基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制策略研究

雷 鑫

（浙江高運(yùn)交通建設(shè)有限公司，浙江 杭州 311200）

一、基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制概述

（一）企業(yè)內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)

內(nèi)部控制是由各管理層和全體員工共同實(shí)施的，目的是實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的管理體系。建立高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制制度體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，大幅度促進(jìn)我國(guó)企業(yè)快速進(jìn)入國(guó)際市場(chǎng)，并為參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃，是企業(yè)通過(guò)ERP系統(tǒng)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的購(gòu)、銷、存、人、財(cái)、物等各環(huán)節(jié)的合理規(guī)劃，并優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各部門資源，使企業(yè)各環(huán)節(jié)管理水平得到有效提升，從而提高企業(yè)的效益。

（二）企業(yè)建設(shè)ERP對(duì)于內(nèi)部控制的現(xiàn)實(shí)意義

現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境正經(jīng)歷巨大變化，如何建立企業(yè)持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，如何構(gòu)建新型商業(yè)模式以取得合理利益等核心問(wèn)題，需要企業(yè)在創(chuàng)新的路上不斷努力加以解決。而ERP系統(tǒng)是通過(guò)軟件工程師根據(jù)本企業(yè)的特點(diǎn)設(shè)計(jì)出一套最接近企業(yè)管理流程的系統(tǒng)，利用企業(yè)各部門人員的協(xié)同操作完成系統(tǒng)內(nèi)對(duì)生產(chǎn)過(guò)程、合理庫(kù)存、人力資源、應(yīng)收款項(xiàng)、采購(gòu)計(jì)劃、銷售產(chǎn)值等模塊的數(shù)據(jù)采集。再將各模塊集中匯總后反饋到企業(yè)各級(jí)管理者手中，在信息時(shí)代下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，既可以節(jié)省人力資源，也能有效地提高信息傳遞的速度。同時(shí)，也可以將客戶、銷售代理商、材料供應(yīng)商和協(xié)作單位等一起納入管理中來(lái)，屆時(shí)供應(yīng)商、銷售商等已經(jīng)不是原來(lái)簡(jiǎn)單的往來(lái)關(guān)系，而是利益共同體的伙伴。這種關(guān)系構(gòu)成了企業(yè)新的生態(tài)圈，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)從事中控制到事前控制的轉(zhuǎn)變。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的積極影響

（一）提升內(nèi)控信息的準(zhǔn)確性

近年來(lái)，隨著企業(yè)的迅猛發(fā)展，許多企業(yè)已經(jīng)根據(jù)自身情況使用了ERP系統(tǒng)，在確保企業(yè)各人員準(zhǔn)確錄入的前提下，ERP系統(tǒng)可以快速準(zhǔn)確地獲取各種分析報(bào)表的數(shù)據(jù)。在原先純手工模式下，會(huì)計(jì)監(jiān)督一般都是事后控制，由人工核對(duì)單據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。一般流程是由生產(chǎn)部門提供給采供部門生產(chǎn)所需的采購(gòu)訂單、采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、生產(chǎn)領(lǐng)用材料、生產(chǎn)、銷售、商品出庫(kù)、送貨，最后經(jīng)核對(duì)與計(jì)算后獲得庫(kù)存數(shù)據(jù)，不能實(shí)時(shí)獲取倉(cāng)庫(kù)信息，數(shù)據(jù)的獲取需要大量的計(jì)算，不但耗時(shí)較長(zhǎng)而且當(dāng)時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤不易被發(fā)現(xiàn)。而在ERP模式下，從材料的采購(gòu)入庫(kù)、領(lǐng)料到生產(chǎn)、銷售、送貨各階段可以同時(shí)進(jìn)行，且由不同人員將所發(fā)生的業(yè)務(wù)錄入系統(tǒng)，不同部門可實(shí)現(xiàn)信息共享，減少信息傳遞的時(shí)間，以及系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定的邏輯關(guān)系進(jìn)行核對(duì)，出現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)報(bào)警，從而大大提升信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

（二）實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的系統(tǒng)化

目前，在實(shí)際的企業(yè)管理過(guò)程中，部分企業(yè)的管理制度和管理意識(shí)薄弱，與之相配套的管理制度未及時(shí)跟進(jìn)，會(huì)造成信息不匹配，最終導(dǎo)致管理工作與程序存在漏洞，致使數(shù)據(jù)失去真實(shí)反映的能力。在ERP系統(tǒng)運(yùn)行之下，企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容會(huì)與傳統(tǒng)時(shí)代的內(nèi)部控制不同，它不僅能保證資料的完整性，提升會(huì)計(jì)分析能力，防止浪費(fèi)和舞弊行為，還能進(jìn)一步擴(kuò)大對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制、系統(tǒng)權(quán)限控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制，以及將系統(tǒng)維護(hù)人員與系統(tǒng)操作人員的崗位職責(zé)也納入內(nèi)部控制的范疇。在ERP系統(tǒng)下，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)操作系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)的處理流程等都發(fā)生較大的變化，致使企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容不斷得以優(yōu)化，而且具有可操作性。

（三）規(guī)范內(nèi)部控制的流程

ERP系統(tǒng)是通過(guò)設(shè)計(jì)合理的業(yè)務(wù)流程，將業(yè)務(wù)流程固化、標(biāo)準(zhǔn)化，最大限度地降低人為影響。將內(nèi)部控制點(diǎn)植入流程節(jié)點(diǎn)中，由程序設(shè)計(jì)人員根據(jù)本企業(yè)的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)符合企業(yè)發(fā)展的業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)，將企業(yè)的各個(gè)部門有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，強(qiáng)化內(nèi)部控制的可操作性和執(zhí)行力。當(dāng)然，很多辦事流程會(huì)發(fā)生變化，甚至流程的順序也發(fā)生了變化。一般來(lái)說(shuō)，業(yè)務(wù)的處理和審核權(quán)限所控制的流程越多，內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)就越大。因此，規(guī)范的ERP系統(tǒng)可以在流程中設(shè)定約束規(guī)則及審批流程，約束操作人員的行為，使內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)有效運(yùn)行，將授權(quán)、職責(zé)與企業(yè)的組織架進(jìn)行合理配置，并形成相互制衡機(jī)制。

（四）通過(guò)權(quán)限管理降低風(fēng)險(xiǎn)

權(quán)限管理幾乎出現(xiàn)在任何管理里面。權(quán)限管理一般是指根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的安全規(guī)則或安全策略，用戶只能訪問(wèn)自己被授權(quán)的資源。權(quán)限管理明確系統(tǒng)成員之間的關(guān)系，提高決策的效率。系統(tǒng)操作人員只對(duì)自己負(fù)責(zé)的模塊進(jìn)行處理，大大降低了由于個(gè)人主觀因素而對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的判斷，從而達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)的目的。

（五）彌補(bǔ)人工控制的主觀缺陷

ERP系統(tǒng)可以彌補(bǔ)在組織架構(gòu)中各環(huán)節(jié)手工操作所造成的延遲等各種缺陷，同時(shí)也可以克服各種人為因素的干擾，減少或消除風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。比如，財(cái)務(wù)部門可以通過(guò)ERP系統(tǒng)的客戶管理功能，隨時(shí)了解企業(yè)資金回籠和應(yīng)收款項(xiàng)的情況，以及成本管理的數(shù)據(jù)報(bào)告，進(jìn)而減少財(cái)務(wù)成本的支出；采購(gòu)部門可以通過(guò)系統(tǒng)的報(bào)警機(jī)制，及時(shí)補(bǔ)充或調(diào)整富余材料的庫(kù)存，使企業(yè)庫(kù)存達(dá)到最佳存儲(chǔ)率，提高材料的周轉(zhuǎn)率和資金的使用率。

三、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

（一）完善企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制環(huán)境

對(duì)于ERP系統(tǒng)而言，能否充分更好地發(fā)揮其在企業(yè)中的作用，取決于企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)。而符合企業(yè)發(fā)展的嚴(yán)謹(jǐn)組織架構(gòu)和規(guī)范的企業(yè)制度是推動(dòng)內(nèi)部環(huán)境建設(shè)的基礎(chǔ)。而ERP系統(tǒng)實(shí)施后，打破了原有的模式及不完善的環(huán)節(jié)，建立了新的管理流程，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源的共享和信息管理，進(jìn)一步形成了良好的內(nèi)部環(huán)境，有利于內(nèi)部審計(jì)和稽查工作的開(kāi)展，同時(shí)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，同步在線監(jiān)督，大大減少了流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)和匯報(bào)審批的時(shí)間，提高了企業(yè)的辦事效率，從而最大限度地減少客戶流失、庫(kù)存積壓等情況，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的提升。

（二）提高并完善會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案的管理水平

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展為現(xiàn)代企業(yè)的信息化發(fā)展帶來(lái)了質(zhì)的飛躍。各行各業(yè)紛紛投入網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，產(chǎn)生了企業(yè)數(shù)據(jù)的井噴。然而，企業(yè)安全意識(shí)的淡薄和防護(hù)技術(shù)的滯后，使得企業(yè)原始數(shù)據(jù)的安全面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)。ERP系統(tǒng)因?yàn)槭窃诰W(wǎng)上操作，由于網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性，加大了信息資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，ERP系統(tǒng)的各項(xiàng)記錄都是在網(wǎng)絡(luò)上的電子憑證，沒(méi)有紙質(zhì)的憑證，這種存儲(chǔ)方式雖然減輕了操作人員的工作強(qiáng)度，但也帶來(lái)了新的風(fēng)險(xiǎn)。為了保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，企業(yè)應(yīng)建立與之相匹配的合理、合法、完善的軟硬件和數(shù)據(jù)安全措施，以備在特殊情況下對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)和修復(fù)。在硬件上，通過(guò)提升硬件設(shè)備的質(zhì)量，采用先進(jìn)的硬盤鏡像技術(shù)，隨時(shí)收集和備份資料，以防止特殊情況造成數(shù)據(jù)的丟失。在軟件上，可以將最先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到內(nèi)部控制中，與先進(jìn)的管理技術(shù)相互融合，將其建成完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)。

（三）建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度與流程

在ERP系統(tǒng)日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，流程的設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)至關(guān)重要，其直接影響著企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施效果。因此，在設(shè)計(jì)流程方面應(yīng)該做好以下幾方面工作：首先，要按照企業(yè)的需求梳理各部門所需的相關(guān)流程。其次，針對(duì)每一個(gè)流程都要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況多維度地進(jìn)行評(píng)估和分析，盡量規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)不受影響。再次，要設(shè)置每個(gè)流程中的關(guān)鍵點(diǎn)，明確各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上的人員崗位職責(zé)，確保各崗位之間相互制衡，相互監(jiān)督。最后，在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中，要根據(jù)需求情況不斷磨合，持續(xù)提升流程的質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的最終目標(biāo)。在流程設(shè)計(jì)完畢后，企業(yè)的內(nèi)部控制制度也要與之相對(duì)應(yīng)，二者相輔相成，相互支撐。在設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度時(shí)，最為重要的是確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因此要明確員工需要做什么，怎么做，從物質(zhì)和精神上如何鼓勵(lì)員工提高錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，以及如何對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行人工核對(duì)或二次復(fù)核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

（四）加強(qiáng)單位內(nèi)部審計(jì)

企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)后，各部門管理人員可以實(shí)時(shí)掌握各階段的信息，也可以對(duì)每一環(huán)節(jié)的流程和人員進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，通過(guò)內(nèi)部審計(jì)進(jìn)行實(shí)時(shí)分析和全面監(jiān)督。而且，在操作過(guò)程中相關(guān)部門還可以對(duì)流程各個(gè)階段和人員的權(quán)限進(jìn)行查詢和監(jiān)督，以免出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象。實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)口前移，最終達(dá)到信息流、資金流和業(yè)務(wù)流“三流合一”的全面控制。

（五）提高內(nèi)控組織人員素質(zhì)

ERP系統(tǒng)是一個(gè)能高度集中企業(yè)各方信息資源并能為各部門人員提供信息化和系統(tǒng)化的平臺(tái)。針對(duì)其信息共享廣泛、使用者眾多且知識(shí)層次大不相同的特點(diǎn)，培養(yǎng)具有一定計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、熟悉企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、善于財(cái)務(wù)分析的高素質(zhì)綜合性人才隊(duì)伍顯得尤為重要。企業(yè)不但要定期組織人員的保密性和安全性的培訓(xùn)，深入了解內(nèi)部控制的實(shí)質(zhì)以及對(duì)ERP系統(tǒng)的深入學(xué)習(xí)，而且還要不斷深化系統(tǒng)人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提升企業(yè)內(nèi)部控制的管理水平。同時(shí)，也要建立健全內(nèi)部控制制度的考核和激勵(lì)機(jī)制，從而充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，以便對(duì)工作流程以及日常工作內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息技術(shù)日新月異的大環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步提升ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制體系中的價(jià)值，促進(jìn)ERP與內(nèi)部控制之間的完美契合，提高內(nèi)部控制的運(yùn)行效率，從而為參與日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供保障，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。