辦公室文書檔案收集與管理途徑探討

司鳳梅

摘 要：隨著信息技術(shù)與經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，我國各行各業(yè)都在逐步實現(xiàn)信息化，辦公室文書檔案工作作為辦公室日常工作的重要組成部分，在現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，也在不斷優(yōu)化收集與管理工作，本文基于當(dāng)前文書檔案收集與整理工作以及存在的不足，探討了如何優(yōu)化辦公室文書檔案工作。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;收集;管理

辦公室文書檔案工作包含了資料收集、保存、管理等多個方面，涉及到單位的各個部門，除了辦公室文書工作人員，還需要其他各個部門成員相互溝通、及時處理以及協(xié)調(diào)合作，只有通過各方協(xié)調(diào)努力，才能確保文書檔案工作有效落實，確保辦公室工作穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公室文書檔案工作內(nèi)容與特點

1辦公室文書檔案工作內(nèi)容

辦公室文書檔案收集與管理工作內(nèi)容包含了行政及黨務(wù)涉及到的各類檔案，如會議紀(jì)要、計劃、決定、通知、信函、布告等，辦公室文書檔案工作包含了紙質(zhì)形式與電子化文件形式，需要定期收集、整理、統(tǒng)計、利用、保存，確保文書檔案工作及時、有效完成。

2辦公室文書檔案工作特點

辦公室文書檔案工作特點主要包含兩個方面。其一，整體性，文書檔案工作需要涉及到各個部門、各個方面，需要確保文書檔案整體性記錄，確保文書檔案記錄真實、有效、準(zhǔn)確，合理分類歸檔;其二，保密性，文書檔案涉及到各個部門的所有日常工作，包含一些機(jī)密文件，因此在管理過程中應(yīng)該時刻牢記做好保密工作，杜絕文書檔案泄露。

二、辦公室文書檔案收集與管理工作積極作用

辦公室文書檔案是單位、企業(yè)日常工作的一部分，盡管比較繁瑣，涉及部門較多，但文書檔案工作確是必不可少的辦公室工作，對企事業(yè)單位發(fā)展有著積極促進(jìn)作用。

確保各部門工作有效落實，因為文書檔案工作的整體性，會對企事業(yè)單位各個部門、各個崗位工作進(jìn)行日常文件收集與歸檔，過程中會了解到各個崗位以及部門工作的有效性以及協(xié)調(diào)性;真實記載企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展歷程，通過相關(guān)數(shù)據(jù)記錄可以回顧企業(yè)發(fā)展歷史，從中總結(jié)過去發(fā)展經(jīng)驗與不足，為企業(yè)下階段規(guī)劃提供借鑒。有利于領(lǐng)導(dǎo)層及時掌握企事業(yè)單位工作動態(tài)，通過相關(guān)文書檔案可以了解各部門、各環(huán)節(jié)工作進(jìn)展，了解動態(tài)發(fā)展下的實時數(shù)據(jù)，從而可以及時發(fā)現(xiàn)問題，強(qiáng)化管理監(jiān)督，提高工作效率與質(zhì)量，實現(xiàn)科學(xué)管理。

三、辦公室文書檔案收集與管理現(xiàn)狀

1缺乏重視程度

很多企事業(yè)單位對于文書檔案管理工作并不重視，把其當(dāng)作可有可無的工作，投入的資源較少，缺乏專業(yè)的人才，導(dǎo)致文書檔案管理工作缺乏專業(yè)性、系統(tǒng)性，辦公效率低下，收集與管理不及時，缺乏資金投入，信息化發(fā)展較慢，且存在文件遺漏等情況。加之各個部門缺乏重視程度，交流與溝通不積極，文書檔案不及時提供給辦公室，存在大量的文書檔案收集不齊全、時間順序混亂、存檔不完善等情況。

2缺乏完善的文書檔案管理制度

文書檔案收集與管理工作較為瑣碎，如果缺乏完善的管理制度會存在不及時完成、不能夠完整搜集、不合理歸檔等情況，辦公室人員缺乏制度指引，工作效率較低，工作模式、習(xí)慣不同，往往存在歸檔等不同，導(dǎo)致文書檔案查找困難。

3缺乏整體規(guī)劃

文書檔案收集與歸檔是將企事業(yè)單位各個文件收集與歸檔的過程，如果缺乏整體規(guī)劃，會出現(xiàn)部分部門或者崗位文件遺漏，導(dǎo)致整體工作失去意義。會因為工作人員不同等原因，造成資料收集不全面的情況。文件歸檔零散，缺乏文件借鑒作用。

四、如何優(yōu)化辦公室文書檔案收集與管理工作

1強(qiáng)化辦公室文書檔案管理工作意識

辦公室文書檔案管理工作不僅是對過去涉及到的所有文件、檔案的收集與整理過程，還是對過去發(fā)展歷史的總結(jié)與問題發(fā)現(xiàn)過程，通過這樣的過程可以總結(jié)教訓(xùn)，尋求未來更好的發(fā)展。因此，企事業(yè)單位應(yīng)該強(qiáng)化辦公室文書檔案管理工作意識，要求各個部門將使用到的文書檔案必須及時、有效傳達(dá)給辦公室人員，辦公室人員應(yīng)該重視日常每份文件收集與歸檔工作，全面提升工作效率。

2加大辦公室文書檔案收集與管理工作投入

在確定了文書檔案重要性基礎(chǔ)上，企事業(yè)單位應(yīng)該加大相關(guān)方面投入。從人員方面來說，需要提升人員綜合素質(zhì)，提高文書檔案工作人員準(zhǔn)入門檻，要求具備扎實的基礎(chǔ)知識與工作經(jīng)驗，需要定期組織培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，從而確保相關(guān)人員綜合素質(zhì)持續(xù)提升;從資源方面來說，結(jié)合現(xiàn)代化文書檔案收集與管理工作實際，加大信息化投入，選用合理的電子設(shè)備與軟件，提高文書檔案管理信息化，從而提升工作效率，減少紙質(zhì)文檔滅失的風(fēng)險。

3完善文書檔案管理制度

管理制度可以確保文書檔案工作有序落實，在過去很多企事業(yè)單位的文書檔案工作收集與歸檔不及時，歸檔不合理等，這些都導(dǎo)致文書檔案工作得不到全面落實?，F(xiàn)下，針對文書檔案管理工作應(yīng)該明確管理制度，包含崗位工作人員職責(zé)，如各部門需要規(guī)定時間內(nèi)提交文書檔案，辦公室人員需要在規(guī)定時間內(nèi)按照歸檔要求入檔，所有過程必須尋求最高效的傳遞渠道，減少時間浪費等。將職責(zé)落實到崗位、到個人，規(guī)范歸檔要求，確保崗位的工作步調(diào)、效率、展現(xiàn)一致，減少差異性。

4創(chuàng)新辦公室文書檔案收集與管理模式

隨著信息化發(fā)展腳步加快，企事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)自身文書檔案信息化發(fā)展，一方面通過引進(jìn)先進(jìn)的信息化文書管理軟件，定期提示收集、定期完成電子備份等工作，在規(guī)定時間內(nèi)完成文書檔案傳遞，信息化工作可以提升工作效率，減少人員投入成本以及人為錯誤。另一方面，信息化的文書檔案工作可以將數(shù)據(jù)實時展現(xiàn)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層，為決策與新規(guī)劃提供借鑒作用。

五、結(jié)束語

辦公室文書檔案收集與管理工作一直是企事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，面對當(dāng)前工作中存在的不足，企事業(yè)單位工作人員應(yīng)該積極反思不足，并探討新時期辦公室文書檔案管理工作新思路，提升工作質(zhì)量與效率。

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