淺談總賬系統(tǒng)在醫(yī)院財(cái)務(wù)的實(shí)際應(yīng)用

孫瑩

【摘要】根據(jù)醫(yī)療行業(yè)頒布的《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》，目前醫(yī)院收入業(yè)務(wù)流程復(fù)雜、分類較多、業(yè)務(wù)量大、賬期也很長(zhǎng)，財(cái)務(wù)信息化軟件的應(yīng)用，推進(jìn)了醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化的進(jìn)步和發(fā)展，是醫(yī)院財(cái)務(wù)與信息技術(shù)的結(jié)合。它的結(jié)合是信息化社會(huì)對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)信息管理的必要舉措，本篇主要根據(jù)醫(yī)院實(shí)際運(yùn)用談?wù)勜?cái)務(wù)信息化軟件中的總賬系統(tǒng)，它是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的核心和基礎(chǔ)，是醫(yī)院財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)最基本和最關(guān)鍵的內(nèi)容，所有其他財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)子系統(tǒng)有關(guān)的數(shù)據(jù)最終都要匯聚到總賬系統(tǒng)，從而生成完整的會(huì)計(jì)賬簿。

【關(guān)鍵詞】總賬系統(tǒng);醫(yī)院財(cái)務(wù);實(shí)際應(yīng)用

隨著醫(yī)院信息化的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)信息化也早已在醫(yī)院實(shí)施?？傎~系統(tǒng)屬于財(cái)務(wù)軟件核心系統(tǒng)，它是用憑證處理作為主線，該系統(tǒng)具備了憑證處理、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬、結(jié)轉(zhuǎn)損益等會(huì)計(jì)核算功能，以及往來(lái)核算、現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)管理功能?？傎~系統(tǒng)通過(guò)其強(qiáng)大核算功能，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)業(yè)務(wù)方面的精細(xì)化運(yùn)算，提供了豐富的賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表，從而幫助管理者及時(shí)掌握醫(yī)院財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的情況。

傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)的缺點(diǎn)是顯而易見(jiàn)的，財(cái)務(wù)核算處理環(huán)節(jié)特別多，處理的內(nèi)容又相對(duì)較為分散，流程上重復(fù)的地方也很多，核對(duì)數(shù)據(jù)的工作復(fù)雜。在信息化未進(jìn)入財(cái)務(wù)核算的時(shí)代，每一項(xiàng)財(cái)務(wù)工作處理周期都非常長(zhǎng)，信息上的傳遞和反饋都很慢，財(cái)務(wù)報(bào)告的時(shí)效性就無(wú)法得到相應(yīng)的保證。隨著社會(huì)生產(chǎn)力水平不斷提高、信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)已經(jīng)根本不適應(yīng)會(huì)計(jì)環(huán)境的變化，而醫(yī)院信息化財(cái)務(wù)軟件的不斷進(jìn)步，也就是一個(gè)必然的趨勢(shì)。下面我就財(cái)務(wù)軟件中的總賬系統(tǒng)談?wù)勗卺t(yī)院環(huán)境中的實(shí)際應(yīng)用。

一、總賬系統(tǒng)在醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化日常業(yè)務(wù)中的實(shí)際操作

總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)主要是填制憑證、出納簽字、主任簽字、憑證審核查詢及打印、記賬、賬簿查詢及打印、結(jié)賬和關(guān)賬等功能。這里我們主要講講填寫憑證這一環(huán)節(jié)、畢竟這是所有數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)來(lái)源，其包括填寫憑證的類別、憑賬號(hào)、日期、摘要、科目、輔助信息、金額、附單據(jù)數(shù)，務(wù)必要仔細(xì)填入，才能保證總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

在醫(yī)院里，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，我們?cè)谙到y(tǒng)中將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來(lái)，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用，這樣就大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。當(dāng)然，會(huì)計(jì)在填制憑證時(shí)會(huì)出現(xiàn)漏錄某張憑證的情況，出現(xiàn)人為疏忽的情況下，我們可以通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)錄會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)在填制憑證時(shí)經(jīng)常會(huì)同時(shí)做一類憑證，例如報(bào)銷業(yè)務(wù)，相同業(yè)務(wù)的憑證格式內(nèi)容基本相同，我們可以在完成一張憑證后，復(fù)制生成新的憑證，再加以調(diào)整即可完成新憑證的填制，提高填制憑證的效率。另外會(huì)計(jì)在填制憑證填寫到一半時(shí)被其他事情打斷，不能繼續(xù)完成憑證的填制，放棄很可惜，我們可以通過(guò)憑證草稿保存和憑證草稿引入功能就可以解決這樣的問(wèn)題。對(duì)于錯(cuò)誤的憑證，如果需要保留痕跡，可以在憑證上標(biāo)記作廢標(biāo)志，對(duì)于不需要保留痕跡的，可以將作廢憑證刪除，即整理憑證。如果需要恢復(fù)為正常憑證，可以對(duì)作廢憑證進(jìn)行恢復(fù)。當(dāng)然，關(guān)于這個(gè)作廢憑證功能，我們的信息系統(tǒng)管理員會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)操作人員進(jìn)行權(quán)限限制，對(duì)操作員是否可以作廢他人的憑證設(shè)定權(quán)限。此外我們還可以對(duì)憑證進(jìn)行沖銷操作。

二、總賬系統(tǒng)在醫(yī)院內(nèi)面對(duì)各個(gè)角色提供的實(shí)際應(yīng)用功能

1.總賬系統(tǒng)為醫(yī)院財(cái)務(wù)科主任提供財(cái)務(wù)主任簽字、憑證審核、賬簿及輔助賬簿查詢、現(xiàn)金流量查詢等功能。

2.對(duì)于負(fù)責(zé)日常核算工作的、編制各類財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)以及資產(chǎn)管理的會(huì)計(jì)，總賬系統(tǒng)提供填制憑證、憑證和賬簿打印、記賬、結(jié)賬、賬簿及輔助賬簿查詢、現(xiàn)金流量查詢等功能。

3.而給出納會(huì)計(jì)的則有出納簽字、資金日?qǐng)?bào)、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、銀行對(duì)賬及支票管理的功能。

三、總賬系統(tǒng)各個(gè)功能模塊的實(shí)際意義

總賬系統(tǒng)功能的應(yīng)用，在各個(gè)方面極大的提高了工作人員的效率，并能及時(shí)避免一些手工賬目的出錯(cuò)幾率。

1.財(cái)務(wù)人員通過(guò)查詢現(xiàn)金、銀行日記賬、銀行對(duì)賬、查詢對(duì)賬勾對(duì)情況、審計(jì)未達(dá)賬，掌握現(xiàn)金的流動(dòng)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符、賬證不符、賬賬不符現(xiàn)象。

2.一定會(huì)計(jì)期間，醫(yī)院通過(guò)一定的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、籌資活動(dòng)和非經(jīng)常性項(xiàng)目等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而產(chǎn)生的現(xiàn)金流入、現(xiàn)金流出及其總量情況，我們統(tǒng)稱為醫(yī)院現(xiàn)金流量。現(xiàn)金流量表的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員對(duì)資金的追蹤管理，會(huì)計(jì)人員制定現(xiàn)金流量科目后，系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)時(shí)生成現(xiàn)金流量明細(xì)表、現(xiàn)金流量統(tǒng)計(jì)表，向財(cái)務(wù)科主任提供一定期間內(nèi)現(xiàn)金流入和現(xiàn)金流出的信息，以便及時(shí)了解和評(píng)價(jià)醫(yī)院獲得現(xiàn)金的能力，預(yù)測(cè)醫(yī)院的未來(lái)現(xiàn)金流量情況。

3.總賬系統(tǒng)可以滿足不同崗位的會(huì)計(jì)人員處理日常業(yè)務(wù)的需求，系統(tǒng)可以自動(dòng)編制收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證，自動(dòng)進(jìn)行期末記賬與結(jié)賬，自動(dòng)形成總分類賬、明細(xì)分類賬和財(cái)務(wù)報(bào)表，自動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。

4. 高效全過(guò)程的自動(dòng)化核算流程，進(jìn)一步挖掘內(nèi)部資源。自動(dòng)化核算保證了財(cái)務(wù)工作人員能準(zhǔn)確和迅速進(jìn)行核算工作，同時(shí)我們財(cái)務(wù)工作人員也可以從繁雜的財(cái)務(wù)信息記錄、核算工作中解脫出來(lái)，投入更多的精力在財(cái)務(wù)分析和決策領(lǐng)域，財(cái)務(wù)工作由核算型向核算管理型轉(zhuǎn)移，核算流程中的各個(gè)角色獲取及時(shí)、完整、一致、準(zhǔn)確的帳簿數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)進(jìn)行事中控制。進(jìn)一步參與醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理，在控制、決策、分析和考評(píng)等方面發(fā)揮更大的作用。

四、總賬系統(tǒng)的輔助核算功能

除了這些功能外，該系統(tǒng)還提供了輔助核算功能，輔助核算是對(duì)賬務(wù)處理的一種補(bǔ)充，即實(shí)現(xiàn)更廣泛的賬務(wù)處理，以適應(yīng)單位管理和決策的需要。輔助核算是會(huì)計(jì)科目的一種延伸，設(shè)置某科目有相應(yīng)的輔助核算后，相當(dāng)于設(shè)置了科目按輔助核算進(jìn)行更為明細(xì)的核算。目前醫(yī)院提供的輔助核算在收入方面有藥品售價(jià)輔助核算、收入票據(jù)管理和輔助登記等應(yīng)用。在支出方面，則包括了科教項(xiàng)目的定額核算、醫(yī)療耗材的管理和核算、醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)基金的核算以及支出經(jīng)濟(jì)分類核算的應(yīng)用。

五、總結(jié)

總賬系統(tǒng)在會(huì)計(jì)電算化中的作用是舉足輕重的，我們只有熟練掌握了總賬系統(tǒng)的全流程、細(xì)致的進(jìn)行總賬系統(tǒng)實(shí)際操作，才能為醫(yī)院的財(cái)務(wù)科提供真實(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、確保報(bào)表與憑證更加規(guī)范，不斷提高財(cái)務(wù)管理決策能力和醫(yī)院管理水平。