基于內(nèi)部控制視角的企業(yè)合同生命周期管控研究

齊 欣

（廣州市嶺南建筑研究中心，廣東 廣州 510030）

一、內(nèi)部控制視角下合同生命周期管控的重要性

一般來說，內(nèi)部控制包含的基本要素非常多元，如內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估等都屬于非常重要的元素。以內(nèi)部控制視角為基礎(chǔ)強(qiáng)化合同全生命周期管理，能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部管理環(huán)境進(jìn)行全面的優(yōu)化，對風(fēng)險控制要素有明確的了解，最終更好地推動企業(yè)發(fā)展。

（一）縮短事項(xiàng)周期

目前，在國有企業(yè)面臨競爭壓力不斷增強(qiáng)的背景下，市場對國有企業(yè)提出了更加嚴(yán)格的要求，其必須應(yīng)對市場變化而做出變化，不斷提高實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營效率。如果合同全生命周期管控力度能夠逐漸增強(qiáng)，就可以使具體的合同執(zhí)行時間得到進(jìn)一步的縮短，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營效率的提高，為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益，并贏得更多的合同機(jī)會。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部控制

通過對合同生命周期各個階段進(jìn)行全面的梳理，可以對合同周期內(nèi)所遇到的風(fēng)險有準(zhǔn)確的了解，結(jié)合不同的風(fēng)險因素，制定科學(xué)措施加以管控，提升對內(nèi)部控制的重視程度，從而使合同執(zhí)行的風(fēng)險降到最低，以達(dá)到合同的最終目的。

二、合同全生命周期管控中存在的問題

國有企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的合同涉及影響因素多元化，且形式比較多樣，如果只是依賴于人工進(jìn)行管理，不僅需要花費(fèi)較長的時間，而且在識別此過程中的風(fēng)險時會面臨許多的困難。因此，從企業(yè)內(nèi)部管理角度來說，必須建立完善的全生命周期管理體系，該體系能夠?qū)贤芷谶M(jìn)行全面的監(jiān)控，以及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，從根本上規(guī)避風(fēng)險。

（一）沒有充分重視合同管理

我國市場化進(jìn)程發(fā)展時間較短，對合同管理認(rèn)知不夠重視，沒有全面管控合同的制定、履行等，由此導(dǎo)致許多企業(yè)的合同管理流程始終不夠完善。有的企業(yè)對合同中的價格比較重視，但對合同中可能存在的法律條款風(fēng)險容易忽視，導(dǎo)致經(jīng)常發(fā)生合同糾紛案，而且沒有準(zhǔn)確的法律依據(jù)對合同進(jìn)行保護(hù)，使得企業(yè)內(nèi)部控制經(jīng)常出現(xiàn)問題，嚴(yán)重影響了企業(yè)管理和發(fā)展。

（二）合同管理理念不夠完善

企業(yè)在管理合同的過程中，全過程合同管理的理念并不完善，全過程管理只在項(xiàng)目合同管理中才有所體現(xiàn)。在管理過程中，需要將合同生命周期的各個節(jié)點(diǎn)結(jié)合在一起，其中合同的準(zhǔn)備、審查審批等都屬于管理的主要內(nèi)容。不少企業(yè)對合同管理全過程相對比較輕視，對合同訂立過程中出現(xiàn)的相關(guān)事務(wù)相對比較重視，而對合同履約各個環(huán)節(jié)的管理工作直接選擇忽視。另外，就是企業(yè)多層次合同管理理念有待強(qiáng)化。目前，許多企業(yè)在構(gòu)建組織框架的時候，主要以職能分工為依據(jù)，所以在分塊管理時也需要結(jié)合企業(yè)的具體職能分工來開展。如果企業(yè)的多層次管理經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，合同的全過程管理只能由自身項(xiàng)目部來負(fù)責(zé)，企業(yè)職能崗位就無法積極配合合同管理工作的順利開展。

（三）缺乏專業(yè)的合同管理人才

合同管理工作具有復(fù)雜性的特征，在某一板塊業(yè)務(wù)中和企業(yè)業(yè)務(wù)中均有所體現(xiàn)。因此，在管理合同的過程中，對人才提出了更加嚴(yán)格的要求，必須要由專業(yè)人才進(jìn)行管理，要求管理人員全面熟悉項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)、法律條款等方面的內(nèi)容，采取合理的措施，積極解決合同管理中出現(xiàn)的問題。當(dāng)前國有企業(yè)專業(yè)人才相對比較缺乏，管理工作比較零散，只能由各個部門分別進(jìn)行管理，對企業(yè)整體合同管理水平提升產(chǎn)生了不利的影響。

三、合同生命周期管控問題的原因分析

（一）外部因素

對于外部大環(huán)境來說，首先，受過去長期計劃經(jīng)濟(jì)的影響，在經(jīng)濟(jì)體系中對合同重視程度不足，合同管理意識不強(qiáng)。在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，企業(yè)的合同管理意識逐漸得到增強(qiáng)，但很多企業(yè)自身的觀念并沒有及時創(chuàng)新，所具備的技術(shù)條件無法為自身觀念轉(zhuǎn)變提供有力的支持，管理合同的程序軟件也非常缺乏。其次，對于我國現(xiàn)有的合同管理體系來說，還沒有形成完整的法律體系，普遍缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，當(dāng)多元化的合同糾紛出現(xiàn)時，執(zhí)行度與預(yù)期效果會存在較大的差距。最后，由于我國整個外部環(huán)境對合同管理重視不夠，導(dǎo)致合同管理專業(yè)化人才培養(yǎng)很晚才起步，與市場發(fā)展的相關(guān)需求無法適應(yīng)，難以滿足國有企業(yè)用人單位的個性化需求。

（二）內(nèi)部因素

從內(nèi)部角度出發(fā)，趨利性是絕大多數(shù)企業(yè)的主要特征，最終目標(biāo)都是為了最大化經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)，因此在管理合同的過程中只是將合同里面的價格作為管理的主要內(nèi)容，更多的在意自身利益。在訂立合同后，履約階段就開始籌劃下一個合同，對嚴(yán)格履行合同缺乏關(guān)注，也沒有充分重視后期管理。這種領(lǐng)導(dǎo)層面的忽視對企業(yè)經(jīng)營模式產(chǎn)生了不利的影響，整體經(jīng)營只是為了追求利益，對合同中存在的各項(xiàng)風(fēng)險因素普遍比較忽視，最終難以準(zhǔn)確執(zhí)行合同。

四、內(nèi)部控制視角下加強(qiáng)合同生命周期管控的對策

合同生命周期管理體系的建立與運(yùn)行可以有效地控制風(fēng)險，并讓傳統(tǒng)管理逐步向信息化方向發(fā)展。通過優(yōu)化資源分配，可以為企業(yè)創(chuàng)造更多價值，并有效地創(chuàng)新管理工作。

（一）更加重視合同管理

第一，以企業(yè)內(nèi)部為基礎(chǔ)，深度探究合同管理的重要意義，將合同管理相關(guān)的工作落實(shí)到位，對合同管理的整個過程要加強(qiáng)重視，適當(dāng)向重心傾斜，同時對合同機(jī)會的開拓也要重視，但對合同管理其他階段不能松懈。第二，對企業(yè)多層次合同管理建設(shè)更加關(guān)注，由相應(yīng)的職能機(jī)構(gòu)分別管理合同，使各部門之間的溝通和交流可以進(jìn)一步加強(qiáng)。對合同前期的審查審批工作來說，應(yīng)由技術(shù)部門對合同中與技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行全面的審查，而合同中與法律有關(guān)的內(nèi)容需要由法律部門來審查。通過構(gòu)建多層次的分工審查機(jī)制，使合同中存在的風(fēng)險可以降到最低。

（二）完善合同管理理念

首先，將合同使用范本積極推廣到國有企業(yè)中，對合同編制加以規(guī)范，制定多個標(biāo)準(zhǔn)范本為國有企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展提供準(zhǔn)確的依據(jù)，確保采購、招標(biāo)等各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)都可以順利開展。通過這一措施，可以為企業(yè)在合同準(zhǔn)備期間的合同起草提供幫助，確保合同質(zhì)量達(dá)到規(guī)定要求，使操作性風(fēng)險得到有效的防范，同時合同律審等流程的規(guī)定也可以得以免除，進(jìn)而促進(jìn)合同管理效率的穩(wěn)步提升。

其次，對合同履約計劃管理加強(qiáng)重視，對合同的動態(tài)情況加以密切關(guān)注，科學(xué)分類合同并采取針對性的方法予以管理。對于國有企業(yè)采購工作來說，相應(yīng)的履約計劃必須編制好，在合同相關(guān)工作完成后以貨款為依據(jù)準(zhǔn)確評估各項(xiàng)重點(diǎn)履約項(xiàng)目，在此基礎(chǔ)上明確存在的風(fēng)險，及時開展后續(xù)的管理監(jiān)督評價工作。另外，要動態(tài)管控履約計劃的執(zhí)行，在對這類合同進(jìn)行管理時，要求供需及采購三方可以動態(tài)性地交互信息，全面監(jiān)管各方服務(wù)。

最后，合同的分類管理力度需要進(jìn)一步加強(qiáng)。如果合同可以正常履約，所花費(fèi)的時間和精力也會比較少，只需要采取常規(guī)的方式管理這類合同即可；對于一些存在問題的合同，合同經(jīng)辦方需要對履約進(jìn)度有準(zhǔn)確的了解，對影響合同進(jìn)度的因素有所明確，要求各方加強(qiáng)注意，將工作落到實(shí)處；如果有的合同存在滯后性，合同經(jīng)辦人需要對具體落實(shí)情況準(zhǔn)確把握，與組織合同的各方保持交流，以及時解決存在的問題，必要時需要合理變更合同，全面保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，避免可能出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）加強(qiáng)合同生命周期管控的信息化建設(shè)

結(jié)合企業(yè)云業(yè)務(wù)特點(diǎn)，構(gòu)建合同管理系統(tǒng)，運(yùn)用合同生命周期管控理念在信息系統(tǒng)中納入合同全過程管理，串聯(lián)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，以及時共享數(shù)據(jù)，使合同流轉(zhuǎn)速度進(jìn)一步加快，相互印證數(shù)據(jù)，達(dá)到互相制約的作用。另外，在控制合同生命周期關(guān)鍵點(diǎn)時，需要以相關(guān)制度為主要依據(jù)，通過系統(tǒng)設(shè)定業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)，使風(fēng)險管控的目標(biāo)得到有效的實(shí)現(xiàn)。再有，相關(guān)合同還可以通過系統(tǒng)快速找到，以動態(tài)性的方式實(shí)施監(jiān)管，利用系統(tǒng)統(tǒng)計分析合同，使人力支出可以逐漸減少，保證數(shù)據(jù)的精確性，以對合同異常及時了解，進(jìn)一步強(qiáng)化應(yīng)急處理能力。

（四）加強(qiáng)合同管理人才建設(shè)

復(fù)雜性是合同管理工作的主要特征。因此，該項(xiàng)工作的開展對管理人員有著較高的要求。針對這一點(diǎn)，必須對合同管理人才建設(shè)更加關(guān)注，結(jié)合大環(huán)境，全面培訓(xùn)企業(yè)管理人員，使其對合同管理知識有準(zhǔn)確的認(rèn)識。從企業(yè)內(nèi)部來說，需要由經(jīng)驗(yàn)豐富的人員組織開展內(nèi)部培訓(xùn)工作，從企業(yè)內(nèi)部選擇專業(yè)的人才，組建完善的合同審查管理部門，全方位地管理合同。

五、結(jié)語

在社會整體經(jīng)濟(jì)水平不斷提升的背景下，合同直接體現(xiàn)企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動，因此對于企業(yè)來說最為關(guān)鍵的就是合同管理，一個企業(yè)的合同管理水平會對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接的影響。本文從合同全生命周期角度，對內(nèi)控視角下合同全生命管理的優(yōu)化策略進(jìn)行了全面的分析，以期促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更加廣闊的發(fā)展空間。