“把保密文化嵌入到企業(yè)文化”

敖瑾　陳顯玲

進入拓邦園區(qū)需要經(jīng)過幾個步驟。首先要拿到來訪的通行證;接著進門處的安保人員會根據(jù)來訪目的，發(fā)放帶子顏色不一的訪客卡，以便區(qū)分。出于保密需要，訪客無法進入園區(qū)內(nèi)特定區(qū)域，比如研發(fā)大樓;最后，安保人員還會詢問是否攜帶手提電腦，若有還需要做標(biāo)記處理。

向訪客開放的展廳，也做了保密處理。在去年展廳正式使用前，拓邦內(nèi)部商業(yè)秘密保護搭建團隊的成員之一楊亞琴和同事一起，給展出的樣本一一貼上標(biāo)簽以遮蓋logo，展廳內(nèi)也允許拍照?！耙驗樯婕翱蛻舻姆桨?，所以logo需要貼上，但懂行的人一看板子形態(tài)、芯片大小，還是能大概知道是哪家的方案，所以拍照也是不允許的?！?/p>

10月底在深圳召開的商業(yè)秘密保護灣區(qū)首屆峰會，發(fā)布了2020年廣東省商業(yè)秘密保護十大事件。其中有一個事件是以企業(yè)為主體，這個企業(yè)就是深圳拓邦股份有限公司。出于經(jīng)營發(fā)展需要，拓邦2018年就在企業(yè)內(nèi)部發(fā)起了商業(yè)秘密保護項目，商業(yè)秘密管理體系的搭建和完善一直延續(xù)至今。拓邦成立于1996年，主營智能控制業(yè)務(wù)，2007年在深交所掛牌上市。

在采訪過程中，多家企業(yè)的法務(wù)團隊表示，技術(shù)問題，甚至資金成本的付出，都不是企業(yè)商業(yè)秘密保護工作中最棘手的問題，整個公司內(nèi)部對商業(yè)秘密保護的認識和執(zhí)行才是。

拓邦法務(wù)總監(jiān)陳曉賓總結(jié)，在企業(yè)商業(yè)秘密保護體系搭建上，硬性的技術(shù)、制度要有，但員工意識、企業(yè)文化的配套也必不可少。

和許多技術(shù)型企業(yè)一樣，前些年，拓邦發(fā)生過數(shù)起些員工泄露商業(yè)秘密的事件。“有一個部門的高管，在外面成立了公司，我們發(fā)現(xiàn)之后認為這涉及商業(yè)秘密侵權(quán)，就立即采取維權(quán)行動，但發(fā)現(xiàn)沒辦法維權(quán)，因為我們之前沒有對這些秘密信息做相應(yīng)的保護，所以法律不認可。”陳曉賓說，此后，員工帶走商業(yè)秘密的事件仍時有發(fā)生，“包括員工帶走一些我們的技術(shù)資料、經(jīng)營信息?！?/p>

痛定思痛，2018年，拓邦決定搭建商業(yè)秘密保護體系。當(dāng)年3月，拓邦內(nèi)部的商業(yè)秘密啟動大會舉行，關(guān)于商業(yè)秘密保護搭建的組織體系率先建立。

商業(yè)秘密保護是自上而下的董事長工程，這在拓邦也不例外。“我們商業(yè)秘密保護體系的最高組織就是商業(yè)秘密管理委員會，成員包括公司董事長，以及各部門一把手，主要是做決策。往下一級是商業(yè)秘密管理科，主要負責(zé)建設(shè)和監(jiān)督。還有外部團隊，主要是負責(zé)指導(dǎo)的外部專家組?！标悤再e說。

商業(yè)秘密管理科承擔(dān)了最主要的建設(shè)和執(zhí)行工作，而這個組織只有包括陳曉賓在內(nèi)的4名成員，其他3名成員均是90后，最小的成員僅23歲，去年剛從大學(xué)畢業(yè)進入職場。這為拓邦的商業(yè)秘密保護建設(shè)奠定了年輕化、輕松化的基調(diào)。

“因為我是學(xué)技術(shù)的，在進入公司時，其實也不太清楚商業(yè)秘密到底是什么，后來慢慢才了解了這個概念。但商業(yè)秘密這塊的保護，需要一些技術(shù)背景，和IT部門做一些協(xié)同，所以我也加入到了這個團隊里?！眻F隊里負責(zé)技術(shù)工作的楊亞琴說。年齡最小的裴小倩負責(zé)的是管理工作，入職第二天，她就開始一點點起草公司商業(yè)秘密的制度規(guī)范，“完全是從0到1的一個過程?！边€有一名成員王如娟則負責(zé)統(tǒng)籌管理科內(nèi)部的工作。

團隊搭建起來后，便開始在信息出口處修筑圍欄。2018年，拓邦已經(jīng)是一個有8000名員工的大規(guī)模企業(yè)，8000人就意味著至少8000個信息出口，如何做好信息出口的管理，是這個新建立起來的團隊遇到的第一個挑戰(zhàn)。

“先把公司的信息出口都找出來，再設(shè)置圍欄，對信息的流出做好管理，比如網(wǎng)絡(luò)傳輸、電腦終端，都要做好對應(yīng)的管理。其實，很難通過修筑圍欄的方式去管理的，我們就換一個思路，比如一些信息原來每個員工都可以接觸到，現(xiàn)在我們就對這些信息設(shè)置權(quán)限，信息出口就減少了?！?/p>

具體而言，拓邦的做法是，利用云桌面技術(shù)對電腦終端做管理。過去，員工用U盤隨隨便便就能把資料拷走，但當(dāng)電腦設(shè)置了桌面管理后，則只有登記在冊的U盤才能拷貝信息。拓邦還搭建了專屬企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)盤，這樣，公司所有的數(shù)據(jù)就可以全部儲存在拓邦自己的機房里。

光在信息出口修圍欄這一項，就耗費了拓邦不小的資金成本。陳曉賓表示，僅搭建公司內(nèi)部網(wǎng)盤，就是百萬元級別的費用?！敖K端管控如果算起來應(yīng)該也是百萬元級別的，商業(yè)秘密保護這塊的預(yù)算一直都在增加。”王如娟介紹。

對出口做好管控后，企業(yè)內(nèi)部的管理和建設(shè)成為接下來的重點。

對于信息的內(nèi)部流通，拓邦制定了一套全流程的規(guī)范?！皬乃漠a(chǎn)生，到流通，到最后它存儲到哪里，然后銷毀，都有制度參照?！?/p>

就拿企業(yè)內(nèi)部溝通來說。托邦方面介紹，企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)作用的是企業(yè)微信，但因為軟件本身屬于騰訊，所以拓邦限制了一些文件、圖片發(fā)送傳輸?shù)墓δ??！斑@給一些同事帶來的影響是，可能需要通過郵件發(fā)送文件，或者通過企業(yè)網(wǎng)盤授權(quán)，對方登錄查看，這種方式可以做到保密，但沒有那么及時和便捷?！?/p>

所以在剛開始提出這套商業(yè)秘密管理體系時，公司其他部門有比較大的反彈?！耙恍﹩T工會認為，這個事情是在束縛他們，覺得沒有自由，束縛了創(chuàng)新理念，且太影響效率，沒有太大必要?！标悤再e介紹，商業(yè)秘密內(nèi)部管理的實施，受到影響最大的部門是研發(fā)部，“因為從業(yè)務(wù)情況來講，他們有更多重要信息需要重點保護，所以我們會針對研發(fā)部，采取更強更嚴(yán)格的措施。涉及秘密信息比較少的，保密工作也會停留在比較初級的水平?！?/p>

在探索商業(yè)秘密保護的過程中，陳曉賓和團隊成員去了很多企業(yè)學(xué)習(xí)，公司也請了不少專家顧問團隊，來給拓邦的商業(yè)秘密保護出主意。有一家公司讓陳曉賓印象很深刻，“那家公司的洗手間隔間里，都有關(guān)于商業(yè)秘密保護的宣傳標(biāo)語?！?/p>

但在長期的探索過程中，陳曉賓覺得，最有效的方式，仍然是公司內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部協(xié)同溝通，共同梳理盤點秘密信息，然后再有針對性地加以管理。

“無論是外部顧問還是專家，如果他們不了解一個企業(yè)的實際經(jīng)營狀況，或者不了解這個企業(yè)平常的工作模式、工作氛圍是怎么樣，其實是很難了解企業(yè)經(jīng)營過程中會產(chǎn)生哪些信息，以及這些信息對企業(yè)本身業(yè)務(wù)的價值。所以，我們必須要跟業(yè)務(wù)部門保持順暢的溝通，共同識別盤點業(yè)務(wù)部門的信息哪些屬于需要保密的，又應(yīng)該采用什么方式去保密?！?/p>

針對其他業(yè)務(wù)部門的怨言，拓邦商業(yè)秘密保護團隊的做法是接收問題，拉上技術(shù)部門，一起討論出解決方案，一個小的商業(yè)秘密保護相關(guān)的調(diào)整，往往就要花上較長時間協(xié)調(diào)。為了能盡快和業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)溝通，王如娟還試過到洗手間堵截。“推動商業(yè)秘密保護在企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行落地，其實需要有很強大的內(nèi)心，說實話很多人不太愿意去配合做這件事，這就要三番四次地找他們進行溝通，他們?nèi)绻L時間不回復(fù)，我就只能這樣做了?！?/p>

但一個問題解決后，會發(fā)現(xiàn)各個部門業(yè)務(wù)上存在很大共性，所以一個部門解決了，很多其他部門的問題也都能一并解決掉。

長此以往，公司上下商業(yè)秘密保護意識的強化非常明顯。“有一次我們研發(fā)中心負責(zé)人直接通過企業(yè)微信把重要文件發(fā)給了他們事業(yè)部的總經(jīng)理，總經(jīng)理當(dāng)時的第一反應(yīng)是，這么重要的文件通過企業(yè)微信發(fā)送不合適。整個研發(fā)部門的意識因此一下子就提上來了，因為他們領(lǐng)導(dǎo)對這個事情已經(jīng)非常重視。”

從去年開始，拓邦方面還設(shè)置了10個商秘管理員，他們被安排到各個不同的部門，但主要集中在研發(fā)部門?！斑@個崗位之前是沒有的，完全是從0到1的狀態(tài)，很多員工原來連商業(yè)秘密到底是什么都不知道。但經(jīng)過一些培訓(xùn)之后，他們的意識會提起來，現(xiàn)在他們負責(zé)商業(yè)秘密保護制度在各部門的具體落實，包括設(shè)備管理、人員管理等?！?/p>

另外，商業(yè)秘密保護是否做到位，還成為了拓邦內(nèi)部高管選拔的考核標(biāo)準(zhǔn)?！霸谕匕畹母刹刻岚沃贫戎?，有一個維度就是，是否觸及商業(yè)秘密保護紅線，如果涉及違反，依照制度規(guī)定，會失去被提拔的機會?！标悤再e說。

除了硬性的規(guī)范，將商業(yè)秘密保護自覺內(nèi)化成一種企業(yè)文化，成為陳曉賓和團隊今年的工作重點。“把這種保密的文化嵌入到企業(yè)文化里面，讓大家意識到保密工作的重要性，公司上下才會自發(fā)地防止公司商業(yè)秘密的泄露?！?/p>

今年6月，陳曉賓團隊策劃了商業(yè)秘密保護活動月，“策劃了線上線下一系列活動，讓大家都參與到商業(yè)秘密保護中來?！彼麄冊O(shè)置了線上的答題環(huán)節(jié)，在活動開始前做了口號征集，設(shè)計了活動周邊，以及卡通化的法務(wù)部宣傳手冊，還舉辦了商業(yè)秘密為主題的游園活動。

“前兩年我們的工作一直集中在把漏洞堵住，這些相對來說是比較嚴(yán)峻、剛性的，今年我們就覺得可以玩起來了，跟大家互動起來，通過活動讓大家了解，其實商業(yè)秘密保護不僅僅是我們來做引領(lǐng)，而是應(yīng)該落實到每一個人員的身上。”王如娟說。

此外，陳曉賓團隊還創(chuàng)建了一個企業(yè)內(nèi)部公眾號，以文章的形式分享一些案例或虛擬故事，或者將熱點事件與商業(yè)秘密的話題結(jié)合起來?！百N近大家的興趣點，同時讓他們了解商業(yè)秘密泄露之后可能產(chǎn)生的后果，從而提升意識?！?/p>

事實上，做商業(yè)秘密保護體系搭建的工作并不容易，除了其他部門的不理解，還要經(jīng)得住沒有正向反饋可能帶來的失落。王如娟坦言，自己曾經(jīng)對工作感到困惑，“我們現(xiàn)在已經(jīng)初步建立起了一個體系，但是這個體系，我們怎么認定它做得好還是不好呢?！?/p>

某種程度上講，商業(yè)秘密保護做得越好，可能越看不到成果，因為它的主要目的，就是為了保證公司內(nèi)部沒有泄密事件出現(xiàn)，沒有結(jié)果大概才是最好的結(jié)果，但這種情況可能會讓商業(yè)秘密保護管理團隊對所做事情的價值產(chǎn)生疑問。

所幸，王如娟最近也看到了一些來自外界的肯定，“一個是我們被評選為示范企業(yè)，另一個就是國家層面也越來越重視商業(yè)秘密保護了，這些都給了我們信心。”

“我們的目的其實和業(yè)務(wù)部門是一樣的，這一切并不是為了束縛，只是想幫助大家把勞動成果保護起來，創(chuàng)造更大的價值?！标悤再e說。