新時(shí)期提高辦公室人員工作水平的策略

文｜王丹竹

辦公室人員是開展企業(yè)辦公管理工作的基礎(chǔ)保障，新時(shí)期辦公室工作職能地位不斷提升，也對辦公室人員提出更高要求。文章通過對辦公室人員管理提升意義進(jìn)行分析，探討辦公室管理日常存在的問題與提升人員工作水平的方法措施。

對于管理來講，其屬于一個(gè)企業(yè)日常管理工作中非常重要的組成內(nèi)容，能夠?qū)ζ髽I(yè)正常運(yùn)行以及高效發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。所以，在新時(shí)代，企業(yè)應(yīng)給予辦公室管理工作改革以及創(chuàng)新足夠的重視，采用各種有效措施來不斷提升企業(yè)工作的管理質(zhì)量以及管理效率，促使企業(yè)辦公室管理工作能夠不斷地向著精細(xì)化管理方向發(fā)展。對于管理精細(xì)化發(fā)展來講，其不但能夠有效提升員工自身的工作質(zhì)量以及工作效率，同時(shí)也屬于時(shí)代發(fā)展背景下工作的一個(gè)主要發(fā)展趨勢，其不但能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省各方面的資源，還能夠推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

一、提高辦公室人員管理水平的目的和意義

辦公室承載著管理、服務(wù)、處理各項(xiàng)事宜的重要任務(wù)，無論是企業(yè)、高校都離不開管理，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，辦公室管理的重要性越來越凸顯，如何提高辦公室效率，處理好辦公室日常工作，解決好工作中存在的矛盾問題，對促進(jìn)企事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要的意義。辦公室管理過程中會(huì)遇到各個(gè)部門之間矛盾、人員之間矛盾、部門內(nèi)部矛盾等。在事業(yè)單位，比如高校事業(yè)辦公室管理中會(huì)遇到和學(xué)術(shù)之間的矛盾，這種矛盾隨著人才培養(yǎng)要求的提升而日益凸顯，而這些矛盾的處理和解決對企事業(yè)單位的發(fā)展有重要的影響。但是由于我國辦公室管理制度落后，管理體制不完善，辦公室硬件設(shè)備差等，導(dǎo)致辦公室職能無法更好地發(fā)揮?；诖诉M(jìn)行研究，對解決企事業(yè)中存在的矛盾，保證企事業(yè)單位順利運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)企事業(yè)單位更好發(fā)展，具有重要現(xiàn)實(shí)意義。高校發(fā)展的過程中主要面臨的是學(xué)術(shù)研究，對于保證高校學(xué)術(shù)研究順利開展，保證學(xué)生實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)化，管理發(fā)揮著重要的作用，在高校的教學(xué)育人中，無論是提供專業(yè)知識的教學(xué)還是進(jìn)行專業(yè)內(nèi)外的科學(xué)研究，離開了管理都無法順利開展，很多專業(yè)知識的教學(xué)僅僅憑借教材的學(xué)習(xí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要相關(guān)的教師進(jìn)行專業(yè)知識的探討，研究教學(xué)方法和策略，對于一些科研活動(dòng)，都是聯(lián)合其他學(xué)校以及社會(huì)上的一些企事業(yè)單位完成的，而這些科研活動(dòng)、學(xué)術(shù)研究的實(shí)現(xiàn)和管理有著密不可分的關(guān)系。在這種情況下，辦公室管理作為高校的綜合服務(wù)機(jī)構(gòu)，是各個(gè)部門順利運(yùn)行的保障，所以如何發(fā)揮辦公室的職能優(yōu)勢，做到學(xué)術(shù)研究資源的優(yōu)勢互補(bǔ)，為學(xué)術(shù)研究、科研活動(dòng)提供有利條件，對促進(jìn)教學(xué)水平的提升有重要的作用和意義。

二、辦公室工作現(xiàn)狀分析

（一）相關(guān)工作人員自身綜合素質(zhì)相對較低

從現(xiàn)狀來看，在部分企業(yè)當(dāng)中，存在相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)偏低的問題，難以勝任企業(yè)辦公室管理這份工作。由于辦公室工作存在著一定的特殊性，所以很容易導(dǎo)致一些工作在出現(xiàn)問題后沒有具體的責(zé)任人可以進(jìn)行追究，這便導(dǎo)致在此類問題出現(xiàn)時(shí)，企業(yè)辦公室管理人員難以及時(shí)有效地對相應(yīng)問題進(jìn)行解決，同時(shí)由于部分員工綜合素質(zhì)相對較低，缺乏較為良好的責(zé)任感以及主人翁意識，所以在面對這種沒有明確責(zé)任的問題時(shí)，往往也容易抱著不夠積極的心態(tài)來進(jìn)行處理，最終的結(jié)果便是問題解決的不夠徹底，逐漸形成問題堆積，進(jìn)而引發(fā)更多更大的問題，這對企業(yè)的正常運(yùn)行產(chǎn)生了極為不利的影響。

（二）管理制度有待完善

通常情況下，在企業(yè)辦公室管理工作開展中，需要完善工作制度，為管理工作開展提供有效引導(dǎo)，促使管理人員能夠正確認(rèn)識自身管理工作，能夠在自身工作中發(fā)揮專業(yè)能力與素質(zhì)。但在工作開展中不難看出，企業(yè)辦公室管理制度并不完善，導(dǎo)致管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)混亂，同時(shí)工作人員對于辦公室管理工作，以及自身工作重要性沒有正確認(rèn)識。管理效率低下，任何事情，都無法在第一時(shí)間給出相應(yīng)解決措施，導(dǎo)致問題影響范圍的逐漸增大，制約企業(yè)的更好發(fā)展。

（三）協(xié)調(diào)職能發(fā)揮不到位

大多數(shù)企業(yè)所處的環(huán)境都比較復(fù)雜，由于一些落后的工作管理制度，導(dǎo)致大多數(shù)的企業(yè)存在著協(xié)調(diào)職能發(fā)揮不到位的問題，主要從以下兩個(gè)方面體現(xiàn)出來：第一，企業(yè)的內(nèi)外協(xié)調(diào)能力不均衡。有一些以政策性為主的企業(yè)，他們的辦公室工作卻以政府部門為主，還沒有建立健全的市場協(xié)調(diào)機(jī)制，從而導(dǎo)致市場協(xié)調(diào)能力嚴(yán)重不足。第二，企業(yè)的內(nèi)外協(xié)調(diào)職能也比較欠缺。目前，我國有部分企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)非常困難，例如部分企業(yè)官僚作風(fēng)比較嚴(yán)重，部門與部門之間相互踢皮球，不解決實(shí)事，這樣就嚴(yán)重影響了企業(yè)未來規(guī)劃，使得企業(yè)在市場中競爭力不足，阻礙了企業(yè)未來發(fā)展，無法提升整個(gè)公司的收益。

三、新時(shí)期提高辦公室人員工作水平的策略

（一）注重提升工作者的綜合能力

對于企業(yè)辦公室管理工作來講，其工作內(nèi)容相對較為瑣碎，雖然整體上看來相對較為簡單，不過卻對相關(guān)工作人員的耐心以及細(xì)心有著較高的要求，同時(shí)在實(shí)際開展管理工作的時(shí)候還需要各個(gè)部門以及員工的有效溝通與協(xié)作，才能夠保證管理工作的順利開展。所以，企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)管理的精細(xì)化，需要注重做好相關(guān)工作人員的綜合能力培養(yǎng)教育工作，利用請進(jìn)來、走出去的方式來不斷促使相關(guān)工作人員的專業(yè)知識以及專業(yè)素質(zhì)得以不斷提升，保證其能夠在完成自身工作職責(zé)的同時(shí)，還能夠結(jié)合管理工作的實(shí)際需求，不斷優(yōu)化和提升自身與其他部門以及工作人員的溝通能力以及配合能力，從而促使其綜合素質(zhì)可以不斷提升。此外，企業(yè)還應(yīng)該要求以及幫助相關(guān)工作人員樹立一個(gè)良好的學(xué)習(xí)以及工作態(tài)度，使其能夠不斷充實(shí)和提升自身的管理知識以及管理技能，以此來保證辦公室精細(xì)化管理得以順利高效地開展下去。

（二）構(gòu)建完善管理制度

新常態(tài)發(fā)展背景下，為促使企業(yè)辦公室管理工作能夠得到更好落實(shí)，應(yīng)對構(gòu)建完善管理制度給予更多重視與關(guān)注，通過管理制度為辦公室管理工作提供有效引導(dǎo)，避免工作出現(xiàn)混亂情況。在實(shí)際管理制度的完善中，可以從以下幾點(diǎn)展開：第一，在以往企業(yè)辦公室管理中，會(huì)制定相應(yīng)管理制度，盡管當(dāng)時(shí)的管理制度已經(jīng)不適合如今企業(yè)辦公室發(fā)展，但其中有很多條例具備可操作性，能夠達(dá)到良好的管理效果?；诖耍诠芾碇贫鹊耐晟浦?，要在傳統(tǒng)管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行，細(xì)化完善其中有效條例，然后添加新的內(nèi)容。第二，要積極鼓勵(lì)更多工作人員參與到管理制度的構(gòu)建中，結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況，提出自身看法與意見。領(lǐng)導(dǎo)者與管理者對于每一位工作人員提出的建議，要安排專業(yè)工作人員進(jìn)行詳細(xì)記錄，這樣才能將可行性建議融入管理制度中。通過該種方式，可以提升管理制度的完善性與可操作性。第三，管理制度在完善后，要將其落實(shí)到實(shí)際辦公室管理工作中，發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，并作出調(diào)整，確保管理制度在辦公室管理工作中，將自身優(yōu)勢與價(jià)值發(fā)揮出來。

（三）正確定位，明確目標(biāo)

在新形勢下想要優(yōu)化辦公室職能管理，提升辦公室職能管理的質(zhì)量，首先必須要正確定位辦公室大的發(fā)展方向、明確目標(biāo)。企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展是以企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略作為行動(dòng)的指南，因此，辦公室必須要以企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)作為核心內(nèi)容，并圍繞企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及落實(shí)來開展和實(shí)施職能管理工作，讓企業(yè)利益能夠?qū)崿F(xiàn)最大化。辦公室提供的職能服務(wù)必須要確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)能夠持續(xù)穩(wěn)定增長，在執(zhí)行職能的過程中，不斷規(guī)范職能行為，提升辦公室的服務(wù)質(zhì)量，打造具有團(tuán)隊(duì)精神和時(shí)代氣息的現(xiàn)代化企業(yè)辦公室氛圍，推進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

（四）做好督導(dǎo)反饋工作

企業(yè)可以創(chuàng)建完善的重點(diǎn)工作督導(dǎo)反饋制度，制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲方法。人員工作人員應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)督導(dǎo)反饋制度，做好督導(dǎo)工作，對工作進(jìn)度進(jìn)行現(xiàn)場跟蹤督導(dǎo)，協(xié)調(diào)各個(gè)部門，對存在的問題進(jìn)行及時(shí)解決，進(jìn)而有效提升工作質(zhì)量。與此同時(shí)，需要把工作的落實(shí)情況及時(shí)反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，針對工作完成較好的人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。

綜上所述，在新時(shí)期背景下，做好企業(yè)辦公室人員工作是非常重要的，不僅可以有效提升人員工作質(zhì)量，還可以有效提升企業(yè)的整體管理質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。對于一個(gè)企業(yè)來講，做好辦公室管理非常關(guān)鍵，這就要求辦公室人員能夠具備足夠的業(yè)務(wù)能力，以保證辦公室日常管理的順利進(jìn)行，通過不斷學(xué)習(xí)和對工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，提升辦公室人員工作水平，從根本上保證人員工作質(zhì)量和效率。