財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制問題研究

孫玲玲

（北京京城重工機械有限責任公司，北京 101116）

隨著集團企業(yè)競爭的持續(xù)激烈，企業(yè)的風險更加復(fù)雜，內(nèi)部控制在防范企業(yè)風險中發(fā)揮著重要的作用。我國財務(wù)共享中心起步較晚，在財務(wù)共享執(zhí)行過程中還存在一定問題。對此必須要通過完善內(nèi)部控制來確保財務(wù)共享中心的順利實施。

一、財務(wù)共享與內(nèi)部控制理論概述

財務(wù)共享中心的概念在不同國家有著不同的理解，可將其總體概括為：對擁有多個經(jīng)濟實體的集團進行分子公司集中管理，將分散的財務(wù)、人力等從業(yè)務(wù)單元中剝離，在集團成立專門的機構(gòu)對其進行統(tǒng)一的管理，通過標準化的服務(wù)對資源進行處理，從而實現(xiàn)高效管理與降低人力成本的目的，能夠?qū)崿F(xiàn)價值創(chuàng)造的目標。建立財務(wù)共享中心之后，通過標準化的流程摒棄了復(fù)雜的步驟，提高了工作效率，也增強了集團對分子公司的管控能力。

內(nèi)部控制的建立是為了確保企業(yè)在經(jīng)營過程中合規(guī)合法，確保相關(guān)財務(wù)報告和信息的真實與完整，促進企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。內(nèi)部控制的措施是圍繞企業(yè)的目標展開的，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展目標明確內(nèi)部控制的方向，并對內(nèi)部控制進行分析，完成了各分目標之后，總目標才有實現(xiàn)的可能。

二、財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制關(guān)鍵問題分析

1.內(nèi)部環(huán)境存在的問題

第一，沒有實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的融合。很多集團建立財務(wù)共享中心之后，雖然對財務(wù)共享中心的人員進行了技能方面的培訓，但是財務(wù)共享中心人員的工作停留在對各分子公司的財務(wù)資料進行錄入，缺乏與其他部門的溝通與交流。再加上大多數(shù)集團所經(jīng)營的領(lǐng)域眾多，財務(wù)共享中心的人員沒有充分了解各項業(yè)務(wù)，很難合規(guī)、合理、真實地錄入各類財務(wù)信息。在財務(wù)共享中心建立之前，各分子公司的財務(wù)人員有多年的工作經(jīng)驗，了解本公司的業(yè)務(wù)，能準確地進行財務(wù)處理。但是建立財務(wù)共享中心之后，由于公司的經(jīng)營范圍廣，容易導致財務(wù)共享中心的人員對業(yè)務(wù)判斷錯誤，甚至影響會計信息的真實性，甚至存在財務(wù)舞弊的嫌疑，影響股東的權(quán)益。

第二，財務(wù)共享中心團隊建設(shè)不足。由于大部分集團企業(yè)財務(wù)共享中心建立的時間不長，在財務(wù)共享中心工作中不同人員的工作重點也有所不同，大部分公司建立財務(wù)共享中心，選拔共享中心人員時選拔各分子公司具有良好技能的人員，但是這些高素質(zhì)的員工擔心長期從事簡單、重復(fù)的工作會使其專業(yè)技能衰退，喪失職業(yè)競爭力，導致員工穩(wěn)定性降低，離職率提高。此外，由于財務(wù)共享中心的工作量較大，當共享中心人員熟悉工作之后，就會產(chǎn)生倦怠情緒，影響工作質(zhì)量的提升，還會導致會計差錯頻發(fā)。

2.控制活動存在的問題

第一，業(yè)務(wù)流程存在問題。大部分集團在發(fā)展的過程中不斷拓展新的市場，為了確保各類新的業(yè)務(wù)得到控制，財務(wù)共享中心再不斷研發(fā)新的會計信息系統(tǒng)。但是很多企業(yè)的管理者沒有針對共享中心進行長遠的規(guī)劃，導致財務(wù)共享中心的管理效率低下。以費用報銷為例，大部分集團的分子公司遍布多個區(qū)域，費用報銷頻率高且金額大，每天的費用報銷單據(jù)數(shù)量都極為龐大。財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)量巨大，導致單據(jù)積壓的現(xiàn)象時有發(fā)生[1]。在對原始憑證審核中，財務(wù)共享中心通過影像技術(shù)對報銷憑證初審，為了確保各類憑證的真實性要求，待紙質(zhì)憑證郵寄回公司后還要對紙質(zhì)憑證審核，審核無誤才進行費用報銷，這也導致了費用報銷效率低下的問題。

第二，缺乏對系統(tǒng)的及時維護。集團在發(fā)展過程中，會對公司的制度及管理要求進行修訂。但是在相關(guān)制度調(diào)整之后沒有針對財務(wù)共享中心的信息系統(tǒng)進行及時的維護與更新，沒有更新新的規(guī)定與新的章程，導致部分業(yè)務(wù)還是按照老的辦法進行處理，使得內(nèi)部控制環(huán)節(jié)失效。

3.信息與溝通存在的問題

第一，信息傳遞不完整。集團公司涉及的業(yè)務(wù)活動較為復(fù)雜，根據(jù)不同業(yè)務(wù)合同的要求，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所需要上傳的憑證種類也不同。但是大部分集團的財務(wù)共享中心系統(tǒng)僅對信息進行單向傳輸，由業(yè)務(wù)部門傳向財務(wù)共享中心，而不對財務(wù)信息是否完整負責，導致在后期審計階段經(jīng)常出現(xiàn)缺乏足夠的憑據(jù)，共享中心財務(wù)人員也無法對這一情形作出合理的解釋，只能向經(jīng)辦的業(yè)務(wù)人員了解，這也體現(xiàn)出集團在建設(shè)財務(wù)共享中心的過程中還有很多需要完善的環(huán)節(jié)，需要審核各類憑證的完整性，從而強化財務(wù)共享中心的職能，避免產(chǎn)生不合規(guī)業(yè)務(wù)。

第二，信息傳遞存在滯后。集團企業(yè)的分子公司眾多，部分分子公司可能會向集團總部傳遞信息時存在滯后的現(xiàn)象，例如分子公司申請專利權(quán)之后，通知財務(wù)部轉(zhuǎn)為無形資產(chǎn)，但是可能存在專利權(quán)的申請時間和審核時間跨期現(xiàn)象，集團在確認無形資產(chǎn)方面采用年底統(tǒng)一向科技部詢問確認的方法，但是若集團作為上市公司，上市公司需要按季度提供財務(wù)報告，這導致年底之前無法體現(xiàn)無形資產(chǎn)，存在財務(wù)報告信息失真的現(xiàn)象，不利于投資者做出正確的判斷。

第三，財務(wù)共享中心內(nèi)部的人員溝通不足。目前大部分集團的財務(wù)共享中心沒有形成財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員的溝通機制，溝通存在不足，不能對集團管理起到促進作用。目前大部分集團的財務(wù)共享中心對于不同業(yè)務(wù)所執(zhí)行的合同標準不同，企業(yè)集團的業(yè)務(wù)量巨大，財務(wù)人員對業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的臨時狀況缺乏必要的知情與記錄，影響公司財務(wù)管理水平的提高，主要原因是財務(wù)共享中心內(nèi)部缺乏有效的溝通渠道[2]。財務(wù)人員在了解業(yè)務(wù)問題時，往往先聯(lián)絡(luò)相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負責人，再聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)人員，這樣的做法效率低下，影響會計信息的時效性。同時在財務(wù)共享中心內(nèi)部的溝通也存在一定的障礙，例如，A集團財務(wù)共享中心的員工平均年齡較低，工作經(jīng)驗不足，員工之間缺乏溝通。內(nèi)部上下級之間的溝通也不暢通，上下級之間的溝通往往是對培訓中的溝通，缺乏日常溝通。共享中心的人員在工作中往往只負責單一業(yè)務(wù)，在業(yè)務(wù)流程改變時溝通不足，相關(guān)人員將無法及時發(fā)現(xiàn)可能存在的風險。

4.風險評估存在的問題

第一，信息存在風險。信息方面的風險主要體現(xiàn)在信息準確性的風險。大部分實施財務(wù)共享中心的集團規(guī)模較大，財務(wù)共享中心系統(tǒng)的安全性和保密性建設(shè)也較為充分，且系統(tǒng)內(nèi)的權(quán)限分配較為完善。但是在信息準確性方面還存在不足，傳統(tǒng)管理模式中信息逐級向上傳遞的過程中被多次檢查，經(jīng)驗豐富的財務(wù)人員在發(fā)現(xiàn)問題時可以及時更正，從而解決問題，將可能存在的損失降低。在財務(wù)共享中心的背景下，工作高度集中，共享中心員工負責權(quán)限內(nèi)的工作。例如當付款憑證附件缺失，傳統(tǒng)核算模式下經(jīng)驗豐富的員工在收到付款憑證時會核對合同信息，確保各類信息完整。建立財務(wù)共享中心之后，沒有開展合同瀏覽這類工作，下級員工的失誤可能會導致整個財務(wù)流程的失控。

第二，人員風險。人員風險是財務(wù)共享中心主要的風險，財務(wù)共享中心的財務(wù)核算流程高度標準化，財務(wù)人員數(shù)量銳減，各財務(wù)人員實現(xiàn)了精細化分工，只需要關(guān)注業(yè)務(wù)流中某一環(huán)節(jié)，長此以往會導致財務(wù)人員認為工作枯燥乏味，減少對工作的熱情。同時會計人員的減少導致每個人業(yè)務(wù)量增加，不恰當?shù)墓ぷ靼才艜е鹿蚕碇行娜藛T產(chǎn)生懈怠，長此以往容易引發(fā)風險。在傳統(tǒng)的財務(wù)核算模式下，財務(wù)人員可以做核算也可以做分析。實施財務(wù)共享中心之后，只需要提供標準化的會計信息，大部分人員認為工作較為無聊，容易導致人才的流失和人員技能的降低。

5.內(nèi)部監(jiān)督存在的問題

第一，內(nèi)部審計不到位。例如，A集團內(nèi)部成立了專門的內(nèi)部審計機構(gòu)，隨著財務(wù)共享中心的實施，內(nèi)部審計的工作效率能夠得到有效的提升，通過對財務(wù)共享中心數(shù)據(jù)的實時共享，能夠?qū)嵭懈檶徲?，為管理者提供更有效的?shù)據(jù)支持。但是A集團的分子公司眾多，在建立財務(wù)共享中心之前內(nèi)部審計部門會對各分子公司信息進行審計，但是建立財務(wù)共享中心之后，沒有進行事中審計，還將審計停留在事后審計層面，對各類問題的管理也存在滯后性，最終導致審計的效果大打折扣。

第二，缺乏對憑證的復(fù)核。財務(wù)共享中心采用流程化作業(yè)，在憑證錄入環(huán)節(jié)沒有專門的人員進行評審復(fù)核。財務(wù)人員在處理單據(jù)時，自行判斷各類業(yè)務(wù)流程。由于沒有人員復(fù)核憑證，若錄入差錯就可能會直接影響財務(wù)報告的質(zhì)量。

三、財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制關(guān)鍵問題的對策研究

1.內(nèi)部控制流程優(yōu)化

第一，收入確認流程的再造。目前集團收入確認的流程包括業(yè)務(wù)部門傳遞、財務(wù)部門傳遞、財務(wù)共享中心處理環(huán)節(jié)。在業(yè)務(wù)部門取得訂單后及時和客戶簽訂合同，并通過影像技術(shù)錄入合同信息上傳到共享中心請求開票。共享中心收到開票申請之后，對各類原始憑證初審，識別合同信息的完整性。財務(wù)人員在接受合同后，對合同進行復(fù)核，復(fù)核無誤后進入收款流程。在財務(wù)共享中心接到付款確認信息后，開具發(fā)票并確認收入。關(guān)鍵控制點在于首先要加強對合同的審核，確保各類信息的完整。其次向客戶發(fā)起付款申請時，要督促客戶在合同時間內(nèi)付款。再次，加強對付款金額的核對，若發(fā)生短缺應(yīng)及時與客戶溝通。最后要完善對合同的存檔，及時對合同歸類及存檔，確保審核程序的有效性。

第二，費用報銷流程。例如，A集團對于郵寄來進行報銷的發(fā)票，報銷流程涉及報銷申請人申請、業(yè)務(wù)辦公室審批、財務(wù)共享中心處理環(huán)節(jié)。報銷申請人將發(fā)票通過影像技術(shù)上傳到系統(tǒng)，發(fā)票影像到達業(yè)務(wù)領(lǐng)導辦公室之后，對發(fā)票影像分類，再提交領(lǐng)導審批，審批之后交由財務(wù)初審，財務(wù)初審發(fā)票之后將影像提交至財務(wù)共享中心，由財務(wù)共享中心對發(fā)票進行二次審核，復(fù)核無誤后將發(fā)票納入稅控防偽系統(tǒng)核驗。在A集團的費用報銷流程的關(guān)鍵控制點有：首先加強對業(yè)務(wù)領(lǐng)導對發(fā)票的初審，審核發(fā)票涉及的業(yè)務(wù)是否在報銷范圍。其次要由財務(wù)共享中心對發(fā)票復(fù)審，確保發(fā)票的真實性和合理性、完整性。最后財務(wù)共享中心要對發(fā)票進行整理與歸檔，核對無誤后方可入賬。

2.財務(wù)共享中心系統(tǒng)管理優(yōu)化

第一，縮短系統(tǒng)維護周期。財務(wù)共享中心系統(tǒng)的維護要在公司重大規(guī)則發(fā)生變動時，對相關(guān)的設(shè)置進行調(diào)整，否則將導致業(yè)務(wù)變動時系統(tǒng)維護不及時的現(xiàn)象?；诔杀拘б嬖瓌t，可以設(shè)置固定的系統(tǒng)維護周期，也可以相關(guān)規(guī)則變動才調(diào)整。對于上市公司而言，要按季度出具報表，因此可以在季末財務(wù)報表出具之前對系統(tǒng)進行更新。對于非上市公司而言，在公司重大規(guī)則或制度發(fā)生變動時才對系統(tǒng)進行更新，以節(jié)約成本。

第二，拓寬財務(wù)共享中心的服務(wù)接口，構(gòu)建各部門之間的信息溝通渠道，加強財務(wù)與業(yè)務(wù)的交流與溝通。財務(wù)共享中心在提高了工作效率的同時，也帶來了溝通障礙的弊端。為了消除各部門溝通時間的滯后，應(yīng)該加強部門之間的溝通與交流，建立聯(lián)絡(luò)機制。

3.財務(wù)人員培訓與績效考核優(yōu)化

第一，改善對財務(wù)共享中心人才培養(yǎng)的機制。財務(wù)共享中心在優(yōu)化流程的同時，提高了工作的效率，但是長期高度重復(fù)的工作可能會使財務(wù)人員產(chǎn)生懈怠。對此要加強對人員的培養(yǎng)與職業(yè)道路的規(guī)劃，開展業(yè)務(wù)指導、專業(yè)培訓、系統(tǒng)培訓、團隊建設(shè)、心理健康疏導方面的工作，從而提高財務(wù)共享中心人員的專業(yè)技能和身心健康。財務(wù)共享中心的員工通過不斷學習知識達到積累知識的目標，公司需設(shè)置一定的獎勵機制讓員工主動參與到知識學習中，保證員工具有職業(yè)競爭力，同時對員工進行持續(xù)培養(yǎng)確保其專業(yè)技能的提升[3]。

第二，完善績效激勵體系，提高企業(yè)整體的管理水平。建立符合企業(yè)自身發(fā)展與行業(yè)特點的業(yè)績考核體系，引導員工了解自身的責任，提高風險意識。根據(jù)企業(yè)的特點，將各項指標進行科學的前期評估和后期分析，使各指標和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，從而更好地促進財務(wù)共享中心的發(fā)展。評價指標要實現(xiàn)定量與定性相結(jié)合，使財務(wù)指標與非財務(wù)指標相結(jié)合，使近期指標與遠期指標相結(jié)合。

4.監(jiān)督體制的優(yōu)化

第一，應(yīng)用跟蹤審計模式。目前集團在財務(wù)共享中心中存在信息傳遞滯后的問題，可以借鑒跟蹤審計的模式，將事后審計轉(zhuǎn)變?yōu)楦檶徲?，通過財務(wù)共享中心強大的數(shù)據(jù)處理能力將企業(yè)的各項信息實時傳遞到系統(tǒng)中，由內(nèi)部審計部門對共享中心的系統(tǒng)進行分析，及時跟進與監(jiān)督各項業(yè)務(wù)流程，確保會計信息質(zhì)量的提升。

第二，發(fā)揮獨立董事在內(nèi)部評價中的作用。獨立董事在公司內(nèi)部不能在管理崗位任職，同時要與股東之間沒有利益關(guān)系。由獨立董事對內(nèi)部控制進行評價，能夠更加客觀地發(fā)現(xiàn)風險評估中的問題。公司內(nèi)部評價工作應(yīng)該由熟悉財務(wù)知識的獨立董事牽頭開展，在日常工作中，財務(wù)共享中心要對各項業(yè)務(wù)活動及參與活動過程接受內(nèi)部審計與外部審計的雙重監(jiān)督，獨立董事通過財務(wù)共享中心分析內(nèi)部控制的情況，并通過穿行測試、實地考察、小組討論、訪談等方法，評價內(nèi)部控制是否對公司實現(xiàn)了監(jiān)督作用。

四、對財務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制啟示

財務(wù)共享中心的轉(zhuǎn)型是集團管理轉(zhuǎn)型的重要內(nèi)容，也是財務(wù)集中管理發(fā)展的方向。但是我國大部分企業(yè)的財務(wù)共享中心成立時間還較短。集團公司建立財務(wù)共享中心時，要做到效率與安全的兼顧，有效防范各類風險，要加強對以下幾個方面問題的關(guān)注：

第一，加強對控制環(huán)境的建設(shè)。財務(wù)共享中心的管理要明確內(nèi)部控制的重要性，內(nèi)部控制如果存在缺陷將嚴重影響財務(wù)共享中心的質(zhì)量，對此要將內(nèi)部控制落實到財務(wù)共享中心建設(shè)的方方面面，引入完善的績效考核體系，提高員工的綜合素養(yǎng)。

第二，加強風險識別與評估環(huán)節(jié)。風險存在于財務(wù)共享中心的每一個環(huán)節(jié)，不同的環(huán)節(jié)可能產(chǎn)生不同的風險，要重點關(guān)注信息安全風險和人員風險兩個方面，針對信息風險要對硬件及軟件進行定期更新維護，并進行風險評估，以合理應(yīng)對各類風險。針對人員風險，要設(shè)置合理的績效考評體系與培訓指標來控制。

第三，完善控制活動。財務(wù)信息在傳遞方面存在一定的問題可能會導致風險擴大，對此要實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的科學化，提高財務(wù)共享中心的管理水平。在設(shè)置各項控制活動時，要關(guān)注不同控制節(jié)點的審核職能，及時對系統(tǒng)進行維護與更新，強化共享中心的合規(guī)性，防止風險的產(chǎn)生。

五、結(jié)語

隨著經(jīng)濟全球化的加速，企業(yè)的規(guī)模越來越大，出現(xiàn)了越來越多的集團企業(yè)，集團難以對分子公司進行有效的管控。對此，企業(yè)集團需要將財務(wù)管理由傳統(tǒng)的分散式管理向財務(wù)共享中心轉(zhuǎn)型。通過建設(shè)財務(wù)共享中心提升會計信息質(zhì)量，幫助企業(yè)的領(lǐng)導者做出更為正確的決策。在財務(wù)共享中心成立后，企業(yè)的內(nèi)部控制也要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)對企業(yè)風險的有效防控。