淺析新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

王 燕

（太原市城市綜合管理服務(wù)指揮中心，山西 太原030020）

人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，是單位人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。新時(shí)期，事業(yè)單位改革對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理作為事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容之一，必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟改革步伐。事業(yè)單位要從理念、制度、技術(shù)、人才等方面考慮，對(duì)現(xiàn)有工作進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案工作的質(zhì)量和效率[1]。本文對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作的基本情況進(jìn)行分析，并對(duì)如何采取創(chuàng)新的方式進(jìn)行管理人事檔案進(jìn)行探討。

1 新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.1 有利于促進(jìn)員工的成長(zhǎng)

在事業(yè)單位中完善人事檔案管理工作有助于完善工作人員的工作情況等多種信息，對(duì)員工工作能力的評(píng)估有參考價(jià)值，對(duì)未來升職加薪、社會(huì)保障等多方面均有一定影響。新時(shí)期下，完善人事檔案工作考核機(jī)制，全面考核干部的基本情況，在有效促進(jìn)人力資源發(fā)展的同時(shí)，還對(duì)留住人才起到了積極的作用。對(duì)于員工來說，人事檔案不僅是員工日常工作表現(xiàn)的記錄，也是員工今后發(fā)展的重要依據(jù)；同時(shí)人事檔案還能充分體現(xiàn)人事檔案工作的工作價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

1.2 有利于提升事業(yè)單位人力資源社會(huì)價(jià)值

在新時(shí)期，國(guó)家及社會(huì)賦予事業(yè)單位人事檔案管理特殊的屬性，在具體工作中應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家法律規(guī)范制度以履行社會(huì)職能。事業(yè)單位人事檔案管理工作需要管理好事業(yè)單位所有在編及聘用制員工的學(xué)歷、資歷、基本的身份信息及日常工作表現(xiàn)等內(nèi)容，這些是考核崗位績(jī)效及薪資待遇的判定內(nèi)容，也會(huì)影響員工的組織關(guān)系[2]。

1.3 有利于深化人力資源的優(yōu)化改革

我國(guó)部分地區(qū)的事業(yè)單位人事檔案管理工作仍然存在或多或少的問題，如果部門領(lǐng)導(dǎo)干部不重視檔案管理工作改革，可能會(huì)影響單位人力資源管理的有效性，如管理積極性降低、現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用不科學(xué)或缺少現(xiàn)代化管理理念等。對(duì)此，結(jié)合人事檔案管理工作已經(jīng)暴露出的問題，追蹤溯源已發(fā)現(xiàn)問題的本質(zhì)，進(jìn)一步開展檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化措施，以保障人事檔案管理效率，間接提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量[3]。

2 目前人事檔案管理事業(yè)存在的問題

2.1 事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識(shí)

目前有些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不重視，認(rèn)為這是沒有前途可言的工作，將其劃為老閑工作崗位。從思想層面上看，一些管理人員沒有意識(shí)到這份工作對(duì)國(guó)家發(fā)展的意義；從心理層面上看，他們排斥這種工作，存在消極思想，導(dǎo)致管理人員不去主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)技能，或借鑒他人的工作經(jīng)驗(yàn)提升自身，甚至有些管理人員只有在上級(jí)檢查時(shí)才會(huì)重視檔案管理工作。

2.2 人事檔案信息化管理水平較低

事業(yè)單位人事檔案管理的信息化水平不高，雖然有些部門購(gòu)買了電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備，但是由于相關(guān)人員不熟悉現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致現(xiàn)階段有關(guān)檔案管理的軟件、設(shè)備的利用率不高，原有檔案信息化或電子轉(zhuǎn)化速度過慢。有一些檔案管理系統(tǒng)沒有連接互聯(lián)網(wǎng)，降低了檔案資源的共享性。此外相關(guān)人員還存在專業(yè)能力低下的問題，該崗位一般應(yīng)由具有相關(guān)管理專業(yè)的人才才能勝任，但以往的人事招聘中沒有這一要求，只對(duì)年齡和學(xué)歷進(jìn)行了限制，對(duì)專業(yè)性要求較低。有的地區(qū)招聘要求必須是應(yīng)屆畢業(yè)生，因他們剛參加工作，沒有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此還沒有掌握人事檔案管理的技能方法，必須花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。有些上崗的管理人員粗心大意，頻繁出錯(cuò)，很少主動(dòng)利用業(yè)余時(shí)間來學(xué)習(xí)檔案管理的知識(shí)和技能。

2.3 人事檔案的利用率較低

人事檔案是對(duì)事業(yè)單位在職人員的基本信息及工作的一種記錄，是為人事部門提供決策參考的依據(jù)。一些部門不重視檔案的開發(fā)與利用工作，其目的僅僅是為了“留檔”保存，在檔案管理上常處于被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，未體現(xiàn)出檔案管理的人性化特點(diǎn)，導(dǎo)致人事檔案管理沒有發(fā)揮出根本作用。

3 新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理的建議

3.1 更新管理觀念

新時(shí)期下，不管是單位還是個(gè)人，都要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，提高每一個(gè)工作人員的管理意識(shí)。高度重視人事檔案管理工作，只有創(chuàng)新管理觀念，才能夠?qū)n案管理工作的氣氛構(gòu)建起來，提高檔案管理的整體水平。與此同時(shí)，加大監(jiān)督檢查力度，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，第一時(shí)間采取辦法補(bǔ)救。檔案管理工作做好的前提是制定良好的考核制度，充分利用考核機(jī)制，將檔案管理質(zhì)量和管理人員的績(jī)效考核相結(jié)合，從而保障檔案管理朝著制度化方向進(jìn)一步發(fā)展[4]。

3.2 完善管理制度

一方面，我國(guó)的檔案管理制度不適合現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)體制，需要對(duì)管理制度進(jìn)行全方位的改革，去除原有管理制度中不適合的內(nèi)容。結(jié)合新時(shí)期的檔案工作特征，將新時(shí)代的發(fā)展需求與工作思想融入到現(xiàn)階段的管理制度當(dāng)中，建立健全考核制度和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不符合要求的員工進(jìn)行培訓(xùn)或從原崗位調(diào)離。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范性，提出新的要求，設(shè)立更遠(yuǎn)的檔案工作目標(biāo)，詳細(xì)制定檔案收集和存放的相關(guān)規(guī)定，使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，以免發(fā)生篡改人事檔案的不良情況，一旦發(fā)現(xiàn)有違規(guī)情況，立刻嚴(yán)肅處理。與此同時(shí)，還需要檢查、解決原有檔案制度當(dāng)中已經(jīng)暴露的問題，對(duì)違規(guī)的問題給予重點(diǎn)關(guān)注[5]。

另一方面，完善人事檔案的借閱制度。在制度上保障檔案借閱工作的合規(guī)性，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理借閱審批流程，一般事業(yè)單位人事檔案不可外借，僅供內(nèi)部使用。若特殊情況涉及到人事檔案的外借，則需要由部門領(lǐng)導(dǎo)審批準(zhǔn)許，限期歸還，且需要簽署承諾書，以避免信息泄露。在調(diào)用人事檔案的過程中，需由人事檔案管理工作人員全程陪同，防止私自偷換與涂改檔案內(nèi)容。

3.3 突出人事檔案管理工作亮點(diǎn)

事業(yè)單位人事檔案管理的工作特性包括時(shí)效性和規(guī)律性。在人事檔案管理中，應(yīng)切實(shí)抓住重點(diǎn)，攻克管理難點(diǎn)，對(duì)典型方法與典型事件進(jìn)行攻關(guān)與推動(dòng)，采取針對(duì)性措施研究分析人事檔案新事務(wù)與出現(xiàn)的新情形，在梳理工作思路的過程中加強(qiáng)宏觀指導(dǎo)。與此同時(shí)，人事檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，彰顯人事檔案管理工作的特質(zhì)。

新時(shí)期下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展環(huán)境發(fā)生了巨大變化，事業(yè)單位的人事檔案管理開發(fā)與利用也需要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展，如擴(kuò)展檔案編研范圍，建設(shè)檔案管理智能化平臺(tái)，以保障檔案利用率，進(jìn)一步為人民服務(wù)。具體來講，編研人事檔案應(yīng)把握好人事檔案信息管理要點(diǎn)，盡量做到有的放矢，以點(diǎn)帶面地構(gòu)建信息化檔案管理流程[6]。

3.4 加強(qiáng)設(shè)施投入

在日常工作中，要確保管理資金充足，或?qū)ｉT預(yù)留一些資金在管理當(dāng)中使用，確保管理經(jīng)費(fèi)能夠落實(shí)；加大硬件設(shè)施的投入力度，對(duì)檔案投放的條件要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，確保投放的位置和條件滿足要求，存放空間符合三室分離要求。加強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)，同時(shí)加強(qiáng)安保設(shè)施，將信息化技術(shù)引入到檔案存放當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)完善現(xiàn)階段的人事檔案管理，通過社會(huì)查閱平臺(tái)共享人才簡(jiǎn)歷信息，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理向高效化方向發(fā)展。

3.5 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理者的素質(zhì)與能力

事業(yè)單位人事檔案的管理對(duì)保障單位人力資源的優(yōu)化配置有重要作用。很多單位人事檔案管理工作人員自身素質(zhì)與能力不足，主要是部分單位的檔案管理內(nèi)容單一，再加上管理機(jī)制存在漏洞，會(huì)影響到管理者的工作積極性。針對(duì)這種情況，應(yīng)該對(duì)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以不斷提升檔案管理人員的工作能力；單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)采取獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極參與技能學(xué)習(xí)，創(chuàng)新工作方法，通過物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的方式對(duì)檔案管理創(chuàng)新有貢獻(xiàn)的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)；事業(yè)單位應(yīng)以示范崗位來調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，通過定期組織文體活動(dòng)等營(yíng)造良好的氛圍。從專業(yè)人才的培養(yǎng)角度來看，事業(yè)單位不僅要重視內(nèi)部職員的崗位能力與素質(zhì)，還要注重外部人才的引進(jìn)，吸納專業(yè)管理人才，為單位檔案管理注入活力。除此之外，從人事檔案管理崗位的特點(diǎn)來看，其明顯不同于其他性質(zhì)的崗位，若檔案管理工作人員的配置或崗位存在不協(xié)調(diào)現(xiàn)象，則會(huì)影響事業(yè)單位的管理質(zhì)量，進(jìn)而影響某些業(yè)務(wù)的開展，對(duì)職工信息安全也會(huì)產(chǎn)生影響。因此，事業(yè)單位應(yīng)該從制度上保障檔案管理工作人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

3.6 建設(shè)數(shù)字化管理體系

事業(yè)單位在建設(shè)數(shù)字化和信息化人事檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)促使紙質(zhì)媒介檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，借助掃描、復(fù)印等方式上傳人事檔案信息，并按照不同部門、不同時(shí)間段等錄入及整理檔案信息。引進(jìn)或自主研發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)的各功能模塊，以便快速提取數(shù)據(jù)與保障信息安全，更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案科學(xué)化管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

本文對(duì)人事檔案管理工作的重要意義以及當(dāng)前存在的不足之處進(jìn)行分析。當(dāng)前除了完善管理制度之外，最重要的是采取加大人員的培訓(xùn)、提高人員的素質(zhì)等措施，才能夠配合新時(shí)期的事業(yè)單位改革，促進(jìn)檔案管理水平進(jìn)一步提高。