數(shù)字時(shí)代電力企業(yè)檔案管理及其信息化發(fā)展

袁萌 陸斌 王子成

摘要：電力企業(yè)的實(shí)際發(fā)展和新技術(shù)的應(yīng)用聯(lián)系越來越緊密，電力企業(yè)的日常管理工作對(duì)數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用已成為必要的條件，這是提高電力企業(yè)管理質(zhì)量的重要舉措。電力企業(yè)檔案管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，是提高檔案管理工作效率的基礎(chǔ)力量和必要的選擇，只有和時(shí)代發(fā)展潮流相結(jié)合，才能促進(jìn)電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;電力企業(yè);檔案管理信息化

電力企業(yè)的發(fā)展日益與現(xiàn)代科技信息技術(shù)相緊密結(jié)合，發(fā)展道路也與過去的傳統(tǒng)的發(fā)展方式截然不同，電力企業(yè)在管理上逐步實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化智能化，在生產(chǎn)方式上實(shí)現(xiàn)科技化，對(duì)外交流不斷地增多，企業(yè)間的合作不斷加強(qiáng)，這些都對(duì)企業(yè)的歸檔工作提出了越來越高的要求，從生產(chǎn)決策到運(yùn)行管理，企業(yè)的檔案管理都關(guān)系重大。做好對(duì)企業(yè)大小事務(wù)的科學(xué)歸檔是企業(yè)持續(xù)高效發(fā)展的重要基礎(chǔ)?？萍蓟悄芑囊胍笃髽I(yè)的歸檔工作必須一改傳統(tǒng)的人工模式而轉(zhuǎn)向數(shù)字信息化管理，以此來適應(yīng)企業(yè)自動(dòng)化智能化的生產(chǎn)管理方式。數(shù)字時(shí)代背景下，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作加以適時(shí)更新是電力企業(yè)跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的表現(xiàn)，對(duì)提高電力企業(yè)的市場競爭力，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益相統(tǒng)一，保證電力企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、電力企業(yè)檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)以及信息化管理現(xiàn)狀

（一）電力企業(yè)檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理的信息化能夠大大提高管理的工作效率，人工的檔案管理都是采用人工錄入和檢索，在查找和歸檔方面都需要長時(shí)間的檢索和核對(duì)，而信息化的管理模式則可使用光標(biāo)掃描等現(xiàn)代科技手段去實(shí)現(xiàn)檔案的錄入，在檢索時(shí)也不必查找大量資料，檢索使用非?？焖俜奖?。信息化可以實(shí)現(xiàn)資源共享，便于企業(yè)的檔案使用和交流。目前的企業(yè)大都存在部門之間各自為政的分隔問題，這種分隔十分不利于企業(yè)的整體管理。而信息化的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，即統(tǒng)一檔案資料，可以在不同部門之間傳遞和共同使用，避免了部門間的獨(dú)立管理產(chǎn)生的重復(fù)作業(yè)和孤島效應(yīng)，對(duì)于企業(yè)的檔案交流和通用十分必要，同時(shí)也更方便企業(yè)對(duì)外交流時(shí)的檔案調(diào)取。普通的人工檔案管理大多采用集中管理方式，且一般不會(huì)提供備份，一旦丟失或發(fā)生意外受損，則彌補(bǔ)起來極為困難，甚至可能需要重建，更是要消耗大量人力物力。而且由于檔案的數(shù)量較多，需要一定空間去儲(chǔ)存管理，也會(huì)隨時(shí)間定期淘汰一部分原始檔案，檔案的時(shí)效較短。而信息化的管理則采用網(wǎng)絡(luò)式檔案儲(chǔ)存，且會(huì)做出網(wǎng)絡(luò)云端備份等，即使網(wǎng)絡(luò)狀況遭到意外，也可以通過網(wǎng)絡(luò)找回，為檔案的安全提供了一分保障。而信息化網(wǎng)絡(luò)管理空間巨大，可以足夠容納電力企業(yè)的所有檔案內(nèi)容，不需要短期的檔案淘汰，因此也加長了檔案的時(shí)效。

（二）數(shù)字時(shí)代電力企業(yè)檔案管理信息化現(xiàn)狀

（1）檔案管理信息化意識(shí)不強(qiáng)

目前的電力企業(yè)檔案管理情況主要為，省市級(jí)電力企業(yè)設(shè)有檔案室，也有專門的檔案管理人員，對(duì)檔案的分類和分別管理也有區(qū)分，而縣級(jí)電力企業(yè)的檔案管理一般只有辦公室的人員進(jìn)行職責(zé)性的兼管，并沒有專門人員和機(jī)構(gòu)去管理檔案。而這種現(xiàn)狀下，電力企業(yè)的檔案管理對(duì)于進(jìn)行信息化管理的需求和意識(shí)卻并不強(qiáng)烈。實(shí)際上，省市級(jí)的電力企業(yè)檔案一般都是比較龐雜的，人工的管理難免會(huì)出現(xiàn)許多問題和不足，縣級(jí)的電力企業(yè)檔案管理又沒有專人負(fù)責(zé)，安全性和管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范性都十分堪憂。因此檔案管理的信息化是十分必要和有意義的。

（2）檔案管理制度有待健全

電力企業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行需要有相應(yīng)的制度作為支持，這是保障檔案管理規(guī)范化發(fā)展的重要舉措。而實(shí)際電力企業(yè)檔案管理工作中，并沒有注重制定完善針對(duì)的檔案管理制度。電力企業(yè)的檔案管理涉及面比較廣，需要有詳細(xì)的制度進(jìn)行規(guī)制，將制度和實(shí)際的管理需求緊密結(jié)合起來，但在具體檔案管理中一些領(lǐng)導(dǎo)層沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理制度的重要性，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范作為規(guī)制，使得檔案的管理相對(duì)混亂，這就使得檔案管理的整體效率比較低。

（3）信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不一

歸檔信息化工作缺乏長期規(guī)劃。由于許多企業(yè)對(duì)檔案管理化缺乏充分的了解，因此信息化轉(zhuǎn)型時(shí)，沒有切實(shí)制定好檔案信息化管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致許多相關(guān)改革制度執(zhí)行力度不夠，執(zhí)行的時(shí)效性不強(qiáng);同時(shí)在制定歸檔工作的規(guī)劃時(shí)，缺乏科學(xué)合理的安排，許多的規(guī)劃制度并不適應(yīng)檔案工作的具體實(shí)際，而導(dǎo)致信息錄入混亂，重復(fù)錄入或是漏記錯(cuò)記的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這是檔案管理信息化利用不合理的重要表現(xiàn)，在很多時(shí)候往往會(huì)降低電力企業(yè)生產(chǎn)管理效率。

（4）檔案管理缺乏信息技術(shù)人才

電力企業(yè)檔案信息化管理中，需要有專業(yè)的信息化管理人才支持，這是信息化管理的基礎(chǔ)。信息化檔案管理中一些管理人員的專業(yè)知識(shí)不足，信息化操作技能比較低，這就影響了檔案管理的質(zhì)量。檔案管理人員在工作當(dāng)中對(duì)信息技術(shù)的操作不熟練，使得檔案檢索效率低下以及錄入不準(zhǔn)確等問題，這些都不利于檔案信息化管理發(fā)展。

二、數(shù)字時(shí)代電力企業(yè)檔案管理信息化策略

（一）建立開放的檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化時(shí)代背景下電力企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的突破，為能提高檔案管理的整體質(zhì)量水平，就要注重建立開放的檔案管理系統(tǒng)，減少人工管理的依賴。通過信息化管理的系統(tǒng)建設(shè)，樹立檔案管理信息化的觀念，完善相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理信息化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，只有如此才能真正促進(jìn)檔案管理質(zhì)量水平的提升。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是需要循序漸進(jìn)的，要利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合電力企業(yè)自身的檔案管理需要，明確檔案信息管理要求，營造良好檔案管理的環(huán)境。

（二）完善檔案信息數(shù)據(jù)庫

從檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和水平上，首先要完善檔案信息的數(shù)據(jù)庫管理。從加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)開始，使用先進(jìn)設(shè)施設(shè)備，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)的錄入。而完善檔案信息的過程中，更需要根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)地進(jìn)行檔案的調(diào)整和更新，使檔案信息的數(shù)據(jù)庫處于動(dòng)態(tài)最新狀態(tài)，增強(qiáng)檔案信息的實(shí)時(shí)性和實(shí)用性。此外對(duì)于檔案管理的安全性和保密工作也要加強(qiáng)管理和警惕，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，要進(jìn)行多方面的殺毒、防火墻、密碼等設(shè)置，嚴(yán)防黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，保護(hù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。對(duì)于人員的管理也需要進(jìn)行一定的保密責(zé)任處理，一旦發(fā)現(xiàn)泄露企業(yè)機(jī)密人員，嚴(yán)肅處理，同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部制定對(duì)應(yīng)規(guī)章。

（三）加強(qiáng)提高管理人員的能力水平和工作素質(zhì)

檔案管理的信息化不代表脫離人的管理，離不開管理人員的工作，而信息化的管理工作也對(duì)這些檔案管理人員提出了更高的要求。首先是對(duì)檔案管理的保密意識(shí)和責(zé)任心，然后是工作的水平和素質(zhì)，不僅要求有較強(qiáng)的檔案管理能力，熟悉檔案管理工作，還需要有較高的計(jì)算機(jī)操作水平。結(jié)合各方面的素質(zhì)要求，建立一支信息化的檔案管理隊(duì)伍。

（四）優(yōu)化檔案管理信息化方式

在當(dāng)前的發(fā)展背景下，電力企業(yè)檔案管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就要從具體的檔案管理工作進(jìn)行落實(shí)，積極優(yōu)化檔案管理信息化方式，和信息技術(shù)緊密結(jié)合起來。要將信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中得以充分的應(yīng)用，從整體上提高檔案管理效率，提高檔案錄入速度保障檔案信息的準(zhǔn)確安全。在檔案管理信息化方式的應(yīng)用過程中，要做好安全措施的實(shí)施，建立防火墻體系，保障電力企業(yè)檔案信息化管理的網(wǎng)內(nèi)安全。

三、結(jié)語

總之，檔案工作要充分利用檔案信息化帶來的轉(zhuǎn)變契機(jī)，變革管理方式、模式、工作思路。不論是從觀念認(rèn)識(shí)上還是實(shí)際工作環(huán)境中，伴隨著檔案意識(shí)地不斷提高，檔案服務(wù)能力不斷拓展，使檔案工作更加深入企業(yè)工作核心，為電力企業(yè)信息資源建設(shè)、發(fā)展戰(zhàn)略提供決策支持。

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