基于財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理

齊春慧

(廣東智能財(cái)稅數(shù)據(jù)科技發(fā)展有限公司，廣東 廣州 510630)

伴隨著我國(guó)企業(yè)集團(tuán)等國(guó)際化程度不斷攀升，積極加強(qiáng)信息化建設(shè)進(jìn)程，逐漸擴(kuò)大自身經(jīng)營(yíng)規(guī)模，在其財(cái)務(wù)管理的需求下財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)運(yùn)而生，在其不斷完善和應(yīng)用下，成為眾多大型跨國(guó)公司和國(guó)產(chǎn)集團(tuán)企業(yè)關(guān)注和青睞的財(cái)務(wù)共享新體系[1]。而財(cái)務(wù)共享模式是將不同企業(yè)中重疊的財(cái)務(wù)工作全部抽取，繼而將采集的工作集中到財(cái)務(wù)共享中心展開綜合處置。2015年12月中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)發(fā)布修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，自2016年1月1日起正式施行，由此也給予了電子檔案的法律效力[2-3]。通過(guò)將重復(fù)的財(cái)務(wù)匯總到財(cái)務(wù)共享中心可將財(cái)務(wù)報(bào)銷、記錄、歸檔以及銷賬等關(guān)鍵環(huán)節(jié)更加簡(jiǎn)潔和便捷，對(duì)于提高我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率具有積極的促進(jìn)作用，從而推動(dòng)電子檔案的線上使用人數(shù)。

一、財(cái)務(wù)共享的基本含義

財(cái)務(wù)管理是各企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的重要環(huán)節(jié)之一，各企業(yè)在實(shí)際的發(fā)展進(jìn)程中必須順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求等不斷提升自身綜合競(jìng)爭(zhēng)力，從而確保各企業(yè)不論是生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)還是銷售環(huán)節(jié)均能符合發(fā)展需求[4]。由此可見(jiàn)，企業(yè)財(cái)務(wù)管理不能單單依靠于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，而需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新和完善，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中所涉及的內(nèi)容之寬泛，只有不斷創(chuàng)新方可提高自身的財(cái)務(wù)管理水平，由此財(cái)務(wù)共享新模式衍生而出[5]。財(cái)務(wù)共享是將企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息更為科學(xué)、合理、規(guī)范的進(jìn)行管理，從而將其中有效的信息資源進(jìn)行連接和整合，從而結(jié)合企業(yè)發(fā)展方向不斷融入到財(cái)務(wù)管理工作中。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用也代表著企業(yè)的全面提升和進(jìn)步，對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的開展具有重要意義，使得經(jīng)濟(jì)換成本得到較好的控制，減少不必要的時(shí)間和精力投入。

二、財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理的特征

電子會(huì)計(jì)檔案管理是集會(huì)計(jì)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及銀企直系統(tǒng)為一體的管理方式，從而對(duì)信息資源進(jìn)行全面、規(guī)范的采集、總結(jié)、分析和匯總，其主要表現(xiàn)在以下三點(diǎn)特征。

1.實(shí)效性

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式無(wú)法真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)更新，而當(dāng)企業(yè)在財(cái)務(wù)共享應(yīng)用下，可對(duì)原始的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合并上傳至云平臺(tái)中，從而在電子系統(tǒng)的操作和運(yùn)作下形成不同類別的準(zhǔn)確財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，其報(bào)表內(nèi)容為企業(yè)重大決策提供了重要的參考依據(jù)。比如，在費(fèi)用報(bào)銷欄中，當(dāng)企業(yè)職工在出差中信用卡所使用的所有費(fèi)用會(huì)直接上傳至云平臺(tái)中。當(dāng)企業(yè)職工根據(jù)不同的消費(fèi)內(nèi)容選擇不同的報(bào)銷模塊，繼而可通過(guò)不同消費(fèi)內(nèi)容的金額和內(nèi)容等展開核查，其費(fèi)用明細(xì)相同情況下，其信息數(shù)據(jù)則直接上傳至銀行服務(wù)系統(tǒng)中直接對(duì)費(fèi)用進(jìn)行支出，同時(shí)形成相應(yīng)的電子憑證，保證企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)效性[6]。

2.便捷性

各企業(yè)在財(cái)務(wù)管理工作中可利用影像系統(tǒng)對(duì)不同數(shù)據(jù)信息展開收集和整合，繼而將收集的數(shù)據(jù)信息全部上傳至財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中，在此過(guò)程中，企業(yè)財(cái)務(wù)可通過(guò)云平臺(tái)控制會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)(金蝶、SAP、用友等)對(duì)收集的多種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、有效的掃描，同時(shí)對(duì)收集的原始數(shù)據(jù)和憑證等進(jìn)行相應(yīng)的處理進(jìn)而生成電子會(huì)計(jì)憑證、不同類別財(cái)務(wù)報(bào)表(多欄式明細(xì)賬單、明細(xì)表以及現(xiàn)金報(bào)表等)、利潤(rùn)表以及現(xiàn)金流量表等[7]?；谪?cái)務(wù)共享模式，各企業(yè)與銀行之間的關(guān)系也呈現(xiàn)出質(zhì)的轉(zhuǎn)變，企業(yè)可直接從銀行處獲取電子回執(zhí)單，并且將電子回執(zhí)單生成電子憑證，從而為財(cái)務(wù)管理工作提供便捷。

3.高效性

企業(yè)在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享體系下可更多直接的收集電子檔案，并且對(duì)收集的信心數(shù)據(jù)進(jìn)行合理、科學(xué)的總結(jié)和分析，具備實(shí)效性和便捷性。 傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作中，需要企業(yè)投入極大的精力和時(shí)間，從而導(dǎo)致人力成本增加，工作質(zhì)量和效率顯著下滑[8]。而為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理一體化，可積極引進(jìn)財(cái)務(wù)共享體系進(jìn)行管理，從而使得企業(yè)各部門之間緊密聯(lián)系、相互制衡，真正意義上實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息共享。

三、會(huì)計(jì)檔案環(huán)境的變化

1.電子會(huì)計(jì)檔案

隨著財(cái)務(wù)共享模式的衍生和應(yīng)用，使得我國(guó)各企業(yè)財(cái)務(wù)體制從經(jīng)營(yíng)實(shí)體的屬地化管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楫惖刎?cái)務(wù)共享中心管理模式。在此種轉(zhuǎn)變情況下，財(cái)務(wù)管理人員也從傳統(tǒng)的工作模式逐漸依靠于影像系統(tǒng)所傳遞的影像數(shù)據(jù)展開相應(yīng)的管理工作，從而減少了紙質(zhì)檔案管理的誤差性，增加了檔案管理的便捷度和有效性[9]。

2.會(huì)計(jì)形成過(guò)程

會(huì)計(jì)形成的過(guò)程相對(duì)較長(zhǎng)從而也導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)間鏈條不斷延長(zhǎng)，上述我們提出了現(xiàn)階段基于財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用，我國(guó)各企業(yè)財(cái)務(wù)體制從經(jīng)營(yíng)實(shí)體的屬地化管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楫惖刎?cái)務(wù)共享中心管理模式，以上整個(gè)過(guò)程也極為繁復(fù)且漫長(zhǎng)[10]。在此轉(zhuǎn)變的期間，也會(huì)有不同的角色和內(nèi)容摻雜其中，由此出現(xiàn)了交叉現(xiàn)象導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作更加得復(fù)雜和多樣。

四、基于財(cái)務(wù)共享模式的會(huì)計(jì)檔案管理

1.會(huì)計(jì)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

電子會(huì)計(jì)檔案具有便捷易于保存的特點(diǎn)，因此也逐漸成為檔案管理的必然趨勢(shì)，對(duì)于會(huì)計(jì)行業(yè)的從業(yè)者來(lái)說(shuō)將紙質(zhì)化的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理更為適宜。在異地財(cái)務(wù)共享中心管理模式的應(yīng)用下，其收集的信息數(shù)據(jù)等應(yīng)當(dāng)確保其合法性、科學(xué)性和有效性并符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)部分和原始處理不同的會(huì)計(jì)檔案等應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況制定新標(biāo)準(zhǔn)以及風(fēng)險(xiǎn)防控措施，從而確保財(cái)務(wù)共享中心的會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)效性。

2.流程化和標(biāo)準(zhǔn)化

基于財(cái)務(wù)共享模式的廣泛應(yīng)用，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和流程化不斷提高，當(dāng)會(huì)計(jì)檔案管理工作轉(zhuǎn)換為異地財(cái)務(wù)共享中心管理模式前，其工作流程和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展。同時(shí)為了有效地規(guī)避會(huì)計(jì)檔案整理工作中發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的幾率，在會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題或者差錯(cuò)時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化和完善，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

3.集中化管理

各企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際管理工作中，首先需要就內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題進(jìn)行預(yù)估并制定相應(yīng)的解決措施。針對(duì)于此，企業(yè)可將全部的檔案展開集中化管理，在提高檔案管理質(zhì)量和流程的同時(shí)可顯著提升財(cái)務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量。在此過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案在進(jìn)行信息整合時(shí)需要注重資料的分類，確保其符合不同類型工作的實(shí)際需求，提高工作效率。

五、會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化策略

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，若要提高會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率不僅需要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制措施，還需要企業(yè)結(jié)合實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理制度和約束機(jī)制，與此同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)管理人員的工作責(zé)任感，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。并且我國(guó)有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的監(jiān)管力度，在政府權(quán)力監(jiān)督的主體責(zé)任下充分發(fā)揮會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)師事務(wù)所的真正效能，從而提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1.會(huì)計(jì)檔案科學(xué)分類

在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況在注重會(huì)計(jì)檔案管理的保護(hù)工作的同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分門別類管理。針對(duì)于企業(yè)應(yīng)當(dāng)具備合理分類的相關(guān)意識(shí)，從而減少差錯(cuò)率提高財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量。其分類體系應(yīng)當(dāng)合理、科學(xué)，且聯(lián)系緊密的檔案應(yīng)當(dāng)放置于鄰近位置從而確保會(huì)計(jì)檔案的關(guān)聯(lián)性。

2.強(qiáng)化內(nèi)部質(zhì)量管理職能

各企業(yè)在加強(qiáng)內(nèi)部管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)更加重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的監(jiān)管力度，從而提高會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率?，F(xiàn)階段，電子會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)檔案相互依存，且兩者之間需要保持一致性，在相關(guān)部門肯定和許可下，電子會(huì)計(jì)檔案逐漸成為首選，而將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案作為其補(bǔ)充說(shuō)明進(jìn)行使用。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量來(lái)說(shuō)，其管理人員的綜合素質(zhì)與其質(zhì)量有著直接的聯(lián)系。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明法律法規(guī)，做好檔案的保密工作，在日常的工作中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循相關(guān)的規(guī)章制度，遵法守法。企業(yè)定期為會(huì)計(jì)檔案管理人員展開相關(guān)培訓(xùn)，其內(nèi)容主要針對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能提升，每次培訓(xùn)后均接受考核，并將考核成績(jī)納入到績(jī)效考核中，激發(fā)工作人員的工作積極性和責(zé)任感，提高工作質(zhì)量減少失誤發(fā)生率。

六、基于財(cái)務(wù)共享模式下電子會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.檔案明確分類，提高管理精準(zhǔn)化

會(huì)計(jì)傳統(tǒng)的對(duì)單據(jù)的手工記賬模式無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需求，而財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用下電子會(huì)計(jì)檔案管理更為便捷、直觀。在財(cái)務(wù)共享模式下，票據(jù)以及發(fā)票等均可掃描上傳至財(cái)務(wù)共享中心，繼而由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)單據(jù)和發(fā)票等進(jìn)行分類，從而減少了因人工所造成的誤差，不僅提高會(huì)計(jì)管理的效率也確保了其質(zhì)量。

2.實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案屬于靜態(tài)管理，其檔案制定后無(wú)法進(jìn)行更改，而電子會(huì)計(jì)檔案管理剛好彌補(bǔ)了這一缺陷。電子會(huì)計(jì)檔案其保存方式便捷，且可獨(dú)立存在并與其相關(guān)的信息數(shù)據(jù)不斷連接，同時(shí)可通過(guò)云平臺(tái)將收集的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合生成不同類別的報(bào)表，為企業(yè)的發(fā)展決策提供參考。在電子檔案管理中，任一數(shù)據(jù)的更新將會(huì)將其相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，確保了信息數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。

3.云端處理信息數(shù)據(jù)

伴隨著我國(guó)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下使得電子檔案會(huì)計(jì)的優(yōu)勢(shì)得以更好地發(fā)揮，尤其以云平臺(tái)數(shù)據(jù)處理技術(shù)最為優(yōu)質(zhì)，從而大幅減少紙質(zhì)檔案的使用頻率，同時(shí)在電子會(huì)計(jì)檔案下使得信息數(shù)據(jù)的檢索更為便捷，由此提高電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。

4.降低企業(yè)信息傳遞成本

在財(cái)務(wù)共享模式下電子會(huì)計(jì)檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展可顯著減少對(duì)企業(yè)信息的傳遞成本，顯著提高了信息儲(chǔ)存的保密性和安全性。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，因此要傳遞信息時(shí)，可將檔案進(jìn)行復(fù)印，不僅增加了傳遞成本也不利于檔案信息保密性。在電子會(huì)計(jì)檔案的管理下進(jìn)行信息傳遞時(shí)可直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)上傳至云平臺(tái)，不受外界因素的影響，更加利于保存；然而電子會(huì)計(jì)檔案的保存也存在著一定的安全問(wèn)題，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好檔案的備份工作，請(qǐng)專業(yè)人員設(shè)立防火墻，避免病毒侵入導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案流失或者受損。

七、基于財(cái)務(wù)共享模式下電子會(huì)計(jì)檔案管理的思考

針對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的整理需要結(jié)合其類別進(jìn)行分類，從而更加符合電子會(huì)計(jì)檔案工作規(guī)范化、精細(xì)化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。受大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，各企業(yè)未來(lái)發(fā)展的方向大多與共享密不可分，企業(yè)財(cái)務(wù)工作極為繁雜，若實(shí)現(xiàn)共享可顯著降低人力成本，減少不必要的時(shí)間和精力。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理主要以人工進(jìn)行完成，而會(huì)計(jì)檔案管理人員在內(nèi)外部因素的影響下極易出現(xiàn)不良情緒，如壓力大、工作時(shí)間長(zhǎng)、工作效率低下等，由此導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作失誤屢見(jiàn)不鮮。而應(yīng)用電子會(huì)計(jì)檔案管理模式可在其高效性、實(shí)效性和便捷性特點(diǎn)下提高工作質(zhì)量和效率。在實(shí)際的管理過(guò)程中需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、處理和分析等，從而對(duì)錄入的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和歸檔，當(dāng)新建文件夾中同時(shí)出現(xiàn)多個(gè)子文件夾時(shí)，可根據(jù)其中的數(shù)據(jù)和信息將其進(jìn)行相應(yīng)的排序，生成編號(hào)碼后更容易區(qū)分，雖然當(dāng)下信息技術(shù)等已非常成熟，但電子會(huì)計(jì)檔案管理人員也不可完全依賴于智能化進(jìn)行管理，也應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的檢查和核對(duì)。與此同時(shí)也應(yīng)當(dāng)做好會(huì)計(jì)電子檔案的安全性管理，對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)做好常規(guī)防火、防水、防震、防盜工作，同時(shí)對(duì)日常辦公區(qū)域做好巡查和鎖禁工作。繼而確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)以電子檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)性和安全性，其需要具備完善對(duì)電子會(huì)計(jì)資料讀取作用、輸出符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的資料歸檔格式，同時(shí)建立電子檔案的長(zhǎng)期保存要求以及設(shè)立電子會(huì)計(jì)檔案和其相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案之間的有效檢索關(guān)系，在提高工作效率的同時(shí)保證工作質(zhì)量，減少差錯(cuò)發(fā)生率。

八、結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用，給人們的生活、工作和學(xué)習(xí)帶來(lái)了極大的便捷，同時(shí)也對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案環(huán)境造成了一定程度的影響。對(duì)此企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境變化情況，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求將紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子會(huì)計(jì)檔案管理，并做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估工作，制定相應(yīng)的防控措施，真正意義上實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)共享模式的出現(xiàn)使得企業(yè)在財(cái)務(wù)管理工作中的時(shí)間和精力投入有效減少，因此電子會(huì)計(jì)檔案管理模式需要與財(cái)務(wù)共享的工作標(biāo)準(zhǔn)相符合。而電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的更新和完善也可通過(guò)ERP系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用以及大數(shù)據(jù)分析等多元化方式展開，從而達(dá)到企業(yè)價(jià)值管理的目的。

總而言之，受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用必然成為企業(yè)財(cái)務(wù)工作發(fā)展方向的必然趨勢(shì)。因此，國(guó)家相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)不斷完善相應(yīng)的法律法規(guī)，從而確保電子會(huì)計(jì)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展得，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量和效率，為促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。