財務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制問題及措施

周 芬

（華潤東莞醫(yī)藥有限公司，廣東 廣州 511300）

企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的驅(qū)動下獲得了長足的發(fā)展，原有的業(yè)務(wù)范圍得到了擴(kuò)大，利潤收益也更加可觀。然而企業(yè)在發(fā)展的過程中出現(xiàn)的財務(wù)成本過高、財務(wù)管理效能低下等問題嚴(yán)重地制約了企業(yè)的發(fā)展。針對這一情況，管理層也開始轉(zhuǎn)變管理思路并通過構(gòu)建財務(wù)共享中心，全面整合原有的財務(wù)核算流程，盡可能地節(jié)約不必要的財務(wù)成本，確保財務(wù)核算效率得到更高層次的提升。財務(wù)共享是企業(yè)內(nèi)部流程化、統(tǒng)一化作業(yè)系統(tǒng)的表現(xiàn)形式，體現(xiàn)了財務(wù)管理與高新技術(shù)的雙向融合。新技術(shù)的應(yīng)用可以改變企業(yè)內(nèi)部原有的管理形式，有效規(guī)避傳統(tǒng)財務(wù)風(fēng)險；然而值得關(guān)注的是，企業(yè)管理人員在實施財務(wù)共享的過程中，應(yīng)不斷完善原有的內(nèi)控措施進(jìn)一步規(guī)范財務(wù)共享中心的運(yùn)營管理工作，確保該項工作的管理效果與預(yù)期目標(biāo)相吻合。

一、財務(wù)共享中心概述

1.財務(wù)共享服務(wù)的內(nèi)涵及特征

財務(wù)共享服務(wù)是財務(wù)管理流程變化下的新形式，其自身的共享服務(wù)體現(xiàn)了全面性、典型性的特征。財務(wù)共享模式最早出現(xiàn)于國外跨國公司之中，現(xiàn)階段，在全球共享服務(wù)中應(yīng)用最多的當(dāng)屬財務(wù)業(yè)務(wù)。借助這一手段，企業(yè)原有的組織結(jié)構(gòu)得到了優(yōu)化，現(xiàn)有的運(yùn)營成本也得到了有效控制，并且企業(yè)管理人員可以運(yùn)用更加廣闊、清晰的視角分析外部市場環(huán)境，不斷提升自身的專業(yè)化水準(zhǔn)。財務(wù)共享服務(wù)的特點具體體現(xiàn)在創(chuàng)新性、規(guī)模性、規(guī)范性、技術(shù)性方面。財務(wù)共享模式作為一項具有專業(yè)管理水準(zhǔn)的服務(wù)模式，本身就具備一定的創(chuàng)新特點，可以將原先分散的優(yōu)勢集中起來進(jìn)行整合。而財務(wù)共享本身只有在具備了一定規(guī)模的基礎(chǔ)上，才可更好地將企業(yè)內(nèi)部不同的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行匯總、整合，以便形成規(guī)模經(jīng)濟(jì)。財務(wù)共享服務(wù)還應(yīng)體現(xiàn)其規(guī)范性，標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的流程，規(guī)范化的操作都有利于企業(yè)管理成本的降低，便于領(lǐng)導(dǎo)層開展各項管理工作。隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理手段的不斷創(chuàng)新，財務(wù)共享服務(wù)也應(yīng)體現(xiàn)其高超的技術(shù)水平，而企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化的流程也造就了財務(wù)共享服務(wù)的技術(shù)性。正是在高新技術(shù)的支撐下，各種高度集成的IT系統(tǒng)、高新技術(shù)軟件與現(xiàn)代化硬件系統(tǒng)才能大量出現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部，更好地發(fā)揮出服務(wù)效力。

2.推廣財務(wù)共享服務(wù)中心的必要性分析

現(xiàn)階段我國的市場經(jīng)濟(jì)處于一個高速發(fā)展的過程中，隨著經(jīng)濟(jì)改革步伐的加大，各企業(yè)之間面臨更大的競爭。為了不斷提升自身的核心競爭力、占有更大的市場份額，企業(yè)若想在現(xiàn)在的市場環(huán)境下保持良好的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，就需要不斷提升自身的管理水準(zhǔn)，并針對現(xiàn)有的財務(wù)管理模式進(jìn)行積極的調(diào)整。首先，較之以往的管理環(huán)境，企業(yè)現(xiàn)階段的管理環(huán)境日益復(fù)雜。由于市場環(huán)境始終處一種變化、調(diào)整的過程中，各種不可控因素逐漸增多，企業(yè)管理人員也需要花費(fèi)更多的力量應(yīng)對各種復(fù)雜因素，財務(wù)管理的水平亟待提升。企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)內(nèi)容與管理范圍復(fù)雜 ，針對不同區(qū)域的財務(wù)活動，更應(yīng)進(jìn)行更加精準(zhǔn)的定位與優(yōu)化，以便實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。其次，財務(wù)管理存在區(qū)域性差異。企業(yè)在制定戰(zhàn)略目標(biāo)的過程中通常是通過全面的戰(zhàn)略布局與系統(tǒng)規(guī)劃之后實施的，而企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)具備一定的不均衡性，如何結(jié)合現(xiàn)有情況，合理配置各地區(qū)的資源，以便實現(xiàn)成本結(jié)構(gòu)的最優(yōu)，這也是資源整合利用的一個方面。再次，財務(wù)管理風(fēng)險多種多樣。企業(yè)所面臨的財務(wù)管理風(fēng)險與當(dāng)下的整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境、法規(guī)、財稅政策規(guī)定有著緊密的聯(lián)系，這也在一定程度上加劇了企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。企業(yè)只有從自身做起，不斷強(qiáng)化財務(wù)信息、內(nèi)部控制建設(shè)工作，才能有效降低相關(guān)風(fēng)險，確保企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行的有效性。由此可見，企業(yè)只有正視當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境與財務(wù)管理特點，借助先進(jìn)的財務(wù)管理模式，才能在激烈的市場環(huán)境中占有一席之地。

二、財務(wù)共享對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

1.財務(wù)共享中心工作機(jī)制對企業(yè)內(nèi)控的影響

（1）以信息化為依托，提供多重技術(shù)支持

企業(yè)無論在業(yè)務(wù)經(jīng)營的范圍還是涉及的管理項目方面都較為復(fù)雜多樣，這一情況也給企業(yè)的財務(wù)管理工作造成了較大的難度，考慮到業(yè)務(wù)的范圍過于分散且在資金管理的過程中難以系統(tǒng)化，就需要通過財務(wù)共享中心信息系統(tǒng)的支撐加以扶持，借助決策支持系統(tǒng)與管理系統(tǒng)的雙重功效，確保共享模式的進(jìn)一步優(yōu)化，改變企業(yè)內(nèi)部以往成本預(yù)算單一、績效分析管理不完整等諸多問題，減少企業(yè)內(nèi)控工作的管理難度，實現(xiàn)良好的管理效果。內(nèi)部控制工作的有效開展加速了部門之間的溝通與聯(lián)系，信息的傳遞速度更快，原先居高不下的管理成本也得到了有效控制，并為決策提供有效的財務(wù)信息。企業(yè)內(nèi)部支付管理與實際業(yè)務(wù)相沖突的問題也得到了有效緩解。

（2）改善原有業(yè)務(wù)流程，構(gòu)建科學(xué)化流程模塊

財務(wù)共享模式下的業(yè)務(wù)流程無論在結(jié)構(gòu)的搭建還是流程的設(shè)計方面更加合理，科學(xué)性也更強(qiáng)。原有的財務(wù)模式體現(xiàn)出的上下等級權(quán)限構(gòu)造較為明顯，而新的模式則體現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的扁平化，使工作人員可以根據(jù)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)劃有序開展各項業(yè)務(wù)活動，提升業(yè)務(wù)處理的效率。其中，針對性質(zhì)、范圍均不相同的業(yè)務(wù)則可組建不同模塊，減少重復(fù)性操作。企業(yè)業(yè)務(wù)流程的再梳理與企業(yè)財務(wù)共享中心相輔相成，且流程方面的簡化也在很大程度上促進(jìn)了企業(yè)高效化經(jīng)營模式的實現(xiàn)。

2.財務(wù)共享中心的應(yīng)用模式對企業(yè)內(nèi)控的影響

（1）基礎(chǔ)財務(wù)共享模式方面

企業(yè)內(nèi)部涉及的業(yè)務(wù)類型與經(jīng)營方向較多，管理人員在開展財務(wù)管理活動的過程中，勢必要針對不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容與管理范圍進(jìn)行調(diào)節(jié)，與之相對應(yīng)的基礎(chǔ)財務(wù)共享模式也可依照內(nèi)部業(yè)務(wù)的類型、業(yè)務(wù)內(nèi)容的難易程度進(jìn)行管理。財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)內(nèi)容涵蓋了收款與付款、應(yīng)付管理與核算等相關(guān)內(nèi)容。企業(yè)基礎(chǔ)財務(wù)共享模式在營業(yè)范圍方面進(jìn)行了一定程度的調(diào)整，促進(jìn)了業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，使內(nèi)部業(yè)務(wù)的處理方式實現(xiàn)了繁瑣化到簡約化的轉(zhuǎn)換，促進(jìn)了各業(yè)務(wù)模塊間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。由于企業(yè)內(nèi)部的資金管理工作較為復(fù)雜，財務(wù)共享中心的構(gòu)建在一定程度上促進(jìn)了費(fèi)用管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)風(fēng)險評估工作的開展提供了穩(wěn)定、科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐。

（2）全財務(wù)共享模式方面

全財務(wù)共享模式覆蓋的范圍更廣，涉及的內(nèi)容也更多，基本上囊括了企業(yè)全部的財務(wù)業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)均屬于財務(wù)共享中心的工作權(quán)限。較之基礎(chǔ)型模式，全財務(wù)共享模式正是在其基礎(chǔ)上進(jìn)行的累加與拓展，例如增加了財務(wù)報表、固定資產(chǎn)管理及核算等業(yè)務(wù)。從上述內(nèi)容也可以看到，全財務(wù)共享模式對企業(yè)財務(wù)活動的覆蓋程度是相當(dāng)大的，在這樣的背景下企業(yè)內(nèi)部的信息處理量與處理速度都有了很大的提升，與此同時該中心的構(gòu)建也使部門間信息的傳遞更加順暢，這一平臺的搭建可以將之前藏匿的數(shù)據(jù)信息誤區(qū)充分進(jìn)行挖掘，盡可能地減少財務(wù)損失，在節(jié)約企業(yè)人力資源、實現(xiàn)財務(wù)管理工作轉(zhuǎn)型升級等方面發(fā)揮出了重要的作用。

三、問題分析

1.組織構(gòu)成與人員分配方面

財務(wù)共享中心的構(gòu)建是新的市場環(huán)境下對企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的革新與轉(zhuǎn)變，企業(yè)結(jié)合自身所處的行業(yè)特點以及管理策略選擇合理的財務(wù)共享模式，確保企業(yè)內(nèi)部管理模式的統(tǒng)一化與標(biāo)準(zhǔn)化，使企業(yè)一改往常管理重心偏上、無法均衡化的弊端逐漸向扁平化轉(zhuǎn)換。一方面，隨著企業(yè)內(nèi)部分散的財務(wù)活動被財務(wù)共享中心代替，財務(wù)工作容易使工作人員產(chǎn)生單調(diào)重復(fù)的流水作業(yè)感，容易使財務(wù)人員產(chǎn)生消極被動的情緒，不利于企業(yè)內(nèi)部高質(zhì)量人才的培養(yǎng)與人員儲備；另一方面，財務(wù)共享中心的流程化操作也在一定程度上緩解了原先財務(wù)人員配置方面的壓力，財務(wù)崗位的靈活性變大，流動頻率增強(qiáng)，如果企業(yè)仍然處于共享中心建設(shè)的最初階段，各項內(nèi)部監(jiān)控工作能否落實到位還有待關(guān)注。

2.業(yè)務(wù)流程方面

財務(wù)共享中心在構(gòu)建的過程中也使得企業(yè)各部門之間的聯(lián)系變得更為緊密，原本分散的業(yè)務(wù)得以形成一個有機(jī)整體，有效實現(xiàn)了組織內(nèi)部成員的協(xié)同合作。但是需要看到的是，業(yè)務(wù)流程的改革是一項復(fù)雜的過程，單獨(dú)通過拆分或者合并的方式并不能實現(xiàn)良好的效果，而是需要結(jié)合內(nèi)部現(xiàn)有的業(yè)務(wù)活動，在對相關(guān)特征進(jìn)行系統(tǒng)分析的前提下進(jìn)行改革，才能實現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)。一方面，業(yè)財分離容易出現(xiàn)信息滯后、資金核算情況不能及時掌握等情況，致使財務(wù)風(fēng)險隨之增加，特別是在財務(wù)共享之后，內(nèi)部相關(guān)的財務(wù)信息都匯集在了財務(wù)共享中心，一旦下級財務(wù)信息在傳遞的過程中出現(xiàn)錯誤，就會導(dǎo)致更加嚴(yán)重的影響。另一方面，人才的使用與配置要求也逐步增大，很容易出現(xiàn)人才儲備困難、招聘難度過大等問題。

3.風(fēng)險評估方面

隨著企業(yè)項目經(jīng)營范圍的逐步拓展，管理過程中的各種風(fēng)險也隨之顯現(xiàn)，風(fēng)險評估工作變的愈加重要。風(fēng)險評估指標(biāo)作為企業(yè)進(jìn)行信息傳遞、開展內(nèi)部監(jiān)控的基礎(chǔ)，發(fā)揮出了重要的作用。財務(wù)共享中心所設(shè)定的業(yè)務(wù)流程規(guī)范中針對財務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)范圍與職責(zé)權(quán)限均有著細(xì)致的說明，這在一定程度上起到了相互監(jiān)督、制約的作用。但與傳統(tǒng)財務(wù)部門相比，財務(wù)共享中心信息來源的安全系數(shù)難以確定，企業(yè)內(nèi)部工作人員之前可以通過面對面的交流及時排查出各種錯誤與問題，然而在實施新的政策之后，信息錯誤存在的風(fēng)險逐漸加大且標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程劃分容易導(dǎo)致財務(wù)人員工作單一，致使工作人員消極被動，風(fēng)險把控意識下降。

4.數(shù)據(jù)安全管控方面

企業(yè)在實施了財務(wù)共享之后，與工作相關(guān)的業(yè)務(wù)記錄往往需要根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)一步開展下去，各項業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的業(yè)務(wù)流程也需要通過軟件進(jìn)行處理，這對于企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段與綜合能力是一大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的經(jīng)營管理活動中大多是通過紙質(zhì)賬簿的方式存儲信息，現(xiàn)階段這一方式已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代化管理手段所取代，然而隨著數(shù)據(jù)共享的廣泛應(yīng)用，各項安全風(fēng)險也隨之產(chǎn)生，并且信息的流動性與連接性更高，各類業(yè)務(wù)模塊都需要通過相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效連接。在這樣的情況下，一方面，一旦與財務(wù)活動相關(guān)的某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，后續(xù)的連鎖問題也逐漸增多且會造成一定的負(fù)面影響；另一方面，由于企業(yè)對于共享中心數(shù)據(jù)庫的依賴程度逐漸加大，往往會將相關(guān)財務(wù)信息進(jìn)行集中儲存，在出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞的過程中，企業(yè)的經(jīng)營管理勢必受到嚴(yán)重的打擊，如何結(jié)合企業(yè)的實際情況，構(gòu)建效率集中、安全性高的數(shù)據(jù)庫是管理人員應(yīng)認(rèn)真思考的問題。

四、解決措施

1.改變組織結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人員

企業(yè)在構(gòu)建財務(wù)共享中心的過程中，應(yīng)先對企業(yè)的業(yè)務(wù)類型與管理格局有一個清晰的認(rèn)識，并從創(chuàng)新企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、轉(zhuǎn)變管理模式等角度入手，使企業(yè)各部門與財務(wù)共享中心的職能關(guān)系更加契合。企業(yè)需要從大的戰(zhàn)略布局角度入手，認(rèn)真制定業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、技術(shù)戰(zhàn)略，制定統(tǒng)一的財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對不同層級、不同部門的責(zé)任關(guān)系與職能屬性予以明確。扁平化財務(wù)模式可作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)建設(shè)的重點，管理層分別從強(qiáng)化企業(yè)文化建設(shè)、轉(zhuǎn)變員工思維方式等維度入手，推動財、業(yè)一體化，使內(nèi)部財務(wù)管理與供應(yīng)的諸多環(huán)節(jié)形成緊密聯(lián)系。

2.實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化

企業(yè)需根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點與管理形式，實現(xiàn)操作處理的規(guī)范化，使業(yè)務(wù)流程更高效。企業(yè)內(nèi)部原有流程中一些好的方面可以繼續(xù)保留，而一些與企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略相背離的標(biāo)準(zhǔn)則需要重新進(jìn)行調(diào)整。企業(yè)內(nèi)部涉及的資金支出較為多樣，財務(wù)共享中心應(yīng)制定好資金支出標(biāo)準(zhǔn)，對于原始單據(jù)的來源進(jìn)行判定，不斷強(qiáng)化企業(yè)的費(fèi)用使用管理工作。在票據(jù)的使用方面，票據(jù)的使用情況需要進(jìn)行及時監(jiān)控，不同部門的領(lǐng)取數(shù)量、注銷動態(tài)等都應(yīng)做好監(jiān)管工作。合同控制方面應(yīng)建立科學(xué)化的合同賬簿，真正將合同管理工作落到實處。

3.強(qiáng)化內(nèi)部審計工作

內(nèi)部審計工作的有效開展是企業(yè)內(nèi)控工作的重要組成部分，借助這一措施，企業(yè)內(nèi)部信息傳遞的精準(zhǔn)度與全面性都可以得到一定程度的提升，也有助于企業(yè)規(guī)避不良風(fēng)險，做好風(fēng)險活動的控制工作。管理人員強(qiáng)化內(nèi)部審計，一方面可以促進(jìn)審計工作的合理化展開，減少一些客觀因素影響導(dǎo)致的審計獨(dú)立性缺失，效果不明顯等問題，有助于形成相互制約、相互監(jiān)督的工作效果。內(nèi)部審計人員應(yīng)明確自身的工作職責(zé)，不去做與審計工作相沖突的經(jīng)營活動，以免影響工作效果。另一方面，工作人員需不斷提升審計工作的實際質(zhì)量。在具體實施的過程中，審計工作應(yīng)與具體的業(yè)務(wù)流程相融合，不斷規(guī)范人員、場地、現(xiàn)有資料等諸多要素，確保將該項工作真正落到實處。

4.構(gòu)建安全的數(shù)據(jù)平臺

企業(yè)本身的業(yè)務(wù)范圍與經(jīng)營項目較為多樣，加之信息化時代的到來使人們可以輕松獲得大量的信息，企業(yè)內(nèi)部管理人員更需要具備現(xiàn)代化分析、操作能力的數(shù)據(jù)平臺加以支撐，以實現(xiàn)良好的管理效果。財務(wù)共享中心涵蓋了全面的業(yè)務(wù)流程，既可包括其他下屬組織和總部的財務(wù)部門，還應(yīng)包括跨業(yè)務(wù)流程，可以使較為復(fù)雜的業(yè)務(wù)項目與各項流程進(jìn)行有序?qū)?，在這種情況下，對于企業(yè)的技術(shù)手段也提出了更高層次的要求。財務(wù)共享服務(wù)模式本身就是一個匯集了諸多使用功能的、全面化的平臺，具體可包括數(shù)據(jù)存儲、風(fēng)險辨別、反饋評估等多重功能，借助這一手段，企業(yè)內(nèi)部財務(wù)分析的層級以及廣度均可得到大幅度上升。財務(wù)共享中心可作為與各業(yè)務(wù)部門搭建的橋梁，而財務(wù)共享中心收益數(shù)據(jù)平臺的的完備性則在一定程度促進(jìn)了財務(wù)共享服務(wù)中心的建立。與此同時，信息時代網(wǎng)絡(luò)漏洞與網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險隱患也隨之增大，而這些漏洞與故障會對企業(yè)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生巨大的損失，鑒于此，企業(yè)管理層更應(yīng)關(guān)注數(shù)據(jù)安全的管控工作，通過完備現(xiàn)有的硬件系統(tǒng)、提升管理水平、擴(kuò)大維護(hù)范圍等手段，構(gòu)建安全、完整的數(shù)據(jù)平臺。

五、結(jié)語

綜上所述，財務(wù)共享模式對于企業(yè)的健康發(fā)展有著積極的作用。財務(wù)共享中心的全面實施不僅有助于企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的全面開展還可以在現(xiàn)有工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上對企業(yè)的未來發(fā)展需求與財務(wù)管理方向進(jìn)行全方面分析與判斷，確保企業(yè)可以結(jié)合自身的業(yè)務(wù)類型與管理特點，分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)化管理，助力企業(yè)實現(xiàn)更大的發(fā)展。