新形勢下城市軌道交通檔案信息化建設(shè)問題分析

金華市金義東軌道交通有限公司 汪寧寧

近年來，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及大型城市軌道交通服務(wù)事業(yè)呈高速增長的趨勢。軌道交通的檔案管理是其中最重要的環(huán)節(jié)，其管理質(zhì)量關(guān)乎我國鐵路運(yùn)輸事業(yè)能否平穩(wěn)健康運(yùn)行。因此，需要對城市軌道檔案進(jìn)行精細(xì)化的信息管理，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，從而使檔案管理和服務(wù)與社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需求相匹配，進(jìn)一步為我國交通事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

一、新形勢下城市軌道交通檔案信息化建設(shè)的重要意義

由于我國傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重阻礙了其管理效率與服務(wù)質(zhì)量的提高，因此，必須通過現(xiàn)代化的信息化技術(shù)手段來加快軌道交通檔案管理模式變革。一方面，傳統(tǒng)的檔案管理模式中存在許多不足之處，主要原因是這種檔案管理模式主要依靠人工對各種紙質(zhì)傳播媒體的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行資料信息的錄入與存儲(chǔ)，在日常管理工作中，對于人力、物力的要求比較高，且工作效率不高，很容易造成檔案損壞或者丟失。由于我國傳統(tǒng)的檔案管理模式較為注重于檔案后端的管理，大量的資料信息往往會(huì)在建設(shè)單位、施工單位以及監(jiān)管單位等多個(gè)部門之間往來，這樣頻繁的往來就有可能使檔案管理部門無法準(zhǔn)確地掌管檔案。另一方面，檔案信息化管理是新形勢下發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)前信息技術(shù)正被廣泛應(yīng)用于軌道建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，為了確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的完整性，需要在極短的時(shí)間內(nèi)將這些檔案信息進(jìn)行歸檔、儲(chǔ)存。然而，隨著人工智能等現(xiàn)代高科技的不斷推廣與應(yīng)用，將會(huì)使未來軌道交通檔案信息變得更加復(fù)雜、多樣。

對于現(xiàn)代交通行業(yè)而言，軌道交通檔案信息化建設(shè)不僅有利于行業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利開展，而且能大幅度提高工程審計(jì)、計(jì)算等方面工作效率和質(zhì)量。比如利用信息技術(shù)將網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中整合之后，能夠推動(dòng)軌道路線正式開通前的安全檢查，從而有效地對該工程進(jìn)行可行性分析。對于社會(huì)而言，可以通過信息化管理的方式向社會(huì)大眾展示軌道交通檔案資源，從而起到普及軌道地鐵知識、提高社會(huì)認(rèn)同感的作用。同時(shí)還能夠充分了解軌道建設(shè)對于城市發(fā)展的重要性，從而更好地推動(dòng)我國交通事業(yè)的發(fā)展。對于整個(gè)國家而言，軌道交通檔案作為國家檔案資源體系中的重要組成部分，需要及時(shí)納入國家檔案系統(tǒng)中，在此前提下，對軌道交通檔案進(jìn)行信息化管理是非常有必要的[1]。

二、城市軌道交通檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）缺乏規(guī)范的檔案信息化管理制度

由于我國部分城市在發(fā)展軌道交通時(shí)完全忽視了檔案收集、管理等相關(guān)問題，直到大量實(shí)體檔案資料堆積，才“倒逼”出檔案整理意識。此外，在制定檔案管理制度規(guī)范時(shí)，軌道交通集團(tuán)過度重視一些工程文件的收集，而忽視了信息化技術(shù)的應(yīng)用，這就導(dǎo)致了檔案信息化制度規(guī)范的空白，即使有涉及信息化管理的內(nèi)容也比較少。同時(shí)在參考、借鑒其他城市的做法時(shí)，并沒有結(jié)合自身城市軌道交通發(fā)展的特點(diǎn)，這就使得我們無法因地制宜地建立檔案信息化系統(tǒng)。重視總體和高層次的檔案信息化要求，而沒有充分考慮到在我國數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級時(shí)期的諸多復(fù)雜性和環(huán)境因素對于檔案工作的實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)節(jié)性和落實(shí)效果的影響，導(dǎo)致檔案信息化規(guī)范管理的水平不夠，和實(shí)踐性工作相互脫節(jié)。

（二）檔案信息資源建設(shè)不完善

在當(dāng)前軌道交通檔案資源的建設(shè)中存在以下問題：第一，檔案資源數(shù)量不足。在檔案形成期間，各種數(shù)據(jù)檔案分散在各個(gè)參建主體中，設(shè)計(jì)方案變更或者材料遺失等問題的出現(xiàn)，都會(huì)導(dǎo)致檔案資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。第二，檔案資源質(zhì)量不合格。在具體施工過程中，一些工程文件會(huì)以復(fù)印的方式分散到各參與主體，所以通常會(huì)出現(xiàn)誤把復(fù)印件當(dāng)作原件進(jìn)行收集、歸檔，并且各個(gè)單位移交檔案時(shí)的質(zhì)量也良莠不齊，嚴(yán)重缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，比如一些檔案文件的負(fù)責(zé)人簽字以及蓋章處出現(xiàn)涂抹現(xiàn)象。第三，信息化資源管理重視程度不夠。在軌道交通工程建設(shè)中會(huì)產(chǎn)生大量的電子圖片以及聲像文件，這就需要檔案管理部門引入先進(jìn)的信息化手段來進(jìn)行信息收集。但目前部分參與單位對信息化檔案管理的意識不高，需要進(jìn)一步提高信息化管理意識和能力。

（三）檔案管理流程不規(guī)范

軌道交通建設(shè)具有參與主體多樣化、施工環(huán)節(jié)復(fù)雜性等特點(diǎn)，同時(shí)建設(shè)周期也比較長，這也在一定程度上加大了檔案管理流程操作的難度。具體來說包括以下三方面內(nèi)容：第一，檔案的管理和建設(shè)難以與工程建設(shè)保持同步。由于一些參與建設(shè)單位的工作人員缺乏對檔案管理工作的重視，造成了檔案管理工作落實(shí)不夠到位，難以達(dá)到預(yù)期。第二，檔案部門權(quán)責(zé)劃分不明確?，F(xiàn)階段大部分檔案管理部門對于檔案管理重視力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，同時(shí)還受到資金等因素的限制，所以在檔案部門內(nèi)部會(huì)出現(xiàn)一人兼任多職的情況，最終導(dǎo)致各個(gè)部門之間的權(quán)責(zé)不明確，還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)操作失誤、檔案歸檔拖延、管理人員糾紛不斷的情況，這些都嚴(yán)重阻礙了檔案管理部門各項(xiàng)工作的有序開展。第三，檔案信息化工作流程缺乏具體規(guī)范。當(dāng)前我國大多數(shù)軌道交通集團(tuán)的檔案信息化建設(shè)工作主要集中于對紙質(zhì)檔案的掃描，嚴(yán)重缺少了對信息化資料的深度挖掘。此外，電子檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能也并不健全，這就妨害了信息化檔案管理技術(shù)的發(fā)展步伐[2]。

（四）工作人員欠缺專業(yè)技能

檔案管理人員是檔案管理實(shí)踐和信息化檔案建設(shè)的重要保障。根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，城市軌道交通集團(tuán)的檔案管理人員平均配置比較少，甚至出現(xiàn)兼職人員多于專職人員的情況。同時(shí)，對檔案管理人員的專業(yè)背景進(jìn)行了研究，發(fā)現(xiàn)大部分工作人員以工程類專業(yè)居多，還有部分檔案管理人員是從其他崗位借調(diào)過來的，當(dāng)工程完工后，就會(huì)離開這一崗位，這就使得檔案管理隊(duì)伍人員流動(dòng)性較強(qiáng)。此外，一些檔案管理人員缺少專業(yè)管理知識和經(jīng)驗(yàn)，管理理念上也存在偏差，對信息化管理技術(shù)的了解更是少之又少?？傮w來說，檔案管理人員缺少相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，在一定程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、城市軌道交通檔案信息化建設(shè)的有力措施

（一）數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)檔案資源數(shù)字化整合

一方面，為了更好地加強(qiáng)軌道交通檔案信息資源建設(shè)，必須大力加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中、有效整合，這就需要相關(guān)管理人員重視數(shù)字化檔案資源的積累與應(yīng)用。在實(shí)體檔案資源建設(shè)過程中，建設(shè)單位可以通過簽訂合同的方式來進(jìn)一步明確項(xiàng)目文件的數(shù)量、格式等，同時(shí)對檔案要求進(jìn)行詳細(xì)說明，并出具齊全、準(zhǔn)確的參考樣本。此外，檔案部門要提高工作敏感度，對于工程建設(shè)的重要環(huán)節(jié)要進(jìn)時(shí)刻進(jìn)行關(guān)注，掌握檔案資料的去向，便于后期對檔案進(jìn)行整理和歸納。另一方面，檔案部門要不斷加快實(shí)體檔案的數(shù)字化發(fā)展步伐，嚴(yán)格規(guī)定電子文件的格式，從而更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。此外，對于各種檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)后建立一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫，徹底改變軌道交通集團(tuán)檔案資源分散的局面。

（二）跟進(jìn)管理，優(yōu)化檔案管理流程和體系

首先，必須明確各個(gè)部門的管理職責(zé)。建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位這三方主體可以建立一個(gè)檔案管理工作小組，同時(shí)還要將檔案管理職責(zé)納入工作計(jì)劃中，從而更好地明確這三方主體的職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。其次，建立嚴(yán)格的質(zhì)量管控機(jī)制。檔案部門要積極配合各參與主體的工作，并在具體施工中對各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤與管控。此外，還要特別注意的是監(jiān)管單位也要充分發(fā)揮監(jiān)管職能，從而保障項(xiàng)目和檔案順利交接。最后，構(gòu)建縱橫交錯(cuò)的溝通管理渠道。各參與方可以合作搭建信息交流平臺(tái)，對工程建設(shè)的檔案情況進(jìn)行及時(shí)記錄和反饋。

（三）加大技術(shù)投入，搭建檔案信息化管理平臺(tái)

首先，軌道交通集團(tuán)要加大信息化的資金支持，不斷完善信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如，配備計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件。其次，將云服務(wù)、人工智能等先進(jìn)科技成果融入檔案管理中，對于檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級改進(jìn)，完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)、流程追溯、檔案傳遞、智能分析等系統(tǒng)功能，從而更好地改進(jìn)和提高信息資源共享、動(dòng)態(tài)監(jiān)控的能力和技術(shù)水平。最后，將檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)和軌道交通網(wǎng)絡(luò)信息化服務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)鐵路網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理服務(wù)平臺(tái)在城市軌道交通網(wǎng)絡(luò)中的綜合應(yīng)用。同時(shí)也要加強(qiáng)對于信息化平臺(tái)建設(shè)的宣傳力度，使得信息化管理在企業(yè)中得到普及以及廣泛應(yīng)用[3]。

（四）培養(yǎng)人才，打造檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍

加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，需要檔案管理部門不斷加強(qiáng)管理人員的檔案素養(yǎng)和管理意識，同時(shí)還需要制定完善、健全的檔案管理規(guī)章制度，將法律法規(guī)、檔案管理常識等納入培訓(xùn)教材，聘請專業(yè)人士定期為管理人員現(xiàn)場授課，教授專業(yè)技能和管理相關(guān)的知識。此外，還可以與知名高校進(jìn)行校企合作，實(shí)現(xiàn)人才點(diǎn)對點(diǎn)輸送，同時(shí)在人才引進(jìn)的過程中要加大信息技術(shù)人員在隊(duì)伍中的比重，從而更好地強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。

四、結(jié)論

總體來看，新形勢下城市軌道交通檔案信息化建設(shè)中仍然存在很多問題，這就需要軌道交通集團(tuán)以及檔案管理部門加強(qiáng)對信息化管理模式的重視，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式。只有運(yùn)用新技術(shù)、新理念，搭建信息化平臺(tái)，才能夠推動(dòng)檔案信息管理與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求相符合。