檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

翟鳳芹

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博）

0 引言

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院發(fā)展的珍貴資料，醫(yī)院檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)了檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等活動(dòng)的管理工作[1]。檔案管理就其基本性質(zhì)以及主要作用來(lái)講，是一項(xiàng)服務(wù)性、政治性以及管理型工作，該項(xiàng)工作雖然無(wú)法給醫(yī)院帶來(lái)物質(zhì)財(cái)富收入，但其涉及了醫(yī)院的行政管理、人事管理以及科研管理等多項(xiàng)內(nèi)容，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中不可替代的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，記錄著醫(yī)院發(fā)生的重大事件，儲(chǔ)存了大量醫(yī)療科技成果，為我國(guó)醫(yī)學(xué)科研工作的開(kāi)展提供了非常重要的數(shù)據(jù)支持。隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展壯大，醫(yī)院檔案數(shù)目、種類(lèi)也在不斷累積，因此對(duì)醫(yī)院檔案部的日常管理工作也提出了更高的要求[2]。通過(guò)復(fù)習(xí)文獻(xiàn)可發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理中仍舊存在一些問(wèn)題，需要進(jìn)行改革，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)以及相關(guān)文獻(xiàn)報(bào)道，現(xiàn)就檔案管理改革中存在的一些問(wèn)題以及解決措施做以下綜述。

1 醫(yī)院檔案管理模式改革的重要性

醫(yī)院檔案由醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中各類(lèi)文檔信息構(gòu)成，這些資料信息與醫(yī)院的發(fā)展息息相關(guān)，對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行改革能夠有效促進(jìn)醫(yī)院綜合能力的提升。很多醫(yī)院發(fā)展歷史悠久，檔案眾多，內(nèi)容資料復(fù)雜繁多，因此在醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐中，如何提升檔案管理的效率以及質(zhì)量就成為了改革重點(diǎn)。目前我國(guó)醫(yī)院處于現(xiàn)代化發(fā)展時(shí)期，醫(yī)院檔案管理的模式也需要與現(xiàn)代化進(jìn)行結(jié)合，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)是檔案管理改革工作的另一重點(diǎn)。在醫(yī)院檔案管理改革工作中，管理人員必須對(duì)當(dāng)前檔案管理存在的弊端加以分析，并針對(duì)性地與管理策略進(jìn)行緊密結(jié)合，方能促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

隨著社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，無(wú)紙化事物以及辦公自動(dòng)化等事物的出現(xiàn)，使得醫(yī)院檔案生成方式發(fā)生了前所未有的變化，在現(xiàn)代醫(yī)院管理過(guò)程中，更多文件的起草、簽發(fā)、催辦以及歸檔等流程需要在通訊線(xiàn)路和計(jì)算機(jī)當(dāng)中進(jìn)行，因此檔案前身需要以機(jī)讀文件作為主要形態(tài)，而檔案自身自然也以電子文件形式存在，而這類(lèi)檔案的利用與紙質(zhì)載體檔案的利用方式具有較大差異性，而對(duì)兩種方式檔案的管理自然也存在較大差異。然而目前我國(guó)很多醫(yī)院，尤其是部分偏遠(yuǎn)地區(qū)的基層醫(yī)院，檔案管理模式并沒(méi)有與現(xiàn)代化發(fā)展要求相結(jié)合，因此在管理過(guò)程中仍然存在相當(dāng)一部分問(wèn)題[3]。

2.1 管理制度主次不清

隨著我國(guó)醫(yī)院發(fā)展速度的加快，醫(yī)院運(yùn)營(yíng)和管理模式也向著多元化發(fā)展，因此傳統(tǒng)單一的檔案管理模式難以適應(yīng)醫(yī)院整體發(fā)展需求。各行各業(yè)檔案管理制度各有特色，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作而言，管理制度主要分為醫(yī)院文書(shū)檔案和病歷檔案兩種。然而就目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際工作來(lái)看，無(wú)法對(duì)這些檔案內(nèi)容進(jìn)行清晰明確的分類(lèi)，在對(duì)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程、未來(lái)發(fā)展方向、發(fā)展前景等計(jì)劃性管理內(nèi)容進(jìn)行整理時(shí)也存在困難。目前很多文獻(xiàn)報(bào)道，現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院檔案管理人員對(duì)檔案內(nèi)容的識(shí)別、分離保管等工作存在困難，反復(fù)保管現(xiàn)象普遍，增加了管理人員工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)也造成了人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)。

2.2 管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)仍待提升

很多醫(yī)院的檔案管理部門(mén)工作人員年齡相對(duì)較大，管理人員老齡化問(wèn)題突出，大部分思想比較守舊，創(chuàng)新力度不足，對(duì)新事物的接受能力有限，加上知識(shí)層面相對(duì)陳舊，部分管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)了解程度不高，在進(jìn)行操作時(shí)不夠熟練，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展勢(shì)必形成阻礙。另外，部分工作人員對(duì)檔案管理部門(mén)的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為其為邊緣性部門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)重視度不高，因此工作積極性并不高，對(duì)工作責(zé)任意識(shí)不足，這些原因可導(dǎo)致檔案管理效率低下[4]。

2.3 檔案形式不統(tǒng)一，管理分散，缺乏完善管理制度

目前我國(guó)大部分醫(yī)院檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，但信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中仍然存在局限性。醫(yī)院檔案整合性不高，通常來(lái)講，醫(yī)院各個(gè)科室對(duì)自身檔案信息進(jìn)行整理，資料共享性不高，而當(dāng)出現(xiàn)特殊病例，需要進(jìn)行借鑒時(shí)，就要對(duì)所有文書(shū)檔案和病歷進(jìn)行查詢(xún)，工作效率低下，對(duì)檔案管理工作不利，另外，部分醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中，僅能實(shí)現(xiàn)整理、收集與查找功能，缺乏反饋和分析檔案功能，此外，很多醫(yī)院缺乏完善的系統(tǒng)管咯模式，對(duì)科研和病例檔案進(jìn)行分離檔案，在進(jìn)行查找時(shí)，僅能搜索其中一方信息，二者之間聯(lián)系被切斷，全面性被破壞[5-7]。管理制度缺失是阻礙檔案管理工作發(fā)展的另一重要原因，部分醫(yī)院并未建立起檔案管理監(jiān)督制度，對(duì)檔案建立方面沒(méi)有統(tǒng)一要求，而部分經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)落后的地區(qū)，醫(yī)院對(duì)檔案管理仍采取傳統(tǒng)歸檔方式，在填制、裝訂等方面不標(biāo)準(zhǔn)，管理水平不高。

3 解決措施

3.1 加快檔案管理體制的建立健全

要促進(jìn)醫(yī)院管理模式的改革，提升管理質(zhì)量，需要對(duì)檔案管理體制進(jìn)行建立健全。明確相關(guān)人員的職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)專(zhuān)項(xiàng)，例如收集、保管由一部分人員進(jìn)行、鑒定、歸檔等工作由另一部分人進(jìn)行，落實(shí)責(zé)任追究制度，以此提升工作人員工作的謹(jǐn)慎性，同時(shí)還能有效改善管理工作混亂的情況。在進(jìn)行管理時(shí)，做好材料接收和轉(zhuǎn)入工作，具體：在借閱相關(guān)檔案時(shí)，需2 人或以上持證明到檔案室進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出；科室與部門(mén)協(xié)調(diào)好，在正常情況下，某部門(mén)需要調(diào)閱檔案必須向檔案室提出申請(qǐng)，不可本人私自借出，也不可隨意復(fù)印檔案；在人事檔案轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出時(shí)必須做好密封工作，審核完成后再次進(jìn)行密封蓋章[8]。

3.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人員的工作發(fā)展，主動(dòng)積極關(guān)心工作人員生活與工作，加強(qiáng)對(duì)工作人員的工作人員培養(yǎng)，充分激發(fā)工作人員工作積極性，同時(shí)促進(jìn)其綜合素養(yǎng)的提升。檔案部門(mén)可定時(shí)組織業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備的掌握熟練度，同時(shí)提升其對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作重要性的認(rèn)知程度，掌握檔案鑒別、整理、歸類(lèi)等技術(shù)，不斷提升工作效率，確保檔案內(nèi)容完整性、真實(shí)性與實(shí)用性。建立一支具有高度責(zé)任心以及業(yè)務(wù)能力好的管理隊(duì)伍。落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)工作人員積極性[9]。

3.3 不斷對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新

檔案管理部門(mén)需要重視對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理方式的革新。首先，對(duì)文書(shū)檔案信息獲取途徑進(jìn)行創(chuàng)新，在確保信息真實(shí)性的同時(shí)提升檔案信息應(yīng)用價(jià)值，讓醫(yī)院各科室和部門(mén)在應(yīng)用檔案時(shí)能夠提升應(yīng)用效率。另外，對(duì)于信息化辦公系統(tǒng)不完善的醫(yī)院來(lái)講，要不斷對(duì)檔案管理工作的信息化進(jìn)行深化，加快傳統(tǒng)檔案信息處理方式向信息化轉(zhuǎn)變，提升收集、集中處理檔案的效率，節(jié)約時(shí)間和人力、物力。同時(shí)檔案管理需要建立多元化檢索模式，可及時(shí)反饋問(wèn)題，提升檔案查詢(xún)便利性。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展有重要影響，因此需要加快思想轉(zhuǎn)變、不斷創(chuàng)新管理方式，建立健全檔案管理制度，持續(xù)提升檔案管理水平，是檔案管理工作充分服務(wù)于醫(yī)療工作。