集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式及其建構(gòu)路徑

莫貽婷 柳 超

（1.寰球工程項(xiàng)目管理（北京）有限公司，北京 100029； 2.中國石油集團(tuán)工程股份有限公司，北京 100029）

在信息技術(shù)飛速發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)日漸普及的今天，財(cái)務(wù)管理已經(jīng)從最初的一紙一筆、一票一據(jù)，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程管理和互聯(lián)網(wǎng)操作，這無形中影響了企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)工作流程及組織模式，也催生了財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式。對集團(tuán)企業(yè)而言，實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)能夠降低管理成本、簡化管理流程，優(yōu)化管理效果、提高管理質(zhì)量。目前，全球許多知名集團(tuán)企業(yè)已經(jīng)開啟了構(gòu)建集團(tuán)財(cái)務(wù)共享模式之路，并成功構(gòu)建了屬于自己的財(cái)務(wù)共享中心。

一、集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式的內(nèi)涵以及特征

財(cái)務(wù)共享是指將分散在各個(gè)單位、重復(fù)性高，非常容易標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造和統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)資源共享的一種操作模式。對于集團(tuán)企業(yè)而言，其財(cái)務(wù)共享是由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算，集團(tuán)統(tǒng)一進(jìn)行資金管理、預(yù)算管理、成本核算等工作。

通過對財(cái)務(wù)共享模式的定義進(jìn)行分析不難發(fā)現(xiàn)，并非企業(yè)當(dāng)中的所有業(yè)務(wù)都可以借由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來實(shí)現(xiàn)，只有那些真正意義上重復(fù)度高、容易標(biāo)準(zhǔn)化的工作內(nèi)容可以被納入共享體系當(dāng)中，例如：固定資產(chǎn)管理、銷售和應(yīng)收業(yè)務(wù)、采購和支付業(yè)務(wù)、薪酬計(jì)算、集團(tuán)內(nèi)部交易等。由此可見，集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的特征在于標(biāo)準(zhǔn)化、集中化和自動化。

二、集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式存在的優(yōu)勢和劣勢

盡管集團(tuán)企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享模式是一種趨勢，但并不意味著其適用于所有的企業(yè)，而且其本身也是一把“雙刃劍”。

1.優(yōu)勢

（1）降低財(cái)務(wù)運(yùn)行成本

隨著中國企業(yè)的國際化進(jìn)程日益加快，很多集團(tuán)型企業(yè)開始拓展海外業(yè)務(wù)、增設(shè)海外辦事處（或機(jī)構(gòu)），創(chuàng)設(shè)單獨(dú)的財(cái)務(wù)管理部門。此舉容易造成財(cái)務(wù)管理成本提升，增加工作流程，但是啟動財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，打造財(cái)務(wù)共

享服務(wù)模式，很大程度上則可以規(guī)避這一問題。

（2）有利于集團(tuán)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理

集團(tuán)企業(yè)下設(shè)的分公司、項(xiàng)目部，內(nèi)部所置的各個(gè)部門，不同分支在財(cái)務(wù)管理水平和能力方面存在很大的差別，這種差別會加劇集團(tuán)財(cái)務(wù)管理的難度。而設(shè)置財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，啟動財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，可以讓復(fù)雜的、差異化的財(cái)務(wù)管理工作獲得統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，這樣不僅有助于提高工作效率，還能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，節(jié)約管理資源、提高管理效率。

（3）為集團(tuán)戰(zhàn)略提供決策支持

一直以來，很多企業(yè)的財(cái)務(wù)工作陷于各式冗雜的流程和內(nèi)容當(dāng)中，很難體現(xiàn)價(jià)值鏈管理在推進(jìn)戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)抉擇過程中的支持作用。但建造財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，啟動財(cái)務(wù)共享服務(wù)，卻可以讓財(cái)務(wù)工作人員從繁瑣的內(nèi)容和流程當(dāng)中解放出來。這樣，他們會擁有更為充沛的時(shí)間對財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分析和總結(jié)，將工作的重心置于依托財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)，助力企業(yè)戰(zhàn)略決策上。

2.劣勢

對于集團(tuán)企業(yè)而言，財(cái)務(wù)共享中心的建立也會帶來一定的問題，主要體現(xiàn)在安全以及系統(tǒng)應(yīng)用被動性方面。

（1）網(wǎng)絡(luò)信息安全問題所導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)隱患

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心功能的實(shí)現(xiàn)離不開網(wǎng)絡(luò)，而網(wǎng)絡(luò)具有一定便利性的同時(shí)，也存在信息漏洞、安全隱患等。一旦共享中心信息被竊取或者因工作人員操作不當(dāng)出現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的外泄，將會為集團(tuán)整體帶來巨大的損失。

（2）運(yùn)營維護(hù)成本相對較高

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心雖然在一定程度上解放了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作者的“雙手”，但是相應(yīng)地也增加了企業(yè)信息服務(wù)中心的運(yùn)營成本，包括服務(wù)器租賃、系統(tǒng)維護(hù)、軟件采購、人員管理和培訓(xùn)等一系列內(nèi)容。而且信息系統(tǒng)必須定期進(jìn)行維護(hù)、升級，在維護(hù)升級期間其無法正常使用，有可能導(dǎo)致關(guān)鍵時(shí)刻財(cái)務(wù)的部分工作陷入頗為被動的狀態(tài)，在投資決策、戰(zhàn)略指導(dǎo)或者捕獲市場契機(jī)等方面，面臨重大影響。

三、集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式存在的基礎(chǔ)和保障

對于集團(tuán)企業(yè)而言，財(cái)務(wù)共享模式必須具備足夠的基礎(chǔ)和保障，否則內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作極有可能出現(xiàn)混亂，無法有條不紊地進(jìn)行。

1.財(cái)務(wù)管理理念的調(diào)整

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的啟動涉及企業(yè)內(nèi)部的諸多方面，包括企業(yè)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)操作流程、人力資源管理體系等，這些都需要集團(tuán)管理層以強(qiáng)大的調(diào)度能力予以合理的利用，能夠在更新管理觀念的基礎(chǔ)上，將各方面機(jī)構(gòu)、組織合理地利用起來，而不是讓所謂的共享僅僅停留在“紙張”上。

集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)工作人員必須打破傳統(tǒng)的工作理念和思維，調(diào)整固有的、與財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式不契合的工作習(xí)慣，以全新的狀態(tài)和思維參與新的工作征程。以票據(jù)審核為例，過去需要工作人員手工簽批，甚至需要遠(yuǎn)距離郵寄，如今出現(xiàn)電子發(fā)票外加多種信息技術(shù)的應(yīng)用，電子發(fā)票可以直接網(wǎng)絡(luò)下載、紙質(zhì)發(fā)票可以掃描郵件發(fā)送，同時(shí)節(jié)約了時(shí)間及物料成本。

2.企業(yè)信息化建設(shè)的達(dá)成

集團(tuán)企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，本質(zhì)上是為了解決不同區(qū)域、集團(tuán)不同分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)管理問題。所以為了達(dá)成這一目的，集團(tuán)必然需要將財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)匯總到統(tǒng)一的平臺，建立能夠進(jìn)行統(tǒng)一管理的信息系統(tǒng)，并且借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接。

基于此，一方面，集團(tuán)企業(yè)需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際所開啟的業(yè)務(wù)類型和特點(diǎn)，選擇合適的軟件供應(yīng)商、平臺搭建企業(yè)，生成財(cái)務(wù)共享服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)管理架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)從集團(tuán)總部到地方項(xiàng)目部、分支機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一管理。另一方面，用于處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的軟件要格外開設(shè)與其他業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行對接的接口，包括外貿(mào)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、辦公管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)等，以便實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)共享。

3.組織架構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化

一方面，集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立以后，分項(xiàng)目、子公司的財(cái)務(wù)人員實(shí)際所要進(jìn)行的工作僅僅是上傳各類票據(jù)，進(jìn)行簡單的信息匯總和政策傳達(dá)，那么在此情況下，分機(jī)構(gòu)只需要在當(dāng)?shù)卣衅改軌蛲瓿纱隧?xiàng)任務(wù)的財(cái)務(wù)工作人員即可，既解決了集團(tuán)規(guī)模擴(kuò)大、人員招聘周期長，總部派遣財(cái)務(wù)人員非長久之計(jì)的問題，也實(shí)現(xiàn)了對人力資源的合理化利用。

另一方面，集團(tuán)總部也可以集中優(yōu)秀的財(cái)務(wù)人員，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)模塊，自集團(tuán)向下進(jìn)行縱向的統(tǒng)一管理。此時(shí)會計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一且完整，由集團(tuán)統(tǒng)一掌握財(cái)務(wù)管理與核算的各項(xiàng)信息，降低了中途管理的時(shí)間和人力成本，這樣其更可以加大集團(tuán)對分部的財(cái)務(wù)管理力度，為集團(tuán)決策提供更加全面的參考信息和支持依據(jù)。

四、集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式的構(gòu)建路徑

對于集團(tuán)企業(yè)而言，具體可以按照如下的路徑來構(gòu)建集團(tuán)財(cái)務(wù)共享模式：

1.制定制度，固化流程

財(cái)務(wù)共享服務(wù)意味著需要統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理制度、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程，要將制度鑲嵌于企業(yè)的信息系統(tǒng)當(dāng)中，保證與財(cái)務(wù)相關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)能夠按照既定的流程和要求有條不紊地向前推進(jìn)。

對于財(cái)務(wù)共享服務(wù)本身而言，其存在的意義就是流程的共享。其是一種對既定流程的再造管理，通過對原始單據(jù)進(jìn)行電子掃描、自動校驗(yàn)，移動審批的辦法來實(shí)現(xiàn)集中管理；共享服務(wù)的流程管理需要依托流程機(jī)制來生成，如此才可以確保其穩(wěn)定、高效。

2.人員培訓(xùn)，共享意識

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心意味著統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，如此財(cái)務(wù)工作者必須足夠熟悉信息操作系統(tǒng)，能夠正確、及時(shí)地處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。所以在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心啟動之初，就要將其作為重點(diǎn)的培訓(xùn)內(nèi)容面向全體財(cái)務(wù)人員開展培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其財(cái)務(wù)共享意識、信息服務(wù)意識，更要保證其信息系統(tǒng)操作的可靠性和準(zhǔn)確度。

3.權(quán)責(zé)說明，明確范圍

盡管對集團(tuán)企業(yè)而言，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠在一定程度上解決其財(cái)務(wù)管理過程中的諸多問題，但并非所有的內(nèi)容、所有的細(xì)節(jié)，都可以借助財(cái)務(wù)共享來實(shí)現(xiàn)，如果不是標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，具有可復(fù)制性并且同質(zhì)化程度高的內(nèi)容，其在財(cái)務(wù)共享服務(wù)當(dāng)中，其實(shí)很難產(chǎn)生作用和效果。在這樣一種情況下，明確財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作范圍，權(quán)責(zé)內(nèi)容就變得十分重要。經(jīng)評估，可以被納入集團(tuán)共享服務(wù)體系中的財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目包括應(yīng)收應(yīng)付賬款管理、總賬管理、資產(chǎn)成本管理、資金管理以及費(fèi)用報(bào)銷。同時(shí)，在這一系列的內(nèi)容中，會計(jì)報(bào)表、總賬核算、費(fèi)用報(bào)銷剛好是核心所在。

對于集團(tuán)企業(yè)而言，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一種有助于集中企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的有力措施，其能夠從根本上改變企業(yè)重復(fù)投入、循環(huán)勞動、效率低下的財(cái)務(wù)管理問題，讓財(cái)務(wù)人員可以從每天重復(fù)的、繁瑣的工作項(xiàng)目中解放出來，用更多的精力去做更有用的工作，參與到企業(yè)運(yùn)營管理的事項(xiàng)中來。所以，從另一個(gè)角度來說，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立，也是促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行職能轉(zhuǎn)變，從會計(jì)型轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇偷闹匾Α?/p>