試論現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作的改革與發(fā)展探究

王鋼

摘要：企業(yè)檔案作為企業(yè)信息存儲的主要方式，記錄了企業(yè)運(yùn)營發(fā)展的全過程，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供具有可行性的數(shù)據(jù)分析，對企業(yè)的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。企業(yè)開展檔案管理工作的意義在于利用檔案為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。企業(yè)管理包含多個(gè)環(huán)節(jié)，其中重要的一環(huán)就是檔案管理。因此，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，有助于推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)制度;企業(yè);檔案管理;改革發(fā)展

1企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的意義

企業(yè)在生產(chǎn)實(shí)踐與經(jīng)營管理中，真實(shí)具體反映企業(yè)的實(shí)際狀況，更多的需要企業(yè)檔案資料的支持，對于企業(yè)檔案來講不僅是一份簡單的資料，其作為企業(yè)資源重要的組成部分，能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的發(fā)展提供重要的依據(jù)。檔案的良好性主要表現(xiàn)在人力資源細(xì)節(jié)信息記錄完善，能夠使得企業(yè)根據(jù)這些檔案來對企業(yè)進(jìn)行良好的管理，例如員工職位調(diào)動(dòng)等，保證企業(yè)能夠?qū)ο嚓P(guān)人才進(jìn)行合理地運(yùn)用，從而使得企業(yè)在未來得到更好的發(fā)展。良好的檔案管理還能夠有效地增強(qiáng)企業(yè)相關(guān)知識以及技術(shù)的儲備，使得企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)以及機(jī)密文件得到有效管理，為企業(yè)未來良好發(fā)展提供保障。良好的企業(yè)檔案管理還能夠使得企業(yè)在發(fā)展過程中逐漸增加風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力，在有相關(guān)法律糾紛過程中能夠有實(shí)際的證據(jù)，從而保證企業(yè)的合法權(quán)益。總的來講，良好的檔案管理能夠使得企業(yè)得到更好的發(fā)展，獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。

2當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中存在的主要問題

2.1工作人員意識較為落后

企業(yè)檔案管理工作相對來講比較枯燥，工作內(nèi)容比較單一，檔案管理部門工作人員每天重復(fù)著進(jìn)行檔案整理、收集、歸納、擺放、記錄等工作。長此以往，工作人員會(huì)產(chǎn)生疲憊心理和煩躁情緒，認(rèn)為檔案管理工作在企業(yè)管理中并不重要，逐漸對工作出現(xiàn)懈怠情緒，導(dǎo)致企業(yè)檔案資料缺頁、缺字現(xiàn)象頻發(fā)。除了基本的文化素質(zhì)，檔案管理人員還要具備良好的溝通、寫作及邏輯思維能力，這些方面很多檔案管理人員有欠缺。另外，信息技術(shù)快速發(fā)展推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)，為檔案管理質(zhì)量提升提供了契機(jī)，同時(shí)，也對檔案管理人員提出了更高要求。

2.2管理技術(shù)手段滯后

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，很多企業(yè)尤其是一些大型的企業(yè)在研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造以及經(jīng)營方面基本都在使用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì)以辦公自動(dòng)化等相關(guān)軟件。但是對于企業(yè)檔案管理工作來講，很多企業(yè)還在使用比較傳統(tǒng)的方式，在檔案管理過程中所使用的技術(shù)手段嚴(yán)重落后，阻礙了檔案信息化以及數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理綜合平臺建設(shè)方面嚴(yán)重滯后，從而對企業(yè)中大量電子文件的接送產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，使得企業(yè)檔案管理狀況和企業(yè)其他工作狀況產(chǎn)生了很大的距離，甚至于出現(xiàn)檔案管理工作逐漸邊緣化的現(xiàn)象。

2.3檔案管理制度存在缺失

因?yàn)闄n案管理人員的意識和思想出現(xiàn)了偏差，對檔案管理的相關(guān)規(guī)定不以為意，不完善的檔案管理制度會(huì)導(dǎo)致大部分企業(yè)資料及信息沒能及時(shí)收集和整理，整理好的檔案也會(huì)出現(xiàn)缺少關(guān)鍵信息等問題，規(guī)章條款與企業(yè)實(shí)際運(yùn)行狀況也沒有系統(tǒng)整理。實(shí)踐證明，企業(yè)檔案管理制度一旦出現(xiàn)漏洞，企業(yè)檔案欠缺完整性，就不能給企業(yè)未來發(fā)展與規(guī)劃提供有效數(shù)據(jù)。

3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的有效策略

3.1增強(qiáng)工作人員對檔案的重視度

要想有效加強(qiáng)管理人員對檔案管理的重視程度，應(yīng)該先要改變領(lǐng)導(dǎo)的觀念與認(rèn)知，以此轉(zhuǎn)變工作人員的工作態(tài)度。領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案管理工作的具體內(nèi)容和詳細(xì)情況進(jìn)行系統(tǒng)地掌握與了解，清楚檔案管理工作在企業(yè)管理與運(yùn)行中的重要作用。如果發(fā)生工作文件丟失或者過期現(xiàn)象，通過查找檔案信息就能夠找到原文件，減少了一定工作壓力，也提高了工作效率。所以，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理的重要性，并向工作人員明確傳達(dá)，使得檔案管理工作人員增強(qiáng)工作態(tài)度和工作意識。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要制定詳細(xì)的工作規(guī)范守則，并對工作人員進(jìn)行定期考核與培訓(xùn)，使得檔案管理工作人員在端正工作態(tài)度的基礎(chǔ)上，明確工作內(nèi)容，進(jìn)而提升檔案管理工作效率。此外，工作人員需要提升自身的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，明確檔案管理工作的主要任務(wù)，對工作進(jìn)行妥善安排，確定工作目標(biāo)。在保障檔案管理工作順利運(yùn)行的基礎(chǔ)上，兼顧企業(yè)實(shí)際運(yùn)行狀況，以此保證檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3.2配備先進(jìn)的檔案設(shè)施設(shè)備，上檔升級，提升檔案管理硬件水平

為科學(xué)開發(fā)檔案信息資源，采用先進(jìn)的設(shè)備，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件已經(jīng)是迫在眉睫的事情。

以檔案館（室）管理軟件系統(tǒng)為中心，對檔案保管環(huán)境進(jìn)行智能監(jiān)控、智能調(diào)節(jié)，對檔案館（室）進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，加裝智能滅火、防水系統(tǒng)等來確保檔案保管安全。

以檔案管理系統(tǒng)為中心，通過收集、存貯、檢索、調(diào)取檔案信息，做到實(shí)時(shí)傳輸，掛接檔案信息資源上網(wǎng)，建立電子版檔案目錄，提升檔案資源信息化管理水平。

將檔案管理系統(tǒng)與檔案館室管理系統(tǒng)相聯(lián)結(jié)，使公開檔案網(wǎng)上實(shí)時(shí)查詢與需手續(xù)完備方可查詢的可預(yù)約現(xiàn)場借閱并行，做到自助查詢、智能調(diào)卷，減少檔案管理人員在簡單的借查閱工作中所消耗的精力，將有限的時(shí)間投入到檔案收集、鑒定、編研等信息化無法取代人力卻對于檔案工作來說至關(guān)重要的環(huán)節(jié)中去，以便于更好地對檔案進(jìn)行開發(fā)利用，使檔案中的信息資源被更好的提取，讓檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的社會(huì)作用。

3.3提高檔案管理人員素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化

隨著時(shí)代的發(fā)展，“地球村”的概念已變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。在繼計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)之后世界信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的第三次浪潮-物聯(lián)網(wǎng)浪潮的推動(dòng)下市場經(jīng)濟(jì)正不斷發(fā)生變化。在新的浪潮下，推進(jìn)檔案館工作現(xiàn)代化是企業(yè)必須要做的事情。當(dāng)此之時(shí)，企業(yè)各項(xiàng)工作對企業(yè)檔案的需求必然不斷加大和增多，檔案管理人員要勇敢地迎接挑戰(zhàn)，牢固樹立起主動(dòng)服務(wù)意識和全局觀念，努力作好開發(fā)檔案信息資源服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作的大文章，深入生產(chǎn)經(jīng)營一線，全方位了解企業(yè)對于檔案工作的需求，掌握檔案利用的規(guī)律性，為企業(yè)的發(fā)展提供必要的支持與推進(jìn)。

3.4加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是為了優(yōu)化檔案管理方法，使用迅速發(fā)展的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)。例如，對存儲在庫房中的情況下，通常采用注冊登記、分類的存儲場所的記錄。在有文件的調(diào)度和召回的情況下，管理者有必要仔細(xì)檢查登記記錄簿的記錄，從存儲庫取得。引入信息化建設(shè)，檔案的登記、檔案的后勤保障和召回與使用工作，點(diǎn)擊收藏的一鍵點(diǎn)擊搜索可以實(shí)現(xiàn)被傳送到電腦和互聯(lián)網(wǎng)，大大提高了文件使用的快捷性與便利性。因此，滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，現(xiàn)有的備份管理信息重新利用，利用信息管理方法，歸檔管理信息平臺，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，改善檔案的資源的發(fā)掘與利用，為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

結(jié)論

企業(yè)檔案工作的環(huán)境正面臨新的變化和機(jī)遇，在企業(yè)改革中推進(jìn)檔案工作的發(fā)展是勢在必行的工作，只要我們認(rèn)清當(dāng)前形勢，準(zhǔn)確把握企業(yè)深化改革的規(guī)律和特點(diǎn)，堅(jiān)持檔案工作的方針和原則，積極主動(dòng)開展檔案工作，一定會(huì)推進(jìn)企業(yè)檔案工作取得巨大發(fā)展。

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