如何促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展

摘要：改革開(kāi)放以來(lái)，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)得到了很大發(fā)展，占據(jù)了國(guó)民經(jīng)濟(jì)的半壁江山，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。民營(yíng)企業(yè)在組織產(chǎn)權(quán)經(jīng)營(yíng)和管理過(guò)程中產(chǎn)生的大量檔案資料，屬于公司寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，做好檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)良好運(yùn)行的需求，檔案數(shù)字化建設(shè)是企業(yè)檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的要求，本文在如何促進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展方面提出了自己的見(jiàn)解。

關(guān)鍵詞：民營(yíng)企業(yè);數(shù)字化;戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型;市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2177（2021）22-0050-02

1我國(guó)現(xiàn)代民營(yíng)企業(yè)的優(yōu)劣分析

企業(yè)規(guī)模小，但是其擁有比較靈活的制度，可以隨著市場(chǎng)的變化而做出相應(yīng)的改善;企業(yè)初期的發(fā)展與企業(yè)整體素質(zhì)不足，難以維持后期的發(fā)展;在管理方面沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的模式，導(dǎo)致管理系統(tǒng)混亂。

2檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀以及意義

民營(yíng)企業(yè)檔案以及相關(guān)民營(yíng)企業(yè)的內(nèi)部業(yè)務(wù)信息，其相關(guān)職能部門檔案管理工作應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)要求收集并掌握檔案數(shù)字化的管理技術(shù)。隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、5G為代表的新技術(shù)集群的融合發(fā)展，推動(dòng)著技術(shù)范式的轉(zhuǎn)變，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出了更高的要求，迫使大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)在各類檔案管理工作中，不斷尋找新的發(fā)展方向和發(fā)展方法。為持續(xù)企業(yè)健康發(fā)展，在一定程度上需要充分考慮適應(yīng)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略目標(biāo)，使其根據(jù)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)轉(zhuǎn)型改革或升級(jí)，盡快在短時(shí)間內(nèi)改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理是企業(yè)檔案管理的新模式，目前民營(yíng)企業(yè)逐步采取更加現(xiàn)代化、多元化的檔案管理服務(wù)方式促使民營(yíng)企業(yè)強(qiáng)化檔案室（館）的建立，以便更好的保存檔案資料，也能使檔案利用服務(wù)工作及時(shí)、方便地提供給企業(yè)各部門，使檔案信息利用最大化。民營(yíng)企業(yè)開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作不僅可以推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案管理部門信息化進(jìn)程，還能夠加強(qiáng)服務(wù)體系工程建設(shè)，從而達(dá)到促進(jìn)企業(yè)檔案管理服務(wù)工作快速發(fā)展的目的。所以，民營(yíng)企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)不斷加強(qiáng)其檔案管理服務(wù)工作，并將其作為我國(guó)現(xiàn)代化、信息化民營(yíng)企業(yè)體系建設(shè)的一個(gè)重要發(fā)展內(nèi)容[1]。

3民營(yíng)企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展的必然要求

數(shù)字化檔案管理技術(shù)是指各類企業(yè)人員利用計(jì)算機(jī)信息編碼處理技術(shù)、掃描信息處理編碼技術(shù)、數(shù)字視頻編碼影音信息處理編碼技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)信息管理編碼技術(shù)、多媒體圖像處理編碼技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等各種專業(yè)高新技術(shù)，把各種可以作為信息載體的企業(yè)信息資源通過(guò)信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成為可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的企業(yè)檔案信息。實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的主要工作目的是為了能夠達(dá)到充分實(shí)現(xiàn)一種整體管理數(shù)字化的模式。在企業(yè)數(shù)字化、信息化的強(qiáng)大推動(dòng)下，企業(yè)在檔案管理中相關(guān)的信息必須通過(guò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化管理才能被互聯(lián)網(wǎng)連接，從而被充分利用，保證了檔案的完整性、永久性和有效性。同時(shí)，我國(guó)民營(yíng)企業(yè)在廣泛應(yīng)用移動(dòng)計(jì)算機(jī)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的企業(yè)文件，都可以通過(guò)數(shù)字化實(shí)現(xiàn)信息歸類，有利于企業(yè)最大限度的利用檔案實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。因此，如何將有價(jià)值的企業(yè)檔案資料數(shù)字化，并將企業(yè)經(jīng)營(yíng)者和工作人員管理業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的重要檔案資料及時(shí)歸檔并進(jìn)行保管及有效應(yīng)用，已經(jīng)成為當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，這將成為企業(yè)未來(lái)最大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。我國(guó)民營(yíng)企業(yè)應(yīng)正視企業(yè)數(shù)字化的發(fā)展，運(yùn)用數(shù)字化檔案各種技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)更好的進(jìn)行資源整合，從而提高民營(yíng)企業(yè)檔案信息管理方面的綜合利用率，進(jìn)而有效地提高其核心技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)力和擴(kuò)大其在社會(huì)上的經(jīng)濟(jì)效益。電子檔案流轉(zhuǎn)方便，數(shù)字化檔案管理明顯要優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，這就為如何促進(jìn)廣大民營(yíng)企業(yè)不斷加強(qiáng)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)提出了一個(gè)新的技術(shù)要求。

由于民營(yíng)企業(yè)檔案管理相對(duì)落后，檔案數(shù)字化工作剛剛起步，數(shù)字化電子檔案的優(yōu)勢(shì)未能完全得到充分發(fā)揮。一是由于企業(yè)管理的電子文件、企業(yè)使用到的信息憑證在系統(tǒng)技術(shù)處理之前，具有隨時(shí)間的可變性、流動(dòng)性等技術(shù)特點(diǎn)，其信息憑證原始性和準(zhǔn)確性難以得到充分審查和確認(rèn)。相對(duì)比較先進(jìn)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)將對(duì)其檔案進(jìn)行優(yōu)化管理并將其歸檔，同時(shí)把這些電子文件進(jìn)行管理歸檔，電子文件管理的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和未來(lái)發(fā)展的巨大潛能存在未能被企業(yè)充分發(fā)揮并在檔案管理中體現(xiàn)顯示出來(lái)。二是對(duì)民營(yíng)企業(yè)電子文件的廣泛使用以及信息安全的巨大隱患擔(dān)憂普遍存在。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者大多都會(huì)認(rèn)為，數(shù)字檔案易被篡改、拷貝、利用、刪除等操作，計(jì)算機(jī)病毒和電腦軟、硬件故障還會(huì)直接使檔案數(shù)據(jù)信息的完整性受到破壞。民營(yíng)企業(yè)由于自身缺乏相關(guān)檔案管理、計(jì)算機(jī)信息管理專業(yè)人才和先進(jìn)計(jì)算機(jī)安全保護(hù)技術(shù)，難以對(duì)數(shù)字檔案的安全性進(jìn)行全面防范，因此對(duì)檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)安全性、保密性沒(méi)有太大信心。第三是培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才。目前，許多大型上市民營(yíng)企業(yè)管理財(cái)務(wù)檔案系統(tǒng)的人員大多數(shù)都是由上市公司財(cái)務(wù)秘書(shū)、會(huì)計(jì)或其他財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)，其已有的財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)以及資源管理結(jié)構(gòu)仍然以企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)資源結(jié)構(gòu)為主，IT專業(yè)技術(shù)管理知識(shí)比較匱乏[2]。

4民營(yíng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策

（1）制定方案，完善制度。首先，逐步開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，制定科學(xué)合理的工作方案，包括工作目標(biāo)、成本核算、技術(shù)方法、人員安排、安全管理措施、資金情況、管理制度等內(nèi)容，按前期制定的方案穩(wěn)步推進(jìn)工作。其次，建立和完善數(shù)字檔案管理制度。大部分企業(yè)一般都比較重視紙質(zhì)檔案的保管，對(duì)數(shù)字化檔案和電子檔案的保管和利用比較薄弱，建立和完善數(shù)字檔案管理制度是企業(yè)需要解決的問(wèn)題。數(shù)字檔案也是檔案，具有檔案的性質(zhì)，只是存在于不同的載體上，所以，制定數(shù)字檔案管理制度要參照傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度，在紙質(zhì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、設(shè)施設(shè)備、保密原則、工作流程等進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，完善相關(guān)制度。數(shù)字檔案系統(tǒng)可以提高檢索利用率和速度，實(shí)現(xiàn)多層次、多角度的查詢檔案信息，方便用戶查詢，提供信息、做了決策。

（2）加大民營(yíng)企業(yè)檔案數(shù)字化硬件設(shè)備和檔案管理軟件基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。數(shù)字檔案是未來(lái)信息社會(huì)的發(fā)展必然趨勢(shì)，檔案數(shù)字化加工需要有專門的設(shè)施設(shè)備。比如，高速掃描儀、計(jì)算機(jī)、高拍儀、存儲(chǔ)設(shè)備、備份設(shè)備等硬件設(shè)備，專業(yè)的檔案管理軟件，數(shù)據(jù)庫(kù)、云備份系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)等都需要資金支持。應(yīng)配備專用場(chǎng)地，對(duì)檔案資料進(jìn)行保管，場(chǎng)地應(yīng)有視頻監(jiān)控等安全管理設(shè)施設(shè)備，都需要投入相應(yīng)的項(xiàng)目資金。企業(yè)應(yīng)成立檔案管理委員會(huì)，每年初對(duì)公司全年的檔案管理資金需求提出整體的規(guī)劃，對(duì)合理的需求給于支持。構(gòu)建一個(gè)高效、安全的信息化檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)的更好發(fā)展做好服務(wù)工作。

（3）切實(shí)有效保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化企業(yè)檔案信息的安全性。數(shù)字檔案的產(chǎn)生、存儲(chǔ)和利用都是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，離不開(kāi)計(jì)算機(jī)平臺(tái)的支持，所以數(shù)字檔案的安全取決于網(wǎng)絡(luò)是否安全，存在潛在的安全隱患。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案信息安全的根本保障在于管理制度和技術(shù)的實(shí)現(xiàn)。建立流程監(jiān)管制度，對(duì)檔案信息的流動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)控，確保有效監(jiān)管、保存、備份、刪除檔案信息，對(duì)軟件訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行分級(jí)管理。制定安全保密制度，對(duì)數(shù)字檔案的內(nèi)容進(jìn)行密級(jí)劃分，對(duì)訪問(wèn)人員實(shí)行權(quán)限劃分，有訪問(wèn)權(quán)限的相關(guān)人員要遵守保密制度。企業(yè)內(nèi)部要積極強(qiáng)化計(jì)算機(jī)安全防范技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、病毒防治。防止未授權(quán)的用戶入網(wǎng)，惡意修改數(shù)字檔案，保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性。建立健全病毒防治體系，要從計(jì)算機(jī)技術(shù)和制度雙向采取有效措施[3]。

（4）加快檔案專業(yè)技術(shù)人員的隊(duì)伍培養(yǎng)和人才引進(jìn)。應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的專業(yè)人員。建立培訓(xùn)機(jī)制，定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。邀請(qǐng)行業(yè)專家，舉辦數(shù)字檔案管理、計(jì)算機(jī)信息管理專業(yè)人員培訓(xùn)班，以提高相關(guān)專業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。培訓(xùn)前應(yīng)對(duì)培訓(xùn)人員、內(nèi)容需求進(jìn)行調(diào)研，培訓(xùn)時(shí)間以一周為宜，培訓(xùn)內(nèi)容為檔案相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范制度、專業(yè)課程等。培訓(xùn)方式應(yīng)以面授、線下上課，網(wǎng)絡(luò)自學(xué)等方式開(kāi)展。定期開(kāi)展學(xué)術(shù)交流會(huì)，邀請(qǐng)先進(jìn)的檔案管理人員介紹檔案管理實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，來(lái)提升企業(yè)人員檔案管理整體水平。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇潔.企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)[D].成都：四川大學(xué)，2006.

[2]中國(guó)檔案學(xué)會(huì).檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展：新環(huán)境 新理念 新技術(shù)：2008年檔案工作者年會(huì)論文集上[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2008.

[3]周國(guó)行.全國(guó)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》宣貫會(huì)議在紹興舉行[J].浙江檔案，2010（11）：4.

（責(zé)編：陳靜姝）

作者簡(jiǎn)介：白力宏（1979—），女，滿族，遼寧撫順人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。