以班組建設促檔案管理進步

文｜高俊榮

（作者單位：北京航天控制儀器研究所）

班組是企業(yè)從事科研生產(chǎn)和經(jīng)營最基層的組織，是各項任務執(zhí)行的終端單位，班組的工作質(zhì)量將直接決定企業(yè)各項決策目標能否實現(xiàn)和完成，因此，開展班組建設是推動企業(yè)發(fā)展的重要手段，能夠有效消除企業(yè)發(fā)展過程中存在的無形壁壘。航天企業(yè)班組根據(jù)工作性質(zhì)分為技術型、生產(chǎn)型、管理型班組。檔案班組屬于管理型班組，是企業(yè)科研生產(chǎn)鏈條中必不可少的組成部分，起到服務保障作用，工作質(zhì)量如何，直接影響企業(yè)各項工作能否順利進行。加強檔案班組建設對進一步夯實基礎業(yè)務管理，增強檔案工作的執(zhí)行力、凝聚力和戰(zhàn)斗力，推動檔案管理工作的發(fā)展和持續(xù)改進具有重要意義。

一、航天企業(yè)檔案班組主要工作內(nèi)容和特點

航天企業(yè)檔案班組工作主要分為，現(xiàn)行工作和檔案工作兩條主線。現(xiàn)行工作主要完成產(chǎn)品研制生產(chǎn)階段的現(xiàn)行技術文件的保管；根據(jù)科研計劃為內(nèi)、外部產(chǎn)品生產(chǎn)單位配套提曬圖紙；對已進入流通的技術文件進行有效的管理；根據(jù)設計要求執(zhí)行文件的更改、銷毀、換版等工作。檔案工作是指企業(yè)各項業(yè)務結(jié)束后，形成的文書、經(jīng)營、科研、產(chǎn)品、質(zhì)量、基建、設備儀器、特殊載體等，各門類檔案文件的歸檔、電子化、以及檔案開發(fā)利用等工作。

由于航天產(chǎn)品技術難度高、研制復雜、工序多、批生產(chǎn)量大、任務急，對檔案班組工作提出了更高的要求，文件管理具有專業(yè)性、多樣性、成套性、使用性的特點?，F(xiàn)行文件更改頻繁，更改要求時效性強，準確率高；圖紙?zhí)釙瘢募ハ嘟栌玫那闆r多，致使圖紙配套工作量大而復雜；產(chǎn)品在多方案、多狀態(tài)的情況下同時生產(chǎn)時，文件控制責任重大，直接關系到產(chǎn)品生產(chǎn)的合格率。

二、檔案班組工作遇到的問題

2013年企業(yè)改革重組，單位研產(chǎn)一體化發(fā)展，經(jīng)營開發(fā)，型號任務不斷擴大，以及智能制造技術的應用，企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變遷等，產(chǎn)生了許多新的檔案工作內(nèi)容和工作形態(tài)，對檔案業(yè)務管理和控制提出了許多新的要求。檔案班組工作狀態(tài)與航天產(chǎn)品要求高質(zhì)量、高效益目標相比，有一定的差距，存在一些亟待解決和需要進一步完善的地方。一是檔案業(yè)務分段式管理，人員不適應流動，資源不能共享，在檔案業(yè)務流轉(zhuǎn)過程中崗位間的協(xié)調(diào)、配合出現(xiàn)銜接性、默契性差，而導致文件管理出現(xiàn)漏洞，班組結(jié)構已不適應企業(yè)的變革和發(fā)展。二是檔案班組與企業(yè)技術型班組相比缺乏創(chuàng)新意識，工作處于被動狀態(tài)，沒能及時捕捉到科研生產(chǎn)需求，前瞻性和預先性服務意識不足。三是檔案編研工作效率低，編研成果少，研究范圍窄，許多課題信息加工簡單，編研深度不夠。四是檔案信息化建設明顯滯后于單位科研生產(chǎn)的信息化進程，難以適應企業(yè)信息化、網(wǎng)絡化的需求，檔案信息缺乏透明度，不能及時與用戶共享。五是檔案班組在企業(yè)不屬于科研生產(chǎn)一線，檔案工作人員待遇低，提拔機會少，崗位評級比較低等，造成檔案人才的引進較為困難，同時又引發(fā)人才流失、人員老化等問題。

三、班組建設舉措及成效

（一）整合檔案資源，全面優(yōu)化班組結(jié)構

為適應企業(yè)結(jié)構的調(diào)整以及檔案業(yè)務的變化和發(fā)展需求。全面梳理檔案班組每個崗位工作內(nèi)容和實際效果，經(jīng)過崗位分析與統(tǒng)計，對班組設置和崗位都進行了適應性調(diào)整，優(yōu)化各項業(yè)務分配關系。針對此前檔案、現(xiàn)行、更改、配套提曬等業(yè)務分散管理的狀態(tài)，進行整合，按照產(chǎn)品或項目重新劃分崗位，每個檔案員負責一個或幾個產(chǎn)品（項目）全生命周期中的檔案管理工作，檔案管理工作由原來的分段式管理向縱向管理發(fā)展，減少了現(xiàn)行和檔案各崗位工作之間的接口問題，既提高了檔案工作效率，又拓寬了每個員工的業(yè)務面，培養(yǎng)“一專多能”人才，使得檔案組遇到任何突發(fā)狀況，都能夠游刃有余地調(diào)配人力資源，解決問題，從根本上掃除檔案工作順利開展的障礙。

（二）規(guī)范管理制度，高標準嚴控基礎業(yè)務

根據(jù)檔案工作實際，組織對現(xiàn)有檔案工作標準、制度、流程的科學性、覆蓋性和正確性進行梳理和確認，尤其是針對檔案業(yè)務過程質(zhì)量控制要求偏低的標準規(guī)范，重復性標準，與企業(yè)發(fā)展不統(tǒng)一的標準進行梳理，確保檔案管理要求在各個層面予以落實。加強對業(yè)務質(zhì)量的監(jiān)控和預警手段，提高工作效率和數(shù)據(jù)的可追溯性，確保各項業(yè)務閉環(huán)管理。

（三）加強風險控制，保障班組工作質(zhì)量

深入分析產(chǎn)品研制生產(chǎn)過程中檔案管理要求和過程控制的關鍵環(huán)節(jié)，識別風險，查找管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)和共性問題，制定糾正和預防措施。明確崗位責任制，進一步完善和健全獎懲辦法，調(diào)動人員的積極性，使業(yè)務工作到位，技術技能到位，杜絕因人為質(zhì)量事故或管理問題，造成文件資料管理失控，或因更改不到位，造成圖紙非現(xiàn)行有效等問題的發(fā)生。針對檔案業(yè)務中易錯、難操作的工作過程，完善工作方法和量化控制要求、加嚴監(jiān)督對質(zhì)量影響較大的關鍵環(huán)節(jié)。針對人員技能依賴強的工作環(huán)節(jié)，通過信息技術的應用來規(guī)避管理問題的產(chǎn)生。進一步把質(zhì)量意識、風險意識和責任意識，有效融入班組各個崗位，落實到檔案工作的各個環(huán)節(jié)。

（四）通過共同參與，帶動班組共同進步

班組的生命力，要靠每一位員工的積極參與，只有員工有了過硬的崗位技能，班組建設才能更牢靠。通過組織開展檔案編研課題研究、管理創(chuàng)新、QC小組活動、金牌班組建設、學習改善工程等活動，帶動全組人員共同參與，總結(jié)和復盤專項檔案工作，將做任務的工作經(jīng)驗、處理問題的步驟和心得、典型事例的經(jīng)驗教訓等，進行梳理總結(jié)，提取可被重復使用的經(jīng)驗、教訓、方法，集合起來一起學習和探討，這就做到了在工作中學習，同時也為班組學習提供了素材，對由于產(chǎn)品或項目差異，而檔案管理交流不足起到了及時彌補的作用，實現(xiàn)班組成員之間相互學習、共同提高的目的。

（五）深入檔案編研，提供檔案增值服務

檔案只有在利用中體現(xiàn)價值，深入推進檔案編研工作，拓展和深化檔案利用，提供檔案增值服務。用項目管理理論創(chuàng)新檔案編研工作模式，從組織管理、課題開發(fā)、研制實施、成果應用等方面，遞進式推進檔案編研工作向系統(tǒng)化、專業(yè)化方向發(fā)展。圍繞企業(yè)中心工作開發(fā)檔案編研課題，充分調(diào)研信息需求。拓寬編研范圍，涉及產(chǎn)品研制、工藝技術、試驗操作、質(zhì)量案例等貼近一線科研生產(chǎn)的技術研究類項目增多。創(chuàng)新編研形式，信息加工由簡單信息匯編向信息研究分析發(fā)展。經(jīng)過不懈努力，檔案編研工作由量變到質(zhì)變?nèi)〉昧碎L足的發(fā)展，涌現(xiàn)出《航天產(chǎn)品配套關系匯編》、《組織機構沿革（1965-2017年）》、《航天產(chǎn)品歷年飛行試驗信息綜述》、《航天型號質(zhì)量問題歸零信息匯編（1962-2019年）》、《載人航天工程大事記》等一批優(yōu)秀的編研成果。檔案編研工作調(diào)動了班組學習的積極性，成為班組開闊視野、增長知識、提升能力的一個有力學習平臺。

（六）推進檔案信息化，創(chuàng)新班組工作手段

檔案信息化建設是新時代檔案事業(yè)發(fā)展的方向，也是檔案創(chuàng)新發(fā)展的重要手段。檔案班組從三個方面深入開展檔案信息化建設。一是檔案信息管理系統(tǒng)建設，通過數(shù)據(jù)錄入，檔案電子化，實現(xiàn)各門類檔案文件電子借閱、全文閱覽，推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡化。二是以企業(yè)產(chǎn)品工程信息化為切入點，圍繞企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)建設，將產(chǎn)品設計文件及設計過程的管理工作，從傳統(tǒng)紙質(zhì)化手工管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮恿鞒袒芾砟Ｊ?，實現(xiàn)航天產(chǎn)品現(xiàn)行技術文件從生成、審批、流轉(zhuǎn)的過程管控，以及文件多版本的電子化管理，帶動現(xiàn)行文件基礎資源庫建設。三是以需求為牽引，開發(fā)實現(xiàn)科研生產(chǎn)圖紙?zhí)釙?、審批、流轉(zhuǎn)、分發(fā)、銷毀等業(yè)務流程信息化管理，工作進度可以實時跟蹤，信息共享。通過加強檔案信息化建設創(chuàng)新班組工作方式，提高了檔案工作質(zhì)量和效率，降低出錯風險，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析的及時性、準確性，提高檔案業(yè)務透明度。

（七）加強隊伍建設，激發(fā)班組工作活力

優(yōu)秀的人才隊伍是班組建設的基礎，檔案人才的引進、留住和成長需要一個良好的環(huán)境，這一點作為領導者必須要有足夠的重視和大力的支持，并在制定各項政策、規(guī)劃時得到充分的體現(xiàn)。企業(yè)除了通過教育、培訓為檔案人員提供自我發(fā)展的機會和條件外，還應給予檔案員充分的權力，使他們可以有效地為用戶提供服務并及時解決服務中出現(xiàn)的問題。教育和培訓所帶來的素質(zhì)提高，授權所激發(fā)出來的責任感、主動性和積極性，無疑增加了檔案人員在不斷改進服務質(zhì)量過程中獲得成就感和滿足感。在崗位評定、升遷晉級等方面給予機會，從而使檔案人員摒棄弱勢思維，以積極的心態(tài)推動檔案管理工作發(fā)展。

四、體會與認識

（一）開展班組建設是推動檔案全面發(fā)展的有效途徑

任何管理模式都是不斷成長、發(fā)展的，當企業(yè)為適應市場競爭，為拓展生存空間，對能力結(jié)構進行了調(diào)整，對各種業(yè)務流程進行了優(yōu)化的時候，檔案部門也應該積極響應，進行班組建設，提升檔案工作綜合能力，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）從班組建設中提升檔案部門的公眾形象和認可度

檔案部門在企業(yè)屬于服務保障部門，處于弱勢地位，要想進一步提高其社會地位和知名度，需要檔案人員要有所“為”，以“精益管理”、“服務設計”、“保障生產(chǎn)”為目標，開展班組建設，產(chǎn)生出讓人看得見的顯著效益，促進檔案部門的地位得到提高。