談信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作改革和創(chuàng)新

劉海濤

摘 要：信息時(shí)代的到來，除了各大企業(yè)，事業(yè)單位的檔案管理工作同樣面臨新型挑戰(zhàn)，如何可以更加高效地管理檔案，如何做到與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新，是每一個(gè)事業(yè)單位檔案管理工作者都要思考的問題。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理;改革

當(dāng)今社會(huì)飛速發(fā)展，任何產(chǎn)業(yè)，任何單位都需要革新，不革新的后果早晚是被淘汰的，即便是競(jìng)爭(zhēng)不那么激烈的事業(yè)單位，在單位所負(fù)責(zé)的各項(xiàng)工作也需要不斷改革和創(chuàng)新，檔案管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)必須又重要的日常工作，它和每一個(gè)工作人員息息相關(guān)，如何高效又快速的管理檔案對(duì)任何一個(gè)事業(yè)單位都是非常重要的。

一、事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)現(xiàn)狀

檔案管理工作，尤其是事業(yè)單位的檔案管理工作更為重要和繁瑣，針對(duì)某些大型事業(yè)單位，工作人員眾多檔案管理的工作傾向于逐層展開。但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分事業(yè)單位的電子信息檔案還不夠完善，主要工作還是靠大量人力付出，實(shí)在是浪費(fèi)時(shí)間也是浪費(fèi)人力資源。

對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理工作是基礎(chǔ)，基礎(chǔ)打好打牢固，后續(xù)工作才好開展和實(shí)施。所以檔案管理工作電子化、信息化勢(shì)在必行，如何將檔案管理工作與信息時(shí)代緊密結(jié)合，將人力徹底從中解放出來，本文將從創(chuàng)新檔案管理的思維理念、更新檔案管理設(shè)備和提升檔案管理工作者業(yè)務(wù)水平三個(gè)方面提出相關(guān)建議。

二、關(guān)于改革和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

1. 創(chuàng)新檔案管理的思維理念

首先檔案管理工作者要有正確的認(rèn)識(shí)，信息時(shí)代的到來對(duì)于大多數(shù)從業(yè)者無疑是好事，隨著工作系統(tǒng)的更新，工作者可以更加便捷高效地管理檔案，過去想找到一本合適的檔案，工作人員可能要在管理室翻上半天，可能還會(huì)出現(xiàn)找不到檔案的情況?，F(xiàn)如今，情況發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，工作者輕輕敲動(dòng)鍵盤上的幾個(gè)字符，檔案便自動(dòng)彈出，高效不只是一點(diǎn)兩點(diǎn)。

所以，檔案管理工作者應(yīng)有自覺不斷學(xué)習(xí)不斷創(chuàng)新工作系統(tǒng)的思維理念，自發(fā)而非被動(dòng)性地不斷創(chuàng)新和改革。

同時(shí)檔案管理工作者應(yīng)具備相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，檔案管理工作是為每一個(gè)人服務(wù)的，每個(gè)人都有自己的檔案，包括檔案管理工作者自身。當(dāng)檔案管理工作者把這項(xiàng)工作的服務(wù)精神和變革意識(shí)真正銘刻在心的時(shí)候，才能更好地使其效率有更大更快地提升。變革理念同樣主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面要從創(chuàng)新檔案的收集方向出發(fā)，另一方面從革新檔案的借閱方式出發(fā)，雙管齊下使其效率更高。從創(chuàng)新檔案的收集角度來分析，電子檔案自主收集模式應(yīng)普及到各個(gè)事業(yè)單位中去，比如信息的自主掃描、分類和歸檔，全部可以通過機(jī)器操作完成，徹底代替人工。從革新檔案的借閱方式分析，在事業(yè)單位中，每一個(gè)員工都有自己的工作電腦，根據(jù)每一位工作人員的級(jí)別和權(quán)限，為每人匹配出相對(duì)應(yīng)的電子借閱權(quán)限，這樣大家都可以第一時(shí)間在自己的工作權(quán)限內(nèi)查找到自己想要并且是由權(quán)力查到的相關(guān)信息。

2. 不斷更新檔案管理設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)

信息的搜尋和探索離不開設(shè)備的支撐，所謂磨刀不誤砍柴工，只有擁有的完善高效的符合時(shí)代特征的設(shè)備，檔案管理才能更加便捷和高效。信息化時(shí)代的到來在設(shè)備方面勢(shì)必也要做到與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新新型高效平臺(tái)，建立起高效的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。當(dāng)今這個(gè)社會(huì)，高效是王道，任何領(lǐng)域，任何單位比拼的都是高效高質(zhì)完成任務(wù)。信息時(shí)代的事業(yè)單位同樣如此，在保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性的同時(shí)，快速方便地查閱到既定內(nèi)容是檔案管理工作者的首要任務(wù)。

更新檔案管理的另一重點(diǎn)就是不斷完善檔案類別，檔案類別越細(xì)致，越具體，查找起來才能更快捷，更高效。舉個(gè)例子，如果一個(gè)檔案管理體系足夠完整和細(xì)致，對(duì)于事業(yè)單位的全體員工每人都有自己完善的個(gè)人檔案信息系統(tǒng)，當(dāng)個(gè)別員工對(duì)于自己的哪部分信息想要查詢的時(shí)候，個(gè)人可以自行通過信息系統(tǒng)查詢到結(jié)果，甚至不需要相關(guān)工作人員幫忙查詢，大大節(jié)省了時(shí)間和人力資源，同時(shí)也提高了工作效率。

3. 不斷提升檔案管理工作者業(yè)務(wù)水平

過去的檔案工作多數(shù)是對(duì)著紙張和檔案袋，現(xiàn)如今檔案管理工作者的業(yè)務(wù)更多面對(duì)的是電腦和網(wǎng)絡(luò)媒介，不同時(shí)期對(duì)于檔案管理工作者業(yè)務(wù)的要求自然也是不同的。隨著檔案管理工作設(shè)備的不斷革新，從業(yè)者也要有隨之匹配的培訓(xùn)體系，不斷提升業(yè)務(wù)水平，有針對(duì)性地不斷學(xué)習(xí)相關(guān)工作系統(tǒng)，更好地為人民服務(wù)。

除了對(duì)于檔案管理工作者業(yè)務(wù)水平的重視，對(duì)于從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)同樣需要重視，從業(yè)者除了認(rèn)真負(fù)責(zé)之外，對(duì)于信息保密意識(shí)也要格外重視起來，尤其在這個(gè)信息社會(huì)，信息即是錢，一些工作者缺乏職業(yè)素養(yǎng)，將信息外泄甚至販賣謀取私利，事業(yè)單位對(duì)于這種行為一定要嚴(yán)懲不貸，設(shè)立相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，并不斷完善。檔案管理工作者只有對(duì)自己負(fù)責(zé)，才能對(duì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)他人負(fù)責(zé)。

三、結(jié)束語

對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理，從業(yè)者要隨著時(shí)代的改變而不斷調(diào)整自己的工作思維和模式，積極探索新型工作平臺(tái)，使工作更加便捷和高效。不斷創(chuàng)新檔案管理的思維理念，不斷更新檔案管理設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升檔案管理工作者業(yè)務(wù)水平，多方協(xié)作，為信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新共同努力。

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