淺析數(shù)字化檔案管理中的檔案安全利用影響因素及其措施

賈開燕

摘要：計算機技術(shù)的不斷發(fā)展讓人們的生活變得越來越便捷，尤其是在數(shù)字化的檔案管理方面正在被廣泛地使用。盡管計算機技術(shù)的使用帶來了極大地便捷，但還是會存在各種各樣的問題，這是當前以及今后很長一段時間內(nèi)都需要重點關(guān)注的。

關(guān)鍵詞：檔案;價值;數(shù)字化檔案管理;安全利用;影響因素;措施

一、檔案工作的主要價值

做好檔案工作的意義表現(xiàn)為：（一）檔案是歷史的記錄。對于各個時期的歷史發(fā)展要想有一個正確的了解檔案就是一個很好地方式，檔案記錄具有歷史性以及客觀性能夠很好地滿足不同人群的需求。（二）檔案是一種生產(chǎn)以及生活的參照。檔案的作用本身就是起著記載人民在生產(chǎn)生活中積累的寶貴的經(jīng)驗以及成果等，可作為未來社會發(fā)展的重要參照物。（三）檔案是作為科學研究的重要條件。科學技術(shù)的發(fā)展不是憑空想象而是在前人的研究之上不斷地創(chuàng)新。作為各種數(shù)據(jù)的原始記錄，檔案能夠讓整個研究過程變得簡潔。

二、數(shù)字檔案管理中檔案安全利用的主要影響因素

（一）人為因素

在檔案的管理過程中非常容易受到人為的攻擊從而導致整個檔案的完整性以及真實性受到破壞，人為破壞的主要的方式主要分為兩種，一種是無意的，這種主要是檔案管理者由于自身的無意識的操作所造成的數(shù)字化檔案的信息泄漏或者是無法讀取;另一種就是對于數(shù)字檔案管理的惡意攻擊，這種攻擊是帶有非常強的目的性，企圖通過這種惡意獲取的方式來達到自己的某種目的。

（二）技術(shù)因素

（1）就數(shù)字化檔案管理的網(wǎng)絡協(xié)議而言，目前使用的TCP/IP技術(shù)進行的軟件開發(fā)雖然讓整個的信息交流以及共享變得非常的方便，但是整個TCP/IP技術(shù)的開發(fā)擁有者是在國外，由此會造成信息安全方面的一些問題。（2）就操作系統(tǒng)方面，數(shù)字化檔案管理的多用戶操作是為了讓整個信息操作變得更加的方便快捷，能夠?qū)崿F(xiàn)同一時間內(nèi)多用戶的管理、計費或者資源方面的傳遞，對于實際的操作過程中會產(chǎn)生的各種各樣的安全問題沒有充分考慮。（3）就檔案管理的軟件設計方面來講，軟件設計的理論不斷地更新以及完善讓整個軟件行業(yè)的更新?lián)Q代的速度變得非常的快，在這一環(huán)境下針對軟件開發(fā)的各種漏洞就需要及時地進行補救。（4）就整個信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃來講還是存在著對于信息安全的認識缺乏的現(xiàn)象，目前為止缺少相應的信息安全管理的技術(shù)框架。

（三）管理因素

在信息安全方面七分靠管理三分靠技術(shù)，在數(shù)字化檔案的管理過程中如果管理者缺乏嚴格的管理制度，缺乏必要的管理技術(shù)，從業(yè)者自身的專業(yè)程度不夠高或者是領導對于數(shù)字化檔案管理的重視程度不夠都是會造成數(shù)字化檔案管理過程中各種各樣的問題出現(xiàn)，根據(jù)相關(guān)的報道顯示，目前從事數(shù)字化檔案管理的人員以及領導中還是有不少人對于網(wǎng)絡信息安全的重要性缺乏相關(guān)的重視程度。

三、數(shù)字檔案管理中加強檔案安全利用的措施

（一）嚴格檔案從業(yè)人員管理的措施

（1）優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)組成

對于數(shù)字化的信息管理隊伍來講不能夠是一味地采用年輕人，或者是大量使用有經(jīng)驗的老員工，要將整個管理的結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，按照年齡實行優(yōu)化，既要防止管理隊伍的過度老化更要防止過于年輕化以及失去了穩(wěn)定性。在吸納專業(yè)的年輕人才的同時更要加強對于中老年干部的培訓。

（2）第三方訪問

加強對于第三方人員訪問的管理程度，讓訪問者嚴格遵守相關(guān)的規(guī)定，如果發(fā)現(xiàn)有違反者務必嚴懲。

（3）提高檔案管理人員整體素質(zhì)

加強檔案管理人員的法制管理，加強對于管理者的專業(yè)技術(shù)的培訓的同時還要加強他們的法制以及保密觀念，在日常的工作中可以將網(wǎng)絡安全的宣傳納入到培訓當中，只有網(wǎng)絡信息安全的意識變得普及化、規(guī)章化才能夠讓信息安全得到應有的保障。

（二）保障網(wǎng)絡技術(shù)安全的措施

加強數(shù)字化檔案管理的網(wǎng)絡技術(shù)的安全主要表現(xiàn)為：（1）加強網(wǎng)絡管理的物理隔離，做好檔案管理訪問的內(nèi)外網(wǎng)，對于接入外網(wǎng)的計算機一定要做好相應的物理隔離措施，在接入內(nèi)外網(wǎng)的時候必須要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定嚴格執(zhí)行。（2）加強檔案管理的數(shù)字化加密以及認證技術(shù)。加強檔案信息的保密技術(shù)，是一種有效地應對信息泄露的方式;加強身份驗證就是能夠在一定程度上防止未授權(quán)用戶的訪問以及下載，避免不必要的信息調(diào)用以及違規(guī)操作。（3）加強信息安全的防火墻技術(shù)以及檢測技術(shù)，尤其是在檔案管理的計算機機房上一定要安裝好防火墻技術(shù)，通過這種方式能夠有效地避免檔案信息的泄漏或者是擅自入侵訪問等，而入侵檢測技術(shù)能夠在陌生訪問者嘗試入侵之前就可以有效地進行攔截。（4）加強病毒的防范，做好病毒的防范、檢測以及防止，當前國內(nèi)常用的殺毒軟件比如瑞星、江民等能夠?qū)τ诓《镜姆婪镀鸬胶芎玫刈饔?。?）加強系統(tǒng)的審計功能，對于計算機的用戶使用情況做好記錄。（6）做好檔案信息的備份工作，防止不可逆轉(zhuǎn)的因素造成的檔案信息的消失，要做好信息的備份以及恢復機制。

（三）健全完善相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度

加強檔案管理的制度化主要表現(xiàn)在：（1）規(guī)范化數(shù)字檔案管理的制度管理，只有制定好合理的制度以及措施，才能夠讓信息更加安全。在這一方面可以加強檔案管理者的工作制度的考核以及機密分類，對于出入機房的人員要做好記錄，嚴格限制進出者，避免不必要的人員進入到工作重地，此外檔案管理工作者還要記住的一點就是一定要權(quán)責清晰，不要做越權(quán)的事情。（2）加強制度管理的載體化，做好管理以及保護。目前使用的數(shù)字化檔案的儲存大多使用的是儲存載體，而這些儲存載體的儲存能力是會隨著時間而逐步降低的。因此要加強檔案信息儲存載體的存儲能力可以從這些存儲載體的制作材料方面入手，加強存儲載體的優(yōu)化，避免劣質(zhì)的材料做成的信息載體，從而造成信息的存儲、以及使用的危害，只有不斷將系統(tǒng)以及市場進行規(guī)范，才能夠有效地保證數(shù)字化檔案管理的長久運行。

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