智慧辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用

文｜張 忠

目前企業(yè)在進(jìn)行智慧辦公系統(tǒng)建設(shè)的過程中，已經(jīng)采用了自動化等技術(shù)，提高了系統(tǒng)運(yùn)行水平。將工作流概念運(yùn)用到系統(tǒng)建設(shè)的各個環(huán)節(jié)中，可以保證內(nèi)部人員能夠?qū)λ械男畔⑦M(jìn)行實時共享，且共享形式更加便捷。所有部門的人員都可以協(xié)調(diào)開展工作，提高了工作的開展效率。企業(yè)對原有的手工辦公形式進(jìn)行了改良，通過對辦公系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位的采集和處理，為決策管理工作的開展提供了科學(xué)的依據(jù)。本文就智慧辦公系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用進(jìn)行相關(guān)的分析和探討。

一、智慧辦公系統(tǒng)的應(yīng)用特點(diǎn)及主要功能

（一）應(yīng)用特點(diǎn)

目前在企業(yè)發(fā)展的過程中，總院和下屬企業(yè)之間的設(shè)置比較分散，各個層級和部門之間的配合力度不強(qiáng)。在進(jìn)行信息數(shù)據(jù)交流時存在一定的難度，也無法提高業(yè)務(wù)辦理的質(zhì)量。這導(dǎo)致各個層級之間的辦公效率比較低，且存在較多的問題。要想提高企業(yè)總院和下屬部門及各個單位之間的信息交流速度，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策工作提供有效的數(shù)據(jù)支持。需要利用已有的網(wǎng)絡(luò)條件，構(gòu)建智慧辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)各個部門之間的配合和資源共享，對信息脫節(jié)等現(xiàn)象進(jìn)行全面消除。

（二）主要功能

在進(jìn)行智慧辦公系統(tǒng)建設(shè)的過程中，需要借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件平臺，發(fā)布企業(yè)的文件，實現(xiàn)輔助和協(xié)同辦公，并且為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供支持。在進(jìn)行一體化智慧辦公系統(tǒng)的構(gòu)建時，企業(yè)的工作人員只需要通過釘釘電腦端/ 手機(jī)端登錄智慧辦公系統(tǒng)，就可以對企業(yè)內(nèi)部所有的事項進(jìn)行全面的辦公和流程審批處理。智慧辦公系統(tǒng)還存在待辦事宜的動態(tài)提醒功能，下屬單位也可以通過智慧辦公系統(tǒng)接收企業(yè)文件和通知、請假等。各個層級和各個部門都可以通過這項系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)同辦公，還可以對現(xiàn)有的資源進(jìn)行共享，提高了辦公的效率和實時性。系統(tǒng)在建設(shè)時，主要存在黨建、企業(yè)、業(yè)務(wù)、知識門戶，人力資源和綜合管理、文檔管理、任務(wù)管理、考勤管理、檔案管理、財務(wù)管理借款、報銷、信息平臺發(fā)布等功能。在進(jìn)行人力資源管理時，主要是對人力資源進(jìn)行控制，這項功能覆蓋了企業(yè)所有部門的人事檔案以及工作人員的工資統(tǒng)計和人事招聘、人事報表統(tǒng)計的內(nèi)容。在對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集和處理的過程中，可以為績效考核工作的開展提供有效的支持，這個模塊包含了任務(wù)管理和部門任務(wù)管理?？记诠芾砟K的建設(shè)，可以減少管理人員的工作量，并且對管理工作進(jìn)行規(guī)范。企業(yè)的工作人員請假和休假以及出差，都要通過這個模塊開展管理工作；還可以利用這個模塊對考勤信息進(jìn)行查詢，從而對考勤數(shù)據(jù)信息進(jìn)行控制和管理。在進(jìn)行檔案管理模塊構(gòu)建時，可以對所有的檔案資料進(jìn)行有效的借閱，在系統(tǒng)中開放的檔案資料存在查詢功能。在對檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)管理時，主要存在資料的查詢和借閱以及下屬單位的資料管理、基礎(chǔ)測繪成果的購買申請等功能。在對借款報銷進(jìn)行管理時，可以提高財務(wù)管理水平、規(guī)范工作流程、縮短報銷和借款的時間、提高工作的效率。這個模塊的應(yīng)用，可以對企業(yè)所有的資金進(jìn)行有效的管控，主要包含了借款管理和差旅費(fèi)報銷管理等內(nèi)容。在進(jìn)行信息平臺發(fā)布時，企業(yè)要做好網(wǎng)站和釘釘公眾號的建設(shè)，要第一時間發(fā)布企業(yè)的最新動態(tài)和新聞信息，并且對資訊進(jìn)行全面的分享，為工作人員提供更好的服務(wù)。在對信息的發(fā)布和審批進(jìn)行統(tǒng)一管理時，相關(guān)模塊包含了網(wǎng)站信息的發(fā)布和釘釘平臺信息的發(fā)布的功能。

二、智慧辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用效果

（一）提高工作的便捷性

傳統(tǒng)的企業(yè)辦公形式是利用紙質(zhì)文件開展相關(guān)工作，企業(yè)各個部門都要通過跑簽的方式對文件進(jìn)行審批和處理，各級領(lǐng)導(dǎo)逐一簽字審批之后，由院領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行總審批和決策。企業(yè)總院和下屬單位分布在不同的區(qū)域，距離比較遠(yuǎn)，經(jīng)常會出現(xiàn)因領(lǐng)導(dǎo)開會和出差等情況，而延長了文件的審批和處理時間。如果無法在最短的時間對文件進(jìn)行報送，就無法對文件中存在的各項問題進(jìn)行及時的糾錯，會降低審批工作的開展效率。在進(jìn)行智慧辦公系統(tǒng)應(yīng)用時，只需要登錄智慧辦公系統(tǒng)，就可以按照固定的流程對文件進(jìn)行審批，工作人員需要填寫表單中的所有信息，并且按照事先設(shè)定好的流程，對文件進(jìn)行自動的流轉(zhuǎn)。不同的流程需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求，對條件進(jìn)行定義，文件流轉(zhuǎn)到不同審批節(jié)點(diǎn)之后，可以進(jìn)行線上審批。即使審批人員不在單位，也可以利用手機(jī)或電腦等設(shè)備登錄智慧辦公系統(tǒng)，對文件進(jìn)行審批。工作人員需要對審批流程進(jìn)行實時的觀察，并且對各個節(jié)點(diǎn)的審批時間和審批流程結(jié)束時的辦理事項進(jìn)行全面的跟蹤，避免在審批時延誤時間。這項系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅降低了人力物力資源的投入力度，還可以提高辦公效率。系統(tǒng)的建設(shè)是對紙質(zhì)文件進(jìn)行電子化的處理，可以將人事檔案和公文以及日常事務(wù)的申請表單等，根據(jù)不同的角色設(shè)置不同的用戶權(quán)限，用戶在登錄系統(tǒng)時，可以通過權(quán)限對身份進(jìn)行驗證，利用這項系統(tǒng)對日常工作所需的文件和資料進(jìn)行全面的查詢。在進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用時，還存在報表統(tǒng)計和查詢等功能，各級人員都可以根據(jù)自身的業(yè)務(wù)情況，對所有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總和查詢。例如考勤管理人員可以對工作人員的考勤記錄進(jìn)行查詢和制定，繪制工資統(tǒng)計報表之后，領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)這個報表對各個單位的工資情況進(jìn)行全面的掌握，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)等問題。

（二）構(gòu)建智慧辦公系統(tǒng)移動端

在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的過程中，手機(jī)和平板電腦等設(shè)備的普及力度更強(qiáng)，利用無線網(wǎng)絡(luò)釘釘就可以進(jìn)行手機(jī)和平板電腦設(shè)備的使用。在進(jìn)行移動互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)應(yīng)用時，信息的交互模式已經(jīng)發(fā)生了巨大的改變，移動端辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，已經(jīng)成為整個行業(yè)的發(fā)展趨勢。在進(jìn)行移動端辦公系統(tǒng)建設(shè)時，可以實現(xiàn)動態(tài)的移動辦公，企業(yè)各個部門和各個單位在開展工作時，不再受環(huán)境的限制。因為企業(yè)大多數(shù)下屬單位遠(yuǎn)離本部，管理人員在外出和出差時，都可以利用釘釘移動端登錄智慧辦公系統(tǒng)，對企業(yè)的發(fā)展情況進(jìn)行實時了解，還可以對公文和業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，促進(jìn)了企業(yè)的健康發(fā)展。

（三）定制開發(fā)智慧辦公系統(tǒng)

在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計的過程中，需要根據(jù)企業(yè)的個性化需求，對系統(tǒng)的功能和產(chǎn)品進(jìn)行研發(fā)，確保企業(yè)能夠找到符合自身需求的產(chǎn)品。但因為定制項目的實施周期比較長，需要投入更多的資金，因此企業(yè)要加強(qiáng)系統(tǒng)的管理。在進(jìn)行系統(tǒng)定制開發(fā)時，可以在平臺化的產(chǎn)品基礎(chǔ)上，選擇合適的生產(chǎn)商。系統(tǒng)的定制開發(fā)存在一定風(fēng)險，但這種平臺化的產(chǎn)品擁有二次開發(fā)和拓展的能力，同時企業(yè)可以享受生產(chǎn)商后續(xù)的服務(wù)，可以對產(chǎn)品進(jìn)行升級。如果企業(yè)在進(jìn)行定制和開發(fā)時，涉及的內(nèi)容比較多，就需要投入更多的時間和精力。因此企業(yè)要根據(jù)生產(chǎn)商的開發(fā)情況，對自身的發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，要與生產(chǎn)商進(jìn)行配合，才能完善系統(tǒng)的功能，確保系統(tǒng)在使用時，能夠發(fā)揮更大的作用。在進(jìn)行產(chǎn)品功能實施時，生產(chǎn)商可以在現(xiàn)有系統(tǒng)基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶的需求對其進(jìn)行拓展和完善。但單純的依賴生產(chǎn)商的更新，無法對系統(tǒng)問題進(jìn)行全面的解決，需要保證系統(tǒng)在運(yùn)行時，能夠滿足后續(xù)變化的需求，提高整體的應(yīng)用效果。對于大型企業(yè)的發(fā)展來說，因為企業(yè)的規(guī)模比較大，涉及的部門和工作流程比較多，甚至存在異地的分支結(jié)構(gòu)。在進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)建時，要對原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行全面了解，在此基礎(chǔ)上對現(xiàn)有的系統(tǒng)功能進(jìn)行完善和優(yōu)化，才能促進(jìn)系統(tǒng)的規(guī)范化發(fā)展。企業(yè)在進(jìn)行系統(tǒng)選擇時，需要選用安全性更好、性能更加良好的辦公軟件產(chǎn)品，才能提高管理工作的開展效率。通過這項系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部所有的問題進(jìn)行全面的控制和解決，進(jìn)一步減少建設(shè)的成本。因為這項系統(tǒng)融合了企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，因此系統(tǒng)的使用更加頻繁，企業(yè)的工作人員對這項系統(tǒng)存在更高的依賴性。利用這項系統(tǒng)對企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行集成化處理，需要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)模式的變化對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)功能進(jìn)行升級，或者將業(yè)務(wù)系統(tǒng)從智慧辦公系統(tǒng)中分離出來，利用專門的軟件對其進(jìn)行處理。

企業(yè)在進(jìn)行智慧辦公系統(tǒng)建設(shè)的過程中，可以與整個世界進(jìn)行聯(lián)系。企業(yè)的工作人員可以在網(wǎng)絡(luò)上查找資料，了解市場的行情，發(fā)掘潛在的客戶，還可以與合作伙伴進(jìn)行密切的聯(lián)系。企業(yè)也可以通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布相應(yīng)的信息，例如企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍和生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績等，對自身進(jìn)行宣傳和介紹。相關(guān)系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中，具備更多的優(yōu)勢，可以根據(jù)使用對象提供不同的功能。在進(jìn)行系統(tǒng)研發(fā)的過程中，要引進(jìn)更多先進(jìn)的技術(shù)，提高系統(tǒng)的智能化運(yùn)行水平，才能促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。