談企業(yè)單位檔案規(guī)范化管理(1)

楊建華

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)已經(jīng)從傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的管理模式轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理的綜合利用，為企業(yè)的發(fā)展提供精準(zhǔn)的參考和真實(shí)的依據(jù)。因此，檔案規(guī)范化管理已成為企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的深入，檔案管理的復(fù)雜性日益增加，對(duì)檔案管理的規(guī)范化提出了更為嚴(yán)格的要求。為適應(yīng)新形勢(shì)的要求，現(xiàn)階段最重要的任務(wù)是規(guī)范檔案管理制度和工作流程，只有這樣才能提高檔案管理工作的效率和水平，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)更大幅度的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位;文件標(biāo)準(zhǔn)化;經(jīng)營(yíng)分析研究

1檔案規(guī)范化管理的必要性和意義

1.1檔案規(guī)范化管理是企業(yè)檔案管理穩(wěn)定發(fā)展的客觀需要

隨著時(shí)代的發(fā)展和企業(yè)內(nèi)外經(jīng)營(yíng)環(huán)境的不斷變化，企業(yè)原有的檔案管理模式逐漸暴露出許多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的創(chuàng)新和發(fā)展迫在眉睫。過(guò)去，由于企業(yè)檔案管理不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問(wèn)題。而企業(yè)檔案包括人事檔案、財(cái)務(wù)工作檔案等，如果出現(xiàn)損失問(wèn)題，那么后果和損失是無(wú)法估計(jì)的。因此，企業(yè)必須進(jìn)一步規(guī)范檔案工作，通過(guò)規(guī)范檔案管理，才能全面提高企業(yè)檔案管理流程、檔案管理人員能力素質(zhì)、工作效率。

1.2檔案的規(guī)范化管理有利于提高企業(yè)檔案管理人員的能力和素質(zhì)

作為企業(yè)檔案的核心和執(zhí)行者，檔案人員的能力水平將直接影響到檔案人員的管理水平。過(guò)去，很多企業(yè)在檔案管理過(guò)程中都會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、保存不完善的問(wèn)題，這與檔案管理人員的能力、意識(shí)有著直接的關(guān)系。通過(guò)實(shí)施檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，有利于企業(yè)發(fā)現(xiàn)和發(fā)現(xiàn)檔案管理人員的不足和問(wèn)題，以適應(yīng)實(shí)際情況。而檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)檔案管理人員的能力提出了更高的要求，無(wú)論是出于職業(yè)考慮還是出于工作需要，檔案管理人員都會(huì)不斷提高自身的能力和素質(zhì)，以滿(mǎn)足檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的需要。

2企業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的主要問(wèn)題

2.1檔案管理制度執(zhí)行不力。

據(jù)調(diào)查，大多數(shù)中小企業(yè)沒(méi)有檔案管理制度，或者制度不完善，執(zhí)行不嚴(yán)格。一些企業(yè)發(fā)展存檔系統(tǒng)，不考慮實(shí)際企業(yè)，雖然處于盲目性和隨機(jī)性。一些企業(yè)缺乏制度約束，職責(zé)分工不清，管理混亂。一些企業(yè)受傳統(tǒng)管理觀念的影響，實(shí)行一成不變的檔案制度，與社會(huì)發(fā)展脫節(jié)，不能體現(xiàn)制度的有效性和規(guī)范性。一些企業(yè)只注重文件的存儲(chǔ)，不知道如何好好利用，更沒(méi)有進(jìn)行資源共享。

2.2檔案管理人員專(zhuān)業(yè)滯后。

對(duì)于企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，檔案人員的專(zhuān)業(yè)技能有著最直接的影響。在以往的企業(yè)管理工作中，由于檔案管理一直由相關(guān)人員負(fù)責(zé)，所以企業(yè)中的檔案管理人員一般不會(huì)過(guò)多地調(diào)動(dòng)，要長(zhǎng)期由這些人員負(fù)責(zé)。但隨著時(shí)代的發(fā)展，一些企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)已經(jīng)難以跟上時(shí)代的步伐，更難以滿(mǎn)足規(guī)范化管理的需要。特別是在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用中，他們大多已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法，會(huì)出現(xiàn)各種新的與計(jì)算機(jī)技術(shù)不相適應(yīng)的管理方式，使得檔案工作的規(guī)范化管理難以有效地開(kāi)展。

2.3檔案管理信息化建設(shè)緩慢

目前，信息化、云存儲(chǔ)、云計(jì)算已成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，是加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的關(guān)鍵步驟。然而，許多企業(yè)仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主要存儲(chǔ)模式，以文件架為主要存儲(chǔ)模式。處理效率不高，管理理念落后，不能滿(mǎn)足企業(yè)和社會(huì)對(duì)檔案的需求。雖然一些企業(yè)應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但他們只將紙質(zhì)文件掃描成電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，并使用云計(jì)算等先進(jìn)手段加強(qiáng)對(duì)文件的查詢(xún)和使用。

3優(yōu)化檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

3.1強(qiáng)化檔案資源建設(shè)，提高檔案管理服務(wù)效果。

信息資源是檔案管理的基礎(chǔ)。建立規(guī)范的檔案管理體系，首先要加強(qiáng)信息檔案資源建設(shè)。為了保證檔案資源在收集整理過(guò)程中的規(guī)范性和完整性，有必要制定相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，為檔案整理的各個(gè)環(huán)節(jié)提供參考。在檔案管理的早期階段，工作人員需要對(duì)容量大、內(nèi)容復(fù)雜的檔案進(jìn)行重組和處理，即對(duì)檔案之間的相關(guān)性進(jìn)行分析和分類(lèi)。為了保證重組文件符合規(guī)范要求，優(yōu)化文件資源，為提高文件管理效率奠定基礎(chǔ)。需要注意的是，根據(jù)各學(xué)科的地位和性質(zhì)，著錄工作的規(guī)范需要參照行業(yè)規(guī)則，以信息化建設(shè)和管理為目標(biāo)，確保著錄工作的穩(wěn)定發(fā)展。此外，檔案管理部門(mén)在后期需要開(kāi)展服務(wù)活動(dòng)，提供數(shù)據(jù)查詢(xún)功能，為了使計(jì)算機(jī)作為檔案檢索的一部分的質(zhì)量和效率需要檔案管理部門(mén)根據(jù)我國(guó)的國(guó)情制定分類(lèi)規(guī)則和規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，使其具有方便、快捷、規(guī)范的檢索系統(tǒng)和程序。

3.2健全檔案規(guī)范機(jī)制，提升檔案管理的核心地位。

推進(jìn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全檔案管理機(jī)制。并嚴(yán)格考核檔案管理工作，在此過(guò)程中，企業(yè)必須建立更加完善的檔案管理制度和制度，確保所有檔案管理人員都能?chē)?yán)格按照相應(yīng)的制度開(kāi)展工作。此外，企業(yè)檔案管理人員在操作實(shí)踐中將信息技術(shù)融入其中，從而提高檔案管理工作的效率。企業(yè)還需要調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.3統(tǒng)籌檔案人員培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)技能。

目前，我國(guó)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作還存在一些不足，主要原因在于檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)有些欠缺，其對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的重視程度較低，尚未充分認(rèn)識(shí)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的關(guān)鍵。因此，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提升檔案管理的核心地位十分重要。我們主要可以從兩個(gè)方面入手。一是加強(qiáng)檔案管理人員的意識(shí)培養(yǎng)，使他們正確認(rèn)識(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，充分發(fā)揮檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的積極作用。二是加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)的深度，可以安排專(zhuān)業(yè)人員直接培訓(xùn)相關(guān)檔案管理人員，加強(qiáng)檔案管理人員的理論知識(shí)和工作技能。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)和管理層還應(yīng)根據(jù)本單位、組織或企業(yè)的情況，制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)績(jī)效較好的檔案管理人員給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，促進(jìn)其積極性的充分發(fā)揮。

3.4推廣檔案信息化管理，優(yōu)化檔案資源利用實(shí)效。

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)階段許多行業(yè)和工作都在實(shí)現(xiàn)信息化，為保證檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高檔案管理效率，將實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)積極引進(jìn)一些檔案管理軟件，通過(guò)管理人員的使用，為您的組織找到最好的管理軟件。在以往的檔案管理工作中，通常通過(guò)手工記錄工作，管理人員使用紙、筆等記錄來(lái)實(shí)現(xiàn)記錄工作，紙質(zhì)記錄不僅容易丟失，而且長(zhǎng)時(shí)間記錄會(huì)出現(xiàn)模糊等問(wèn)題，影響檔案管理工作的有效性。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅可以減少檔案管理工作中的人為處理，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的更大優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，還可以更清楚地做好檔案管理記錄，當(dāng)年度中哪個(gè)單位需要什么樣的檔案，可以通過(guò)查找信息管理軟件快速找到文件存儲(chǔ)位置，這樣，檔案管理工作者就可以花更多的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行收集和處理，確保檔案管理的完整性。

3.5加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督，升華檔案人員綜合素養(yǎng)。

為了順利實(shí)施檔案規(guī)范化管理，有必要加大對(duì)檔案管理的監(jiān)督力度。可成立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督工作組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并在第一時(shí)間予以解決。同時(shí)，有必要隨時(shí)檢查記錄管理人員的工作，以幫助他們確認(rèn)各自的工作職責(zé)。

4結(jié)論

總之，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理存在著許多不足，無(wú)論是基本的檔案管理模式，還是深層次的檔案管理應(yīng)用，與當(dāng)今企業(yè)的發(fā)展有著更多的沖突。為了改善這一狀況，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)規(guī)范化管理，逐步提高檔案管理的效率，使檔案資源的價(jià)值得以不斷挖掘，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]孫鳳霞.新時(shí)期辦公檔案管理規(guī)范化[J].中國(guó)高新區(qū)，2018（13）：261.

[2]汪文.企業(yè)檔案管理實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：87.

[3]呂曙.新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科教導(dǎo)刊（下旬），2017（30）：149-150.