企業(yè)過程文件歸檔問題研究——以核電企業(yè)為例

梁 莉

（中廣核工程有限公司，廣東 深圳 518000）

以數(shù)據(jù)為中心的信息化轉(zhuǎn)型是核電工程建設(shè)管理轉(zhuǎn)型提升的重要支撐。核電建設(shè)企業(yè)在最近十年的發(fā)展中，伴隨著新技術(shù)日新月異，信息流轉(zhuǎn)無紙化已經(jīng)普及，業(yè)務(wù)流程信息化也覆蓋全部業(yè)務(wù)。從基于整體業(yè)務(wù)架構(gòu)建立的包含財(cái)務(wù)、人資、商務(wù)等業(yè)務(wù)的統(tǒng)一工作流程（unified process management system）到基于微流程建立的文件郵寄、蓋章申請(qǐng)，工作基本實(shí)現(xiàn)了流程化。核電企業(yè)從職能管理到現(xiàn)場(chǎng)施工的各個(gè)業(yè)務(wù)層面，數(shù)據(jù)流從發(fā)起到實(shí)施、存儲(chǔ)都是流暢的。但每一個(gè)系統(tǒng)的建立都是以自己的業(yè)務(wù)方向作為導(dǎo)向進(jìn)行考慮，建立系統(tǒng)的目標(biāo)僅僅是滿足業(yè)務(wù)需求，并不會(huì)主動(dòng)考慮數(shù)據(jù)歸檔問題。沒有歸檔步驟的業(yè)務(wù)流程，其數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)完成后仍以原態(tài)保存，未做整理的數(shù)據(jù)不具備整合、挖掘和分享功能，無法實(shí)現(xiàn)全面可追溯性。各個(gè)系統(tǒng)之間各自為政，也造成大數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)緊密度低，數(shù)據(jù)的價(jià)值無法實(shí)現(xiàn)最大化。

企業(yè)文檔部門的業(yè)務(wù)定位是對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、保管并提供查考和利用，在過去較長時(shí)間內(nèi)，核電文檔管理部門在收發(fā)文件的同時(shí)自動(dòng)收集信息并歸檔，而公司業(yè)務(wù)過程中不需要文檔部門參與的部分，數(shù)據(jù)容易遺漏在歸檔范圍外。

筆者嘗試從過程文件產(chǎn)生的過程、已有的歸檔措施、歸檔中的缺失以及各部門對(duì)待過程文件歸檔的態(tài)度上差異，探討過程文件歸檔中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出可能的解決方案。

一、業(yè)務(wù)流程信息化的特點(diǎn)

編制人在線發(fā)起流程，系統(tǒng)自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)模板，便于編、校、審、批和全流程跟蹤，尤其便于需要異地協(xié)同工作的公司和業(yè)務(wù)。系統(tǒng)如在建立時(shí)確定了歸檔規(guī)則并與文檔系統(tǒng)建立起接口，數(shù)據(jù)都能自動(dòng)或者批量進(jìn)行歸檔，無須人為參與。業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的歸檔，除了提取整理電子元數(shù)據(jù)，使其具備排序，分類的可能，屬性完整的數(shù)據(jù)同步至文檔系統(tǒng)，還應(yīng)該將身份認(rèn)證信息、業(yè)務(wù)的編制、校核、審批，分發(fā)辦理等過程信息同時(shí)進(jìn)行歸檔，由此改變紙質(zhì)歸檔和只歸檔最終生效文件中，不易查證業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程信息的短板。

業(yè)務(wù)受制于系統(tǒng)功能的完善和準(zhǔn)確。如果實(shí)際業(yè)務(wù)流程有變化，信息系統(tǒng)流程就需要進(jìn)行相應(yīng)修改，但信息系統(tǒng)流程變更時(shí)間長，變更完成前，業(yè)務(wù)流程無法開展，造成所有工作暫停直至系統(tǒng)改造完成。而線下流程具有相對(duì)靈活性，可以及時(shí)根據(jù)組織機(jī)構(gòu)和人員變動(dòng)及時(shí)調(diào)整。部分業(yè)務(wù)流程不需要形成常用可歸檔模板文件形式，造成歸檔文件樣式與文檔管理的要求存在差異。

二、企業(yè)各部門在文檔管理中的角色和相互關(guān)系

核電建設(shè)企業(yè)的業(yè)務(wù)復(fù)雜，文件類型多，接口單位眾多。為了適應(yīng)信息化發(fā)展，每個(gè)部門都有建立可滿足本部門業(yè)務(wù)要求的系統(tǒng)需求。由業(yè)務(wù)部門提出需求，再由信息支持部門根據(jù)需求建立符合要求的系統(tǒng)提供利用，并提供后期的優(yōu)化和運(yùn)維服務(wù)。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)如跨部門或?qū)ν饬鬓D(zhuǎn)，則可能需要文檔管理部門參與，按照相關(guān)規(guī)定對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范后，運(yùn)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)并進(jìn)行歸檔。業(yè)務(wù)部門、信息支持部門、文檔管理部門三個(gè)角色在信息化系統(tǒng)建立的過程中，常常演變?yōu)閷?duì)立關(guān)系：需求提出方提出需求志在盡善盡美，需求實(shí)現(xiàn)的過程中還可能要求信息支持部門變更需求甚至推翻重來；系統(tǒng)開發(fā)方（信息支持部門）希望業(yè)務(wù)需求一次性提出完整并且越簡潔越好；文檔管理部門希望系統(tǒng)自動(dòng)化率高，能自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)的完整準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗(yàn)，并能與文檔管理系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)接，完成數(shù)據(jù)的移交歸檔甚至分類、組卷，人工干預(yù)越少越好。

在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的建立過程中，需求提出方和實(shí)現(xiàn)方是不可或缺的，但是文檔管理部門卻可能不是所有系統(tǒng)建立過程中的必須參與方。缺少了文檔管理部門的需求，就缺失了數(shù)據(jù)的閉環(huán)管理，數(shù)據(jù)歸檔和利用則無從談起。而文檔管理部門的需求之于業(yè)務(wù)部門，是業(yè)務(wù)流程完整性之外的錦上添花，之于信息支持部門，更是額外的需求，除非在公司管理上做了強(qiáng)制規(guī)定，否則極少有業(yè)務(wù)部門或者信息支持部門會(huì)主動(dòng)將文檔管理的相關(guān)需求納入其中。

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）中規(guī)定，信息化部門負(fù)責(zé)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為電子檔案管理提供信息化支持。但實(shí)際上，如果沒有文檔部門的要求，信息化部門在建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，較少主動(dòng)建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件歸檔功能。文檔部門常在業(yè)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)建立后，甚至在收到相關(guān)數(shù)據(jù)利用需求時(shí)，才獲知系統(tǒng)缺少歸檔流程。在系統(tǒng)已經(jīng)上線運(yùn)行后再進(jìn)行數(shù)據(jù)歸檔的改造，所需時(shí)間和難度大于系統(tǒng)建立初期就提出歸檔需求。

三、企業(yè)過程文件歸檔和利用現(xiàn)狀

業(yè)務(wù)流程建立過程中一種常見錯(cuò)誤思路是：數(shù)據(jù)都在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)和保存，不會(huì)遺失，不需要?dú)w檔。而這是大部分企業(yè)中業(yè)務(wù)流程過程文件歸檔的現(xiàn)狀。沒有文檔部門參與建立并統(tǒng)一管理元數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)，所有的數(shù)據(jù)只存在于原流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，只有在該系統(tǒng)授權(quán)體系下并參與該流程的人才能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查找利用。受系統(tǒng)授權(quán)，人員變動(dòng)和系統(tǒng)升級(jí)變更的影響，系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)如果沒有按照一定的標(biāo)準(zhǔn)歸檔、分類并按照文檔管理部門的規(guī)則進(jìn)行整理組卷，即使業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)無礙，查找和利用系統(tǒng)內(nèi)的原始數(shù)據(jù)也會(huì)隨著時(shí)間推移變得越來越困難。

紙質(zhì)文檔時(shí)代，業(yè)務(wù)流程從形成、執(zhí)行到歸檔、利用都有紙質(zhì)載體，流程結(jié)束后保存這些紙質(zhì)載體作為查考的依據(jù)順其自然。但進(jìn)入電子信息時(shí)代，除去需要對(duì)外交付的文件，內(nèi)部的流程，如加蓋公章、物資領(lǐng)用、年假申請(qǐng)，在發(fā)起、審批并執(zhí)行完成后，因其查考利用的價(jià)值不大而歸檔難度較大，因此較少考慮最后歸檔的問題。而此類流程卻是查證授權(quán)和許可的重要依據(jù)，在處理糾紛時(shí)有較大作用。

業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)一般只根據(jù)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)配置少數(shù)授權(quán)人角色進(jìn)行適當(dāng)?shù)南拗?，并不?huì)基于每一條數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)，所以業(yè)務(wù)流程中的數(shù)據(jù)在利用上很難做到精準(zhǔn)查找并做出適當(dāng)?shù)氖跈?quán)利用。而文檔系統(tǒng)和文檔利用的特點(diǎn)是對(duì)單個(gè)數(shù)據(jù)的管控，能夠精準(zhǔn)授權(quán)。

四、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站內(nèi)容的歸檔

企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站通常是作為文化宣傳的平臺(tái)，一般包含有通知、新聞報(bào)道、員工創(chuàng)作等欄目。在紙質(zhì)文檔時(shí)代，這些網(wǎng)頁信息不在歸檔范圍內(nèi)，也很難歸檔。隨著信息電子化，業(yè)務(wù)工作的過程歸檔有了可能性，也變得非常重要。企業(yè)的發(fā)展演化不僅僅應(yīng)該只存在于舊式的紅頭文件和來往函件中。企業(yè)新聞、員工動(dòng)態(tài)，甚至論壇中的匿名發(fā)言，都是企業(yè)發(fā)展的縮影。將網(wǎng)頁與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)過程文件一同納入歸檔的范圍，更能追溯企業(yè)的發(fā)展軌跡。國家標(biāo)準(zhǔn)提供了元數(shù)據(jù)構(gòu)建模型，但是對(duì)于網(wǎng)頁的捕獲、遷移和存檔，一般企業(yè)還未有足夠的重視，也沒有成熟的歸檔方式。同時(shí)，也受制于人力和資金的投入，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站的歸檔并沒有得到足夠的關(guān)注。

五、企業(yè)流程系統(tǒng)歸檔措施研究

一是大型企業(yè)的文檔部門已經(jīng)在統(tǒng)一工作流程中的一些重要環(huán)節(jié)嵌入文檔管理的節(jié)點(diǎn)。比如，文檔管理作為合同支付必經(jīng)的審批步驟，在最終驗(yàn)收支付之前，按照合同的要求對(duì)相關(guān)文件的完整準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督核查。參照這個(gè)做法，企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在建立時(shí)，從需求審批階段，就應(yīng)該強(qiáng)制要求文檔介入，由業(yè)務(wù)需求方與文檔部門協(xié)商業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否歸檔，如何歸檔，并將結(jié)論寫入需求。沒有文檔簽字認(rèn)可，信息系統(tǒng)的需求不能進(jìn)入實(shí)施階段。這樣才能有效避免業(yè)務(wù)系統(tǒng)過程數(shù)據(jù)流失在文檔歸檔控制范圍外。

二是已投產(chǎn)但未考慮電子信息數(shù)據(jù)歸檔的系統(tǒng)，應(yīng)在信息技術(shù)支持部門的協(xié)助下，以事件為單位，按照文檔部門的要求將文件元數(shù)據(jù)信息同步到文檔系統(tǒng)中。主流方法是一個(gè)事件的所有數(shù)據(jù)均轉(zhuǎn)換為方便查看的PDF文件，或者打包為ZIP或者RAR格式，歸檔時(shí)重點(diǎn)考慮元數(shù)據(jù)與文檔系統(tǒng)相關(guān)屬性的匹配，以方便檢索利用。同時(shí)，需要關(guān)注歸檔數(shù)據(jù)與檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性，避免對(duì)歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行再加工。

三是企業(yè)可以在考慮機(jī)構(gòu)設(shè)置時(shí)將文檔管理和信息支持放置在一個(gè)部門，使其在業(yè)務(wù)上獨(dú)立，但管理上一體化。當(dāng)文檔需求與信息化實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生沖突時(shí)，能在管理上得到平衡。同時(shí)，部門業(yè)務(wù)交流的便捷性，也可以使兩個(gè)部門對(duì)彼此的業(yè)務(wù)有更深入的了解并在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生理解。一個(gè)合格文檔系統(tǒng)的建立，不僅需要信息支持部門充分了解文件運(yùn)轉(zhuǎn)，也需要文檔部門對(duì)系統(tǒng)建立的架構(gòu)有一定的了解，這將會(huì)減少需求溝通和實(shí)現(xiàn)時(shí)的矛盾。文檔部門的工作在信息支持部門的幫助下，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍；信息支持部門在對(duì)信息系統(tǒng)的建立中通過對(duì)文檔業(yè)務(wù)的理解，加深對(duì)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性、數(shù)據(jù)提供利用、數(shù)據(jù)整合的思考，減少信息系統(tǒng)建立時(shí)技術(shù)上的誤區(qū)。

六、結(jié)語

檔案管理，包括過程文件的管理，目的都是為了更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。在企業(yè)信息化發(fā)展的進(jìn)程中，通過規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理程序，調(diào)和部門矛盾，將信息系統(tǒng)的過程文件統(tǒng)一化規(guī)范存儲(chǔ)，建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括企業(yè)網(wǎng)頁，電子數(shù)據(jù)在形成初始，移交、接收和利用的過程管理就應(yīng)同步進(jìn)行，以便更精準(zhǔn)反映企業(yè)的發(fā)展。在元數(shù)據(jù)完整的數(shù)據(jù)平臺(tái)中，所有的查考和利用需求都將得以實(shí)現(xiàn)。