運(yùn)用PDCA管理工具做好醫(yī)院月紀(jì)事編寫

文/寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院 楊曉燕 魯亮

醫(yī)院檔案工作內(nèi)容簡單概括為“收、管、用”三個(gè)方面，檔案編研是對(duì)檔案資料的進(jìn)一步挖掘，通過整理加工最終形成編研成果，目的是發(fā)揮檔案服務(wù)職能，為醫(yī)院干部職工提供系統(tǒng)急需的信息，使醫(yī)院檔案工作自覺服務(wù)于醫(yī)院中心工作。檔案工作性質(zhì)主要體現(xiàn)在管理性、服務(wù)性、科學(xué)性、政治性等方面，其服務(wù)性是自覺服務(wù)于醫(yī)院中心工作，主動(dòng)服務(wù)于廣大職工。筆者所在的寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院（以下簡稱“寧醫(yī)大總院”）屬于三級(jí)甲等醫(yī)院，其綜合檔案室成立于1996年，多年來檔案工作僅限于“收、管”，未真正發(fā)揮檔案“用”的編研功能，檔案服務(wù)性未充分得以體現(xiàn)。因此，寧醫(yī)大總院檔案部門運(yùn)用PDCA方法，通過查找問題、制定措施、推進(jìn)實(shí)施，取得了一定成效。

一、做好月紀(jì)事的重要性以及PDCA管理工具

每個(gè)醫(yī)院都有自己的特殊性，紀(jì)事作為一種公務(wù)文書，必須要緊扣這個(gè)特點(diǎn)，忠實(shí)地記載一個(gè)單位的重要工作活動(dòng)和重大事件，它可以為工作總結(jié)、工作檢查和上級(jí)機(jī)關(guān)掌握情況等提供系統(tǒng)的、輪廓性的材料。因此，做好單位的每月紀(jì)事，同時(shí)借助于科學(xué)管理工具加以規(guī)范，產(chǎn)生積極的成效。職工對(duì)醫(yī)院信息的了解渠道進(jìn)一步拓寬，也成為醫(yī)院的工作備忘錄，為醫(yī)院工作總結(jié)、工作檢查等提供系統(tǒng)的材料，也可起到錄以被查的作用。

醫(yī)院月紀(jì)事屬于醫(yī)院文書檔案工作，應(yīng)加強(qiáng)管理，臨床分析得出，文書檔案管理是醫(yī)院日常管理工作的重要組成部分，可將公文轉(zhuǎn)為檔案，然后管理以及儲(chǔ)存，可及時(shí)記錄醫(yī)院重大事件，對(duì)于醫(yī)院月紀(jì)事來說，可以詳細(xì)記錄醫(yī)院每月事件。分析醫(yī)院文書檔案管理工作，流程較為復(fù)雜，醫(yī)院月紀(jì)事也是如此，包括收集、整理、分類、歸檔以及使用等。時(shí)代在發(fā)展進(jìn)步，對(duì)于醫(yī)院月紀(jì)事來說，可在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。

臨床分析PDCA循環(huán)，從管理學(xué)角度對(duì)其進(jìn)行綜合分析，是管理工具，對(duì)于單位或者企業(yè)來說，可實(shí)現(xiàn)有效管理，是重要模型，包括4個(gè)環(huán)節(jié)，分別是規(guī)劃、執(zhí)行、核查和行動(dòng)，可實(shí)現(xiàn)循環(huán)運(yùn)作，構(gòu)建科學(xué)的管理模型。在PDCA循環(huán)運(yùn)作評(píng)價(jià)中，分析發(fā)現(xiàn)，問題多出在前三環(huán)節(jié)，將問題原因找出之后，提出對(duì)應(yīng)解決對(duì)策，利用PDCA循環(huán)，促進(jìn)各個(gè)環(huán)節(jié)相互作用，重復(fù)運(yùn)作是基礎(chǔ)，可實(shí)現(xiàn)實(shí)施效果螺旋式提升，可對(duì)管理質(zhì)量以及效率起到明顯提高作用，基于此，臨床廣泛應(yīng)用PDCA循環(huán)，將其應(yīng)用于醫(yī)院月紀(jì)事管理中，意義重大。

二、紀(jì)事工作中存在的問題

（一）記錄內(nèi)容不及時(shí)、不平衡。按職責(zé)分工紀(jì)事的記錄是文秘人員的職責(zé)，但在基層單位特別是醫(yī)療系統(tǒng)往往不被文秘人員重視，經(jīng)常是忙于日常事務(wù)性工作，忽視了整理總結(jié)或者根本不記錄。加之紀(jì)事按時(shí)間順序記載每月所發(fā)生的重大事件，涉及內(nèi)容包括醫(yī)療、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、人事等等，部分事件有很強(qiáng)的專業(yè)性，作為承擔(dān)此項(xiàng)工作的檔案人員，多數(shù)為非衛(wèi)生技術(shù)人員，對(duì)醫(yī)院行政事件有較強(qiáng)的敏感性，對(duì)其他領(lǐng)域的事件有可能出現(xiàn)疏漏，造成紀(jì)事內(nèi)容不夠平衡。

（二）記錄過程缺乏延續(xù)性。由于辦公室工作繁瑣復(fù)雜，紀(jì)事編寫工作中由于醫(yī)院工作的特殊性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)暫時(shí)沒有結(jié)果，需要跨月份辦理的情況，也會(huì)出現(xiàn)記錄事件只有開始沒有結(jié)尾的情況，過程性的內(nèi)容會(huì)斷記。

（三）記錄時(shí)主動(dòng)意識(shí)不夠。由于醫(yī)院專職檔案人員甚少，面對(duì)工作量大、人手少的情況，存在發(fā)布前集中記錄的情況，日常性的記錄習(xí)慣未養(yǎng)成，致使無法適應(yīng)外部環(huán)境和內(nèi)部變革的需要。

另外，分析紀(jì)事工作中存在的問題，還包括完善管理機(jī)制缺乏、管理力度投入較小、專業(yè)管理人才缺乏。對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院管理層以及領(lǐng)導(dǎo)層人員來說，不具備較強(qiáng)管理意識(shí)，尤其是醫(yī)院月紀(jì)事管理人員，存在不夠重視，未能積極完善管理機(jī)制，導(dǎo)致管理過程中難以順利進(jìn)行以及管理混亂等問題。另外，分析醫(yī)院月紀(jì)事，較為繁雜，內(nèi)容較多，工作范圍涉及醫(yī)院各個(gè)部門，因此，對(duì)于醫(yī)院月紀(jì)事管理人員來說，應(yīng)積極溝通其他部門。但是，在實(shí)際工作中，由于管理機(jī)制不夠完善，在溝通其他部門時(shí)，溝通不夠有效，導(dǎo)致醫(yī)院月紀(jì)事信息缺失或者遺漏，存在諸多問題，醫(yī)院月紀(jì)事缺乏準(zhǔn)確性以及完整性，對(duì)順利開展醫(yī)院月紀(jì)事管理工作產(chǎn)生了一定阻礙。除了以上情況，在醫(yī)院月紀(jì)事管理方面，醫(yī)院投入力度較小，缺乏管理配套設(shè)備，對(duì)醫(yī)院月紀(jì)事管理工作順利開展造成極大影響，導(dǎo)致醫(yī)院月紀(jì)事人員工作效率明顯下降，分析這一問題產(chǎn)生的原因，是由于不夠重視醫(yī)院月紀(jì)事管理而導(dǎo)致的。在醫(yī)院月紀(jì)事管理工作中，專業(yè)檔案管理人才缺乏，難以有效開展醫(yī)院月紀(jì)事管理工作，分析表現(xiàn)，具體包括：多數(shù)醫(yī)院月紀(jì)事管理人員未能積極開展培訓(xùn)，不夠重視，對(duì)管理技能以及知識(shí)未能及時(shí)更新，未能修訂醫(yī)院月紀(jì)事管理制度，部分醫(yī)院月紀(jì)事管理人員綜合素養(yǎng)與實(shí)際工作不匹配，容易發(fā)生文件缺失以及遺漏等問題。

三、運(yùn)用PDCA推進(jìn)月紀(jì)事

（一）P（Plan）：制定計(jì)劃。從檔案工作本身出發(fā)，堅(jiān)持以人為本的原則，確定普遍性問題為：單位職工對(duì)醫(yī)院各類信息的知曉度不高，信息了解渠道受限。問題的提出主要來源兩個(gè)方面：一方面，在三甲等級(jí)評(píng)審、院長公立醫(yī)院績效考核及全國文明單位測評(píng)指標(biāo)體系中，對(duì)職工了解醫(yī)院信息的情況均有相應(yīng)的考核內(nèi)容。但在以上考評(píng)工作中，職工對(duì)醫(yī)院信息了解的渠道局限；另一方面，在每年召開的班子民主生活會(huì)前征求意見調(diào)查問卷以及座談會(huì)上，職工每次均提及對(duì)醫(yī)院各方面信息不清楚不了解的情況。在醫(yī)院月紀(jì)事管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)，規(guī)劃環(huán)節(jié)是指醫(yī)院實(shí)際工作中應(yīng)用的管理制度，通過對(duì)這些管理制度進(jìn)行科學(xué)制定，詳細(xì)記錄醫(yī)院每月發(fā)生的事件，同時(shí)分析以及整理，對(duì)其進(jìn)行保存，可明顯提高醫(yī)院月紀(jì)事管理效果以及質(zhì)量。在儲(chǔ)備信息中，可利用文字、圖片、音頻或者數(shù)據(jù)等方式，多種多樣，然后綜合利用分類歸檔信息。相關(guān)性文獻(xiàn)報(bào)道，運(yùn)用PDCA管理工具做好醫(yī)院月紀(jì)事編寫，在PDCA循環(huán)規(guī)劃環(huán)節(jié)中，集中保管以及有效管理各種有價(jià)值文件是主要目的，可獲取最佳工作效果，可促使醫(yī)療質(zhì)量水平提高，還可以明顯提高醫(yī)院文化建設(shè)水平。

（二）D（Do）：組織實(shí)施。1.啟動(dòng)檔案編研功能。明確檔案編研主題為“每月紀(jì)事”，其內(nèi)容包括醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理、黨建、精神文明及醫(yī)院文化建設(shè)等方面。2.廣辟紀(jì)事信息來源。資料來源為OA公告、紀(jì)要、簡報(bào)、官方網(wǎng)頁及微信等日常信息組成，做到大事突出、要事不漏。3.創(chuàng)新紀(jì)事編寫格式。按時(shí)間為序，實(shí)事求是記錄事件主要信息，不做任何評(píng)論，對(duì)特殊事件背景做出注解，以便于職工了解。4.利用院內(nèi)OA平臺(tái)發(fā)布，方便廣大干部職工適時(shí)瀏覽。以上四個(gè)方面是編寫紀(jì)事的基本方法，要突破檔案室或辦公室自身的限制，將參與編寫工作延伸至全院業(yè)務(wù)流程的每個(gè)環(huán)節(jié)，從醫(yī)院各信息平臺(tái)上獲取盡可能多的線索和材料，注重收集外界報(bào)刊等媒介報(bào)道，還要對(duì)線索進(jìn)行必要的追蹤和查證。作為編寫人員，要及時(shí)記載每一件事發(fā)生當(dāng)天的情況。PDCA循環(huán)執(zhí)行環(huán)節(jié)做法是詳細(xì)展開規(guī)劃環(huán)節(jié)，在實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃，對(duì)于規(guī)劃環(huán)節(jié)來說，是后續(xù)部分，因此，對(duì)于醫(yī)院來說，在醫(yī)院月紀(jì)事管理過程中，對(duì)規(guī)劃環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，完善管理制度。相關(guān)人員有章可循，對(duì)工作目標(biāo)進(jìn)行明確。因此，在醫(yī)院月紀(jì)事管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)，應(yīng)將年度計(jì)劃執(zhí)行工作做好，對(duì)管理人員培訓(xùn)工作進(jìn)行落實(shí)，構(gòu)建相關(guān)管理制度。

（三）C（Check）：檢查核對(duì)。當(dāng)月中旬發(fā)布上月紀(jì)事，并于當(dāng)月月底統(tǒng)計(jì)OA關(guān)注量，以此為依據(jù)，2019年全年數(shù)據(jù)如下表所示式樣：

2019年1月～12月紀(jì)事查檢表（式樣）

利用醫(yī)院官方的信息平臺(tái)公布紀(jì)事內(nèi)容，使院領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)掌握醫(yī)院的工作動(dòng)態(tài)，提高其工作的針對(duì)性，對(duì)全院管理做到心中有數(shù)，能夠進(jìn)行有的放矢的決策，從而提高醫(yī)院的核心競爭力。另外，能充分調(diào)動(dòng)全院各部門的創(chuàng)新意識(shí)，通過開展月紀(jì)事，提高各部門對(duì)本部門信息的整理反饋，通過橫向?qū)Ρ?，發(fā)現(xiàn)自身信息更新的程度，一定程度上提高檔案收集內(nèi)容的豐富多樣性。

（四）A（Action）：落實(shí)行動(dòng)。1.按照上述統(tǒng)計(jì)信息，發(fā)布12個(gè)月OA閱讀量累計(jì)9156人次，關(guān)注量實(shí)現(xiàn)了從無到有。2.檔案的服務(wù)功能得到體現(xiàn)，全年記錄重要信息累計(jì)條數(shù)541條,為編研醫(yī)院綜合和專題大事記等提供了重要的基礎(chǔ)資料支撐。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院檔案部門總結(jié)工作中的不足，確定整改的問題，再次利用PDCA管理工具做好紀(jì)事的整理和發(fā)布，為下一步檔案編研提供較為完善的技術(shù)支持。分析PDCA循環(huán)行動(dòng)環(huán)節(jié)，可對(duì)核查環(huán)節(jié)結(jié)果進(jìn)行分析，從而提出改進(jìn)措施，保證可行以及有效。

四、結(jié)語

綜上所述，有效運(yùn)用PDCA方法，提高了檔案部門與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新服務(wù)的意識(shí)，一定程度上促進(jìn)了醫(yī)院檔案編研的功能發(fā)揮，幫助檔案部門找準(zhǔn)載體，也是醫(yī)院檔案管理適應(yīng)醫(yī)院工作發(fā)展的必然選擇。醫(yī)院檔案工作者以每月紀(jì)事形式，為檔案編研提供重要的基礎(chǔ)信息，從而將醫(yī)院檔案史料反映出來的醫(yī)院傳統(tǒng)、精神與醫(yī)院當(dāng)前工作結(jié)合，力爭從中提煉出有既定需求目標(biāo)的檔案資料產(chǎn)品，提煉出有深厚群眾基礎(chǔ)、反映醫(yī)院特色且受醫(yī)院職工用戶認(rèn)可、符合患者利益需求的檔案產(chǎn)品。讓廣大職工及社會(huì)人士了解醫(yī)院的歷史，增進(jìn)對(duì)醫(yī)院的認(rèn)同感，激發(fā)大家愛院、愛崗敬業(yè)的情懷，從而推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，為區(qū)域醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)貢獻(xiàn)力量。