信息化背景下檔案管理創(chuàng)新研究

摘要：信息化逐漸滲透到人們的工作生活中，促進(jìn)行業(yè)發(fā)展，提高生活品質(zhì)。檔案管理工作日益得到行業(yè)內(nèi)重視，做好檔案管理工作，有利于提高各單位檔案管理水平，提高工作效率。傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足檔案資源管理需求，在信息化背景下，應(yīng)該利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，創(chuàng)新管理方式，提高檔案管理的安全性。本文將就目前存在的問(wèn)題，提出檔案管理創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;創(chuàng)新思路

引言：

在科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展背景下，檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方式既面臨發(fā)展機(jī)遇，又面臨一定挑戰(zhàn)，需要檔案管理人員突破傳統(tǒng)管理方式，從現(xiàn)代檔案管理角度出發(fā)，創(chuàng)新管理方式，提高檔案利用價(jià)值，在方便查詢的同時(shí)，提高檔案的安全性，做好檔案信息保密工作。這就需要檔案管理人員改變傳統(tǒng)管理方式，不斷更新管理檔案理論知識(shí)，并應(yīng)用在日常檔案管理工作中，優(yōu)化檔案管理模式，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理效率[1]。

一、信息化背景下檔案管理新特征

（一）數(shù)字檔案成為主要管理對(duì)象

在科學(xué)信息技術(shù)高速發(fā)展背景下，信息化逐漸成為檔案資源的發(fā)展方向，由于紙質(zhì)檔案在后期管理保存過(guò)程中存在一定缺陷，促使數(shù)字檔案代替了部分紙質(zhì)檔案，將其保存在計(jì)算機(jī)中，具有傳輸與復(fù)制特點(diǎn)。

（二）收集利用逐漸成為管理核心

數(shù)字檔案給管理人員節(jié)省了大量的收集整理時(shí)間，因此，檔案保管顯得更加重要，管理人員的管理對(duì)象由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，數(shù)字檔案管理數(shù)量越來(lái)越多，因此，管理人員應(yīng)該著重考慮如何將這些數(shù)字檔案進(jìn)行分類歸檔以及保存等。

（三）檔案利用方式網(wǎng)絡(luò)化

在傳統(tǒng)檔案管理中，將檔案以紙質(zhì)版方式進(jìn)行歸類整理并保存在檔案室內(nèi)，相關(guān)人員如果查閱檔案資源需要經(jīng)過(guò)同意之后進(jìn)入檔案室進(jìn)行查閱，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案利用效率相對(duì)較低。通過(guò)信息化管理，多數(shù)檔案都能夠以電子版形式呈現(xiàn)出來(lái)，方便了人們查閱，在很大程度上提高了工作效率。

二、信息化背景下檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案數(shù)據(jù)歸檔問(wèn)題

在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，檔案歸檔范圍非常清晰，傳統(tǒng)檔案多數(shù)以文書(shū)或者實(shí)物照片等方式為主，因此，在歸檔過(guò)程中根據(jù)具體規(guī)定，將其存放在合理的類別中即可。但是針對(duì)于數(shù)字檔案來(lái)說(shuō)，部分檔案在歸檔時(shí)存在分類不清現(xiàn)象。除此之外，檔案歸檔方式也存在一定問(wèn)題，由于數(shù)字檔案數(shù)量越來(lái)越多，各個(gè)級(jí)別單位針對(duì)于同一種類別的檔案歸檔方式不同，導(dǎo)致檔案管理方式存在較大的差別[2]。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

在信息化背景下，檔案管理發(fā)生了巨大變化，這給檔案管理帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也給其帶來(lái)了一定的問(wèn)題。數(shù)字化檔案管理方式提高了工作水平，為管理人員節(jié)省了大量工作時(shí)間，促使管理人員將工作核心放在更重要的管理內(nèi)容上。但與此同時(shí)，信息化管理方式也降低了檔案管理的安全性，近年來(lái)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案信息資源泄露現(xiàn)象，尤其是一些重要信息內(nèi)容，一旦發(fā)生泄露，會(huì)給單位帶來(lái)一定的損失，更嚴(yán)重的會(huì)影響國(guó)家安全，因此，做好網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)至關(guān)重要。

（三）電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案都是以書(shū)面形式存在，通常情況下，不會(huì)出現(xiàn)虛假現(xiàn)象。但是在信息化背景下，給造價(jià)行為提供了便利，電子檔案具有一定的虛擬性，容易導(dǎo)致其出現(xiàn)各種問(wèn)題，真實(shí)性問(wèn)題一直得到管理人員的重視，主要是由于檔案原件無(wú)法確定其真實(shí)性，在保存時(shí)，也有可能因?yàn)椴僮魅藛T的失誤，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)不符現(xiàn)象，但是這種問(wèn)題在后期工作中也難以發(fā)現(xiàn)，因此，使得檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，失去原有價(jià)值。

三、信息化背景下檔案管理創(chuàng)新

（一）加強(qiáng)對(duì)電子檔案的歸檔

在信息化背景下，電子檔案必須加強(qiáng)信息資源的收集整理與歸檔工作，檔案管理人員在允許的情況下，盡可能多的收集各種檔案信息，根據(jù)對(duì)電子檔案的歸檔要求，創(chuàng)新歸檔方式，不斷提高電子檔案的歸檔水平，促使各個(gè)管理工作環(huán)節(jié)能夠有效銜接。電子公文也應(yīng)該做好歸檔工作，管理人員需要熟知電子公文相關(guān)歸檔要求，從而對(duì)電子公文形式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，需要對(duì)其做好歸檔的模塊與接口工作，為相關(guān)操作人員提供工作便利，促使操作人員能夠了解將電子公文應(yīng)該歸檔在何處，如何歸檔等，并保證公文檔案的內(nèi)容準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，還應(yīng)該還應(yīng)該做好多媒體檔案歸檔工作。由于多媒體檔案類別較多，管理人員在歸檔操作過(guò)程中處理起來(lái)難度較大，因此，必須做好分類管理工作，根據(jù)單位檔案管理實(shí)際情況，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，建立歸檔標(biāo)準(zhǔn)，將多媒體等信息資源劃分好類別，做好歸檔工作。

（二）以法治思維構(gòu)建檔案信息安全體系

檔案管理是貫穿于單位各項(xiàng)工作始終，檔案管理科室必須樹(shù)立法治思維，提高檔案信息資源的安全準(zhǔn)確性，從而提高檔案使用價(jià)值。首先，檔案管理科室需要建立健全信息安全制度，并加強(qiáng)監(jiān)督力度，確保檔案管理人員真正落實(shí)各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)。其次，應(yīng)該規(guī)范信息使用流程，必須經(jīng)過(guò)上級(jí)相關(guān)人員同意之后才能進(jìn)行查閱，提高信息安全性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全與信息化建設(shè)[3]。

（三）創(chuàng)新檔案利用機(jī)制

發(fā)揮信息數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，檔案管理部門應(yīng)該熟知各個(gè)部分的工作性質(zhì)，為其提供主動(dòng)推送服務(wù)，有利于提高檔案使用價(jià)值。另外，加強(qiáng)檔案資源共享，建立信息資源共享平臺(tái)，整合相關(guān)數(shù)據(jù)，促使各部門能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，提供一站式服務(wù)，提高各個(gè)工作人員對(duì)檔案管理認(rèn)知。

（四）加大經(jīng)費(fèi)投入與人才培養(yǎng)力度

在信息化背景下，檔案管理工作離不開(kāi)相關(guān)信息設(shè)備的使用，因此，單位應(yīng)該加大對(duì)檔案科室的資金投入，增加信息化基礎(chǔ)設(shè)備，便于管理人員開(kāi)展相關(guān)工作;此外，還應(yīng)該提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)管理人才，有利于管理人員提高對(duì)信息化工作方式的認(rèn)知，突破傳統(tǒng)管理方式，創(chuàng)新管理思路，堅(jiān)守工作崗位，不斷創(chuàng)新管理方式，提高檔案管理效率。

結(jié)語(yǔ)：

由此可見(jiàn)，檔案管理工作在現(xiàn)代單位發(fā)展中發(fā)揮重要作用，有利于促進(jìn)單位發(fā)展，因此應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理力度。在信息化背景下，檔案管理人員也要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代管理需要，應(yīng)該創(chuàng)新管理方式，加強(qiáng)信息化管理，完善檔案管理規(guī)章制度，建立各類檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，建立信息化資源數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案使用價(jià)值，促使人們認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，有利于提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳彥婷. 信息化背景下檔案管理創(chuàng)新研究[J]. 2020，12：151.

[2]康琴. 信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2020（16）：2.

作者簡(jiǎn)介：?，?，1983.4.11，女，河南，漢，本科，館員，研究方向：檔案管理