淺談如何做好大學(xué)行政秘書工作

朱玲

摘要：教學(xué)工作是高校的中心工作、重中之重，教學(xué)工作的良好運(yùn)行是人才培養(yǎng)順利進(jìn)行的保障，同時(shí)，教學(xué)管理在教學(xué)秩序的維護(hù)和教學(xué)質(zhì)量的提升上都發(fā)揮著重要的作用。從目前高校行政秘書的本職工作可以看出，行政秘書在教學(xué)工作中發(fā)揮著重要的作用，行政秘書的高效、準(zhǔn)時(shí)、耐心和認(rèn)真工作是教學(xué)有序運(yùn)行的重要保證，它在教學(xué)管理活動(dòng)中的作用是不可替代的。要關(guān)心、關(guān)注和關(guān)懷行政秘書的工作，充分發(fā)揮其職能，對(duì)于促進(jìn)教學(xué)改革，提高高校教育管理水平有著重要意義。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生;行政秘書管理;提升策略

引言

高校中的教學(xué)管理工作主要是對(duì)高校內(nèi)與教學(xué)相關(guān)的事務(wù)進(jìn)行有效管理，它是管理工作來中的重點(diǎn)內(nèi)容，將會(huì)直接影響整體管理工作的實(shí)施效果，也會(huì)對(duì)行政管理工作的內(nèi)容以及性質(zhì)造成一定的影響。而行政管理工作主要是針對(duì)高校內(nèi)部與行政事務(wù)相關(guān)事務(wù)的有效管理，在高校內(nèi)部管理工作的過程中，只有正確處理教學(xué)管理和行政管理工作，才能夠使教育工作實(shí)現(xiàn)健康穩(wěn)定發(fā)展。

1高校行政秘書的職責(zé)

（1）日常管理。負(fù)責(zé)學(xué)院資產(chǎn)管理、轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)校職能部門日常行政通知，負(fù)責(zé)督促檢查行政工作計(jì)劃和落實(shí)辦公會(huì)決議的事項(xiàng)，負(fù)責(zé)學(xué)院日常訪客接待，負(fù)責(zé)保管學(xué)院印章、開具各類介紹信、學(xué)院日常安全工作，采購分發(fā)辦公用品、家具、儀器設(shè)備及其入庫、日常保管和維護(hù)等，節(jié)假日工會(huì)禮品發(fā)放，負(fù)責(zé)各項(xiàng)信息統(tǒng)計(jì)和管理等。（2）財(cái)務(wù)報(bào)銷。學(xué)院日常辦公用品報(bào)銷、借款、沖賬等。領(lǐng)導(dǎo)辦公差旅報(bào)銷、學(xué)院主辦的各類會(huì)議中的住宿、場(chǎng)地、租車等費(fèi)用的報(bào)銷，各類設(shè)備、家具、實(shí)驗(yàn)儀器的采購和報(bào)銷，各類設(shè)備維護(hù)和維修費(fèi)用的報(bào)銷，各類學(xué)院勞務(wù)發(fā)放，年底酬金發(fā)放等。（3）會(huì)務(wù)工作。學(xué)院各類會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試等，負(fù)責(zé)每周行政例會(huì)安排、年度會(huì)議的編制規(guī)劃，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好其他會(huì)議的組織通知等會(huì)務(wù)工作，整理保存相關(guān)會(huì)議的記錄。（4）文字工作。負(fù)責(zé)一般性行政公文的起草;負(fù)責(zé)各類行政會(huì)議的記錄和整編，負(fù)責(zé)起草一般性的行政公文和相關(guān)文字材料的校核，負(fù)責(zé)重要會(huì)議上院領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿和相關(guān)材料的草擬工作;負(fù)責(zé)起草學(xué)院年度行政工作的年度總結(jié)、規(guī)劃和決定等文字材料，重要會(huì)議的報(bào)道及新聞稿的撰寫，完成院領(lǐng)導(dǎo)交代辦理的其他文字材料。

2高校行政秘書管理現(xiàn)狀分析

2.1工作服務(wù)意識(shí)淡薄

高校行政管理工作存在憑經(jīng)驗(yàn)辦事、守舊規(guī)辦事的問題;存在對(duì)自身的工作性質(zhì)認(rèn)知不清、對(duì)自身工作服務(wù)型認(rèn)知不清、對(duì)自己的身份認(rèn)知不清等問題。問題的主要原因是沒有時(shí)刻把服務(wù)意識(shí)印在腦中，這樣就使得多數(shù)高校行政管理工作者不求進(jìn)取、不懂創(chuàng)新，在無形中大大降低了行政工作的效率。習(xí)近平總書記曾強(qiáng)調(diào)，我們黨要樹立服務(wù)型政黨。那么在高校行政管理工作中，更要建設(shè)服務(wù)型高校行政管理模式，只有為教師和學(xué)生做好服務(wù)，才能提高我們的工作效率，為高校教學(xué)活動(dòng)和科研活動(dòng)提供更好的學(xué)習(xí)氛圍。

2.2行政管理人員缺乏較高的專業(yè)素養(yǎng)

由于高校對(duì)行政秘書管理工作重視程度不高，一些管理人員都是由高校教師兼任。他們雖然具有良好的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和文化素養(yǎng)，但是他們沒有接受管理專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，缺乏一定的行政管理水平。并且他們平時(shí)還有繁重的教學(xué)任務(wù)，不能將全部精力和時(shí)間放在管理工作中。還有的高校招聘的管理人才自身缺少社會(huì)經(jīng)歷，沒有管理經(jīng)驗(yàn)。導(dǎo)致在高校行政管理中缺乏具備專業(yè)素養(yǎng)的管理人才，直接影響到行政管理效能。

3高校行政秘書執(zhí)能力提升的策略

3.1明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化科學(xué)管理

高校應(yīng)進(jìn)一步完善行政秘書的管理體系，明確行政秘書的崗位職責(zé)，使其更好地開展教學(xué)管理工作。強(qiáng)調(diào)行政秘書專職服務(wù)于教學(xué)管理日常事務(wù)性工作，執(zhí)行教務(wù)處、系主任布署的關(guān)于教學(xué)管理工作的相關(guān)事務(wù)，傳達(dá)教學(xué)相關(guān)的各項(xiàng)通知，如在教師調(diào)停課、學(xué)生選課、教師臨時(shí)更換上課地點(diǎn)等緊急情況的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，保障教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)有序運(yùn)行。目前，高校采用信息化管理教學(xué)，倡導(dǎo)無紙化辦公，這就要求行政秘書必須熟練掌握辦公軟件和教務(wù)系統(tǒng)的操作技能，靈活運(yùn)用新媒體技術(shù)等，通過信息化的科學(xué)管理來提高工作效率和工作質(zhì)量。

3.2完善行政管理制度，提高行政管理效能

隨著信息時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷應(yīng)用到學(xué)習(xí)和生活中。因此，高校行政秘書管理工作也要做到與時(shí)俱進(jìn)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)不斷進(jìn)行改革創(chuàng)新，建立信息化、規(guī)范化的行政管理模式。高校也要提高行政管理工作重視程度，促進(jìn)各部門之間建立良好的互動(dòng)交流模式，強(qiáng)化行政管理工作與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)高校管理數(shù)據(jù)有效整合，提高學(xué)校行政秘書管理工作效能。另外，高校還要建立監(jiān)督機(jī)制，讓各部門之間能夠做到相互促進(jìn)、相互制約、相互發(fā)展。在考核中明確獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于行政管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予上升空間和福利待遇，提高他們工作熱情，有效提高管理工作效能。

3.3制定素質(zhì)提升培訓(xùn)計(jì)劃

要想科學(xué)系統(tǒng)地提升高校行政管理人員的素質(zhì)，教育部門就要對(duì)各地區(qū)高校的實(shí)際情況進(jìn)行全面調(diào)查和了解，然后根據(jù)調(diào)查結(jié)果制定提升的路徑以及詳細(xì)的提升計(jì)劃，同時(shí)還應(yīng)嚴(yán)格督促各高校行政管理部門認(rèn)真落實(shí)、嚴(yán)格遵守，并對(duì)行政管理部門內(nèi)部管理制度的制定情況、行政管理人員的素質(zhì)素養(yǎng)以及整體的工作范圍進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，如果發(fā)現(xiàn)有考核人員的素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)給予嚴(yán)厲的處罰或開除。相關(guān)管理部門一定要加大干預(yù)和治理，采用科學(xué)的方法來提升高校行政管理人員的素質(zhì)，只有讓管理者和行政管理人員意識(shí)到問題的嚴(yán)重性，才能夠確保其認(rèn)真遵守、系統(tǒng)提升。

3.4加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)智能化管理

第一，提升高校硬件和軟件設(shè)施，加大相應(yīng)投資力度，硬件和軟件兩條腿走路，做到高校業(yè)務(wù)信息化全覆蓋，智能化全發(fā)展，做到無須人工操作，從“有紙化”向“無紙化”辦公發(fā)展;第二，制定全面化系統(tǒng)性制度，通過頂層設(shè)計(jì)，對(duì)高校資源進(jìn)行整合統(tǒng)籌，制定符合本校的科學(xué)有效的制度規(guī)定，將信息化、智能化建設(shè)合理納入學(xué)校規(guī)章制度中，并逐級(jí)落實(shí)推廣;第三，創(chuàng)建高校信息共享平臺(tái)，通過互聯(lián)網(wǎng)特有的優(yōu)勢(shì)，將高校所有師生數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，使高校行政部門需要任何數(shù)據(jù)時(shí)可直接從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取，并做到在日常工作中不斷完善該數(shù)據(jù)庫，如此能大大減少重復(fù)性工作，提升工作效率;第四，提升高校行政管理人員信息化素養(yǎng)，高校行政工作不是一個(gè)人或者一個(gè)部門可以完成的，需要多個(gè)部門交流協(xié)作的，每一位行政工作者都要緊跟時(shí)代潮流，做到日常辦公能線上非線下、能網(wǎng)絡(luò)不跑腿的信息化辦公意識(shí)和思維。

結(jié)束語

綜上所述，高校行政秘書管理工作是高校改革發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，管理人員是直接面向教師和學(xué)生的。因此，要增強(qiáng)行政管理意識(shí)，不斷創(chuàng)新管理模式，積極尋找解決管理中存在不良現(xiàn)狀的措施。還要引導(dǎo)管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)和進(jìn)步，提升自身的綜合素養(yǎng)。最終有效提升行政管理工作效能，推動(dòng)高校在教育事業(yè)中持續(xù)發(fā)展。

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