提升管理的有效性。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

當(dāng)前我國很多企事業(yè)單位在文書檔案管理中都面臨諸多問題，這些問題如果得不到有效解決，那么不僅會導(dǎo)致文書檔案管理效果低下、檔案信息難以被有效利用，而且還會對企事業(yè)單位未來的持續(xù)發(fā)展帶來較大隱患，因此做好這些問題的解決十分迫切。

2.1 對文書檔案管理的重視度低下

由于文書檔案管理屬于企業(yè)的后勤工作，與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益以及業(yè)務(wù)等并沒有較大的直接關(guān)系，所以當(dāng)前我國很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作并不重視，在運行中往往將更多的精力和注意力放在業(yè)務(wù)和經(jīng)濟(jì)活動中，導(dǎo)致文書檔案管理難以得到強(qiáng)有力的支持，影響了該部門工作的開展。還有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，僅僅認(rèn)為其就是對相關(guān)資料進(jìn)行收集和保存的，只要求管理者對文件資料進(jìn)行簡單存放就行了，不對其做出規(guī)范性要求，導(dǎo)致該項工作僅僅是從口頭上得到了肯定，卻并沒有真正得到各個部門的重視，各部門員工對文書檔案管理者不配合，難以及時為其提供原始文件，影響了文書檔案管理的有效性。在這種背景下，文書檔案管理者面臨著嚴(yán)重的心理壓力，比如在有關(guān)部門收集信息，而得不到配合，在再三催促下，很長時間才能夠?qū)⑿畔鬟f過來，且各部門對文書檔案管理者不夠尊重等，都導(dǎo)致其工作變得難上加難。在這種背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須要做出改變，對該項工作深化認(rèn)識，否則將難以起到更好的文書檔案管理效果。

2.2 文書檔案管理制度不完善

文書檔案管理工作的有序開展離不開科學(xué)的制度做保障，然而當(dāng)前我國很多企業(yè)卻并沒有構(gòu)建科學(xué)的文書檔案管理制度，比如僅僅是從口頭上對文書檔案管理工作進(jìn)行了要求，沒有針對每個崗位、每個人員等進(jìn)行職責(zé)任務(wù)劃分，也沒有構(gòu)建對應(yīng)的規(guī)章制度，導(dǎo)致文書檔案管理者在開展工作的時候沒有明確的依據(jù)來參考，工作存在一定的盲目性。還有一些企業(yè)雖然構(gòu)建了文書檔案管理制度，但是這些制度通常較為老化，沒有隨著企業(yè)的快速發(fā)展及時得到完善和調(diào)整，難以與企業(yè)現(xiàn)實發(fā)展步伐相一致，也導(dǎo)致制度流于形式，無法為文書檔案管理者提供參考。另外，還有很多企業(yè)沒有對檔案收集、保護(hù)、保密、借閱等各個環(huán)節(jié)的流程進(jìn)行健全，導(dǎo)致該項工作的開展面臨著混亂的現(xiàn)象，也影響了工作的順利開展，導(dǎo)致文書檔案管理存在編號不規(guī)范、案卷目錄缺失、管理混亂等情況。

2.3 文書檔案管理信息化建設(shè)缺失

當(dāng)前我國很多企業(yè)在開展文書檔案管理工作的時候，都是由檔案管理者到各個部門進(jìn)行信息的收集，并對這些信息進(jìn)行分類、篩選和保存等，因為隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大、經(jīng)營范圍的擴(kuò)大，文書檔案信息也更多，所以文書檔案管理者面臨著繁重的工作壓力。信息化建設(shè)雖然能夠緩解文書檔案管理者的工作壓力，使其工作被分解，但是很多企業(yè)都因為信息化建設(shè)成本高、對該項工作重視度不夠等原因而沒有引入全面的信息化系統(tǒng)，這樣繁重的任務(wù)落在文書檔案管理者身上，導(dǎo)致他們身心疲勞，不僅文書檔案管理的效率低下，而且在檔案管理中很容易出現(xiàn)錯誤，難以實現(xiàn)工作質(zhì)量的提升。還有一些企業(yè)雖然構(gòu)建了文書檔案信息化系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)存在一定的“封閉”性，僅僅是在文書檔案部門內(nèi)部使用，難以與企業(yè)其它部門實現(xiàn)融合，整個企業(yè)缺乏系統(tǒng)性、一體性信息化系統(tǒng)，也不利于文書檔案管理工作的開展。

2.4 文書檔案管理者的綜合素質(zhì)有待提升

文書檔案管理者綜合素質(zhì)高低直接影響了該項工作的開展效果，當(dāng)前我國很多企業(yè)的文書檔案管理者都存在綜合素質(zhì)低下的問題。比如一些企業(yè)在招聘文書檔案管理者的時候不設(shè)定錄用標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)為該項工作沒有技術(shù)含量，只有有人應(yīng)聘，只對其進(jìn)行簡單考核就對其進(jìn)行錄用，且在錄用之后不對其進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致員工的專業(yè)化技能欠缺，在文書檔案管理過程中很容易出錯。還有一些企業(yè)雖然文書檔案管理隊伍較為穩(wěn)定，且構(gòu)建了明確的工作標(biāo)準(zhǔn)和流程，但是因為企業(yè)是處于不斷發(fā)展過程中的，企業(yè)不注重對文書檔案管理者進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，也導(dǎo)致他們的專業(yè)技能落后于企業(yè)發(fā)展，無法為文書檔案管理工作創(chuàng)新帶來好處，影響了工作效果。

3 文書檔案管理工作問題的解決措施

要想促進(jìn)文書檔案管理工作效率的提升，促進(jìn)檔案信息價值的更好發(fā)揮，就必須要對其管理中存在的問題進(jìn)行深入分析，結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實發(fā)展情況構(gòu)建對應(yīng)的解決措施。針對上述存在的問題，本文提出了如下幾個解決措施：

3.1 提升對文書檔案管理工作的重視度

雖然企業(yè)文書檔案管理工作并不會為企業(yè)帶來直接性收益，但是其是企業(yè)發(fā)展中不可或缺的一部分，會影響企業(yè)決策的制定，影響其戰(zhàn)略規(guī)劃的設(shè)立等，所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對該項工作提升重視度，要明確其對于企業(yè)發(fā)展的價值和重要意義，適當(dāng)在該項工作中分配時間。第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自身要對文書檔案管理工作提升重視度，明確其重要價值和意義。在日常運行中不僅要在業(yè)務(wù)、業(yè)績等方面提升重視度，同時還要在文書檔案管理上花費一定的時間，加強(qiáng)部門建設(shè)和教育，提升部門的凝聚力。第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要為各個部門員工進(jìn)行宣傳和教育，使各個部門都能夠?qū)ξ臅鴻n案管理提升重視度，在日常工作中積極配合文書檔案管理部門開展工作，及時為其提供有關(guān)的信息和材料等。文書檔案管理與各個部門都存在直接關(guān)系，只有大家共同配合與協(xié)調(diào)，才能夠起到更好的效果。第三，要對文書檔案管理工作進(jìn)行分解，并為部門設(shè)定階段性工作目標(biāo)，對文書檔案管理者進(jìn)行鼓勵，使其有更大的工作積極性和動力，促進(jìn)工作質(zhì)量的不斷提升。比如可以制定周目標(biāo)、月目標(biāo)等，在部門完成目標(biāo)之后進(jìn)行鼓勵或者獎勵，激發(fā)員工的工作積極性。

3.2 構(gòu)建科學(xué)的文書檔案管理制度

企業(yè)要結(jié)合自身的運行情況來構(gòu)建文書檔案管理制度，由于文書檔案管理部門需要與其它部門經(jīng)常性進(jìn)行聯(lián)系和溝通，所以所構(gòu)建的文書檔案管理制度也要與其它部門具有一定的協(xié)同性，實現(xiàn)各個部門管理制度的融合，更好地為檔案管理者提供便利。要提升制度的科學(xué)性和詳細(xì)性，對文書檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作都進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，為文書檔案管理人員提供明確的工作流程、標(biāo)準(zhǔn)等，不斷提升其工作的規(guī)范性。同時，還要結(jié)合企業(yè)的規(guī)模大小、業(yè)務(wù)量等進(jìn)行文書檔案管理部門的設(shè)定，做好工作崗位的設(shè)置，并對各個崗位合理安排工作內(nèi)容，做好工作職責(zé)的劃分，使各位人員都能夠分工明確，有序開展工作。另外，企業(yè)還要定期對自身的文書檔案管理制度進(jìn)行更新，診斷其有無與企業(yè)的發(fā)展相符合，是否存在不科學(xué)的地方等，如果發(fā)現(xiàn)哪些環(huán)節(jié)存在問題，要及時對其進(jìn)行改進(jìn)，使制度與企業(yè)發(fā)展保持一致，提升制度的規(guī)范性和操作性。

3.3 加強(qiáng)文書檔案管理信息化建設(shè)

文書檔案管理信息化建設(shè)是一項重要工作，在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的過程中，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)這方面的建設(shè)，提升文書檔案管理的信息化水平，這樣不僅能夠緩解文書檔案管理者的工作壓力，而且還可以使其工作更為規(guī)范，提升工作效率。這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合自身的實際情況進(jìn)行信息系統(tǒng)的構(gòu)建，要實現(xiàn)信息系統(tǒng)與其它部門系統(tǒng)的銜接，增強(qiáng)各個部門的協(xié)調(diào)性，使文書檔案管理者更好地借助于系統(tǒng)來開展工作。比如可以通過系統(tǒng)與其它部門進(jìn)行溝通，相關(guān)部門在系統(tǒng)中上傳自身的信息，文書檔案管理部門通過系統(tǒng)對信息進(jìn)行搜集或者進(jìn)行處理等，節(jié)省溝通時間，提升文書檔案管理的有效性。同時，還可以借助于系統(tǒng)自動對信息進(jìn)行篩選、分類等，也能夠緩解文書檔案管理者的工作壓力，使其有更多的時間來思考如何對現(xiàn)有工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，不斷提升工作成效。這就需要企業(yè)根據(jù)自身的實際情況來構(gòu)建信息平臺，比如可以引入OA系統(tǒng)或者其它的有關(guān)系統(tǒng)等，通過系統(tǒng)實現(xiàn)各個部門的銜接，在系統(tǒng)中設(shè)定對應(yīng)的入口，各個部門可以在自身的職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)入到系統(tǒng)進(jìn)行信息提供等。另外，在新時代背景下，各種新媒體不斷涌現(xiàn)，文書檔案管理者也可以借助于新媒體來匯總或者收集信息等，通過新媒體減輕工作壓力，提升工作成效。

3.4 不斷提升文書檔案管理者的綜合素質(zhì)

第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要把好招聘關(guān)。雖然文書檔案管理工作并不需要較高的技能，但是其對員工耐心、信心等方面的要求較高，由于該項工作較為繁瑣、枯燥，所以員工必須要耐得住枯燥，能夠在繁瑣的事項中穩(wěn)下心來開展工作。這就需求企業(yè)在招聘的時候?qū)?yīng)聘者進(jìn)行全面了解，明確應(yīng)聘者的專業(yè)化技能的同時，對其職業(yè)態(tài)度、工作態(tài)度等進(jìn)行了解，盡量選擇更符合該項工作要求的人員。第二，企業(yè)要定期對文書檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，為其灌輸新知識和新技能，使其專業(yè)化技能得到更新，知識體系得到完善，更好地開展這一工作。比如可以培訓(xùn)專業(yè)化技能有關(guān)的知識，也可以培訓(xùn)職業(yè)素養(yǎng)等有關(guān)的知識，實現(xiàn)文書檔案管理者的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，打造專業(yè)化文書檔案管理團(tuán)隊。第三，構(gòu)建激勵措施，鼓勵文書檔案管理者自主學(xué)習(xí)新知識和新技能，并定期對其進(jìn)行考核，做出獎懲，激發(fā)各位人員參與學(xué)習(xí)的積極性和動力，在企業(yè)中形成良好的自主學(xué)習(xí)氛圍。在構(gòu)建激勵措施的時候要做好員工心理狀態(tài)的詳細(xì)分析，并且所設(shè)定的獎勵和懲罰措施要盡量人性化，避免過于生硬，使員工感受到企業(yè)的人性化程度，提升自主學(xué)習(xí)的積極性和動力。

4 結(jié)束語

文書檔案管理工作是一項系統(tǒng)化工作，涉及很多細(xì)節(jié)性內(nèi)容，不僅需要良好的制度來約束和規(guī)范管理者的行為，為其提供有力的參考依據(jù)，還需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，使該項工作與時代發(fā)展趨勢更為符合，滿足企業(yè)新時代背景下的發(fā)展需求。同時，還要注重對文書檔案管理者的培訓(xùn)，使其不斷提升專業(yè)化技能，更好地迎合企業(yè)發(fā)展，為文書檔案管理工作的創(chuàng)新帶來更有力的作用。本文結(jié)合實際情況從四個方面出發(fā)提出文書檔案管理工作優(yōu)化的措施，希望能夠為相關(guān)人員提供一些參考依據(jù)。

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