楊 帆
(中國(guó)武夷實(shí)業(yè)股份有限公司,福建 福州 350001)
通過(guò)信息化技術(shù),可以進(jìn)一步簡(jiǎn)化企業(yè)的工作流程,提升企業(yè)的工作效率。國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)部門(mén)在工作中,由于業(yè)務(wù)量以及業(yè)務(wù)流程相對(duì)較為復(fù)雜,涉及項(xiàng)目申請(qǐng)、采購(gòu)、檢驗(yàn)出入庫(kù)管理以及信息化管理等多個(gè)環(huán)節(jié)[1]。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)出庫(kù)管理、信息查詢以及信息化分析,可以顯著提升物資采購(gòu)效率[2]。然而現(xiàn)階段,國(guó)有企業(yè)在物資采購(gòu)環(huán)節(jié),對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用流于形式,存在記錄混亂以及信息化分析不足等問(wèn)題,對(duì)國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)管理工作帶來(lái)了不利的影響?;诖?,結(jié)合國(guó)有企業(yè)的物資采購(gòu)管理,探究信息化技術(shù)的應(yīng)用具有重要的價(jià)值。
國(guó)有企業(yè)在物資采購(gòu)管理中,應(yīng)用信息化技術(shù)具有重要的價(jià)值,其主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面:首先,國(guó)有企業(yè)在物資采購(gòu)管理中,應(yīng)用信息化技術(shù),可以提升進(jìn)出庫(kù)的管理效率。在國(guó)有企業(yè)的物資采購(gòu)的進(jìn)出庫(kù)管理中,通常記錄形式較為混亂,會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)記錄、計(jì)算機(jī)記錄以及未記錄的事項(xiàng),在后期的核算中存在較高的難度,對(duì)整體的采購(gòu)工作帶來(lái)了不利的影響[3]。而采用信息化技術(shù)后,則可以對(duì)各項(xiàng)進(jìn)出庫(kù)的信息進(jìn)行有效地管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)貨物的記錄,從而確保進(jìn)出庫(kù)信息的準(zhǔn)確性和有效性。其次,可以實(shí)現(xiàn)需求的信息化管理。國(guó)有企業(yè)以往在采購(gòu)計(jì)劃的制定中,通常是由采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)遞交采購(gòu)計(jì)劃,之后經(jīng)過(guò)上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)后才可以執(zhí)行,但是采購(gòu)經(jīng)理往往根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)來(lái)制定采購(gòu)計(jì)劃,而不能根據(jù)大數(shù)據(jù)展開(kāi)綜合分析,因而對(duì)整體采購(gòu)計(jì)劃帶來(lái)不利的影響[4]。而在應(yīng)用信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上,則可以根據(jù)需求來(lái)制定采購(gòu)計(jì)劃。最后,可以為國(guó)有企業(yè)節(jié)約成本,提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展而言,采購(gòu)計(jì)劃是節(jié)約成本的重要環(huán)節(jié),而信息化技術(shù)的應(yīng)用,可以確保各項(xiàng)采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性和有效性,繼而可以降低國(guó)有企業(yè)的整體成本,提升國(guó)有企業(yè)的發(fā)展效率[5]。
國(guó)有企業(yè)在物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié),為了順應(yīng)信息化的管理形式,逐漸應(yīng)用信息化管理技術(shù),以此來(lái)提升整體的信息化管理效率。目前,約有70%以上的國(guó)有企業(yè)引進(jìn)了ERP系統(tǒng),但是還有部分企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的EXCEL或者其他系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理。在數(shù)字化技術(shù)對(duì)物資管理方面,國(guó)有企業(yè)普遍存在數(shù)字化信息記錄不全面的特征,約70%以上的國(guó)有企業(yè)記錄信息時(shí),僅僅注重對(duì)產(chǎn)品信息、價(jià)格以及供應(yīng)商信息的記錄,但是對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量、型號(hào)以及供應(yīng)商資質(zhì)等信息的記錄存在一定的不足[6]。還有部分國(guó)有企業(yè)雖然記錄了上述信息,但是并不能及時(shí)的對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化處理和更新。并且進(jìn)出庫(kù)管理時(shí),經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)記和漏記等現(xiàn)象,導(dǎo)致整體物資管理混亂。招投標(biāo)方案方面,政府由于受到行政因素的影響,約80%以上的國(guó)有企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的招標(biāo)模式,在各部門(mén)之間,存在相互獨(dú)立的特征,無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)ERP系統(tǒng)的共享[7]。
國(guó)有企業(yè)在物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié),對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用存在較多的問(wèn)題,其主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面:
在國(guó)有企業(yè)的物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié),需要制定物料需求方案,然而現(xiàn)階段,國(guó)有企業(yè)在物料需求方案的制定方面,對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用存在顯著的不足[8],主要問(wèn)題如下:首先,對(duì)ERP物料管理系統(tǒng)的應(yīng)用存在一定的不足。國(guó)有企業(yè)在物料管理系統(tǒng)的應(yīng)用中,對(duì)于采購(gòu)方案的制定,通常是由采購(gòu)部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃,并且在相關(guān)信息的傳遞中,雖然引進(jìn)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng),但是卻存在流于形式的特征,部分財(cái)務(wù)部甚至要求紙質(zhì)發(fā)票來(lái)進(jìn)行管理,導(dǎo)致物料管理部門(mén)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用流于形式,甚至還有部分國(guó)有企業(yè)并未采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng),而是簡(jiǎn)單的應(yīng)用EXCEL表格來(lái)進(jìn)行記錄,影響整體物資管理的效率。其次,各個(gè)部門(mén)不能實(shí)現(xiàn)對(duì)ERP系統(tǒng)的綜合應(yīng)用。在管理環(huán)節(jié),僅僅財(cái)務(wù)部以及倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)對(duì)ERP系統(tǒng)的簡(jiǎn)單應(yīng)用,而采購(gòu)設(shè)計(jì)部門(mén)以及質(zhì)檢部門(mén),并未應(yīng)用ERP系統(tǒng),依然采用原有的計(jì)劃模式。由于對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用不足,致使物料需求方案的信息化管理受到一定的影響。
在物資采購(gòu)管理的信息化技術(shù)應(yīng)用環(huán)節(jié),需要實(shí)現(xiàn)對(duì)物資的全面信息化管理,然而國(guó)有企業(yè)現(xiàn)階段對(duì)于物資的數(shù)字化管理存在一定的不足[9],主要問(wèn)題如下:首先,國(guó)有企業(yè)在物資管理環(huán)節(jié),對(duì)部分訂單的數(shù)字化管理信息存在一定的不足。國(guó)有企業(yè)在物資訂單信息的管理中,存在訂單信息管理不全面的特征,通常情況下會(huì)將產(chǎn)品以及資金的信息輸入到系統(tǒng),但是對(duì)于產(chǎn)地、廠家以及具體的型號(hào),可能并不會(huì)輸入或者在進(jìn)出庫(kù)時(shí),存在信息化輸入遺漏的問(wèn)題。其次,對(duì)于供應(yīng)商的數(shù)字化信息管理存在一定的不足,目前國(guó)有企業(yè)對(duì)于供應(yīng)商的信息化管理,主要集中在供應(yīng)商名稱、負(fù)責(zé)人以及供貨信息等。但是對(duì)于供應(yīng)商的資質(zhì)以及質(zhì)量保證等信息并未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理,致使整體的管理難度有待進(jìn)一步增加。最后,對(duì)于市場(chǎng)信息以及企業(yè)自身消耗信息的數(shù)字化管理存在一定的不足。國(guó)有企業(yè)存在行政化的特征,過(guò)于重視自身的消耗管理,但是容易存在管理疏漏等問(wèn)題,導(dǎo)致數(shù)據(jù)的錯(cuò)記和漏記,而在外部信息方面,國(guó)有企業(yè)的關(guān)注度存在一定的不足,致使整體的物資管理受到直接的影響。
在國(guó)有企業(yè)的物資信息化管理中,需要加強(qiáng)對(duì)物資進(jìn)出庫(kù)的管理,以此來(lái)提升整體的管理效率[10]。然而現(xiàn)階段,國(guó)有企業(yè)在進(jìn)出庫(kù)信息管理中,存在一定的不足,對(duì)整體物資管理效率產(chǎn)生一定的影響。其主要問(wèn)題如下:首先,對(duì)于進(jìn)庫(kù)的信息化管理存在一定的不足。在國(guó)有企業(yè)的ERP信息管理系統(tǒng)應(yīng)用中,倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)引進(jìn)了ERP系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)對(duì)物資信息的記錄和整理,但是由于缺乏嚴(yán)格的管理制度,致使在管理環(huán)節(jié),可能存在遺漏和錯(cuò)漏等現(xiàn)象,致使整體的數(shù)字化管理受到一定的影響。另外,國(guó)有企業(yè)的質(zhì)檢部門(mén)以及財(cái)務(wù)等部門(mén),僅僅根據(jù)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)提供的信息來(lái)實(shí)現(xiàn)進(jìn)庫(kù)管理,致使整體的信息化管理存在缺陷,不利于提升物資管理效率。其次,對(duì)于出庫(kù)信息的管理存在不足。在出庫(kù)信息中,相關(guān)部門(mén)憑借提貨單,即可在倉(cāng)庫(kù)實(shí)現(xiàn)提貨,但是在提貨后,相關(guān)部門(mén)卻并不能及時(shí)將相關(guān)信息上傳到ERP系統(tǒng),致使各個(gè)部門(mén)無(wú)法及時(shí)了解倉(cāng)儲(chǔ)的實(shí)際情況。
在物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié),需要實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)的信息化共享,便于各個(gè)部門(mén)實(shí)現(xiàn)對(duì)物資信息的全面了解。然而目前國(guó)有企業(yè)在物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié),信息化共享機(jī)制的建設(shè)并不完善,首先,對(duì)于可視化模塊的設(shè)計(jì)存在顯著的不足。國(guó)有企業(yè)各個(gè)部門(mén)在ERP系統(tǒng)的使用中,并未實(shí)現(xiàn)全面的貫徹落實(shí),僅僅在倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)以及財(cái)務(wù)部等部門(mén)實(shí)現(xiàn)對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用,而其他部門(mén)對(duì)該系統(tǒng)的應(yīng)用力度存在顯著的不足。其次,國(guó)有企業(yè)在ERP系統(tǒng)的權(quán)限管理設(shè)置方面存在一定的不足。在權(quán)限管理環(huán)節(jié),各個(gè)部門(mén)雖然對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用程度存在一定的不足,但是各個(gè)部門(mén)均對(duì)物資具有一定的修改權(quán)限,致使在后期容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂的問(wèn)題,影響物資的管理效率。
在采購(gòu)招標(biāo)環(huán)節(jié),應(yīng)用信息化的技術(shù)方式,有利于提升整體的招標(biāo)管理效率。然而現(xiàn)階段,在采購(gòu)招標(biāo)環(huán)節(jié),國(guó)有企業(yè)在信息化技術(shù)的應(yīng)用方面存在顯著的不足。首先,依然應(yīng)用傳統(tǒng)的招標(biāo)模式,對(duì)于信息化招標(biāo)平臺(tái)的應(yīng)用存在一定的不足。部分國(guó)有企業(yè)并未融入信息化的管理手段,而是依然采用原有的招投標(biāo)管理模式,由政府部門(mén)或者企業(yè)制定招標(biāo)計(jì)劃,采用線下的招標(biāo)方式,該方式不利于保障公正、公平和公開(kāi)的模式,導(dǎo)致整體的招標(biāo)效率受到一定的影響。其次,對(duì)于招投標(biāo)信息的整理以及市場(chǎng)信息的整理存在一定的不足。在信息化招標(biāo)模式下,可以了解全部的招投標(biāo)企業(yè)信息和市場(chǎng)的行情。然而國(guó)有企業(yè)在應(yīng)用線下招標(biāo)模式的基礎(chǔ)上,則僅僅對(duì)投標(biāo)的企業(yè)具有一定的了解,并不能實(shí)際了解具體狀況,在此情況下,導(dǎo)致整體的物資管理效率受到一定的影響。
國(guó)有企業(yè)在物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié),應(yīng)用信息化技術(shù)時(shí)尚且存在較多的問(wèn)題,對(duì)國(guó)有企業(yè)的物資采購(gòu)管理工作帶來(lái)了不利的影響?;诖?,需要進(jìn)一步探索信息化技術(shù)在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用建議,主要策略如下。
針對(duì)國(guó)有企業(yè)物料需求方案制定階段的信息化技術(shù)應(yīng)用不足問(wèn)題,需要進(jìn)一步根據(jù)采購(gòu)需求以及信息化技術(shù)方案,制定完善的物料需求方案,主要策略如下:首先,合理的應(yīng)用ERP物料管理系統(tǒng)。在采購(gòu)計(jì)劃的制定中,采購(gòu)經(jīng)理以及財(cái)務(wù)部門(mén)需要根據(jù)自身的需求,應(yīng)用系統(tǒng)的物料需求模塊,以此來(lái)分析企業(yè)的需求計(jì)劃。其次,各部門(mén)合理的應(yīng)用ERP系統(tǒng)。在系統(tǒng)的應(yīng)用中,根據(jù)技術(shù)以及數(shù)量的需求,在模塊上根據(jù)物料的使用情況以及實(shí)際操作情況,生成物料計(jì)劃清單。在生成清單后,由審批部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)對(duì)清單的有效管理和審批,之后可以按照物料需求方案來(lái)進(jìn)行采購(gòu)。例如設(shè)計(jì)部門(mén)需要采購(gòu)50張辦公桌椅時(shí),計(jì)劃部門(mén)需要對(duì)庫(kù)存量進(jìn)行核實(shí),假設(shè)倉(cāng)庫(kù)存在5張辦公桌椅,在物資計(jì)劃需求中,可以直接生成45張桌椅的購(gòu)買計(jì)劃,進(jìn)而在ERP軟件生成對(duì)應(yīng)的物料方案。
實(shí)現(xiàn)物資全面的數(shù)字化管理,可以顯著的提升管理效率,針對(duì)目前國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)的數(shù)字化管理不足問(wèn)題,需要進(jìn)一步完善數(shù)字化管理方案。首先,加強(qiáng)對(duì)訂單信息的數(shù)字化管理。國(guó)有企業(yè)物資管理在應(yīng)用信息化技術(shù)時(shí),需要對(duì)訂單信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,包括產(chǎn)品信息、資金信息以及供應(yīng)商信息等三個(gè)方面,通過(guò)訂單數(shù)字化管理,便于后期的信息查詢和修改。其次,對(duì)供應(yīng)商信息的數(shù)字化管理。在供應(yīng)商的數(shù)字化管理中,對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)信息、交貨信息、即時(shí)性信息、質(zhì)量信息以及報(bào)價(jià)信息進(jìn)行綜合管理。根據(jù)信息化技術(shù)需求,可以應(yīng)用SPM系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商之間的溝通和數(shù)字化信息記錄。最后,對(duì)市場(chǎng)供應(yīng)信息以及國(guó)有企業(yè)物資消耗信息數(shù)字化管理。在實(shí)施產(chǎn)品和資金的信息化管理后,要對(duì)市場(chǎng)上同種類型產(chǎn)品實(shí)施信息化管理,實(shí)現(xiàn)物資消耗的全面信息化,并且對(duì)國(guó)有企業(yè)自身的消耗情況進(jìn)行信息化管理。在全面實(shí)現(xiàn)物資數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上,可以提升整體管理效率。
進(jìn)出庫(kù)的信息化管理,是提升物料管理效率的重要環(huán)節(jié)。然而現(xiàn)階段,國(guó)有企業(yè)在物料的進(jìn)出庫(kù)管理環(huán)節(jié),尚且存在較多的問(wèn)題,基于此,在信息化技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上,需要進(jìn)一步完善進(jìn)出庫(kù)的管理。首先,加強(qiáng)對(duì)原料入庫(kù)的信息化管理。在原料采購(gòu)后,倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)需要清點(diǎn)物料的數(shù)量以及質(zhì)量是否達(dá)到要求,在確認(rèn)無(wú)誤后,將相關(guān)的信息傳遞到ERP系統(tǒng),并且按照規(guī)格、型號(hào)以及數(shù)量形成報(bào)檢單。在倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)上傳相關(guān)信息后,質(zhì)檢部門(mén)通過(guò)ERP系統(tǒng),可以查詢到規(guī)格信號(hào)以及相關(guān)的技術(shù)要求,并且可以查詢到廠家以及供應(yīng)商等相關(guān)信息。在檢驗(yàn)合格后,直接在ERP軟件上統(tǒng)計(jì)合格產(chǎn)品的數(shù)量,不合格產(chǎn)品則直接清退。并且質(zhì)檢部門(mén)在信息錄入環(huán)節(jié),對(duì)于不合格的產(chǎn)品數(shù)量以及原因進(jìn)行標(biāo)注,便于和供應(yīng)商進(jìn)行溝通。其次,加強(qiáng)對(duì)出庫(kù)信息的管理。在采購(gòu)環(huán)節(jié),需要加強(qiáng)對(duì)出庫(kù)信息的管理,應(yīng)用ERP軟件,在處理環(huán)節(jié),將需求信息上傳到系統(tǒng),生成提料單,之后庫(kù)存數(shù)量會(huì)自動(dòng)更新,倉(cāng)儲(chǔ)以及之間部門(mén)可以清晰的看到庫(kù)存量。在加強(qiáng)進(jìn)出庫(kù)信息管理的基礎(chǔ)上,必然可以提升國(guó)有企業(yè)的物資采購(gòu)管理水平。
在國(guó)有企業(yè)的物資采購(gòu)管理中,需要實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的信息溝通,以此來(lái)實(shí)現(xiàn)信息共享,從而為物資采購(gòu)管理提供可視化管理的便利。首先,需要在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)可視化管理模塊。在物資采購(gòu)系統(tǒng)中,應(yīng)用ERP系統(tǒng),確保設(shè)計(jì)部門(mén)、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、質(zhì)檢和計(jì)劃等部門(mén)均可以通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)物料信息的查詢。這樣有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)物流體系的綜合控制。其次,對(duì)不同的部門(mén)設(shè)計(jì)差異性的權(quán)限。國(guó)有企業(yè)各個(gè)部門(mén)雖然對(duì)物料信息具有查詢的權(quán)利,但是對(duì)于具體操作的權(quán)利,則應(yīng)該在后臺(tái)設(shè)置不同的權(quán)限。設(shè)計(jì)部門(mén)具有上傳信息的權(quán)利;倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)具有進(jìn)出庫(kù)信息的登記、修改和刪除的權(quán)利;質(zhì)檢部門(mén)具有產(chǎn)品進(jìn)出庫(kù)檢查的權(quán)利。通過(guò)明確各個(gè)部門(mén)在ERP系統(tǒng)中的權(quán)利,可以實(shí)現(xiàn)信息的共享,且不會(huì)造成信息管理的混亂,進(jìn)而可以提升國(guó)有企業(yè)物資管理信息化管理水平。
在國(guó)有企業(yè)物資管理環(huán)節(jié),以往的招標(biāo)方案主要是根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)招標(biāo)等模式,無(wú)法實(shí)現(xiàn)公開(kāi)和公正,且影響招標(biāo)的效率。而在信息化技術(shù)的應(yīng)用環(huán)境下,國(guó)有企業(yè)在采購(gòu)管理環(huán)節(jié),可以制定電子招標(biāo)的采購(gòu)方式。首先,積極應(yīng)用電子招標(biāo)平臺(tái)。在采購(gòu)環(huán)節(jié),國(guó)有企業(yè)可以和大型的招投標(biāo)平臺(tái)合作,使用電子招標(biāo)平臺(tái)來(lái)打造公正和公開(kāi)的招標(biāo)模式,這樣可以減少腐敗的發(fā)生率,且可以提升招標(biāo)的工作效率。其次,在招標(biāo)中,通過(guò)電子招標(biāo)平臺(tái),可以實(shí)現(xiàn)對(duì)招標(biāo)信息的在線查詢,并且生成統(tǒng)計(jì)表格,幫助國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)物資信息的綜合調(diào)控和管理。可見(jiàn),在應(yīng)用電子招標(biāo)采購(gòu)方案信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上,可以顯著的提升物資采購(gòu)管理水平。
國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)尚且存在信息化技術(shù)應(yīng)用不足的問(wèn)題,基于此,本文則從國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)管理角度出發(fā),探究信息化技術(shù)的應(yīng)用。在闡述重要性以及現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,根據(jù)實(shí)際問(wèn)題,提出信息化技術(shù)的應(yīng)用策略。針對(duì)物料需求方案制定問(wèn)題,提出ERP的物料需求方案制定計(jì)劃;針對(duì)物資數(shù)字化管理問(wèn)題,要完善數(shù)字化管理模式;針對(duì)進(jìn)出庫(kù)信息化管理,要嚴(yán)格應(yīng)用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)進(jìn)出庫(kù)管理;針對(duì)信息共享問(wèn)題,要在ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)物資信息的綜合共享;針對(duì)招標(biāo)問(wèn)題,要制定電子招標(biāo)采購(gòu)方案。