優(yōu)化企業(yè)固定資產(chǎn)信息化管理的建議

劉 霞

（中央儲備糧寧鄉(xiāng)直屬庫有限公司，湖南 長沙 410600）

隨著新時代日新月異的發(fā)展變化，應(yīng)用信息技術(shù)對企業(yè)的各項業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理已成為時代的潮流。近年來，固定資產(chǎn)的信息化管理也已逐漸普遍，如何更加科學(xué)、規(guī)范、高效地開展固定資產(chǎn)信息化管理，亟須加以研究。

一、固定資產(chǎn)信息化管理概述

（一）固定資產(chǎn)信息化管理的內(nèi)涵

固定資產(chǎn)作為企業(yè)資產(chǎn)中最為重要的組成部分，其管理質(zhì)量對于企業(yè)利益的維護(hù)、企業(yè)管理水平的提升具有重要的影響。相對于傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理，信息化管理是依據(jù)固定資產(chǎn)管理需要而逐漸演化而來，它是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的一項必然產(chǎn)物。所謂固定資產(chǎn)信息化管理是指通過應(yīng)用業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)——實物資產(chǎn)管理子系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產(chǎn)從預(yù)算、采購、登記、使用、維護(hù)、處置、報廢全生命周期信息化控制和檔案管理，保障固定資產(chǎn)的管理動態(tài)和信息變化同步實現(xiàn)。固定資產(chǎn)信息化管理主要包括以下方面的工作。

首先，固定資產(chǎn)購建形成后，其所有權(quán)單位必須及時在實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)中建立資產(chǎn)卡片、錄入資產(chǎn)實物圖片、生成二維碼、進(jìn)行貼牌，形成固定資產(chǎn)管理臺賬。其次，固定資產(chǎn)使用過程中，當(dāng)資產(chǎn)權(quán)屬、狀態(tài)、功能、價值發(fā)生變化時，其所有權(quán)單位必須按照業(yè)務(wù)發(fā)生種類及業(yè)務(wù)審批流程，及時錄入數(shù)據(jù)、上傳附件、維護(hù)信息，形成相應(yīng)的管理臺賬。再者，企業(yè)應(yīng)及時更新并完善實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)中地圖數(shù)據(jù)，建立完善的資產(chǎn)地圖。最后，每年年底之前，企業(yè)應(yīng)組織對所有固定資產(chǎn)進(jìn)行全面清查盤點，并將盤點數(shù)據(jù)同步錄入實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，做到賬實相符、賬卡相符、卡物相符。要及時對達(dá)到報廢年限且已無法使用的固定資產(chǎn)辦理報廢清理手續(xù)。

（二）加強(qiáng)固定資產(chǎn)信息化管理的現(xiàn)實意義

1.有助于提高資產(chǎn)的利用率，為企業(yè)增加效益

在固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)中可以隨時查詢了解固定資產(chǎn)的所有數(shù)據(jù)，能及時準(zhǔn)確地計提固定資產(chǎn)折舊，提高資產(chǎn)的管理水平。而且通過及時掌握每項資產(chǎn)的使用情況和固定資產(chǎn)的產(chǎn)出情況，及時將閑置的固定資產(chǎn)盤活，能夠提高資產(chǎn)的利用率，為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益。

2.有助于減少人工成本，為企業(yè)節(jié)約開支

企業(yè)通過使用固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，在管理臺賬上，對所有資產(chǎn)的權(quán)屬、狀態(tài)、功能、價值都一目了然，減少了傳統(tǒng)管理上的復(fù)雜和繁瑣。在熟悉掌握了這套管理系統(tǒng)之后，將會節(jié)約大量的資產(chǎn)管理時間，進(jìn)而節(jié)約人工成本。

3.有助于更全面地管理資產(chǎn)，減少資產(chǎn)的流失

固定資產(chǎn)從預(yù)算、構(gòu)建、使用、處置、報廢的全生命周期都是通過信息化管理系統(tǒng)來操作，對所有固定資產(chǎn)進(jìn)行系統(tǒng)化管理，避免了傳統(tǒng)模式下的漏報、漏查情況，減少了資產(chǎn)的流失。

二、固定資產(chǎn)信息化管理中存在的問題

（一）固定資產(chǎn)信息化管理缺乏實物基礎(chǔ)

固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)雖然與財務(wù)資產(chǎn)卡片每個月都會核對一致，但并不能保證實際的實物資產(chǎn)也會和卡片一致。比如，有些企業(yè)2003年購買的電腦、打印機(jī)等，折舊早就提完了，該實物資產(chǎn)也早已替換了，原資產(chǎn)卡片卻還存在固定資產(chǎn)明細(xì)賬中，并且數(shù)量還不少。根據(jù)2016年的會計核算辦法，固定資產(chǎn)的確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)變更為單位價值在5000元（含5000元）以上，像現(xiàn)在購買的電腦、打印機(jī)等原值低于5000元的辦公設(shè)備，都直接確認(rèn)為低值易耗品了。所以，固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)對于實物資產(chǎn)的管理在實際實物資產(chǎn)管理方面還是有所欠缺的。

（二）固定資產(chǎn)信息化管理缺乏實時監(jiān)控

由于在固定資產(chǎn)的使用過程中，固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)不能監(jiān)控到每一項固定資產(chǎn)的實時狀況，當(dāng)資產(chǎn)權(quán)屬、狀態(tài)、功能、價值等發(fā)生變化時，必須由資產(chǎn)管理員錄入數(shù)據(jù)、上傳附件、維護(hù)信息，形成相應(yīng)的管理臺賬。那么這個錄入人到底有沒有將資產(chǎn)的實時變動情況錄入系統(tǒng)，或者這個資產(chǎn)管理員有沒有發(fā)現(xiàn)某項資產(chǎn)的功能、狀態(tài)、價值等發(fā)生了變化呢？這就不得而知了。就像有些企業(yè)，資產(chǎn)的更新、改造、維修等都是機(jī)械維修項目竣工了以后，財務(wù)上在做賬務(wù)處理的同時變動了資產(chǎn)卡片之后，資產(chǎn)管理員才根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)對資產(chǎn)的變動情況進(jìn)行更改，這樣就將事實本末倒置了。再加上財務(wù)對一些機(jī)械設(shè)備的功能、配置等都不太了解，有時候做變更資產(chǎn)的時候，增加資產(chǎn)原值的資產(chǎn)又不是維修改造的同一個資產(chǎn)，等到資產(chǎn)管理員發(fā)現(xiàn)這個問題的時候，當(dāng)月的財務(wù)報表都已經(jīng)上報了，但為了匹配度又必須改回來，既增加管理的工作量，也因為耽誤時間而降低了工作效率。這樣操作起來對固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)就沒有起到實時監(jiān)控的作用。

（三）固定資產(chǎn)信息化管理缺乏風(fēng)險提示

固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)不能對閑置資產(chǎn)及不具有使用價值的資產(chǎn)進(jìn)行預(yù)警提示。比如，有些企業(yè)的閑置資產(chǎn)因為無人管理，就一直閑置，沒有人去盤活、利用或轉(zhuǎn)賣，放著長久就變成了報廢資產(chǎn)，浪費了企業(yè)的資源。還有一些待處置的、不具有使用價值的資產(chǎn)，甚至是已經(jīng)提了減值準(zhǔn)備的資產(chǎn)，也在賬上一放就是好幾年，也沒有人去管它。如果固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)能對這樣的資產(chǎn)定時進(jìn)行風(fēng)險預(yù)警的話，就可以降低固定資產(chǎn)價值流失的風(fēng)險。

（四）固定資產(chǎn)信息化管理缺乏人才儲備

固定資產(chǎn)都是需要人來進(jìn)行管理的，而固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)同樣離不開人的管理，企業(yè)開啟一項新的業(yè)務(wù)，自然離不開人才的培訓(xùn)和培養(yǎng)。固定資產(chǎn)管理員只有對固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)熟練掌握之后，才能把企業(yè)的固定資產(chǎn)管理好，而固定資產(chǎn)又都分布在不同的管理部門，每個部門都有每個部門的兼職資產(chǎn)管理員，然后綜合部門有一個總資產(chǎn)管理員，這就要求各部門的資產(chǎn)管理員都要對固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)熟練掌握，并對本部門的資產(chǎn)情況了如指掌，這樣企業(yè)的資產(chǎn)就需要一批綜合素質(zhì)高的人才來共同管理，才能把企業(yè)的資產(chǎn)管好、用活。然而，大部分企業(yè)的人員素質(zhì)都參差不齊，也沒有專門去培養(yǎng)、培訓(xùn)高素質(zhì)的資產(chǎn)管理員，這樣就容易造成企業(yè)資產(chǎn)管理人才儲備的匱乏。

三、優(yōu)化固定資產(chǎn)信息化管理的建議

（一）加強(qiáng)對固定資產(chǎn)實物的清查盤點

在企業(yè)快速發(fā)展過程中，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，管理工作的需要，以及資產(chǎn)設(shè)備的陳舊老化，企業(yè)將不斷地購置新的資產(chǎn)，以滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需要，而老舊的資產(chǎn)卻得不到及時的清理和處置，久而久之，企業(yè)的賬面資產(chǎn)就越來越多，而實際使用的資產(chǎn)卻不見得增加多少，這就要求企業(yè)要及時清理處置那些舊的資產(chǎn)設(shè)備，以便更高效地管理資產(chǎn)。所以，企業(yè)應(yīng)該由領(lǐng)導(dǎo)牽頭，指定盤點人、監(jiān)盤人、責(zé)任人對所有的實物資產(chǎn)進(jìn)行一次徹底的盤點，而不是像之前的盤點一樣，走過場的形式居多，對賬面資產(chǎn)逐一清理并核對每項固定資產(chǎn)的型號、數(shù)量、配置等數(shù)據(jù)，確保每一項資產(chǎn)都是購進(jìn)時的同一個資產(chǎn)，將該處置的處置，該報廢的報廢，以減少賬面資產(chǎn)，再將清理出來所有實物資產(chǎn)的圖片上傳至固定資產(chǎn)信息化系統(tǒng)，真正做到賬實相符。

（二）加強(qiáng)對固定資產(chǎn)的實時監(jiān)控

對固定資產(chǎn)的實時監(jiān)控，可以有效掌握各項資產(chǎn)的實時運行情況，方便掌握各機(jī)器設(shè)備的產(chǎn)能，并能及時發(fā)現(xiàn)問題，作出相應(yīng)的處理措施，可以及時發(fā)現(xiàn)機(jī)械故障，并及時維修處理，這樣不僅可以提高固定資產(chǎn)的產(chǎn)能，還可以提高資產(chǎn)使用效率。為了適應(yīng)企業(yè)對固定資產(chǎn)管理的需要，以便隨時掌握每一項固定資產(chǎn)的實時使用狀態(tài)，并提高固定資產(chǎn)的管理水平，應(yīng)該對固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行功能提升，增加固定資產(chǎn)的實時監(jiān)控功能。

（三）加強(qiáng)對固定資產(chǎn)的風(fēng)險管理

固定資產(chǎn)是企業(yè)資產(chǎn)組成的重要部分，如果因為固定資產(chǎn)管理的缺失造成企業(yè)資產(chǎn)的損失，將直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。為了加強(qiáng)固定資產(chǎn)的管理，提高固定資產(chǎn)的使用效率，減少固定資產(chǎn)價值的流失，固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)應(yīng)增加自動預(yù)警功能，對閑置資產(chǎn)、已無使用價值的資產(chǎn)以及已提足折舊的資產(chǎn)等存在價值流失風(fēng)險的資產(chǎn)進(jìn)行預(yù)警，在特定的時間段之內(nèi)必須做出相應(yīng)的處理，不然就會一直預(yù)警，直到對該項資產(chǎn)作出相對應(yīng)的處理為止。

（四）增加固定資產(chǎn)人才儲備

固定資產(chǎn)信息化管理離不開資產(chǎn)管理人員對其進(jìn)行管理操作，而該管理人員綜合素質(zhì)的高低對固定資產(chǎn)管理質(zhì)量的高低起到了決定性作用，所以為了能夠更快更好的使用固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)，就有必要培養(yǎng)一批高素質(zhì)的固定資產(chǎn)管理人才。對其及相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)其實操和管理能力，使其熟知企業(yè)資產(chǎn)運行狀況以及固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)的管理流程，并能熟練運用該系統(tǒng)對企業(yè)固定資產(chǎn)進(jìn)行系統(tǒng)化管理，維護(hù)好該系統(tǒng)對固定資產(chǎn)全生命周期的正常運轉(zhuǎn)。另外，要在企業(yè)中全面普及固定資產(chǎn)管理的重要性以及相關(guān)的信息管理技術(shù)，使企業(yè)所有人員都能夠具備固定資產(chǎn)管理的意識與能力。

總之，企業(yè)在固定資產(chǎn)管理過程中，實施信息化管理是符合時代發(fā)展的要求，也是提升固定資產(chǎn)管理水平的關(guān)鍵。通過改進(jìn)固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，可以更加全面系統(tǒng)地管理固定資產(chǎn)，提高固定資產(chǎn)管理效率，增強(qiáng)固定資產(chǎn)的風(fēng)險管理意識，為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供有力保障。企業(yè)應(yīng)該從提高固定資產(chǎn)盤查力度、增強(qiáng)固定資產(chǎn)管理風(fēng)險意識、增加固定資產(chǎn)信息化管理監(jiān)控功能、增加固定資產(chǎn)管理人才儲備等多方面加以改進(jìn)，提高固定資產(chǎn)信息化管理的質(zhì)量，助力企業(yè)市場競爭能力的提升。