“互聯(lián)網+”背景下高職院校教務管理信息化體系的構建研究

李秋惠 陳幾香 江燕

摘要“互聯(lián)網+”背景下，高職院校構建適合學校發(fā)展的教務管理信息化體系至關重要。本文通過分析現(xiàn)有高職院校教務管理信息化體系存在的問題，確定“互聯(lián)網+”背景下優(yōu)化教務管理信息化體系的構建原則，提出構建基于“互聯(lián)網+”的教務管理信息化體系包括設施子系統(tǒng)、支持子系統(tǒng)和應用子系統(tǒng)三個方面的內容。通過完善組織機構、制度體系、教務管理信息平臺建設、信息技術手段和信息反饋機制得以實現(xiàn)。

關鍵詞 互聯(lián)網+ 高職院校 教務管理 信息化體系

中圖分類號：G717文獻標識碼：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2021.16.010

Research on the Construction of Educational Administration Information System in Higher Vocational Colleges under the Background of "Internet plus"

LI Qiuhui， CHEN Jixiang， JIANG Yan

（School of Applied Science and Technology， Beijing Union University， Beijing 100101）

AbstractUnder the background of "Internet plus"， it is very important for higher vocational colleges to construct educational administration information system suitable for school development. By analyzing the problems of the educational administration information system in the existing vocational colleges， this paper determines the principles of optimizing the educational administration information system under the background of "Internet plus"， and proposes thattheconstruction of educationaladministration informationsystem basedontheInternet plus includes threeaspects： the subsystem of the facilities， the subsystem of the support and the application subsystem. It should achieve through the improvement of organization， system， educational administration information platform construction， information technology means and information feedback mechanism.

KeywordsInternet+； higher vocational colleges； educational administration； information system

教務管理在高等學校管理中占有特別重要的地位，它主要的工作內容涉及學校的每一位師生，它的效率和準確性直接關系到學校教學的正常開展與否。近年來，隨著高職院校的招生規(guī)模的不斷擴大以及“互聯(lián)網+”背景下我國教育現(xiàn)代化的建設速度不斷加快，高職院校的服務對象不斷增多，服務內容也不斷增加，教務管理工作內容和方法也有了前所未有的挑戰(zhàn)。面對挑戰(zhàn)，高職院校如何有效利用信息化和網絡化手段提高教務管理效率，優(yōu)化或改善現(xiàn)有的教務管理模式，構建完善的教務管理信息化體系，提高教務管理質量和水平，促進教學和人才培養(yǎng)，已成為高職院校發(fā)展過程中亟待解決的關鍵問題之一。

1現(xiàn)有高職院校教務管理信息化體系存在的問題

近年來，高校非常重視教務管理信息化建設工作，在研究方面也已取得了一定成績。王納共結合廈門興才職業(yè)技術學院教務管理信息化建設的實踐，對教務管理信息化建設提出了若干建議。[1]張蓓探討了高校教務管理信息化建設的重要性，剖析了高校教務管理信息化建設存在的問題，并提出了高校管理體系的重構思路。[2]陳蒙結合福建商學院成功經驗探討了一系列教務管理信息化建設的長效機制。[3]而針對高職院校教務管理信息化的體系構建的理論和實踐研究均較少，現(xiàn)有高職院校教務管理信息化體系存在如下問題。

1.1教務管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)未與其他業(yè)務部門數(shù)據(jù)交互

高職院校的教務管理信息系統(tǒng)構建模式是相對獨立的，未能與學生處、財務部處、校醫(yī)院和人事處等部門管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互、未實現(xiàn)各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的動態(tài)處理。在學生發(fā)生學籍異動時，因數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，導致業(yè)務部門間的信息反復溝通和核對；教學工作量數(shù)據(jù)和教研數(shù)據(jù)未與人事管理系統(tǒng)關聯(lián)，在教師年終考核和聘任考核時只能通過教務工作人員線下確認簽字反饋給人事部門，耗費大量的人力。

1.2某些教務管理工作的信息化程度不高

目前教材預定、補辦學生證、系統(tǒng)外重修教學和各種數(shù)據(jù)報表等等工作不能通過教務管理系統(tǒng)完成或自動生成，需通過線上和線下同時進行。雖然教務管理信息化的初衷是為了減輕教務管理人員的工作負擔，但實際上線上線下同時進行反而增加工作量。例如培養(yǎng)方案發(fā)生變化導致部分課程沒有后續(xù)課程，只能開展系統(tǒng)外重修教學，教務管理人員從系統(tǒng)導出不及格課程數(shù)據(jù)，通過EXCEL編輯、篩選和制定系統(tǒng)外重修教學計劃，現(xiàn)場組織學生報名選課并將報名信息錄入EXCEL，期末組織系統(tǒng)外考試并匯總和錄入重修成績。依賴EXCEL編輯和錄入大量數(shù)據(jù)，這不僅增加了教務管理人員的工作量，而且因人為因素，很難保證數(shù)據(jù)的絕對正確性，教務管理人員的用戶體驗差。

1.3教務管理信息傳播渠道不夠暢通

部分高職院校的信息傳播渠道主要通過公共郵箱和微信傳播。一般教務管理人員將通知推送給系部教學主任或班主任，然后再將信息間接傳達給相關教師和學生。系部教學主任和班主任均是任課老師兼職，教學和科研工作繁多，瑣碎的教務信息傳達會導致工作壓力，經常出現(xiàn)信息延誤或遺忘通知的情況。

1.4教務管理信息反饋機制不完善

高職院校教務管理信息反饋的主要方式是教務管理部門通過開展教學檢查、召開座談會或和組織學生評教了解教師的教學情況、學生的學習情況以及教師和學生對教務管理和教學環(huán)境的滿意程度。教學檢查一般在開學初、期中和期末進行，信息反饋不能反映整個教學環(huán)節(jié)過程。座談會和學生評教多為事后反饋、信息滯后，未能及時反饋在課堂教學及教務管理過程中出現(xiàn)的問題。此外大多數(shù)高職院校對反饋的問題在執(zhí)行過程中沒有及時進行糾正，或不能提出有效解決方法的情況，這逐漸讓師生失去對信息反饋的重視。

2“互聯(lián)網+”背景下高職院校教務管理信息化體系的構建原則

鑒于目前高職院校教務管理信息體系的現(xiàn)狀問題，阻礙了教務管理信息化的發(fā)展，因此，有必要對現(xiàn)行的教務管理信息體系進行優(yōu)化，優(yōu)化考慮以下原則。

2.1共享性原則

“互聯(lián)網+”背景下，通過優(yōu)化教務管理信息系統(tǒng)環(huán)境，實現(xiàn)校內部門間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通以及業(yè)務之間的協(xié)同。實現(xiàn)與財務部門、就業(yè)部門和學生部門共享學籍管理數(shù)據(jù)；實現(xiàn)與人事部門共享教師信息管理數(shù)據(jù)；實現(xiàn)與圖書館和檔案館共享教務管理文件。同時整合校內外優(yōu)質教學資源和課程資源，實現(xiàn)學校間優(yōu)質資源共享，課程互選，學分互認，最大成程度的發(fā)揮信息化的效應。

2.2以人為本的原則

“互聯(lián)網+”背景下，構建教務管理信息化體系，必須堅持以人為本，實用為本的原則，應從教務管理人員、教師和學生的需求出發(fā)，利用教務信息化平臺建設與之相對應的服務，易于操作，增強各級用戶對于信息化體驗的滿意度，全面推進教務管理信息化進程，提高教務管理效率。另外，還要注重特殊學生特殊內容的教務信息化建設，如學籍異動學生的異動申請、結業(yè)生的進修和延長學制學生的學業(yè)管理等等，保證教務管理信息化體系的建設滿足各級用戶的需求。

2.3時效性原則

高職院校教務管理的多項工作是彼此相連的，其中一項工作滯后會影響后續(xù)工作的實施。例如未按時錄入成績會影響學籍處理和重修數(shù)據(jù)的篩選，甚至影響專接本推薦和畢業(yè)資審，引起學生投訴和教學事故?！盎ヂ?lián)網+”背景下教務管理信息化的目標是及時將工作信息傳達給師生，及時監(jiān)測各項工作的異常，在工作異常時能給予預警提醒或采取有效補救措施，以保證后續(xù)工作順利開展。

2.4全面性原則

教務管理信息化的目的就是全面推進教務工作的信息化進程。教務管理的各項、各個環(huán)節(jié)的工作應廣泛地使用網絡技術和多媒體等先進的手段進行管理，用盡量少的人力、物力，更有效、更優(yōu)質地完成更大量的工作。

3“互聯(lián)網+”背景下高職院校教務管理信息化體系的構建

“互聯(lián)網+”背景下，高職院校將互聯(lián)網與教務管理工作有效結合，以實現(xiàn)教務管理工作的信息化和數(shù)字化為目的，完善教務管理信息平臺建設以及整合現(xiàn)有的系統(tǒng)資源，構建一個先進有效、科學全面、切合實際的教務管理信息化體系（見圖1），這個體系主要由教務管理信息化設施子系統(tǒng)、教務管理信息化支持子系統(tǒng)、教務管理信息化應用子系統(tǒng)三個子系統(tǒng)構成。

3.1教務管理信息化設施子系統(tǒng)

教務管理信息化設施子系統(tǒng)主要有信息網站建設、信息網絡建設和數(shù)據(jù)庫服務器建設等?；A設施的建設是教務管理信息體系運行的基礎，其穩(wěn)定性和可靠性直接決定教務管理信息化體系的正常運行?；A設施的建設水平在一定程度上反映著教務管理信息化的建設水平，做好基礎設施的建設才能為教務管理信息化的發(fā)展打好基礎。

3.2教務管理信息化支持子系統(tǒng)

教務管理信息化支持子體系基于“互聯(lián)網+”環(huán)境，以管理制度、信息技術和信息人才的建設為支撐，為教務管理信息化有序開展和有效運行提供保障。

管理制度建設，主要是通過文件和工作管理實施細則明確教務各級各類人員的信息管理職責和權限、制定信息化管理的流程和信息安全管理準則等。建立覆蓋教務管理信息化工作各要素的工作制度，明確信息系統(tǒng)、教務數(shù)據(jù)、管理服務等方面的要求。

信息化人才建設是實施教務管理信息化的關鍵。在推行教務管理信息化的過程中，首先要把對教務管理人員的信息化培訓放在首位，應盡可能地為教務管理人員多提供信息化學習和培訓機會，讓教務管理人員不斷地了解、熟悉、掌握相關的計算機、網絡系統(tǒng)、電子處理軟件等信息化知識，利用各類信息化技術來處理各種教務信息，從而有利于推動教務管理信息化建設的健康發(fā)展。

3.3教務管理信息化應用子系統(tǒng)

教務管理信息化應用子系統(tǒng)建設包括教務管理信息平臺和教務管理資源建設。

教務管理信息平臺建設是指學校的郵件系統(tǒng)、學校門戶網站（OA）和教務管理信息系統(tǒng)等的建設，既能通過網絡版登錄，也可通過手機客戶端登錄處理工作。教務管理信息化平臺建設應該是動態(tài)的、持續(xù)改進的。借鑒PDCA全面質量管理的思想基礎和方法，教務管理的核心工作信息化建設應包括計劃P、執(zhí)行D、監(jiān)控C和反饋A四個階段。P計劃，根據(jù)教務管理的信息化目標，對照目標用戶的需求分析，確定教務管理信息化實施的范圍和教務管理信息化平臺戰(zhàn)略，規(guī)劃實現(xiàn)目標并確定構建教務管理信息平臺所必要的建設內容；D執(zhí)行，在一定條件下建設教務管理信息與教務管理數(shù)據(jù)的內容；C監(jiān)控，指對教務管理信息平臺建設的內容和過程進行監(jiān)督；A改進和優(yōu)化，指根據(jù)監(jiān)控情況采取一系列優(yōu)化措施，持續(xù)改進教務管理信息化實施效果。

教務管理資源建設就是把教務管理過程中所涉及的教學以及師生的各種信息、數(shù)據(jù)和教學資源等資源綜合于一個教務管理信息平臺，使不同的信息數(shù)據(jù)和學校其他部門之間可以實現(xiàn)共享與交互，并使其作為一個集成的系統(tǒng)整體運作。資源建設直接為教學和教務管理服務的，資源建設水平和實際的應用情況可以反映出信息化的發(fā)展水平。

4構建“互聯(lián)網+”背景下高職院校教務管理信息化體系的實現(xiàn)路徑

4.1完善組織機構和制度體系，規(guī)范教務信息化建設

“互聯(lián)網+”背景下高職院校要想提高教務管理效率，必須高度重視教務管理信息化工作，可以將先進的管理理念融入高職院校的教務管理的具體實踐中，完善組織和制度體系，成立由主管教學院長參加的工作領導小組，健全學院教務管理信息化制度和行為準則，加強領導，規(guī)范工作，明確責任，保障教務管理的方方面面、各個環(huán)節(jié)工作都能通過信息化技術手段有序開展。

4.2完善教務管理信息平臺建設內容，滿足不同用戶的需求

教務管理信息平臺使用者主要包括領導、教學網絡中心工作人員、教務管理人員、教師、學生和班主任等，通過調研和分析不同用戶的需求，提出完善平臺功能建設的解決方案并安排專業(yè)人員處理問題，盡可能為不同用戶提供合適的功能需求，在方便師生對日常工作的查詢外，還能進行交流互動，提升教務管理效率。“互聯(lián)網+”背景下，同一教務管理人員可能會同時開展幾項工作，教務信息化的建設，避免了較多的當面或電話溝通，教務工作人員可以免受打擾集中精力處理手頭的工作，然后根據(jù)工作的輕重緩急通過信息平臺給予信息反饋。

4.3完善教務管理信息技術手段，暢通信息傳播渠道

在互聯(lián)網+背景下，高職學院應當把當前先進的信息技術和網絡技術手段引入到教務管理的服務和管理機制中。在發(fā)布通知時不再局限于OA和郵件發(fā)布，可將通知同步到移動教務APP、企業(yè)微信群、工作微信群和藍墨云班課等。在收集系統(tǒng)外重修選課信息時，不再沿用傳統(tǒng)的線下報名、EXCEL錄入學生報名信息的管理方式，而是借助問卷星小程序自動生成報名信息表，避免使用辦公軟件未及時保存而導致的信息遺漏，避免人為的錯誤。

4.4完善教務管理信息反饋機制，暢通信息反饋渠道

“互聯(lián)網+”背景下，通過“檢查+主動”的方式建立師生和教務管理部門之間的溝通，完善教務管理信息反饋機制。在教務管理工作的整個過程中都要保持充分的溝通，如遇問題可以通過視頻會議召集相關人員，及時處理和改進，不斷提高教務管理的水平。

總之，“互聯(lián)網+”背景下，高職院校實現(xiàn)對教學的有效服務，健全教務管理信息化體系至關重要。教務管理信息化體系的構建應以高職院校的發(fā)展戰(zhàn)略為導向，綜合考慮信息技術與教務管理的發(fā)展趨勢，以實現(xiàn)“互聯(lián)網+”教務管理信息化發(fā)展，使教務管理工作井井有條。

基金項目：北京聯(lián)合大學2019年度校級教育教學研究與改革項目：基于“互聯(lián)網+”的高職院校教務管理信息化體系構建研究（項目號：JJ2019Y039）

參考文獻

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[2]張蓓.論知識經濟和信息化時代高校教務管理體系的重構[J].現(xiàn)代營銷（經營版），2018（6）：198-199.

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